ERP Software Selection Process och kriterier

ERP Software Selection Process och kriterier

ett bra ERP-System (enterprise resource planning) bör påverka varje enskild del av ditt företag. Det finns otaliga ERP-mjukvarulösningar tillgängliga, så du måste göra rätt val som passar din organisation. Men vet du hur ERP-urvalsprocessen ser ut?
jämför de bästa ERP-programledarna

oroa dig inte om du inte är bekant! Det är just därför vi byggde denna extremt omfattande, steg-för-steg-guide om hur du väljer ett ERP-system. Packad med tips och rekommendationer, kan du använda den här artikeln som en del av din ERP-programvara utvärdering checklista.

Hoppa till:

• vad är ERP-programvara?
• Inköpsöverväganden
• urvalsprocess
• urvalskriterier

vad är ERP-programvara?

Låt oss först räkna ut grunderna. ERP-programvara är en serie integrerade applikationer som automatiserar och effektiviserar kritiska affärsprocesser. Dessa applikationer hjälper till att hantera business analytics (BI), redovisning, supply chain management och marketing automation (MA), bland andra aktiviteter. Det fungerar som ett centraliserat datalager och ger arbetsflödesautomation och insikter i realtid. ERP-programvara kommer också med funktioner för att säkerställa överensstämmelse med bransch-och regleringsstandarder, förbättra kundservice och analysera din organisations ekonomiska hälsa.

innan du investerar i detta program finns det attribut du måste fundera över.

Inköpsöverväganden

att köpa en ny ERP är som att köpa en ny bil. Det är en dyr investering men värt det när du vet vad du letar efter för att anpassa dig till ditt företags bästa. Några frågor att inkludera i dina inköpsöverväganden inkluderar:

hur stort är ditt företag?

företagets storlek är avgörande. Är du ett Fortune 500-företag eller ett nystartat företag som gör dig redo att flytta ut ur dina föräldrars källare? Dessa lösningar erbjuder skalbarhet och kan rymma fler anställda, avdelningar, användare och mer när du växer. Eller, om du inte ser ditt företag överträffar små eller medelstora, du kan investera i ett program som tillgodoser detta behov.

Vad Behöver Dina Andra Avdelningar?

det är ingen hemlighet att ERP har olika funktioner som betjänar olika avdelningar inom ditt företag. Det är dock viktigt att undersöka dina avdelningschefer och få input om vad de behöver i ett nytt system. Behandla dina avdelningschefer som regionala ambassadörer. Du kan undersöka allt som finns att veta om HR, CRM och redovisning, men du är inte expert. Dessa avdelningschefer fungerar som experter och förstår vad de behöver för att effektivisera verksamheten.

hur mycket är du villig att spendera?

vi får mer in i kostnaden i avsnittet urvalskriterier. Det är dock viktigt att skapa en ordentlig budget med ett rimligt slutlock, så du kan köpa det system du behöver utan att tömma hela plånboken.

Vad är ditt ideala distributionsalternativ?

att känna till ditt föredragna distributionsalternativ-på plats, moln eller en hybrid av både moln och på plats-kommer också att göra ERP — urvalsprocessen mer hanterbar. Naturligtvis har varje distribution sina fördelar och nackdelar, men att välja den som bäst anpassar sig till ditt företags behov är ett steg i rätt riktning.

• On-Premise: on-premise är den traditionella mjukvarudistributionen. Det låter dig komma åt och använda lösningen endast på dina företagsservrar. Om ditt företag handlar i lokalt arbete och kundkrets, kan denna preferens vara rätt upp din gränd.
• Cloud: Cloud deployment ger dig tillgång till lösningen och data på alla enheter med en stark internetanslutning, till exempel stationära datorer, bärbara datorer, smartphones, surfplattor och mer. Det kommer också med fler säkerhetsalternativ för att hålla dina data skyddade mot cyberhot. Om du har regionala eller globala kunder och partners kan detta distributionsval vara det bästa alternativet.
• Hybrid: hybridalternativet sammanfogar det bästa av lokal och molndistribution till en möjlighet för att säkerställa att din information är säker och tillgänglig i realtid.

