Como Organizar um Sucesso Caridade Motocicleta Poker Run ou Evento
por Darren Jekcharz & James Kizrazo
Uma motocicleta correr é uma ótima forma de aumentar a sensibilização para a sua caridade. Organizar um evento de motocicleta é fácil. Organizar um evento de motocicleta de sucesso não é. Requer uma grande quantidade de planejamento, dedicação, organização e construção de envolvimento da comunidade & consciência. A seguir estão dicas valiosas para planejar esse tipo de Evento.
as informações aqui foram coletadas de vários grandes Organizadores de eventos que o fazem com sucesso há muitos anos. Essas dicas sobre como organizar um evento de motocicleta são apenas isso; dicas. Você deve sempre consultar as autoridades e seu consultor jurídico em seus esforços de planejamento.
1. Escolha uma data não conflitante:
não há dúvida de que a Mãe Natureza pode fazer ou quebrar a participação no seu evento. Mas escolher uma data que já tenha vários eventos de motocicleta acontecendo também pode significar um desastre. É quase impossível escolher um dia em que não haja eventos planejados em sua área, mas você deve olhar para calendários de Eventos de motocicleta de anos anteriores e evitar dias que já sejam realizados por eventos de motocicleta estabelecidos há muito tempo que acontecem todos os anos. Você também deve participar da reunião local de planejamento Distrital da AMA (American Motorcycle Association). Isso ajudará você a ter uma ideia de quais eventos importantes já estão no calendário do ano. Não se surpreenda se você não receber uma grande multidão em seu primeiro evento. Muitos dos principais eventos de motocicleta começaram com apenas 10 ou 20, mas depois cresceram para centenas ou milhares depois de vários anos!
2. Organize um comitê de planejamento:
nomeie pessoas para diferentes cargos (as sugestões incluem: Diretor, Presidente de operações, presidente de patrocinadores, presidente de prêmios/presentes, presidente de voluntários, etc.). Motociclistas que estiveram em várias corridas são úteis para ter em seu comitê, pois podem compartilhar idéias sobre atividades e jogos divertidos para jogar que tornarão sua corrida divertida para os participantes. Qualquer um pode jogar uma corrida de motocicleta, mas são necessárias algumas pessoas para que o evento funcione sem problemas e com sucesso. Não tenha medo de recrutar amigos, parentes e colegas de trabalho para ajudá-lo a apoiar a causa! Tenha cuidado ao ter “muitos cozinheiros na cozinha”. É ótimo ter muitos voluntários, mas você realmente só quer um (ou talvez dois) leads tomando as decisões finais e dando os tiros. Faça isso conhecido com antecedência, para que não haja surpresas ou mal-entendidos entre os membros do seu comitê.
3. Escolha o tipo de Evento de motocicleta:
existem muitos tipos diferentes de eventos de motocicleta que você pode ter. Em geral, quanto mais variedade e mais coisas você tiver para manter diferentes tipos de pessoas ocupadas e felizes, mais bem-sucedido será o seu evento e mais dinheiro você ganhará para sua caridade. As corridas de poker tradicionais são divertidas, mas você atrairá mais pessoas para o seu evento se você também jogar coisas como música ao vivo, vendedores, anúncios emcee, motocicleta & show de carros, dublês, convidados famosos, concurso de tatuagem, leilão Chinês, divisão 50/50, rodeio/jogos de motocicleta etc. Você pode ter uma corrida de pôquer com 5 paradas( mais sobre isso abaixo), uma corrida básica com algumas paradas ou uma corrida sem paradas.
4. Defina seu preço de ingresso / admissão ou outras opções de captação de recursos:
há uma linha tênue entre fazer o máximo que puder para sua instituição de caridade e garantir que seu evento seja agradável para que as pessoas voltem ano após ano. Apenas os grandes eventos estabelecidos podem se safar cobrando um grande custo de registro inicial com pouco ou nada incluído. É melhor você cobrar uma pequena e razoável doação de registro. A maioria das pessoas se sentirá muito mais confortável doando seu dinheiro suado para outras coisas em seu evento, como sorteios chineses, 50/50 split etc. Também é uma boa ideia vender bilhetes de pré-inscrição nos meses que antecedem o seu evento a um preço reduzido. Desta forma, os participantes ficarão felizes por estarem economizando algum dinheiro e você terá a garantia de algumas vendas de ingressos, independentemente do clima do dia do evento.
