hur man planerar en galakväll?
varför anordna en galakväll?
galakvällen hänvisar till en exceptionell händelse, ofta organiserad för ett exceptionellt tillfälle. Oavsett om det gäller en utmärkelsekväll, en insamling, en produktlansering eller ett företagsjubileum, är det inte något du kan improvisera att organisera en galakväll.
ett exakt, detaljerat schema gör att du kan ge en oförglömlig händelse för dina gäster, samtidigt som du främjar en positiv bild av ditt företag.
syftet med din kväll
varför organisera en galakväll? Det finns många anledningar till att ett företag kanske vill organisera ett sådant evenemang: att kommunicera viktig information, att belöna deltagarna för deras prestationer, att samla anställda etc. Att organisera ett kvällsevenemang ger generellt sett ett företag en chans att sprida ett budskap och en positiv bild bland gästerna i en avslappnad atmosfär.
oavsett varför du anordnar en galaafton är det första steget att identifiera evenemangets exakta mål.
välja tema för ditt evenemang
efter att ha tydligt definierat anledningen till att organisera ett kvällsevenemang och dess mål är det viktigt att välja tema. Den senare kommer att bli ledtråden och kommer att användas för att bygga galakvällschemat.
denna typ av händelse är ganska sällsynt och exklusiv, och gästerna noga utvalda, vilket gör denna händelse exceptionella. Deltagarna är stolta över att vara en del av det, de vill bli förvånade och ta hand om en kväll, vilket hjälper till att lämna ett positivt minne i sina sinnen.
ingenting bör lämnas åt slumpen, särskilt inte valet av tema för evenemanget!
kvällens atmosfär kommer att baseras på detta val, och all underhållning och tjänster kommer att väljas utifrån kvällens tema.
din galaaftonsbudget
när dessa preliminära steg har följts måste du tänka på hur mycket pengar du kan spendera på att organisera din galaafton. Detta beror på ett antal faktorer: platsen, antalet deltagare och vilken typ av tjänster som tillhandahålls.
men budgeten du vill fördela till ditt evenemang måste genomtänkas noggrant och noggrant, eftersom det kommer att avgöra alla val du måste göra under nästa steg. Underhållning, ljud, ljus, mat och dryck är alla aspekter som kommer att påverka galakvällens budget.
val av plats
antalet gäster och budgeten anges, temat för din kväll bestäms, nu är det dags att välja plats för ditt evenemang.
hur hittar du rätt plats för att passa temat galaafton?
en plats lämplig för antalet gäster
att hitta den perfekta platsen att organisera en galakväll är ingen lätt uppgift. Innan du påbörjar din sökning bör du vara medveten om att det finns många kriterier att ta hänsyn till.
först och främst måste du identifiera platser som är relevanta för temat för din kväll. Arkitekturen, atmosfären och platsen är alla faktorer som ska beaktas. Ett slott på landsbygden kommer inte att sätta samma ton för din kväll som ett tak i hjärtat av staden.
oavsett plats du väljer måste den vara lättillgänglig med bil eller kollektivtrafik för att göra det bekvämt för dina gäster att anlända.
när det gäller bokning av plats, planera att boka tre till sex månader före det planerade datumet för galan.
våra utrymmen för att organisera en galakväll
för alla dina evenemang ger vi dig mottagningsområden med varierande kapacitet och stil, lämpliga för alla typer av fester, med plats för några hundra till flera tusen gäster. La Sucri och dess unika industriella stil, Lyon Convention Centre och takterrassen med utsikt över Parc de la t-gatan, Gerlands Matmut-stadion, Lyons legendariska stadion och Eurexpo Lyons Espace Paul Bocuse, valet är ditt. Oavsett tema när du anordnar ett kvällsevenemang hjälper vi dig att välja den perfekta platsen för att möta dina förväntningar och vinna dina gästers hjärtan.
underhålla dina gäster!
din galakväll ska lämna gästerna med goda minnen och det beror delvis på den underhållning du kommer att erbjuda på platsen på evenemangsdagen.
valet av underhållning
var noga med att välja underhållning i linje med galakvällschemat och temat för att upprätthålla konsistens under hela evenemanget. Se också till att ta hänsyn till dina gäster och deras förväntningar, eftersom de kanske inte nödvändigtvis vill delta i fysiska aktiviteter om de till exempel är klädda i formell klädsel.
oavsett om du vill uttrycka ditt tack till dina gäster, föra dem samman eller helt enkelt underhålla dem på ett originellt sätt, måste varje detalj tas om hand.
galakvällschemat
att definiera galakvällschemat är ett av de viktigaste stegen i organisationen av ditt evenemang. Du kommer således att kunna styra hur din kväll utvecklas. Det bör specificera, timme för timme, loppet av vårt evenemang. Välkomna gästerna, scenografi, få underhållning igång, catering, etc. Varje steg måste planeras noggrant.
syftet med galaaftonschemat är att organisera din galaafton, informera varje deltagare om deras ansvarsområde och noggrant respektera den tidpunkt du har satt dig själv. Om du till exempel har planerat en föreställning klockan 9 på sharp måste varje deltagare informeras (ljud, ljus, catering).
