Hur du planerar din största kyrka händelse av året ” UMC Leadership Tips | United Methodist Communications
den som någonsin har varit värd för en middag eller semester insamling vet hur mycket som går in även en enkel get-together med familj och vänner. Att sätta på en framgångsrik kyrka händelse tar planering till en ny nivå. Oavsett om du är värd för en picknick, tillbedjan, läger, festival, Jultjänst eller någon annan speciell händelse, du måste tänka igenom ett antal saker.
vad du än planerar är nyckeln att bryta ditt evenemang i hanterbara delar och sedan identifiera vem som ska övervaka var och en. Den enkla strukturen är ofta lättare sagt än gjort.
här är några steg att ta när du hanterar din evenemangsplanering. Vi har också inkluderat beprövade metoder och föreslagna metoder som används av kunniga planerare överallt, inklusive ett par sätt som mindre kyrkor kan dra av större händelser än de hade förväntat sig.
TWEET detta se till att den stora händelsen i linje med din kyrka marknadsplan
skapa en kyrka marknadsplan är det första steget Vi rekommenderar innan du gör något stort. Vissa människor gillar inte marknadsföring (och av goda skäl), men kyrkans marknadsföring är processen att identifiera och möta de andliga och servicebehoven i ditt samhälle. En bra plan hjälper till att lägga grunden och ställa in riktningen för varje händelse eller program. Många kommer att hoppa över det här steget eftersom det är för mycket att göra före deras evenemang, men det rekommenderas starkt och kan orsaka att stoppa och definiera din kyrkas Roll.
när du har bestämt din församlings unika kallelse och ditt samhälls behov kan du börja utveckla strategi och brainstorming årets största händelse.
Ställ rätt frågor
när du har en solid marknadsplan måste ditt kärnledarskap ställa rätt frågor innan du investerar tid och pengar! Detta kommer att bidra till att lägga grunden för ditt evenemang och forma din kommunikationsplan. Tänk på följande frågor:
- hur passar denna händelse med din kyrkas specifika uppdrag?
- hur genomförbart är det för din kyrka att genomföra evenemanget framgångsrikt?
- hur skulle du definiera ditt övergripande mål?
- hur passionerade är de människor som behöver vara involverade?
- Vad gör att den här tanken sticker ut för samhället?
TWEET detta hur man inte planerar din största händelse av året
nästa, överväga konsekvenserna av svaren på frågorna ovan.
- om händelsen avviker från din kyrkas unika kallelse, sluta nu och dela dina värderingar och vision med kärnledarskap.
- om du inte har tillräckligt med tid eller pengar är det dags att sluta. Du kan behöva beskära några program innan du fortsätter.
- är du osäker på alla förväntade resultat? Avsluta lite och konvertera ministeriets mål till tydliga åtgärder.
- om du inte har passionerade volontärer-känner du förmodligen ett tema här-sluta! Fokusera nu på att rekrytera och motivera volontärer.
- om ingenting sticker ut för samhället kan det vara det största evenemanget planerat men inte deltagit.
var ärlig med dina svar och gå vidare — om kärnledarskap ger grönt ljus.
få MyCom-tips för kyrkans ledare i din inkorg!
planera med gott om ledtid
var noga med att ge dig själv och ditt team tillräckligt med tid för att dra allt ihop. Sista minuten planerare kan gå för fort för att märka att alla fällbara stolar var reserverade någon annanstans eller att ett bröllop planerades samma dag som du trodde att du kunde använda helgedomen.
människor behöver tid att engagera sig, både som volontärer och registrerade deltagare. Vem ska donera förnödenheter eller laga mat? Vem kommer att ställa in och riva ner? Gör registreringen enkel. Låt människor registrera sig via din kyrka webbplats, Facebook-sida eller app. Lågteknologiska grupper kan lämna formulär i bänkarna eller skapa ett registreringstabell i lobbyn.