5. Comercialize seu evento:
imprima centenas de panfletos pelo menos seis meses antes do seu evento e peça aos voluntários que os distribuam em eventos de motocicleta antes do seu. Obtenha seu evento listado com publicações e sites on-line e impressos (relacionados a motocicletas e não), local e nacionalmente. A maioria dos jornais locais e estações de TV/rádio anunciarão eventos de caridade gratuitamente! A exposição da mídia antes e depois do seu evento é uma ótima maneira de atrair as multidões. Tire muitas fotos & vídeo do evento e publique-as no site do seu evento e nas páginas de mídia social. Executar uma apresentação de slides de suas melhores fotos em uma tela grande atrás da banda é uma ótima maneira de manter as pessoas entretidas também. Todo mundo adora se ver na tela grande! Permitir apoiadores, membros da comunidade e convidados especiais pelo menos alguns meses de notificação do evento. Incentive a participação de familiares, amigos e colegas de trabalho. Crie um comunicado de imprensa e envie para a mídia.
6. Entre em contato com organizações locais de motocicletas:
Junte-se ao seu ABATE local (motociclistas americanos voltados para a educação), AMA (American Motorcycle Association) e vá às suas reuniões. Esta é uma excelente maneira de espalhar a palavra sobre o seu evento e também recrutar possíveis voluntários e participantes. Certifique-se também de divulgar todas as lojas de motocicletas locais, bares, restaurantes e clubes de equitação relacionados, como o HOG (Harley Owners Group) etc. Obtenha patrocinadores e fornecedores corporativos: Quanto mais dinheiro você receber dos patrocinadores, mais dinheiro você poderá arrecadar para sua instituição de caridade! É aqui que você precisa se conectar, ligar para seus amigos e familiares e bater em algumas portas. Envie uma carta ou visite potenciais patrocinadores e fornecedores pedindo doações de alimentos e bebidas. Alguns patrocinadores também podem estar dispostos a doar prêmios para seus sorteios. Você pode anunciar para seus patrocinadores listando-os em você folhetos de eventos, banners, programa, camisetas etc. Você também pode agradecê-los durante os anúncios durante o seu evento. Certifique-se de solicitar sinais para promover seus patrocinadores no evento.
7.Fornecer Inscrição & formulário de isenção no Check-in:
defina a contribuição necessária, tenha uma banda de braço que eles pegam no evento para mostrar que estão registrados. Você pode até ter camisas, alfinetes ou botões feitos para todos os participantes. Esta é uma ótima maneira de manter seu evento na mente de todos para o próximo ano também! Esclareça que eles devem assinar um aviso de lesão/acidente/renúncia para participar. Consulte um agente de seguros para obter uma apólice de Responsabilidade Civil e um advogado para elaborar um formulário de liberação de responsabilidade do evento para que todos os participantes assinem no registro. É importante notar que cada piloto será responsável se envolvido em um acidente. Você também pode encontrar alguns exemplos na Internet ou trabalhar com seu ABATE local e AMA para algumas idéias.
8.Crie um programa de Eventos e / ou rota de corrida:
Isso dará aos participantes uma programação de eventos com pontos de início e fim, lugares amigáveis para parar ao longo do caminho, patrocinadores, mapa do curso, quaisquer concursos, etc. no ponto final. Para uma corrida de motocicleta de um dia, entre 50 e 75 milhas é um bom comprimento. Escolha um trecho panorâmico de estrada bem pavimentada com o mínimo de tráfego possível que ofereça cobertura de telefone celular, ajuda de emergência, postos de gasolina e comida e água. Depois que a rota tiver sido mapeada, teste pelo menos uma vez antes do dia da corrida para verificar as condições da estrada. Se a sua execução irá sair em um grande grupo, certifique-se de entrar em contato com todas as agências policiais locais semanas de antecedência para ver se eles estariam dispostos a fornecer-lhe com uma escolta policial e bloqueadores para sua execução.