hämta vår mall för ERP-programkrav

urvalsprocess

för att ge ytterligare introduktionsinformation kommer vi att gå igenom vår metod för Lean-urval. Denna enkla, fyrstegsprocess hjälper dig att bestämma dina affärsbehov, utvärdera och jämföra lösningar, validera dina tekniska krav och förhandla fram ett betydande kontrakt. Du kan utföra denna metod med eller utan Selecthubs hjälp.

etablera

det första steget i vår process är att göra en självutvärdering av din affärsverksamhet. Dessa frågor inkluderar:

• Varför behöver du ett nytt program?
• Vad är fel med din befintliga programvara eller procedurer?
• Vad vill du att den här lösningen ska förenkla och automatisera?

samarbeta

det är lätt att delegera att hitta ett nytt program till en eller två personer. I själva verket behöver du ett utskott som består av avdelningsledare, intressenter, partners och mer. Avdelningsledare är värdefulla. Du kan undersöka och försöka utveckla krav för dina HR -, redovisnings-och marknadsföringssektorer, men dessa huvuden vet vad de behöver.

du kan fråga intressenter och partners inom din bransch om deras lösning och om de har några leverantörer som de skulle rekommendera. Ju mer värdiga människor du lägger till i ditt urvalsteam, desto bättre är dina chanser att välja den perfekta lösningen.

definiera

sätt dig ner med ditt team för att skapa en huvudkrav och funktionslista. SelectHub-tjänster erbjuder en apparat som hjälper dig att välja och välja mellan olika funktionella och tekniska krav. Du kan göra poäng hur leverantörer presterar med dessa krav med värden upp till 100.

Välj mellan olika krav i SelectHub express app.

distribuera

sålla bland leverantörer som bäst uppfyller dina krav lista. Skapa en leverantörslista och granska hur bra de staplar upp till din funktionslista. Du kan utnyttja Selecthubs verktyg för att skapa en RFx, eller en begäran om förslag (RFP), en begäran om information (RFI) eller en begäran om offert (RFQ) Mall.

motivera

det här steget hjälper dig att utvärdera allt du drog från föregående steg. Du måste också överväga tre alternativ:

• vill jag fortsätta i min val av programvara resa med dessa potentiella leverantörer?
• vill jag lägga till integrationer eller tilläggsmoduler till min befintliga programvara?
• vill jag stoppa denna process helt och hållet och hålla fast vid mitt nuvarande program/praxis?

oavsett ditt val, avser detta steg att hjälpa dig att verkligen förstå hur du vill gå vidare.

bevisa

du bestämde dig antingen för att hitta en helt ny plattform eller söka efter ytterligare moduler för att lägga till ditt nuvarande system. Du har skapat en lista över leverantörer, och du vill att de ska bevisa hur väl deras lösning utför specifika krav. Detta steg låter dig be leverantörer om demos, proofs-of-concept (POCs) och användningsfall.

• Demos: här ber du leverantörer att visa dig hur du utför uppgifter. Skapa demoskript eller listor över verktyg du vill att leverantörer ska visa. Exempel är: ”Visa mig din huvudbok; ”” Visa mig dina konton avstämning och leverantörsskulder verktyg;” eller ” visa mig din bill of material (BOM) tillbehör.”
• användningsfall: användningsfall går lite djupare än demos. De låter dig fråga hur man utför vissa uppgifter. Dvs, ” Visa mig hur man utför bankavstämningar i slutet av månaden;” eller ”visa mig hur man automatiserar löner för anställda.”Du kan också utveckla ett skript för det här alternativet.
• POCs: POCs visar mer än demos och användningsfall. Leverantörer kan återskapa lösningen med tidigare eller nuvarande användardata för att visa hur systemet fungerar som en simulering. Även om denna metod är effektiv kan den vara aktuell och dyrare än demos eller användningsfall. Vi föreslår att du bara använder POCs för en eller två ideala lösningar.

du kan lägga till POCs till Selecthubs system.

betyg hur bra varje lösning presterar i dina demos, use case eller POC och tack den bredvid kravpoängen. Dessa poäng hjälper dig att rangordna dina bästa applikationer.

