procesul de selecție a Software-ului ERP și criteriile

procesul de selecție a Software-ului ERP și criteriile

un sistem bun de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) ar trebui să aibă impact asupra fiecărei părți a afacerii dvs. Există nenumărate soluții software ERP disponibile, deci trebuie să faceți alegerea potrivită care se potrivește organizației dvs. Dar știți cum arată procesul de selecție ERP?
comparați liderii de Software ERP de top

nu vă faceți griji dacă nu sunteți familiarizați! Acesta este motivul pentru care am construit acest ghid ultra-cuprinzător, pas cu pas, despre cum să selectați un sistem ERP. Ambalat cu sfaturi și recomandări, puteți utiliza acest articol ca parte a listei de verificare a evaluării software-ului ERP.

Salt la:

• ce este Software-ul ERP?
• considerații de cumpărare
• procesul de selecție
• criterii de selecție

ce este Software-ul ERP?

în primul rând, să îndreptăm elementele de bază. Software-ul ERP este o suită de aplicații integrate care automatizează și eficientizează procesele critice de afaceri. Aceste aplicații ajută la gestionarea analizei de afaceri (BI), contabilitate, managementul lanțului de aprovizionare și automatizarea marketingului (MA), printre alte activități. Acesta servește ca un depozit de date centralizat și oferă automatizarea fluxului de lucru și informații în timp real. Software-ul ERP vine, de asemenea, cu capabilități pentru asigurarea conformității cu industria și standardele de reglementare, îmbunătățirea serviciului pentru clienți și analizarea sănătății financiare a organizației dvs.

înainte de a investi în acest program, există atribute trebuie să mull peste.

considerații de cumpărare

achiziționarea unui ERP nou este ca și cum ai cumpăra o mașină nouă. Este o investiție scumpă, dar merită atunci când știți ce căutați pentru a vă alinia la interesele companiei dvs. Unele întrebări care trebuie incluse în considerațiile dvs. de cumpărare includ:

cât de mare este compania ta?

dimensiunea companiei este vitală. Sunteți o întreprindere Fortune 500 sau o companie de pornire care se pregătește să se mute din subsolul părinților? Aceste soluții oferă scalabilitate și pot găzdui mai mulți angajați, departamente, utilizatori și multe altele pe măsură ce creșteți. Sau, dacă nu vedeți compania dvs. depășind dimensiunea mică sau medie, puteți investi într-un program care să satisfacă această nevoie.

De Ce Au Nevoie Celelalte Departamente Ale Tale?

nu este un secret faptul că ERP are funcționalități diverse care deservesc diverse departamente din cadrul companiei dvs. Cu toate acestea, este esențial să vă examinați șefii de departament și să obțineți contribuția lor la ceea ce au nevoie într-un nou sistem. Tratați-vă șefii de departamente ca ambasadori regionali. Puteți cerceta tot ce trebuie să știți despre HR, CRM și contabilitate, dar nu sunteți un expert. Acești șefi de departamente servesc ca experți și înțeleg de ce au nevoie pentru a eficientiza operațiunile.

cât de mult sunteți dispus să cheltuiți?

vom obține mai multe costuri în secțiunea criterii de selecție. Cu toate acestea, este important să stabiliți un buget adecvat cu un plafon rezonabil, astfel încât să puteți achiziționa sistemul de care aveți nevoie fără a vă goli întregul portofel.

care este opțiunea ideală de implementare?

cunoașterea opțiunii preferate de implementare — on-premise, cloud sau un hibrid atât din cloud, cât și on-premise — va face, de asemenea, procesul de selecție ERP mai ușor de gestionat. Desigur, fiecare implementare are avantajele și dezavantajele sale, dar alegerea celei care se aliniază cel mai bine nevoilor companiei dvs. este un pas în direcția corectă.

• On-Premise: on-premise este implementarea software-ului tradițional. Vă permite să accesați și să utilizați soluția numai pe serverele companiei dvs. Dacă compania dvs. se ocupă de munca locală și de clientelă, această preferință poate fi chiar pe Aleea dvs.
• Cloud: implementarea Cloud vă permite să accesați soluția și datele de pe orice dispozitiv cu o conexiune puternică la internet, cum ar fi desktop-uri, laptopuri, smartphone-uri, tablete și multe altele. De asemenea, vine cu mai multe opțiuni de securitate pentru a vă păstra datele protejate împotriva amenințărilor cibernetice. Dacă aveți patroni și parteneri regionali sau globali, această alegere de implementare ar putea fi cea mai bună opțiune.
• hibrid: opțiunea hibridă îmbină cele mai bune implementări on-premise și cloud într-o singură oportunitate pentru a vă asigura că informațiile dvs. sunt sigure și accesibile în timp real.