9.Configure suas paradas e ponto final:
isso pode ser restaurantes ou bares ou o que funciona melhor. A maioria das instalações vai querer que você dê a eles uma contagem aproximada da cabeça para que eles possam planejar sua equipe de acordo. Se eles ainda não os tiverem, verifique se a instalação de ponto final se aplica a todas e quaisquer licenças especiais (álcool, música, etc.) pelo menos 60 dias antes do evento. Para eventos ao ar livre, seus participantes devem poder passear livremente pelo seu evento com bebidas na mão. Isso inclui as áreas onde você tem seu show de bicicleta, vendedores e palco de banda. Confie em mim, separar sua barraca de cerveja do resto das atividades não funciona. Foi provado. A barraca de cerveja estará lotada, mas em outro lugar será uma cidade fantasma. Você receberá reclamações de seus fornecedores, da banda e dos participantes. Faça da maneira certa, obtenha suas licenças e todos ficarão felizes. Embora você queira ter algumas mesas e cadeiras disponíveis, tente evitar a temida configuração do tipo “casamento/banquete”. Isso geralmente leva a todos apenas sentados entediados e também pode ser um amortecedor na atividade da pista de dança.
10. Plano para o clima:
chuva ou clima frio podem reduzir a frequência em mais da metade, mas o planejamento adequado manterá seus participantes felizes e aumentará as chances de eles voltarem no próximo ano e espalhar a palavra. O tempo é obviamente muito imprevisível, mas você ainda deve ficar de olho nele durante os dias que antecedem o seu evento para ter uma idéia do que você terá que se preparar para. Uma grande barraca de festa manterá seus convidados secos em um dia chuvoso e também pode fornecer sombra fresca em um dia escaldante de Verão. Trabalhe com empresas de aluguel de suprimentos para festas com antecedência para ver se elas estarão dispostas a doar ou descontar a(s) barraca (s) e as mesas & aluguel de cadeiras em troca de listá-las como patrocinadoras do seu evento. Para obter melhores resultados, você precisará fazer alterações de última hora e preparação com base no clima no dia do evento. Por exemplo, digamos que a previsão do tempo na noite anterior pediu chuva e você configurou a banda e os vendedores dentro. Então o sol sai na manhã do evento e a chuva foi removida da previsão. Se você não fizer nada, a banda e seus vendedores dentro provavelmente serão divertidos ervas daninhas. Os motociclistas adoram o sol e também gostam de passear do lado de fora com um frio, verificando as bicicletas de todos os outros e ouvindo música. Você tem que estar preparado e devidamente equipado com voluntários para fazer essas mudanças potenciais de última hora correrem bem.
11. Comida e Bebida para o seu evento:
isso pode variar dependendo se ele está sendo fornecido por sua instalação de ponto final ou se você está recebendo-o atendido. Trabalhe com a instalação com antecedência e chegue a um acordo que funcione melhor para todos. A maioria das instalações não se importa em doar (ou descontar) parte ou toda a comida, desde que saibam que ganharão seu dinheiro com o bar. Se a instalação permitir, Você também deve ver se pode trabalhar com restaurantes locais, pizzarias, Distribuidores de cerveja para ver se eles estariam dispostos a doar (ou fornecer descontos) em troca de publicitá-los como patrocinador. Mantenha-o simples. A maioria dos motociclistas está muito feliz com frango/porco churrasco, hambúrgueres, cachorros-quentes, saladas laterais etc. Para bebidas, você deve oferecer água, refrigerante / pop, cerveja enlatada e / ou rascunho, e algumas alternativas para as pessoas que não gostam de cerveja. Um bar completo não é um requisito, mas se a instalação tiver um, seria uma vantagem. Certifique-se de manter seus preços de bebidas razoáveis! Se as pessoas vierem ao seu evento de caridade e sentirem que estão ficando sobrecarregadas, menor será a probabilidade de abrirem suas carteiras para seus sorteios. Se você está esperando um grande turn-out, Você também deve ter a instalação configurar algumas estações de bebida para evitar longas filas de espera.
12. Motocicleta / Carro Mostrar & Concursos:
um show de motocicleta e / ou carro é uma ótima maneira de atrair mais pessoas para o seu evento. Fornecer troféus / placas ou prêmios em dinheiro para as categorias do tipo “melhor de” é uma excelente maneira de deixar as pessoas empolgadas em participar do seu evento também. Esta é uma grande chance para os proprietários de veículos para mostrar suas coisas e dar à multidão algo legal para olhar quando eles não estão assistindo a banda ou envolvidos em outras atividades. Você também pode ter concursos de tatuagem e outras opções divertidas, como a cauda de pônei mais longa, A maior barriga de cerveja, a barba mais longa, a mais longa, etc. etc. Use sua imaginação e mantenha as coisas de alta energia!
