den omfattende Guide til forretningsprocesser

den omfattende Guide til forretningsprocesser

alle taler om forretningsprocesser, men der er stadig meget forvirring med hensyn til dem. For at give en vis klarhed er her alle de oplysninger, du har brug for om, hvad de er, og hvorfor din virksomhed har brug for at forstå dem.

Hvad er en forretningsproces?

en forretningsproces er en række trin, der udføres af en gruppe interessenter for at nå et konkret mål. Hvert trin i en forretningsproces angiver en opgave, der er tildelt en deltager. Det er den grundlæggende byggesten for flere relaterede ideer såsom forretningsprocesstyring, procesautomatisering osv.

mens der er en strøm af ting skrevet og sagt om business process management, er det vigtigt at forstå, hvorfor de er så vigtige for din virksomhed.

betydningen af forretningsprocesser

behovet for og fordelene ved en forretningsproces er ganske tydelige i store organisationer. En proces danner livslinjen for enhver virksomhed og hjælper den med at strømline individuelle aktiviteter og sikre, at ressourcerne udnyttes optimalt.

nøgleårsager til at have veldefinerede forretningsprocesser

• Identificer, hvilke opgaver der er vigtige for dine større forretningsmål
• forbedre effektiviteten
• Strømlin kommunikationen mellem mennesker/funktioner/afdelinger
• Indstil godkendelser for at sikre ansvarlighed og en optimal ressourceudnyttelse
• forhindre kaos i at snige sig ind i din daglige drift
• standardiser et sæt procedurer for at udføre opgaver, der virkelig betyder noget for din virksomhed

et eksempel på en virksomhed, der proces

lad os som et eksempel overveje ansættelsesprocessen for en HR-afdeling. Lige fra udstationering af jobåbningen til onboarding af medarbejderen er der flere trin involveret i processen. Selvom dette kan variere fra organisation til organisation, kan en simpel arbejdsgang se sådan ud:

• HR-lederen poster jobopdateringen
• flere kandidater ansøger i en portal
• HR-lederen screener kandidaterne og filtrerer de bedst egnede
• de valgte kandidater indkaldes til de næste faser af rekrutteringen
• den rigtige kandidat vælges i den sidste fase af rekrutteringen
• løn-og politikforhandlinger finde sted
• tilbudsbrevet sendes, og kandidaten accepterer

dette efterfølges af en lang medarbejderindgangsproces.

her er 6 eksempler på forretningsprocesser i den virkelige verden.

de 7 trin i forretningsprocessens livscyklus

Trin 1: Definer dine mål

Hvad er formålet med processen? Hvorfor blev det oprettet? Hvordan vil du vide, om det lykkes?

Trin 2: Planlæg og kortlæg din proces

Hvad er de strategier, der er nødvendige for at nå målene? Dette er den brede køreplan for processen.

Trin 3: Indstil handlinger og tildel interessenter

Identificer de individuelle opgaver, dine teams og maskiner skal udføre for at udføre planen.

Trin 4: Test processen

Kør processen i lille skala for at se, hvordan den fungerer. Overhold eventuelle huller og foretage justeringer.

Trin 5: Implementer processen

Start med at køre processen i et levende miljø. Korrekt kommunikere og uddanne alle interessenter.

Trin 6: Overvåg resultaterne

gennemgå processen og analyser dens mønstre. Dokumentere proceshistorikken.

Trin 7: Gentag
hvis processen er i stand til at nå de mål, der er sat for den, skal du gentage den til fremtidige processer.

