anställd handbok: Hur man skapar eller uppdaterar din i 2022
Vad ingår i en anställd handbok?
din medarbetarhandbok bör innehålla dina policyer, förväntningar och hur du hanterar anställdas behov. Du måste inkludera dina juridiska skyldigheter som arbetsgivare, inklusive anställdas rättigheter.
Vad gör en stor anställd handbok?
en stor anställd handbok bör omfatta vart och ett av dessa viktiga områden:
- företagets bakgrund, kultur, värderingar och uppdragsbeskrivning
- anställningsvillkor, inklusive hur man avslutar anställning
- arbetsplatspolicyer, inklusive arbetsplatssäkerhet och fjärrarbetspolicyer
- din anställdas uppförandekod
- förmåner och ersättning, inklusive höjningar, recensioner och professionella utvecklingsmöjligheter
- arbete scheman, PTO, sjukdagar, medicinsk ledighet och semesterpolicy
därifrån måste du överväga lokala, statliga och federala lagar för att bestämma en holistisk lista över områden till täcka. Detta ger dig en utgångspunkt att skriva från.
Pro tips: Glöm inte att göra det roligt; trots allt är anställda också människor! Engagemang börjar med första intryck i din medarbetarhandbok.
är anställdas handböcker krävs enligt lag?
arbetsgivare är skyldiga att dela vissa anställdas rättigheter med sina anställda, men det finns ingen lag som kräver att du har en anställd handbok. Många arbetsgivare väljer att ha en och vissa inte.
Vad ska du inte inkludera i din medarbetarhandbok?
- jargong och legalese: använd gemensamt språk för att säkerställa att din medarbetarhandbok förstås.
- företagets processer och procedurer: dessa uppdateras ofta och kräver för många uppdateringar av din handbok.
- arbetsbeskrivningar: din medarbetarhandbok ska fungera som ett onboardingdokument för alla anställda, snarare än att inkludera individuella arbetsbeskrivningar.
- detaljerad förmånsinformation: dessa uppdateras varje gång du uppdaterar dina förmåner, leverantörer, planer och täckningsalternativ. Det är bäst att länka till ytterligare förmånsinformation och ge en kontakt för frågor.
- lagligt förbjudna begränsningar: se till att din policy och medarbetarhandbok inte bryter mot anställdas rättigheter. Till exempel hindrar National Labor Relations Act (NLRA) arbetsgivare från att hålla anställda från att diskutera lön.
prov anställd handbok disposition
Inledning med ett välkomstmeddelande
- organisation mission och Vision statement
- företagets värden
- företagets historia och bakgrund
- lika möjligheter arbetsgivare statement
- friskrivningar (arbetsgivare rätt för att ändra reglerna utan förvarning, handboken inte skapa ett kontrakt, och — där det är tillåtet — at-will anställning disclaimer uttalanden)
- typer av sysselsättning definitioner
- anställd handbok syfte
- orientering översikt
Policies and procedures
- Americans with Disabilities Act
- personlig säkerhet
- sexuella trakasserier
- drog-och alkoholpolitik
- våld och vapen
- arbetstid och närvaro
- måltid och vilopauser
- övertid
- att hålla ett register över arbetade timmar
- personalregister
- löneuppgifter och avdrag
- garnishments
- prestationsgranskningar
- kampanjer
- överföringar
- uppsägning
- datasekretess och säkerhet
- interna kommunikationsförväntningar
- enheter och teknikanvändning
- sociala medier
- standarder för uppförande
- progressiv disciplin
- avsluta processen
ersättning och förmåner
- semester
- semester
- sjukfrånvaro
- handikappledighet
- personlig ledighet
- Sorgledighet
- familj och sjukledighet
- juryplikt
- militärledighet
- betald ledighet (PTO)
- sjukförsäkring
- livförsäkring
- utbildning
- Utbildningsstödsprogram
- övriga förmåner
- pensions-och pensionsplaner
- arbetstagarersättning
- arbetslöshetsförsäkring
- inlösen/anmälningslön
- tjänsteutmärkelser
arbetstagarens och arbetsgivarens ansvar för säkerheten
- företagets åtagandeförklaring
- nödförfaranden
- medicinska tjänster
- personlig skyddsutrustning
- OSHA-krav: säkerhetsregler, rapportering av olyckor
sammanfattning och bekräftelse
- sammanfattande uttalande om vikten av policyer och förfaranden
- mottagningsbevis
Medarbetarhandbok ämnen att överväga
företagsbakgrund
historia
Vad är ditt företags historia? Oavsett om det började med en A-ha! ögonblick eller som ett resultat av ett stort misslyckande vill ditt team veta var ditt företag kom ifrån och hur organisationen kom dit den är idag.
