den omfattande guiden till affärsprocesser

den omfattande guiden till affärsprocesser

alla pratar om affärsprocesser, men det finns fortfarande mycket förvirring om dem. För att ge viss tydlighet, här är all information du behöver om vad de är, och varför ditt företag behöver för att förstå dem.

vad är en affärsprocess?

en affärsprocess är en serie steg som utförs av en grupp intressenter för att uppnå ett konkret mål. Varje steg i en affärsprocess betecknar en uppgift som tilldelas en deltagare. Det är den grundläggande byggstenen för flera relaterade ideer som affärsprocesshantering, processautomatisering etc.

även om det finns en störtflod av saker skrivna och sa om business process management, det är viktigt att förstå varför de är så viktiga för ditt företag.

betydelsen av affärsprocesser

behovet av och fördelarna med en affärsprocess är ganska uppenbara i stora organisationer. En process utgör livlina för alla företag och hjälper det att effektivisera enskilda aktiviteter, att se till att resurser tas till optimal användning.

viktiga skäl att ha väldefinierade affärsprocesser

• identifiera vilka uppgifter som är viktiga för dina större affärsmål
• förbättra effektiviteten
• effektivisera kommunikationen mellan människor/funktioner/avdelningar
• ange godkännanden för att säkerställa ansvarsskyldighet och en optimal användning av resurser
• förhindra att kaos kryper in i din dagliga verksamhet
• standardisera en uppsättning procedurer för att slutföra uppgifter som verkligen betyder något för ditt företag

ett exempel på ett företag process

som ett exempel, låt oss överväga anställningsprocessen för en HR-avdelning. Redan från att publicera jobböppningen till ombord på arbetstagaren finns det flera steg involverade i processen. Även om detta kan variera från organisation till organisation kan ett enkelt arbetsflöde se ut så här:

• HR-chefen postar jobbuppdateringen
• flera kandidater ansöker i en portal
• HR-chefen skärmar kandidaterna och filtrerar de bästa passningarna
• de valda kandidaterna kallas till nästa steg i rekryteringen
• rätt kandidat väljs i sista steget av rekryteringen
• lön och policyförhandlingar ta plats
• erbjudandebrevet skickas och kandidaten accepterar

detta följs sedan av en lång anställd onboarding process.

Brasilien här är 6 verkliga affärsprocessexempel.

de 7 stegen i affärsprocessens livscykel

Steg 1: Definiera dina mål

Vad är syftet med processen? Varför skapades det? Hur vet du om det lyckas?

steg 2: Planera och kartlägga din process

vilka strategier behövs för att uppnå målen? Detta är den breda färdplanen för processen.

steg 3: Ange åtgärder och tilldela intressenter

identifiera de enskilda uppgifter som dina team och maskiner behöver göra för att genomföra planen.

steg 4: testa processen

Kör processen i liten skala för att se hur den fungerar. Observera eventuella luckor och gör justeringar.

Steg 5: implementera processen

börja köra processen i en levande miljö. Kommunicera och utbilda alla intressenter korrekt.

steg 6: övervaka resultaten

granska processen och analysera dess mönster. Dokumentera processhistoriken.

Steg 7: Upprepa
om processen kan uppnå de mål som ställts för den, replikera den för framtida processer.

fördelar med att använda affärsprocessprogramvara

BPM-lösningar är unikt utformade för att öka effektiviteten i processer över vertikaler och organisationer. Att implementera dem ger en mängd affärsfördelar som:

minskning av risker

BPM-programvara hjälper till att förebygga och åtgärda fel och flaskhalsar och därigenom minimera riskerna.

eliminering av uppsägningar

övervakningsprocesser möjliggör identifiering och eliminering av duplicerade uppgifter. Implementering av BPM-programvara förbättrar också resursallokeringen för att säkerställa att mänsklig ansträngning endast investeras i relevanta uppgifter.

minimerade kostnader

förbättrad synlighet i processer hjälper noll på slösaktiga utgifter. På så sätt hålls kostnaderna till ett minimum och besparingarna ökar.

förbättrat samarbete

transparens som främjas av BPM software ökar samarbetet mellan interna team såväl som externa leverantörer och köpare. Alla är medvetna om ansvar samt tidslinjer och flaskhalsar.

Agility

optimerade processer möjliggör större smidighet i organisatoriska operationer. Minimerade fel, flaskhalsar och dubbelarbete underlättar snabbare handläggningstider.

förbättrad produktivitet

när processer är shipshape, godkännanden är snabbare och informationssökning är lättare. Uppgifterna dirigeras sekventiellt utan mänsklig intervention. Dessa fördelar ökar produktiviteten hos team avsevärt.

högre effektivitet

omfattande instrumentpaneler i BPM programvara ger fågelperspektiv av processprestanda. Det hjälper chefer att se till att handläggningstiderna är korta och noggrannhetsnivåerna är höga.

högre efterlevnad

med BPM-programvara är det enklare och mer metodiskt att skapa granskningsspår och följa branschregler och standarder.

vilka är de viktigaste egenskaperna för en idealisk affärsprocess?

det finns 4 viktiga attribut som utgör en idealisk affärsprocess:

1. Finite-en bra affärsprocess har en väldefinierad utgångspunkt och slutpunkt. Det har också ett begränsat antal steg.

2. Repeterbar-en bra affärsprocess kan köras på obestämd tid.

3. Skapar värde-det syftar slutligen till att översätta värdeskapande till körbara uppgifter och har inget steg i processen bara för dess skull. Med andra ord, om något steg i processen inte tillför värde, borde det inte existera.

