hur man organiserar en framgångsrik välgörenhet motorcykel Poker kör eller händelse
av Darren Jekcharz & James Kizrazo
en motorcykel kör är ett bra sätt att öka medvetenheten för din välgörenhet. Att organisera en motorcykelhändelse är lätt. Att organisera en framgångsrik motorcykelhändelse är inte. Det kräver en stor mängd planering, engagemang, organisation och byggande av samhällsengagemang & medvetenhet. Följande är värdefulla tips för att planera denna typ av händelse.
informationen här har samlats in från flera stora evenemangsarrangörer som har gjort det framgångsrikt i många år. Dessa tips om hur man organiserar en motorcykel händelse är just det; tips. Du bör alltid rådgöra med myndigheterna och din juridiska rådgivare i ditt planeringsarbete.
1. Välj ett icke-motstridigt datum:
det råder ingen tvekan om att Mother Nature kan göra eller bryta närvaron vid ditt evenemang. Men att välja ett datum som redan har flera motorcykelhändelser kan också stava katastrof. Det är nästan omöjligt att välja en dag där det inte finns några händelser planeras i ditt område, men du bör titta på motorcykel Händelse kalendrar från tidigare år och undvika några dagar som redan tagits av sedan länge etablerade motorcykel händelser som äger rum varje år. Du bör också delta i ditt lokala Ama (American Motorcycle Association) Distriktsplaneringsmöte. Detta hjälper dig att få en uppfattning om vilka större händelser som redan finns i kalendern för året. Bli inte förvånad om du inte får en stor publik vid ditt första evenemang. Många av de stora motorcykelhändelserna började med bara 10 eller 20 men växte sedan till hundratals eller tusentals efter flera år!
2. Organisera en Planeringsutskott:
utse personer till olika positioner (förslag inkluderar: direktör, Operations Chair, sponsor Chair, priser/gåvor Chair, Volunteers Chair, etc.). Cyklister som har varit på flera körningar är bra att ha i ditt utskott eftersom de kan dela med sig av aktiviteter och roliga spel att spela som gör din körning underhållande för deltagarna. Vem som helst kan kasta en motorcykelkörning, men det tar en hel del människor att göra evenemanget smidigt och framgångsrikt. Var inte rädd för att rekrytera vänner, släktingar och kollegor för att hjälpa dig att stödja orsaken! Var försiktig med att ha ”för många kockar i köket”. Det är fantastiskt att ha många volontärer men du vill verkligen bara ha en (eller kanske två) ledare som fattar de slutliga besluten och ringer skotten. Gör detta känt i förväg så att det inte finns några överraskningar eller missförstånd bland dina utskottsmedlemmar.
3. Välj typ av Motorcykelhändelse:
det finns många olika typer av motorcykelhändelser som du kan ha. I allmänhet, ju mer variation och ju fler saker du måste hålla olika typer av människor upptagna och glada, desto mer framgångsrik blir ditt evenemang och desto mer pengar kommer du att tjäna för din välgörenhet. Traditionella pokerkörningar är roliga men du kommer att locka fler människor till ditt evenemang om du också kastar in saker som levande musik, leverantörer, emcee-meddelanden, motorcykel & bilshow, stuntförare, kändisgäster, tatueringstävling, Kinesisk auktion, 50/50 split, motorcykel rodeo/spel etc. Du kan ha en Pokerkörning med 5 stopp (mer om det nedan), en grundläggande körning med ett par stopp eller en körning utan stopp alls.
4. Ställ in din biljett / inträdespris eller andra insamlingsalternativ:
det finns en fin linje mellan att göra så mycket som möjligt för din välgörenhet och att se till att ditt evenemang är roligt så att folk återvänder år efter år. Endast de stora etablerade händelser kan komma undan med att ta ut en stor up-front registreringskostnad med lite eller ingenting ingår. Du är bättre att ta ut en liten och rimlig registreringsdonation. De flesta människor kommer då att känna sig mycket mer bekväm att donera sina surt förvärvade pengar mot andra saker på ditt evenemang som kinesiska raffles, 50/50 split etc. Det är också bra att sälja förhandsregistreringsbiljetter under månaderna fram till ditt evenemang till ett reducerat pris. På så sätt kommer deltagarna att vara glada att de sparar lite pengar och du är garanterad viss biljettförsäljning oavsett händelsedagens väder.