Catering
innan du funderar på att organisera din galamiddag är det viktigt att bestämma dess stil. Kommer det att bli en cocktail buffet? Kommer det att finnas bordsservice?
hur som helst måste maten och dryckerna motsvara det tema du har valt för din galakväll.
vi kan hjälpa dig att föreställa dig natten tydligare.
om du bestämmer dig för en sittande middag
om du vill skapa en formell atmosfär och erbjuda dina gäster mer komfort när du anordnar ett kvällsevenemang rekommenderar vi en sittande middag med bordsservering. Dina gäster kommer således att sitta bekvämt, vilket verkar vara den bästa lösningen om det finns en scen med en lång föreställning eller ett tal på din galaafton.
gästerna kommer att tillbringa en trevlig stund runt bordet, kommer de att kunna njuta av någon underhållning och du kan enkelt styra tidpunkten för kvällen.
en cocktailbuffe
för en avslappnad atmosfär och för att uppmuntra interaktion är en cocktailmiddag den perfekta lösningen. Dina gäster kommer således att kunna flytta runt i de olika områdena, dra nytta av alla utställningar som visas och framför allt kan interagera fritt med varandra.
gå för en cocktail buffet innebär att gynna en avslappnad, varm atmosfär för dina gäster, och multiplicera samspelet mellan dem.
inbjudningarna
galakvällsschemat har fastställts, platsen har valts och inbjudningarna måste nu skickas ut.
Spara datumet
inbjudningar ska skickas i god tid före kvällen för att säkerställa att dina gäster är tillgängliga. Planera därför att skicka ett Spara datumet minst en månad före evenemangets datum så att deltagarna kan penna datumet i sina dagböcker och göra sig tillgängliga för kvällen. Om du skickar din inbjudan för sent kan de kanske inte göra sig tillgängliga, om du skickar den för tidigt kan de glömma att du anordnar ett kvällsevenemang.
pappers-eller e-postinbjudan
kan du inte välja mellan en pappers-eller e-postinbjudan? Allt beror på målgruppen, deras vanor och deras preferenser. I din inbjudan, kom ihåg att inkludera ett utdrag ur galakvällschemat för att locka gästerna, samtidigt som du tänker på att inte avslöja allt för att inte förstöra överraskningselementet.
i alla fall måste formuleringen och formen för din inbjudan utarbetas i linje med dina mål och det tema du har valt för att organisera din galaafton.
online-registrering
du har också möjlighet att välja en online-plattform för registrering. På så sätt vet du det exakta antalet deltagare i god tid och kommer enkelt att kunna påminna dem.
dessa lösningar gör att gästerna kan spara ditt evenemang direkt i sin elektroniska agenda, så att du inte glömmer!
kommunicera!
för att nå fler människor och skapa intresse för ditt evenemang, förbise inte kommunikationen före, under och efter din galakväll.
före kvällen
före evenemanget kan du meddela datum och schema för din galakväll. Om det är en intern händelse, prioritera e-post, intranätet, affischer i ditt företags lokaler eller dina interna sociala nätverk.
å andra sidan, om det är en extern händelse, kan du gå till verktyg som din webbplats, e-post eller sociala nätverk.
organisera en galakväll utan att kommunicera det innebär att beröva dig ett viktigt verktyg för att locka dina gäster!
under kvällen
under kvällen kan du kommunicera live via sociala nätverk, göra videor av mottagandet av gästerna eller dela underhållningen genom att uppmuntra deltagarna att göra detsamma.
men om du anordnar en mer konfidentiell galakväll, se till att ingen officiell eller känslig information offentliggörs av dina gäster.
efter kvällen
efter evenemanget vill gästerna komma ihåg kvällen med foton eller videor som souvenirer. Du kan därför distribuera bilderna som tagits på kvällen till deltagarna men också göra en film (aftermovie) som ska publiceras i dina nätverk (internt eller externt).
tänk också på att ge gästerna något att ta med sig hem när de lämnar, till exempel godsaker i ditt företags färger, så att de får positiva minnen från kvällen.
efter att ha sett ditt kvällsevenemang äga rum, glöm inte att tacka alla talare, interna och externa, för framgång är en laginsats!