Rank

Rank dina lösningar baserat på krav och demo poäng. Överväg också att betygsätta varje programs totala ägandekostnad (TCO) eller den slutliga prislappen. Detta pris kan sträcka sig från några tusen dollar till $100.000 eller mer.

förhandla

Lean Selection låter dig ha minst två till tre potentiella program som passar perfekt för din organisation. När du har rankat dina val väljer du ditt bästa val och granskar leverantörens eller återförsäljarens avtal och kontrakt. SelectHub kan granska kontraktet och ge dig information om denna leverantör. SelectHub är dock inte ett juridiskt företag och kan inte ge juridisk rådgivning. Om du hittar ett kontrakt skissartat eller konstigt, granska det med en advokat eller advokatbyrå.

skapa en RFx inom Selecthubs apparat.

efter din juridiska granskning och förhandlingsvillkor, avgöra om denna leverantör är rätt för dig. Om så är fallet kan du gå vidare till signeringsfasen. Om inte, gå vidare till de efterföljande leverantörerna på den här listan och upprepa detta steg. Förstå dock att SelectHub tar ut extra avgifter om du begär andra företagsrecensioner.

Sign

ögonblicket är här. Efter att ha undersökt och genomfört grundliga utvärderingar är det dags att skriva med din leverantör. När du har undertecknat och utarbetat betalningsvillkor kan du skapa en implementeringsplan.

hämta vår mall för ERP-programkrav

urvalskriterier

nu när du förstår vad ERP-programvara är och hur urvalsprocessen fungerar kommer vi att komma in i syftet med denna artikel. Nedan är vår lista över de viktigaste urvalskriterierna för ERP-programvara. Du kan använda dessa kriterier under alla steg i urvalsprocessen för att avgöra om en lösning är rätt för dig.

funktionalitet och användarvänlighet

det första i ERP-urvalsprocessen har vi några standardfrågor att brygga över: vilka är systemets funktioner och användarvänlighet? Och vilka funktioner och graden av användarvänlighet behöver du? Att svara på dessa frågor hjälper dig att avgöra om produkten passar ditt företag på en grundläggande nivå. Dessa kriterier kan vara de mest långa och vardagliga att slutföra – det innebär en djupgående utvärdering av ditt företag och ERP-produkten – men håll fast. Denna bedömning är avgörande för arbetet.

att vidta följande åtgärder kan hjälpa dig att bättre förstå ERP-programvara, samla dina krav eller jämföra system:

• kravinsamling: Tänk på de aktuella utmaningar som din organisation står inför som kan lösas eller minskas med ett ERP-system. Utvärdera sedan vilka av systemfunktionerna som skulle uppnå detta.
• överväg automatisering av affärsprocesser: Tänk på alla rutinmässiga affärsprocesser i din organisation som kan automatiseras och utvärdera om den specifika lösningen har verktygen för att göra det.
• Undersök slutanvändare: hur tekniskt kunniga är dina slutanvändare och har de kapacitet att navigera i komplexa programfunktioner? Har de använt ett ERP-system tidigare? Att svara på dessa frågor hjälper dig att avgöra om produkternas användarvänlighet är i nivå med dina krav.
• plan för centralisering: Tänk på de system du för närvarande använder som måste integreras med ditt ERP-system och fråga om integrationsmöjligheter. Till exempel, hur CRM-gränssnitt med den övergripande ERP?