5. Marknadsföra ditt evenemang:
Skriv ut hundratals flygblad minst sex månader före ditt evenemang och låt volontärer skicka ut dem vid motorcykelevenemang före ditt. Få ditt evenemang listat med online-och papperskopior (motorcykelrelaterade och icke -) publikationer och webbplatser, lokalt och nationellt. De flesta lokala tidningar och TV/radiostationer kommer att annonsera välgörenhetsevenemang gratis! Medieexponering före och efter ditt evenemang är ett bra sätt att ta in folkmassorna. Ta massor av bilder & video av händelsen och skicka dem till ditt evenemang webbplats och sociala medier sidor. Att köra ett bildspel med dina bästa bilder på en stor skärm bakom bandet är ett bra sätt att underhålla människor också. Alla älskar att se sig själva på den stora skärmen! Tillåt supportrar, gruppmedlemmar och speciella gäster minst ett par månader anmälan av händelsen. Uppmuntra familj, vänner och medarbetare att delta. Skapa ett pressmeddelande och skicka till media.
6. Kontakta lokala Motorcykelorganisationer:
gå med i din lokala ABATE( amerikanska cyklister riktade mot utbildning), Ama (American Motorcycle Association) och gå till deras möten. Detta är ett utmärkt sätt att sprida ordet om ditt evenemang och även rekrytera möjliga volontärer och deltagare. Se till att du också får ordet ut till alla lokala motorcykelbutiker, barer, restauranger och relaterade Ridklubbar som HOG (Harley Owners Group) etc. Få företagssponsorer och leverantörer: Ju mer pengar du får från sponsorer, desto mer pengar kommer du att kunna samla in för din välgörenhet! Det är här du måste nätverka, ringa dina vänner och familj och slå på några dörrar. Skicka ett brev eller besök potentiella sponsorer och leverantörer som ber om donationer av mat och dryck. Vissa sponsorer kan också vara villiga att donera priser för dina lotterier. Du kan annonsera för dina sponsorer genom att lista dem på dig händelse flygblad, banners, program, T-shirts etc. Du kan också tacka dem under Meddelanden under ditt evenemang. Se till att du beställer skyltar för att marknadsföra dina sponsorer vid evenemanget.
7.Ange registrering & avstående formulär vid incheckningen:
definiera det bidrag som krävs, ha ett armband som de hämtar vid evenemanget för att visa att de är registrerade. Du kan till och med ha skjortor, stift eller knappar för alla deltagare. Detta är ett bra sätt att hålla ditt evenemang på allas sinne för nästa år också! Förtydliga att de måste underteckna en ansvarsfriskrivning/undantag för skada/olycka för att delta. Rådgör med en försäkringsagent för en ansvarspolicy och en advokat för att utarbeta en händelsefrisättningsformulär för alla deltagare att underteckna vid registrering. Det är viktigt att notera att varje ryttare kommer att vara ansvarig om han är inblandad i en olycka. Du kan också hitta några exempel på Internet eller arbeta med din lokala ABATE och AMA för några ideer.
8.Skapa ett evenemangsprogram och / eller kör rutt:
detta ger deltagarna ett evenemangsschema med start-och slutpunkter, vänliga platser att stanna på vägen, sponsorer, karta över kursen, eventuella tävlingar etc. vid slutpunkten. För en enda dag motorcykel körning, mellan 50 och 75 miles är en bra längd. Välj en naturskön sträcka av väl asfalterad väg med så lite trafik som möjligt som erbjuder mobiltelefon täckning, akut hjälp, bensinstationer och mat och vatten. Efter att rutten har kartlagts, testa minst en gång före kördagen för att kontrollera vägförhållandena. Om din körning kommer att lämna i en stor grupp, se till att du kontaktar alla lokala brottsbekämpande organ veckor i förväg för att se om de skulle vara villiga att ge dig en poliseskort och blockerare för din körning.