4. Flexibilitet-den har en inbyggd natur att vara flexibel för förändring och är inte stel. När det finns något utrymme för förbättringar som identifieras tillåter processen att förändringen absorberas i sig utan att operativt påverka dess intressenter lika mycket.

vilka är några termer relaterade till affärsprocessen?

Business process automation är en teknikdriven strategi för att automatisera en affärsprocess för att uppnå det med minimal kostnad och på kortare tid. Det är extremt användbart för både enkla och komplexa affärsprocesser. Några områden där affärsprocessautomation är till stor hjälp är:

• uppnå större effektivitet
• minska mänskliga fel
• anpassning till förändrade affärsbehov
• förtydliga arbetsroller och ansvar

BPM är ett systematiskt tillvägagångssätt för att göra en organisations processer mer effektiva och dynamiska för att möta företagens förändrade behov. Kontinuerlig förbättring är en av de grundläggande bakomliggande filosofierna för BPM och syftar till att sätta den i centrum för alla BPM-initiativ. BPM är ett löpande tillvägagångssätt för att kontinuerligt förbättra genomförandet av affärsprocesser. Flera moln-och lokala mjukvarulösningar finns tillgängliga för att implementera BPM.

affärsprocessmodellering är en schematisk/strukturell representation av flödet av affärsverksamhet i en organisation eller funktion inom en organisation. Dess primära användning är att dokumentera och baslinje det nuvarande flödet av aktiviteter för att identifiera förbättringar och förbättringar för snabb utförande av uppgifter. Vanligtvis följer de en standard som Business Process Modeling Notation (BPMN), som är en globalt accepterad standard som de flesta processproffs enkelt identifierar sig med. Processmodelleringsprogramvara som Kissflow gör det möjligt för även en företagsanvändare att modellera en process baserad på affärssteg utan att behöva känna till någon modelleringsnotation.

förbättring av affärsprocesser är ett strategiskt planeringsinitiativ som syftar till att omforma affärsprocesser baserat på verksamhet, komplexitetsnivåer, anställdas färdigheter etc. för att göra hela processen mer meningsfull, effektiv och bidra till övergripande tillväxt. Det är ett ganska drastiskt sätt att återupptäcka effektivare sätt att driva en affärsprocess snarare än att ta små stegvisa steg. Det börjar vanligtvis med processkartläggning och dess kärnmål är att anpassa IT-resurser till organisatoriska affärsmål. Det finns många processförbättringsverktyg på marknaden som hjälper dig med detta.

Business process reengineering är en fullständig redesign av affärsprocesser efter grundlig analys för att få drastisk inverkan. Det handlar om att identifiera kärnan i ineffektivitet, avlägsna uppgifter som inte tillför något värde och till och med genomföra en topp-till-botten-förändring i hur en process är utformad för att åstadkomma en övergripande omvandling.

affärsprocessoptimering tar en befintlig process och använder analys-och affärsprocessverktyg för att rensa bort flaskhalsar och andra betydande ineffektiviteter i en process.

Business process mapping är en procedur för att dokumentera, klargöra och bryta ner process sekvenser i logiska steg. Kartläggningen görs antingen i skriftligt format eller visualiseras med hjälp av flödesscheman. Välj en processmappningsprogramvara som ger företagsanvändare möjlighet att kartlägga alla processer baserade på logiska steg med ett intuitivt visuellt gränssnitt.

Affärsprocessanalys är processen att identifiera affärskrav och besluta om lösningar som bäst löser affärsproblem. Detta kan bestå av processförbättring, policyutveckling, organisatorisk förändring eller strategisk planering.

Affärsprocessintegration är förmågan att definiera en processmodell som definierar sekvensen, hierarkin, händelserna och exekveringslogiken och rörelsen av information mellan system som är bosatta i samma företag.

Affärsprocesssimulering är ett verktyg för analys av affärsprocesser för att mäta prestanda, testa processdesign, identifiera flaskhalsar, testa förändringar och hitta hur en process fungerar under olika miljöförhållanden med olika datamängder.

Business Process transformation är en term som innebär att radikalt ändra en rad åtgärder som behövs för att uppfylla ett specifikt affärsmål. Detta syftar till att säkerställa att företagets anställda, mål, processer och teknik är alla i linje med varandra.

Business process flow är en representation av processen som du skapar. Det ser vanligtvis ut som ett formulär eller flödesschema. Varje affärsprocessflöde består av steg, och inuti varje steg finns det fält (eller steg) att slutföra.

Affärsprocessövervakning är aktiv övervakning av processer och aktiviteter för att hjälpa ledningen att få insikt i viktiga transaktioner och processer inom ett företag. Detta hjälper ledningen att förstå hur deras processer fungerar och om de är anpassade till företagets affärsmål.

dags att skapa dina affärsprocesser

väl utformade affärsprocesser Ställ in dina team på vägen till framgång. Alla är tydliga på sina roller och ansvarsområden och arbetar med en tydlig vision mot slutmålet.

situationerna när företag anställde dyra konsulter för att utforma affärsprocesser försvinner. Du vill inte att en annan person ska skapa en affärsprocess för dig när du är experten som känner till in och ut ur ditt företag.

visste du att du kan skapa en affärsprocess på 15 minuter med Kissflow Process? No-code-plattformen håller det enkelt och låter dig designa sofistikerade affärsprocesser. Prova det och se hur lätt det är.