Leverantörsduglighet

innan du blir investerad i en viss lösning är det klokt att fråga dig själv: Vad är leverantörens rykte och kan jag arbeta med dem på lång sikt? Även om en produkt kommer med rätt funktionalitet, bör det vara uteslutet om företaget inte är pålitligt och säkert. Utöver företagets trovärdighet bör du granska produktens skalbarhet för att avgöra om detta kan vara en varaktig transaktion.

analysera leverantörsduglighet garanterar inte bara ett bra system utan en bra partner för ditt företag. Tänk på följande faktorer när du jämför ERP-system och de leverantörer som tillhandahåller dem:

• företagets trovärdighet: Undersök hur säljaren har förändrats organisatoriskt de senaste åren och fråga om den framtida riktningen för säljarens verksamhet. Tänk dessutom på företagets ålder och ekonomiska hälsa.
• Produktduglighet: ta reda på hur länge ERP-produkten har funnits på marknaden och Sök referenser från sina kunder. Fråga leverantören hur länge de tänker fortsätta köra produkten och regelbundet distribuera uppdateringar eller förbättra den. Om du vill täcka alla dina baser, fråga säljaren om de produkter de planerar att utfärda under de kommande åren.
• skalbarhet: utvärdering av produktens skalbarhet kräver att du tittar internt och in i framtiden för ditt företag. Behöver du lägga till användare i framtiden eller utöka funktionaliteten? Har din organisation potential att expandera till nya marknader? Tänk på om systemfunktionerna kan stödja och förbättra din affärsstrategi. Detta övervägande är viktigt för unga, växande företag att överväga – ditt valda ERP-system måste kunna växa med dig.

teknik

det finns en hel del teknik som vävs in i ERP – system-till exempel bör standardprogramvara innehålla funktioner relaterade till business intelligence, rapportering och anpassning. Liksom funktionalitetsutvärderingen bör du fråga dig själv: Vilken teknik erbjuder lösningen och vilken teknik behöver vi?
Tänk på följande faktorer när du är redo att jämföra ERP eller aktivt utför din programvalsprocess:

• anpassning: Tänk på om lösningen är nyckelfärdig eller anpassningsbar för din organisation och unika affärsprocesser. Om lösningen behöver anpassas för att fungera, se till att säljaren kan slutföra begäran.
• krav: överväga om lösningen kan uppfylla de tekniska behoven i din organisation. Kan det till exempel generera visuella försäljningsrapporter i realtid för presentationer?
• värde: utvärdera om ERP utnyttjar den senaste, senaste tekniken och om leverantören planerar att uppdatera systemet konsekvent. Med tanke på denna faktor säkerställer du att du inte investerar tid och pengar för att implementera ett system som snart kommer att bli föråldrat.

jämför topp ERP-programledare

kostnad

det kan kännas uppenbart att du bör överväga kostnaden för ett ERP-system, men tyvärr är det inte så enkelt som det låter. Med flera olika element att redogöra för är det viktigt att fråga dig själv: Vad kommer den verkliga kostnaden för lösningen att vara? Den verkliga kostnaden består av licensavgifter, som beror på hur många användare du har, själva programvaran eller de moduler du väljer, värd eller hårdvara, implementering, underhåll, utbildning och support. Det är klokt att bestämma en grov uppskattning av din avkastning innan du skriver någon form av kontrakt.

Tänk på följande faktorer när du utvärderar kostnaden för en ERP:

• grundläggande prisinformation: Utvärdera först plattformens kostnad och om den är lämplig för de funktioner och tekniker den erbjuder. Om säljarens prissättningsstruktur är orättvis kan du troligen hitta en annan produkt – det finns gott om fisk i havet.
• sann kostnad: därefter arbetar du med att bestämma den verkliga kostnaden för lösningen. Beräkna den långsiktiga TCO, se till att inkludera alla tillämpliga kostnader från listan ovan.
• ROI: när du är klar med de senare utvärderingarna, uppskatta om den beräknade avkastningen på investeringen (ROI) kommer att vara betydligt mer än TCO.