BPM-løsninger er unikt designet til at øge effektiviteten af processer på tværs af vertikaler og organisationer. Implementering af dem medfører en række forretningsfordele som:

reduktion af risici

BPM-programmer hjælper med at forhindre og rette fejl og flaskehalse og derved minimere risici.

eliminering af afskedigelser

overvågningsprocesser muliggør identifikation og eliminering af duplikerede opgaver. Implementering af BPM forbedrer også ressourceallokeringen for at sikre, at menneskelig indsats kun investeres i relevante opgaver.

minimerede omkostninger

forbedret synlighed i processer hjælper nul på spildende udgifter. På denne måde holdes omkostningerne på et minimum, og besparelserne øges.

forbedret samarbejde

gennemsigtighed fremmet af BPM øger samarbejdet mellem interne teams samt eksterne leverandører og købere. Alle er opmærksomme på ansvar såvel som tidslinjer og flaskehalse.

Agility

optimerede processer muliggør større agility i organisatoriske operationer. Minimerede fejl, flaskehalse og dobbeltarbejde letter hurtigere ekspeditionstider.

forbedret produktivitet

når processer er shipshape, godkendelser er hurtigere og informationssøgning er lettere. Opgaver dirigeres sekventielt uden menneskelig indgriben. Disse fordele øger teamets produktivitet betydeligt.

højere effektivitet

omfattende dashboards i BPM-programmer giver fugleperspektiv af procesydelse. Det hjælper ledere med at sikre, at ekspeditionstiderne er korte, og nøjagtighedsniveauerne er høje.

højere compliance

med BPM er det nemmere og mere metodisk at oprette revisionsspor og overholde branchens regler og standarder.

Hvad er de væsentlige egenskaber ved en ideel forretningsproces?

der er 4 væsentlige egenskaber, der udgør en ideel forretningsproces:

1. Finite – en god forretningsproces har et veldefineret udgangspunkt og slutpunkt. Det har også et begrænset antal trin.

2. Gentagelig – en god forretningsproces kan køres et ubestemt antal gange.

3. Skaber værdi – Det sigter i sidste ende på at oversætte værdiskabelse til eksekverbare opgaver og har ikke noget skridt i processen bare for it ‘ s skyld. Med andre ord, hvis et trin i processen ikke tilføjer værdi, bør det ikke eksistere.

4. Fleksibilitet – det har en indbygget natur at være fleksibel at ændre og er ikke stiv. Når der er nogen muligheder for forbedring, der identificeres, tillader processen, at denne ændring absorberes i sig selv uden operationelt at påvirke dens interessenter så meget.

Hvad er nogle udtryk relateret til forretningsproces?

automatisering af forretningsprocesser er en teknologidrevet strategi til at automatisere en forretningsproces for at opnå den med minimale omkostninger og på kortere tid. Det er yderst nyttigt til både enkle og komplekse forretningsprocesser. Nogle områder, hvor automatisering af forretningsprocesser er meget nyttigt, er:

• opnåelse af større effektivitet
• reduktion af menneskelige fejl
• tilpasning til skiftende forretningsbehov
• afklaring af jobroller og ansvar

BPM er en systematisk tilgang til at gøre en organisations processer mere effektive og dynamiske for at imødekomme virksomhedens skiftende behov. Kontinuerlig forbedring er en af de grundlæggende underliggende filosofier i BPM, og den sigter mod at sætte den i centrum for alle BPM-initiativer. BPM er en løbende tilgang til løbende at gøre udførelsen af forretningsprocesser bedre. Flere cloud – og on-premise-programmelløsninger er tilgængelige til implementering af BPM.

modellering af forretningsprocesser er en skematisk/strukturel repræsentation af strømmen af forretningsaktiviteter i en organisation eller funktion i en organisation. Dens primære anvendelse er at dokumentere og baseline den aktuelle strøm af aktiviteter for at identificere forbedringer og forbedringer til hurtig udførelse af opgaver. Normalt følger de en standard som Business Process Modeling Notation (BPMN), som er en globalt accepteret standard, som de fleste procesfagfolk let identificerer sig med. Imidlertid, procesmodelleringsprogrammer som Kissstrøm gør det muligt for selv en forretningsbruger at modellere en proces baseret på forretningstrin, uden at skulle kende nogen modelleringsnotation.