9.Ställ in dina stopp och slutpunkt:
det här kan vara Restauranger eller barer eller vad som helst som fungerar bäst. De flesta anläggningar vill att du ska ge dem en ungefärlig head-count så att de kan planera sin bemanning enlighet. Om de inte redan har dem, se till att slutpunktsanläggningen gäller för alla särskilda tillstånd (alkohol, musik etc.) minst 60 dagar före evenemanget. För utomhusevenemang, dina deltagare ska kunna ströva runt ditt evenemang fritt med drycker i handen. Detta inkluderar de områden där du har din cykel show, leverantörer och band scenen. Lita på mig, att skilja ditt öltält från resten av aktiviteterna fungerar inte. Det har bevisats. Öltältet kommer att vara trångt men någon annanstans kommer det att vara en spökstad. Du kommer att få klagomål från dina leverantörer, bandet och deltagarna. Gör det på rätt sätt, få dina tillstånd, och alla kommer att vara lyckliga. Även om du vill ha några bord och stolar tillgängliga, försök att undvika den fruktade energi-zapping ”bröllop/bankett” Typ setup. Detta leder oftast till att alla bara sitter runt uttråkad och det kan också men en dämpare på dansgolvsaktivitet.
10. Planera för vädret:
regn eller kallt väder kan minska din närvaro med mer än hälften men korrekt planering kommer att hålla dina deltagare glada och öka chansen att de kommer tillbaka nästa år och sprida ordet. Vädret är uppenbarligen mycket oförutsägbart men du bör fortfarande hålla ett öga på det under dagarna fram till ditt evenemang för att få en uppfattning om vad du måste förbereda dig för. Ett stort festtält håller dina gäster torra på en regnig dag och kan också ge sval skugga på en brännande sommardag. Arbeta med part leverans uthyrningsföretag i förväg för att se om de kommer att vara villiga att donera eller rabatt tält(s) och tabeller & stolar hyra i utbyte mot notering dem som sponsor för ditt evenemang. För bästa resultat måste du göra ändringar och förberedelser i sista minuten baserat på vädret på evenemangsdagen. Låt oss till exempel säga att väderprognosen kvällen innan krävde regn och du ställer in bandet och leverantörerna inuti. Sedan kommer solen ut på morgonen av händelsen och regn har tagits bort från prognosen. Om du inte gör någonting, bandet och dina leverantörer inuti kommer sannolikt att vara underhållande tumla ogräs. Cyklister älskar solen och de tycker också om att gå runt ute med en kall, kolla in alla andras cyklar och lyssna på musik. Du måste vara beredd och ordentligt bemannad med volontärer för att göra dessa potentiella ändringar i sista minuten går smidigt.
11. Mat och dryck för ditt evenemang:
detta kan variera beroende på om det tillhandahålls av din slutpunktsanläggning eller om du får det tillgodoses. Arbeta med anläggningen i förväg och komma fram till ett avtal som fungerar bäst för alla. De flesta anläggningar inte har något emot att donera (eller diskontering) några eller alla av maten så länge de vet att de kommer att göra sina pengar från baren. Om anläggningen tillåter bör du också se om du kan arbeta med lokala restauranger, pizzerior, öldistributörer för att se om de skulle vara villiga att donera (eller ge rabatter) i utbyte mot att annonsera dem som sponsor. Håll det enkelt. De flesta cyklister är ganska nöjda med grill kyckling/fläsk, hamburgare, korv, sida sallader etc. För drycker bör du erbjuda vatten, läsk/pop, ölburk och/eller utkast, och några alternativ för de som inte gillar öl. En full bar är inte ett krav, men om anläggningen har en, det skulle vara ett plus. Se till att du håller dina dryckpriser rimliga! Om människor kommer till ditt välgörenhetsevenemang och känner att de blir överladdade, desto mindre sannolikt kommer de att vara att öppna sina plånböcker för dina lotterier. Om du förväntar dig en stor turn-out, Du bör också ha anläggningen setup några dryck stationer för att undvika långa köer.
12. Motorcykel / Bilshow & Tävlingar:
en motorcykel och/eller bilshow är ett utmärkt sätt att locka fler människor till ditt evenemang. Att tillhandahålla trophies / plaques eller kontantpriser för ”best of” typ kategorier är ett utmärkt sätt att få människor glada över att komma till ditt evenemang också. Detta är en stor chans för fordonsägare att visa upp sina grejer och ge publiken något coolt att titta på när de inte tittar på bandet eller deltar i andra aktiviteter. Du kan också ha tatuering tävlingar och andra roliga alternativ som längsta ponnysvans, största ölmage, längsta skägg, längsta reste, etc. osv. Använd din fantasi och hålla saker hög energi!