Obțineți șablonul cerințelor software ERP

procesul de selecție

pentru a oferi câteva informații introductive suplimentare, Vă vom prezenta metodologia noastră de selecție slabă. Acest proces ușor de urmărit, în patru etape, vă ajută să determinați nevoile afacerii dvs., să evaluați și să comparați soluțiile, să vă validați cerințele tehnice și să negociați un contract semnificativ. Puteți efectua această metodologie cu sau fără ajutorul SelectHub.

stabilirea

primul pas în procesul nostru este de a efectua o autoevaluare a operațiunilor dvs. de afaceri. Aceste întrebări includ:

• de ce ai nevoie de un nou program?
• ce este în neregulă cu software-ul sau procedurile existente?
• ce doriți ca această soluție să simplifice și să automatizeze?

colaborare

este ușor să delege găsirea unui nou program pentru una sau două persoane. În realitate, aveți nevoie de un comitet format din lideri de departamente, părți interesate, parteneri și multe altele. Liderii departamentelor sunt valoroși. Puteți cerceta și încerca să dezvoltați cerințe pentru sectoarele dvs. de resurse umane, contabilitate și marketing, dar acești șefi știu de ce au nevoie.

puteți interoga părțile interesate și partenerii din industria dvs. despre soluția lor și dacă au furnizori pe care i-ar recomanda. Cu cât adăugați mai mulți oameni demni echipei dvs. de selecție, cu atât sunt mai mari șansele de a alege soluția ideală.

Define

stai jos cu echipa ta pentru a crea o cerință de master și lista de caracteristici. Serviciile SelectHub oferă un aparat care vă ajută să alegeți și să alegeți din diferite cerințe funcționale și tehnice. Puteți înscrie modul în care vânzătorii îndeplinesc aceste cerințe cu valori de până la 100.

alegeți din diferite cerințe în aplicația Express SelectHub lui.

distribuie

cerne prin furnizori care îndeplinesc cel mai bine lista de cerințe. Creați o listă scurtă de furnizori și examinați cât de bine se încadrează în lista dvs. de caracteristici. Puteți utiliza instrumentele SelectHub pentru a crea un șablon RFX sau o cerere de propunere (RFP), o cerere de informații (RFI) sau o cerere de ofertă (RFQ).

Justify

această etapă vă ajută să evaluați tot ce ați extras din pasul anterior. De asemenea, trebuie să luați în considerare trei opțiuni:

• vreau să continui în călătoria mea de selecție a software-ului cu acești potențiali furnizori?
• doresc să adaug integrări sau module suplimentare la software-ul meu existent?
• vreau să opresc acest proces cu totul și să rămân la programul/practicile mele actuale?

indiferent de alegerea dvs., acest pas intenționează să vă ajute să înțelegeți cu adevărat cum doriți să mergeți mai departe.

dovediți

fie ați decis să găsiți o platformă nouă, fie să căutați module suplimentare pentru a le adăuga la sistemul dvs. actual. Ați creat o listă scurtă de furnizori și doriți ca aceștia să demonstreze cât de bine îndeplinește soluția lor cerințe specifice. Acest pas vă permite să solicitați furnizorilor demonstrații, dovezi de concept (POCs) și cazuri de utilizare.

• demo-uri: aici, cereți furnizorilor să vă arate cum să efectuați sarcini. Creați scripturi demo sau liste de instrumente pe care doriți să le demonstreze furnizorii. Exemplele includ: „Arată-mi registrul general; „” arată-mi reconcilierea conturilor și instrumentele de plată a conturilor;” sau „Arată-mi accesoriul bill of material (BOM).”
• cazuri de Utilizare: cazurile de Utilizare merg puțin mai adânc decât demo-urile. Acestea vă permit să întrebați cum să efectuați anumite sarcini. Adică ” arată-mi cum să efectuez reconcilieri bancare la sfârșitul lunii;” sau „Arată-mi cum să automatizez salarizarea angajaților.”De asemenea, puteți dezvolta un script pentru această opțiune.
• POCs: POCs arată mai mult decât demo-uri și cazuri de utilizare. Furnizorii pot recrea soluția cu date de utilizator anterioare sau actuale pentru a arăta cum funcționează sistemul ca o simulare. Deși această metodă este eficientă, poate fi în timp util și mai scumpă decât demo-urile sau cazurile de utilizare. Vă sugerăm să utilizați POCs numai pentru una sau două soluții ideale.