forbedring af forretningsprocesser er et strategisk planlægningsinitiativ, der sigter mod at omforme forretningsprocesser baseret på operationer, kompleksitetsniveauer, medarbejderfærdigheder osv. for at gøre hele processen mere meningsfuld, effektiv og bidrage til den samlede forretningsvækst. Det er en ret drastisk måde at genopdage mere effektive måder at drive en forretningsproces i stedet for at tage små trinvise trin. Det starter normalt med proceskortlægning, og dets kernemål er at tilpasse IT-ressourcer til organisatoriske forretningsmål. Der er mange procesforbedringsværktøjer på markedet, der hjælper dig med dette.

Business process reengineering er en komplet redesign af forretningsprocesser efter grundig analyse for at bringe drastisk effekt. Det indebærer at identificere kernen i ineffektivitet, udslette opgaver, der ikke tilføjer nogen værdi, og endda implementere en top-til-bund ændring i den måde, en proces er designet for at skabe en samlet transformation.

optimering af forretningsprocesser tager en eksisterende proces og bruger analyser og værktøjer til minedrift af forretningsprocesser til at udrydde flaskehalse og andre væsentlige ineffektiviteter i en proces.

kortlægning af forretningsprocesser er en procedure til at dokumentere, afklare og opdele processekvenser i logiske trin. Kortlægningen udføres enten i skriftligt format eller visualiseres ved hjælp af rutediagrammer. Vælg et proceskortlægningsprogram, der giver forretningsbrugere mulighed for at kortlægge alle processer baseret på logiske trin med en intuitiv visuel grænseflade.

Forretningsprocesanalyse er processen med at identificere forretningskrav og beslutte løsninger, der bedst løser forretningsproblemer. Dette kan bestå af procesforbedring, politikudvikling, organisationsændring eller strategisk planlægning.

integration af forretningsprocesser er evnen til at definere en procesmodel, der definerer sekvens, hierarki, begivenheder og eksekveringslogik og bevægelse af information mellem systemer, der er bosiddende i den samme virksomhed.

forretningsprocessimulering er et værktøj til analyse af forretningsprocesser til måling af ydeevne, testprocesdesign, identifikation af flaskehalse, testændringer og find ud af, hvordan en proces fungerer under forskellige miljøforhold med forskellige datasæt.

transformation af forretningsprocesser er et udtryk, der betyder radikalt at ændre en række handlinger, der er nødvendige for at nå et specifikt forretningsmål. Dette sigter mod at sikre, at en virksomheds medarbejdere, mål, processer og teknologier alle er i tråd med hinanden.

forretningsprocessestrøm er en repræsentation af den proces, du opretter. Det ligner normalt en formular eller rutediagram. Hver forretningsprocesstrøm er sammensat af faser, og inden for hvert trin er der felter (eller trin), der skal udfyldes.

overvågning af forretningsprocesser er den aktive overvågning af processer og aktivitet for at hjælpe ledelsen med at få indsigt i vigtige transaktioner og processer i en virksomhed. Dette hjælper ledelsen med at forstå, hvordan deres processer fungerer, og om de er tilpasset virksomhedens forretningsmål.

tid til at oprette dine forretningsprocesser

veldesignede forretningsprocesser opsæt dine teams på vejen til succes. Alle er klar over deres roller og ansvar og arbejder med en klar vision mod det endelige mål.

situationerne, hvor virksomheder hyrede dyre konsulenter til at designe forretningsprocesser, falmer væk. Du vil ikke have en anden person til at oprette en forretningsproces for dig, når du er den ekspert, der kender ind og ud af din virksomhed.

vidste du, at du kan oprette en forretningsproces på 15 minutter med Kissstrømsproces? No-code-platformen holder det enkelt, mens du lader dig designe sofistikerede forretningsprocesser. Prøv det og se, hvor nemt det er.