13. Raffles:
vi kommer inte att gå igenom alla invecklade detaljer för detta eftersom det mesta av informationen är lätt tillgänglig och baserad på sunt förnuft. Men här är några tips som bör göra det går lite smidigare för dig. Det är bäst att ha en” du behöver inte vara närvarande för att vinna ” policy för dina kinesiska lotterier och stora priser. Detta kommer att uppmuntra större deltagande i dina lotterier och mer pengar för din välgörenhet. Borra inte dina gäster med långa utlottningsmeddelanden som fortsätter för alltid. Lägg upp de vinnande numren på ett stort bräde centralt beläget där alla kan se. Låt alla veta var det är några gånger, men håll dina meddelanden korta och söta. Lägg också upp information om när / var priser kan hämtas för de som inte är närvarande.
14.Säkra en Emcee och / eller liveband:
kontakta välkända musikgrupper, emcees eller deejays som kan vara intresserade av att delta i ditt evenemang. Bestäm om de ska delta utan kostnad eller en reducerad skattesats. Detta skulle också vara en stor möjlighet för en inte så väl vet band för att få några stora exponering. Kolla in dem i förväg genom att gå till en av deras spelningar för att se till att de sätter på en bra show. Du vill ha ett energiskt band som underhåller publiken och får folk på dansgolvet. Om du har råd med det är den bästa kombinationen ett liveband och en emcee för att göra meddelanden och hålla publiken underhållen under bandpauser. Även om blues och southern rock band verkar vara häftklammern vid de flesta cykelevenemang, var inte rädd för att blanda upp det lite med band som också spelar en mängd olika heavy metal och nyare rock & countrylåtar. Historiskt sett är band som spelar mestadels coverlåtar ett mycket bättre val än band som spelar strikt originallåtar. Om inte originalbandet är mycket väl känt förstås.
15. Ha Logistikkoordinatorer och håll dig organiserad & informerad:
det finns inget värre än en oorganiserad händelse. Se till att du har människor på alla punkter som alla är anslutna till varandra. Använd walkie-talkies eller mobiltelefoner som kan hantera nödsituationer, frågor etc. Ha samordnare i början och slut för att hjälpa volontärer och deltagare med frågor, samordna installation och sanering etc. Planera detaljer för evenemangets agenda från början till slut. Instruera människor om vad de ska göra när de anländer, vilka aktiviteter som kan äga rum under körningen (poker run, scavenger hunt) och efter körningen (auktioner, lotterier, skjorta försäljning, etc.) Var noga med att inkludera spel och priser (donerade) etc. Alla volontärer bör också ha kopior av din gästlista om du kommer att släppa in någon gratis. Bestäm om du behöver samla in pengar på ditt evenemang. Var beredd med kvitton och byt vid behov.
gemensamma regler för en Pokerkörning:
du behöver inte göra en Pokerstil Run men om du gör, här är några vanliga regler. Vid registrering kommer ryttare att få en deltagarkupong (som ska stämplas vid varje stopp) och karta till första stoppet. Deltagarna måste gå till alla fem hållplatser på poker run kurs innan en tidsfrist. Vid varje stopp ger deltagaren en tjänsteman kupongen för stämpling och drar sedan ett pokerkort från en väska. För att säkerställa rättvisa, Dra alltid från en hel kortlek med 52 kort. Om någon drar ett kort som de redan har i handen, rita ett nytt kort. En tjänsteman kommer att markera kupongen med rang och färg på kortet som dras vid det stoppet. När kupongen är markerad får ryttarna en karta till nästa stopp och fortsätter. När alla fem stopp är klara för varje deltagare kan du tillåta ett alternativ att köpa upp till två bonuskort vid incheckningsstationen. Låt domarna göra korten och förklara vinnare. Pokerhänder görs med hjälp av standard poker hand ranking enligt följande: Royal flush, straight flush, Fyrtal, kåk, flush, stege, triss, två par, ett par, högt kort.
Vara Annorlunda. Gör en Dice Run eller en Poker Chip Run
hur man gör en Poker Chip Run