13. Raffles:
não examinaremos todos os detalhes intrincados para isso, porque a maioria das informações está prontamente disponível e baseada no bom senso. Mas aqui estão algumas dicas que devem tornar as coisas um pouco mais suaves para você. É melhor ter uma política de “você não precisa estar presente para ganhar” para seus sorteios chineses e grandes prêmios. Isso incentivará uma maior participação em seus sorteios e mais dinheiro para sua instituição de caridade. Não aborreça seus convidados com longos anúncios de rifa que duram para sempre. Publique os números vencedores em uma grande placa centralmente localizada onde todos podem ver. Deixe todos saberem onde é algumas vezes, mas mantenha seus anúncios curtos e doces. Publique também informações sobre quando / onde os prêmios podem ser retirados para aqueles que não estão presentes.
14.Garanta um Emcee e/ou banda ao vivo:
entre em contato com grupos de música conhecidos, emcees ou deejays que possam estar interessados em participar do seu evento. Determine se eles participarão gratuitamente ou com uma taxa reduzida. Esta também seria uma ótima oportunidade para uma banda não tão bem conhecida obter uma ótima exposição. Confira-os com antecedência, indo a um de seus shows para se certificar de que eles fazem um bom show. Você quer uma banda enérgica que entretenha a multidão e coloque as pessoas na pista de dança. Se você puder pagar, a melhor combinação é uma banda ao vivo e um emcee para fazer anúncios e manter a multidão entretida durante os intervalos da banda. Embora as bandas de blues e rock do Sul pareçam ser o grampo na maioria dos eventos de motoqueiros, não tenha medo de misturá-lo um pouco com bandas que também tocam uma variedade de heavy metal e rock mais recente & canções country. Historicamente, bandas que tocam principalmente covers são uma escolha muito melhor do que bandas que tocam músicas estritamente originais. A menos que a banda original seja muito bem conhecida, é claro.
15. Tenha coordenadores de logística e mantenha-se organizado & informado:
não há nada pior do que um evento desorganizado. Certifique-se de ter pessoas em todos os pontos que estão todos conectados uns aos outros. Use walkie-talkies ou telefones celulares que possam lidar com emergências, perguntas, etc. Tenha coordenadores no início e no final para ajudar voluntários e participantes com perguntas, coordenar a configuração e a limpeza, etc. Planeje detalhes para a agenda do evento do início ao fim. Instrua as pessoas sobre o que devem fazer quando chegarem, quais atividades podem ocorrer durante a corrida (Corrida de Pôquer, Caça ao tesouro) e após a corrida (leilões, sorteios, vendas de camisas, etc.) Certifique-se de incluir jogos e prêmios (doados) etc. Todos os voluntários também devem ter cópias de sua lista de convidados se você admitir alguém gratuitamente. Determine se você precisa coletar dinheiro em seu evento. Esteja preparado com recibos e altere, se necessário.
regras comuns para uma corrida de Poker:
você não tem que fazer uma corrida de estilo de Poker, mas se você fizer isso, aqui estão algumas regras comuns. No momento da inscrição, os pilotos receberão um cupom de participação (a ser carimbado em cada parada) e mapearão para a primeira parada. Os participantes devem ir para todas as cinco paradas no curso de poker run antes de um prazo. Em cada parada, o participante entrega a um oficial o cupom para Estampagem e, em seguida, tira uma carta de pôquer de uma bolsa. Para garantir a equidade, sempre tire de um baralho completo de 52 cartas. No caso de alguém desenhar uma carta que já tenha na mão, desenhe uma nova carta. Um funcionário marcará o cupom com a classificação e o naipe da carta sorteada naquela parada. Assim que o cupom for marcado, os pilotos recebem um mapa para a próxima parada e continuam. Quando todas as cinco paradas forem concluídas para cada participante, você poderá permitir a opção de comprar até dois cartões de bônus na estação de check-in. Peça aos juízes que marcem as cartas e declarem vencedores. As mãos de Poker são pontuadas usando classificações de mãos de poker padrão da seguinte forma: Royal flush, Straight flush, four of a kind, full house, flush, straight, three of a kind, two pair, one pair, High card.
Seja Diferente. Faça uma corrida de dados ou uma corrida de fichas de Poker
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