om ditt mål är att nå lokala grannar, undvik att schemalägga ditt evenemang samtidigt som populära samhällsaktiviteter eller sportevenemang.
upprätta tydliga kommunikationslinjer
det är viktigt att be någon att identifiera jobb och tilldela personer till dessa uppgifter. Vem kommer att ansvara för musik, högtalare, marknadsföring, mat, dekorationer, ställa in/riva ner, aktiviteter och så vidare?
en tydlig kommandokedja går hand i hand med tydlig kommunikation. Vet vem som ansvarar för varje område och lita på honom eller henne att organisera volontärer och resurser för det speciella fokuset. Chain-of-command handlar mindre om vem som är på toppen ringt och mer om vem som kan fatta beslut och bidra till att underlätta en smidig process.
när du har de personer du behöver, kommunicera ofta med dem och berätta för volontärer vad som förväntas. De kommer att behöva detaljerade arbetsbeskrivningar och utbildning för att spela sin roll bra.
hur kommunicerar din kyrka? Lär dig att kommunicera med” plugged-in ”samt hur man ansluter med” unplugged.”
Välj ett tema
att ha ett tema för ditt evenemang ger fokus och hjälper till att bestämma vilka typer av mat som ska serveras, spel att spela och dekorationer att visa. Kalla på kreativa människor för ideer. Många semester Bibelskola program gör detta bra.
ett tema skapar atmosfär och gör ditt evenemang minnesvärt. Ha kul att skapa teambuilding övningar och gästerna kommer att ha kul, för. Spela trivia med teman frågor eller komma med interaktiva sätt att engagera deltagarna.
förvänta dig oväntade utgifter
hur mycket har du att spendera? Var kommer pengarna ifrån? Har du ett utskott som övervakar evenemangsfinansiering? Kassören kommer att vara nyckeln här.
du behöver pengar för leveranser, Mat, Reklam och dekorationer. Underhållning och uthyrning av utrustning är också möjliga kostnader. Bygg en buffert i din budget eftersom de flesta händelser kostar mer än väntat.
överväg att ansöka om bidrag
lokala kyrkans bidrag kan hjälpa dig med dina reklam -, webbplats-eller forskningsbehov. United Methodist Communications har etablerat en serie bidrag och resurser för att stödja lokal kyrklig kommunikation.
sprid ordet
till att börja med, Lägg upp ditt evenemang på kyrkans webbplats, sociala medier och e-postlista. Veckomeddelanden och Bulletiner är också bra att använda. Därifrån, överväga vilka tryckta material som kan fungera bäst. Är annonser på lokalradio eller TV möjliga?
kolla in dessa fantastiska ideer för planering och marknadsföring av VBS, som gäller för nästan alla evenemang.
efter evenemanget, debrief med ditt team
Schemalägg tid med ditt team för att utvärdera planeringen och genomförandet av evenemanget och göra justeringar om evenemanget kommer att återkomma. Vad fungerade bra? Om det är nyhetsvärde, dela det med media. Vad gick dåligt? Göm dig inte. Kliv upp, äga det och ha några riktiga prata med ditt team.
skicka uppföljningskommunikation till de personer som deltog i ditt evenemang. Du kan skicka dem ett allmänt tack, en feedbackundersökning eller gratis resurser. Bjud in dem till relaterade händelser i framtiden.
uttryck tacksamhet för tjänsten för alla som hjälpte. Ju mer uppskattade de känner, desto mer sannolikt kommer de att låna ut en hand igen.
framgångsrika händelser händer inte bara
de tar mycket tanke och handling. Ju mer detaljer du lägger ut i förväg, desto färre hicka får du under ditt evenemang.
— Clay Morgan är en författare från Dallas, Texas som tillbringade ett decennium undervisning college kurser i samhällsvetenskap innan han blev konsult i kommunikation och organisationsstrategi. Clay tycker om att skriva i skärningspunkten mellan kultur och andlighet. Han har gjort ministeriet med studenter i flera år och älskar att hitta kreativa sätt att engagera millennials.