puteți adăuga POCs la sistemul SelectHub lui.

scor cât de bine funcționează fiecare soluție în demo-urile dvs., utilizați cazul sau POC și fixați-l lângă scorul cerințelor. Aceste scoruri vă vor ajuta să vă clasificați aplicațiile de top.

locul

locul soluțiile bazate pe cerințe și scoruri demo. De asemenea, luați în considerare evaluarea costului total de proprietate (TCO) al fiecărui program sau prețul final. Acest preț poate varia de la câteva mii de dolari la 100.000 de dolari sau mai mult.

negociați

selecția Lean vă permite să aveți cel puțin două până la trei programe potențiale care se potrivesc ideal pentru organizația dvs. După ce v-ați clasat alegerile, alegeți alegerea dvs. de top și examinați acordurile și contractul vânzătorului sau revânzătorului. SelectHub poate revizui contractul și vă va oferi informații despre acest furnizor. Cu toate acestea, SelectHub nu este o companie juridică și nu poate oferi consultanță juridică. Dacă găsiți un contract schițat sau ciudat, examinați-l cu un avocat sau o firmă de avocatură.

creați un RFx în aparatul SelectHub.

după examinarea juridică și termenii de negociere, decideți dacă acest furnizor este potrivit pentru dvs. Dacă da, puteți trece la faza de semnare. Dacă nu, treceți la furnizorii ulteriori din această listă și repetați acest pas. Înțelegeți, totuși, că SelectHub percepe taxe suplimentare dacă solicitați alte recenzii ale companiei.

semn

momentul este aici. După cercetarea și efectuarea evaluărilor amănunțite, este timpul să semnați cu vânzătorul dvs. După ce semnați și elaborați termenii de plată, puteți configura un plan de implementare.

Obțineți șablonul de cerințe pentru software ERP

criterii de selecție

acum, că înțelegeți ce este software-ul ERP și cum funcționează procesul de selecție, vom intra în scopul acestui articol. Mai jos este lista noastră cu cele mai importante criterii de selecție a software-ului ERP. Puteți utiliza aceste criterii în toate etapele procesului de selecție pentru a determina dacă o soluție este potrivită pentru dvs.

funcționalitate și ușurință în utilizare

primul lucru în procesul de selecție ERP, avem câteva întrebări standard de pus la punct: care sunt funcționalitățile sistemului și ușurința în utilizare? Și ce funcționalități și grad de ușurință în utilizare aveți nevoie? Răspunsul la aceste întrebări vă va ajuta să decideți dacă produsul este potrivit pentru afacerea dvs. la un nivel fundamental. Aceste criterii pot fi cele mai lungi și mai banale de completat – implică o evaluare aprofundată a companiei dvs. și a produsului ERP-dar țineți – vă bine. Această evaluare este vitală pentru a funcționa.

următoarele acțiuni vă pot ajuta să înțelegeți mai bine software-ul ERP, să vă adunați cerințele sau să comparați sistemele:

• colectarea cerințelor: luați în considerare provocările actuale cu care se confruntă organizația dvs. care ar putea fi rezolvate sau reduse cu un sistem ERP. Apoi, evaluați care dintre funcționalitățile sistemului ar realiza acest lucru.
• luați în considerare automatizarea proceselor de afaceri: Gândiți-vă la toate procesele de afaceri de rutină din organizația dvs. care ar putea fi automatizate și evaluați dacă soluția particulară are instrumentele necesare pentru a face acest lucru.
• examinați utilizatorii finali: cât de pricepuți sunt utilizatorii dvs. finali și au capacitatea de a naviga în funcții software complexe? Au folosit un sistem ERP înainte? Răspunsul la aceste întrebări vă va ajuta să determinați dacă ușurința în utilizare a produselor este la egalitate cu cerințele dvs.
• Plan de centralizare: luați în considerare sistemele pe care le utilizați în prezent, care vor trebui să fie integrate cu sistemul ERP și întrebați despre posibilitățile de integrare. De exemplu, cum interfața CRM cu ERP global?