Support och träning

Support och träning är bitarna i pajen som får ett system igång och funktionellt hela tiden. På den nuvarande ERP-marknaden finns det ett brett utbud av vad leverantörer erbjuder för support och utbildning. En omfattande utbildningsplan innehåller vanligtvis tillgång till utbildningsvideor eller dokumentation, en online kunskapsbas eller användargemenskap och alternativ för personlig utbildning. Omfattande support inkluderar vanligtvis tillgång till ett callcenter samt olika online-resurser. Omvänt erbjuder vissa leverantörer inget stöd eller utbildning, eller lägger ut support och utbildning.

när du överväger dessa punkter är det viktigt att ta en närmare titt: vilken typ av stöd och utbildning kommer du att få? Vilken typ av stöd och utbildning behöver vi? Du bör granska support-och utbildningserbjudanden, se till att de fungerar för dina slutanvändare och dra ett uppenbart avtal med leverantören.

Tänk på följande faktorer när du granskar stöd och utbildning:

• slutanvändarnas behov: först, ta lite tid att överväga slutanvändarnas behov. Vilken typ av utbildning, som ansikte mot ansikte kontra virtuell, kommer att vara den mest praktiska och effektiva för slutanvändarna? Har du ett internt IT-team som kan hjälpa till med teknisk support, eller kommer du att lita helt på extern support?
• prissättning: ingår kostnaden för support och utbildning i licensavgifterna, eller kommer det att vara en extra investering?

branschexpertis

branschexpertis hänvisar i huvudsak till en leverantörs förmåga att tillgodose dina specifika behov. Beroende på dina krav kan du mycket väl hitta en lösning som är utformad speciellt för din affärstyp och storlek. Samla stora fördelar när du arbetar med en leverantör som förstår ditt företag och möjliggör branschpraxis inbyggd i systemet. Fråga dig själv: kräver karaktären av ditt företag en specialiserad plattform?

• expertis: Tänk på hur länge leverantören har arbetat i just din bransch och om de har visat framgång inom branschen.
  

  Exempel: E2 Shop System är en ERP-programvara som utformats speciellt för tillverkningsindustrin.

implementering

implementering är avgörande för att få igång ditt nya ERP-system. Det är bra att fråga hur säljaren kommer att säkerställa en lyckad installation. Detta steg kommer att vara avgörande om du förväntar dig en involverad implementering, till exempel att migrera från ett äldre system till en ny ERP. Här är en kort översikt över vad en framgångsrik installationsplan kräver:

• idealisk programvara: Hitta rätt lösning med Lean Selection eller annan metod.
• Plan: samla ett implementeringsteam och strukturera en installationsplan. Tilldela och utföra projektledningsuppgifter.
• överför Data: utför djupgående datagranskningar för att minska repetitiv information. Din företagsinformation är grunden för alla ERP-system om du inte börjar från början.
• Tåganvändare: få tillgång till och distribuera utbildningsmaterial till de utsedda slutanvändarna.
• utför systemtester och lansering: Utför programtester för att säkerställa att lösningen har ett lämpligt gränssnitt och utför alla önskade funktioner effektivt före och när du går live.
• arbetsuppgifter efter lansering: analysera avkastning, studera anställdas prestanda, övervaka kundnöjdhet och mäta andra företags KPI: er för att mäta programvarans resultat över tiden.

vi har avslutat vår lista över urvalskriterier för ERP-programvara. Du kan använda den här listan för att utvärdera lösningar genom hela programvalsprocessen.

hämta vår mall för krav på ERP-programvara

senaste tankar

att välja ett ERP-system är en lång process med många faktorer att tänka på. Men du kan dela upp det i hanterbara delar. Följ steg-för-steg ERP urvalsprocessen vi har beskrivit, och kom ihåg att börja med att samla dina krav. Med noggrann forskning och urval kommer du att sluta med en leverantör som kommer att leverera systemet för att ta ditt företag till nästa nivå.

Vidare läsning

• vad är ERP och hur fungerar det?
• fördelar med ERP
• ERP-Kravmall och checklista
• ERP-implementering
• ERP-funktioner och programkrav lista