uppdrag
vad är syftet med ditt företag? Vilket problem löser du? För vem? Hur? Som ett team eller med teamledare vill du skriva upp ditt företags ”varför” på ett sätt som registrerar människor i företagets vision och engagerar varje anställd.
Vision
vilken värld hjälper du till att skapa? Hur kommer världen att se annorlunda ut när du växer?
värden
vilken företagsethos vill du bevara när du tar med nya lagkamrater? Många företag skapar sina värderingar i samarbete med medarbetare på alla nivåer. Detta kan hjälpa till att säkerställa att de återspeglar vem du är och vad som förenar människor i ditt team.
anställningsvillkor
förväntningar på att delta i arbetet
din handbok behöver beskriva dina förväntningar på kommunikation om frånvaro och närvaro. Vad behöver anställda göra om de behöver sakna arbete? Vilken typ av meddelande behöver de tillhandahålla?
klassificering: undantagna vs. icke-undantagna
du måste definiera skillnaden mellan undantagna och icke-undantagna roller och överväga hur varje typ av anställd hanteras annorlunda enligt lagen. Du kanske också vill inkludera definitioner av deltid och heltidsanställd status.
Arbetsplatspolicy
datasekretess och säkerhet
varje anställd berör åtminstone viss konfidentiell eller känslig information. Dessa kan omfatta proprietär och konfidentiell information, produkt-och affärshemligheter samt personuppgifter om anställda och kunder. Du behöver en kompatibel rättslig policy och kontroller för att beskriva exakt vad anställda kan komma åt, vad de kan göra och när. Deras skyldigheter att skydda eller radera uppgifter måste beskrivas tydligt. En intern kunskapsbas verktyg som Guru hjälper till att hålla ett register över vem som läser denna information och eventuella uppdateringar till den.
trakasserier och icke-diskriminering
en säker arbetsplats är avgörande för efterlevnad, främja positiva relationer och säkerställa produktivitet. Du måste tydligt dokumentera dina policyer relaterade till trakasserier och våld på arbetsplatsen och göra dem lätta att hitta och referera till. Inkludera definitioner och vad anställda ska göra om de tror att dessa problem uppstår.
hälsa och säkerhet
det här är oöverträffade tider, och ditt team måste överväga hälsa och säkerhet både för vanliga arbetsplatsrisker och den pågående pandemin. För att uppdatera ditt team schemaläggning förfarande för nästa nya normala, kanske du gillar vår guide till crafting en fjärrkontroll / hybrid arbetsschema.
du kan få vår employee handbook mall, som innehåller resurser för fjärr-och hybridanställda.
uppförandekod för anställda
klädkod
inte alla företag behöver en klädkod. Men om ditt företag har en, har du funderat på hur man gör det inkluderande för anställda från alla bakgrunder? Vad förväntas, och kommer en uniform att tillhandahållas av företaget eller ersättas?