viabilitatea furnizorului

înainte de a investi într-o anumită soluție, este înțelept să vă întrebați: care este reputația vânzătorului și pot lucra cu ei pe termen lung? Chiar dacă un produs vine cu funcționalitatea corespunzătoare, nu ar trebui să fie în discuție dacă compania nu este de încredere și sigură. Dincolo de credibilitatea companiei, ar trebui să revizuiți scalabilitatea produsului pentru a determina dacă aceasta poate fi o tranzacție de durată.

analiza viabilității furnizorului asigură nu numai un sistem excelent, ci și un partener excelent pentru afacerea dvs. Luați în considerare următorii factori atunci când comparați sistemele ERP și furnizorii care le furnizează:

• credibilitatea companiei: investigați modul în care vânzătorul s-a schimbat organizațional în ultimii ani și întrebați despre direcția viitoare a afacerii vânzătorului. În plus, luați în considerare vârsta și sănătatea financiară a companiei.
• viabilitatea produsului: aflați cât timp produsul ERP a fost pe piață și căutați referințe de la clienții lor. Întrebați vânzătorul cât timp intenționează să continue să ruleze produsul și să distribuie în mod regulat actualizări sau să îl îmbunătățească. Dacă doriți să vă acoperiți toate bazele, întrebați vânzătorul despre produsele pe care intenționează să le emită în următorii ani.
• scalabilitate: evaluarea scalabilității produsului necesită să priviți intern și în viitorul afacerii dvs. Va trebui să adăugați utilizatori în viitor sau să extindeți funcționalitatea? Organizația dvs. are potențialul de a se extinde pe noi piețe? Luați în considerare dacă caracteristicile sistemului vă pot sprijini și îmbunătăți strategia de afaceri. Această considerație este semnificativă pentru întreprinderile tinere, în creștere, de luat în considerare – sistemul dvs. ERP ales trebuie să poată crește odată cu dvs.

tehnologie

există o mare cantitate de tehnologie țesută în sistemele ERP – de exemplu, software-ul standard ar trebui să conțină capabilități legate de business intelligence, raportare și personalizare. Ca și evaluarea funcționalității, ar trebui să vă întrebați: Ce tehnologii oferă soluția și ce tehnologii avem nevoie?
luați în considerare următorii factori atunci când sunteți gata să comparați ERP sau efectuați activ procesul de selecție a software-ului:

• Personalizare: gândiți-vă dacă soluția este la cheie sau personalizabilă pentru organizația dvs. și procesele de afaceri unice. Dacă soluția trebuie personalizată pentru a funcționa, asigurați-vă că vânzătorul poate finaliza cererea.
• cerințe: luați în considerare dacă soluția poate satisface nevoile tehnice ale organizației dvs. De exemplu, poate genera rapoarte de vânzări vizuale, în timp real, pentru prezentări?
• valoare: evaluați dacă ERP utilizează cea mai recentă tehnologie de ultimă oră și dacă vânzătorul intenționează să actualizeze sistemul în mod consecvent. Având în vedere acest factor vă asigură că nu investiți timp și bani pentru a implementa un sistem care în curând va deveni depășit.

compara top ERP Software Leaders

Cost

se poate simți evident că ar trebui să ia în considerare costul unui sistem ERP, dar, din păcate, nu este la fel de simplu cum pare. Cu mai multe elemente disparate de luat în considerare, este important să vă întrebați: care va fi adevăratul cost al soluției? Costul real constă în taxe de licențiere, care depind de câți utilizatori aveți, software-ul în sine sau modulele pe care le selectați, găzduire sau hardware, implementare, întreținere, instruire și asistență. Este înțelept să determinați o estimare aproximativă a rentabilității investiției înainte de a semna orice fel de contract.

luați în considerare următorii factori în timp ce evaluați costul unui ERP:

• informații de bază privind prețurile: În primul rând, evaluați costul platformei și dacă este adecvat pentru funcționalitățile și tehnologiile pe care le oferă. Dacă structura prețurilor vânzătorului este nedreaptă, puteți găsi probabil un alt produs – există o mulțime de pești în mare.
• cost real: apoi, lucrați la determinarea costului real al soluției. Calculați TCO pe termen lung, asigurându-vă că includeți toate costurile aplicabile din lista de mai sus.
• ROI: după ce ați terminat ultimele evaluări, estimați dacă rentabilitatea estimată a investiției (ROI) va fi semnificativ mai mare decât TCO.

sprijin și formare

sprijin și formare sunt piese de plăcintă care obține un sistem de sus și să fie difuzate și funcționale în orice moment. Pe piața ERP actuală, există o gamă largă de ceea ce oferă furnizorii pentru asistență și instruire. Un plan cuprinzător de instruire include de obicei accesul la videoclipuri sau documentație de instruire, o bază de cunoștințe online sau o comunitate de utilizatori și opțiuni pentru instruire personală. Suportul cuprinzător include de obicei accesul la un call center, precum și la diverse resurse online. În schimb, unii furnizori nu oferă asistență sau instruire sau externalizează asistență și instruire.

în timp ce luați în considerare aceste puncte, este vital să aruncați o privire atentă: ce fel de sprijin și instruire veți primi? Ce tip de sprijin și formare avem nevoie? Ar trebui să revizuiți ofertele de asistență și instruire, să vă asigurați că acestea vor funcționa pentru utilizatorii dvs. finali și să încheiați un acord aparent cu vânzătorul.

gândiți-vă la următorii factori în timp ce revizuiți sprijinul și instruirea:

• nevoile utilizatorilor finali: în primul rând, să ia ceva timp să ia în considerare nevoile utilizatorilor finali. Ce fel de instruire, cum ar fi față în față versus virtuală, va fi cea mai convenabilă și mai eficientă pentru utilizatorii finali? Aveți o echipă IT internă care vă poate ajuta cu asistență tehnică sau vă veți baza în întregime pe asistență externă?
• prețuri: costul asistenței și instruirii este inclus în taxele de licențiere sau va fi o investiție suplimentară?

expertiza industriei

expertiza industriei se referă în esență la capacitatea unui furnizor de a satisface nevoile dvs. specifice. În funcție de cerințele dvs., este posibil să găsiți o soluție concepută special pentru tipul și dimensiunea afacerii dvs. Acumulați avantaje majore atunci când lucrați cu un furnizor care înțelege afacerea dvs. și permite practici industriale încorporate în sistem. Întrebați-vă: natura afacerii dvs. necesită o platformă specializată?

• expertiză: luați în considerare cât timp a lucrat vânzătorul în industria dvs. și dacă au dovedit succes în industrie.
  

  Exemplu: E2 Shop System este un software ERP conceput special pentru industria prelucrătoare.

implementarea

implementarea este vitală pentru a vă pune în funcțiune noul sistem ERP. Este bine să întrebați cum vânzătorul va asigura o instalare reușită. Acest pas va fi esențial dacă anticipați o implementare implicată, cum ar fi migrarea de la un sistem vechi la un nou ERP. Iată o scurtă trecere în revistă a ceea ce necesită un plan de instalare de succes:

• software Ideal: găsiți soluția potrivită cu selecție slabă sau altă metodologie.
• Plan: adunați o echipă de implementare și structurați un plan de instalare. De asemenea, alocați și îndepliniți sarcini de management de proiect.
• Transfer date: efectuați revizuiri aprofundate ale datelor pentru a diminua informațiile repetitive. Informațiile companiei dvs. sunt fundamentul oricărui sistem ERP, cu excepția cazului în care începeți de la zero.
• utilizatorii trenurilor: accesează și distribuie materiale de instruire utilizatorilor finali desemnați.
• efectuați teste de sistem și lansați: Efectuați teste de program pentru a vă asigura că soluția are o interfață adecvată și efectuează eficient toate funcțiile dorite înainte și când intrați în direct.
• îndatoriri Post-lansare: analizați rentabilitatea investiției, studiați performanța angajaților, monitorizați satisfacția clienților și măsurați KPI-urile altor companii pentru a evalua rezultatele software-ului în timp.

am încheiat lista noastră de criterii de selecție a software-ului ERP. Puteți utiliza această listă pentru a evalua soluțiile pe parcursul întregului proces de selecție a software-ului.

Obțineți șablonul nostru de cerințe pentru software ERP

ultimele gânduri

selectarea unui sistem ERP este un proces lung, cu mulți factori de luat în considerare. Dar îl puteți descompune în părți gestionabile. Urmați procesul de selecție ERP pas cu pas pe care l-am prezentat și nu uitați să începeți prin colectarea cerințelor dvs. Cu o cercetare și o selecție riguroasă, veți ajunge la un furnizor care va livra sistemul pentru a vă duce afacerea la nivelul următor.

lecturi suplimentare

• ce este ERP și cum funcționează?
• beneficiile ERP
• șablon de cerințe ERP și lista de verificare
• implementare ERP
• funcții ERP și lista cerințelor Software