Data-och enhetssäkerhet
varje anställd ansvarar för datasekretess och säkerhet. Oavsett om ditt företag tillhandahåller enheter eller säkrar de som dina anställda redan äger, se till att hela teamet vet vad de ansvarar för när det gäller att hantera alla sina enheter på ett säkert sätt. Vad förväntas av anställda om de reser eller om en enhet går förlorad eller stulen? Inkludera hänsyn till när de behöver returnera enheter och offboarding.
etik, intressekonflikter, nepotism och arbetsplatsrelationer
som en del av att göra ditt företag till ett som människor vill vara en del av, Vill du överväga etikpolicyer för att förhindra arbetsplatstoxicitet. Hur kommer intressekonflikter och potentiellt skadliga medarbetarinteraktioner att identifieras och hanteras?
gäster och arbetsplatsens säkerhetsråd
när besökare kommer till kontoret, hur tas de emot och hur upprätthålls hälsa och säkerhet? Hur kommer dina anställda, kunder, och kunder skyddas från saker som COVID när de interagerar med ditt företag?
ersättning och professionella utvecklingsmöjligheter
löne-och övertidsinformation
hur kommer anställda att betalas, och vart kan de gå med sina lönefrågor? Vem kvalificerar sig för övertidslön och hur beräknas det?
prestations-och kompensationsrecensioner
när ska anställda förvänta sig recensioner och hur hanteras de? Hur ofta granskas ersättning, och hur länge ska anställda förvänta sig att vara i sina roller innan deras första kompensationsgranskningar?
yrkesutbildning och utvecklingsmöjligheter
anställda stannar där de växer och värderas. Hur ger du anställda fortlöpande utbildningsmöjligheter? På Guru tillhandahåller vi en budget för professionell utveckling för varje anställd efter tre månader, och den växer kraftigt efter anställdas första år. Din medarbetarhandbok kan beskriva hur dessa fungerar, vilken utbildningsnivå eller ersättning som finns och hur anställdas tjänstgöring påverkar denna förmån.
anställdas hälsa och välbefinnande
du kommer att vilja dela en översikt över alternativ, information om öppen registrering och eventuella speciella hälsoprogram, som receptrabatter eller gratis wellnessrådgivning, kan du ha. När anställda behöver ta ledighet kommer de starkt att förlita sig på den här dokumentationen för att hjälpa dem att navigera, så du måste inkludera detaljer om din FMLA (Family and Medical Leave Act) och COBRA-policyer.
livförsäkring
om du kommer att ge livförsäkring, hur fungerar det? Du kommer att vilja inkludera en översikt över täckning och information om registrering och kontakt(er).
fjärrarbete
har ditt team en fjärrarbetspolicy som behåller din bästa talang? Om inte, hjälper vår guide till fjärrarbete dig att komma igång.
kostnader och ersättning
Vad är din policy och procedur för dem som har ett företagskort? Och de som inte gör det? Vilka utgifter är tillåtna, och finns det en tidsfrist för att skicka in dem tillsammans med kvitton?
resor, fordon och parkering
ger du en maximal ersättning per dag (dagligen) för anställdas utgifter under resan? Du kan förklara förväntningarna för anställda som använder ett företagsfordon, vilka utgifter organisationen betalar, hur man hanterar service och olyckor och hur organisationen ska betala eller ersätta tillåtna kostnader.
företagsutrustning
din policy för hantering av företagsutrustning och vad du ska göra när något går förlorat, trasigt eller stulet hjälper anställda att ta hand om din hårdvara i linje med dina förväntningar.
andra förmåner och förmåner
glöm inte att inkludera de coola extrafunktioner som gratis juridisk vägledning, djurförsäkring, gym och resor rabatter och e-bok abonnemang här så att folk dra nytta av dem.
anställnings-och remisspolicy
ger du incitament för anställda att dela dina jobbannonser? Hur går du utöver den oavsiktliga Anti-olika inverkan som dessa policyer av misstag kan skapa genom att utforska sätt att hålla ditt remissprogram inkluderande?
arbetstagarnas ersättning och lagligt nödvändiga förmåner
se till att du tydligt delar vad som händer när arbetstagare skadas på jobbet. Du kommer också att vilja överväga lokala, statliga och federala regler för att säkerställa att du täcker alla lagliga krav på förmåner.
semester, sjuktid och PTO
personliga, fjärr-och hybridkontorsscheman
har ditt team uppdaterat din schemaläggningspolicy för den senaste nya normalen? Du kanske gillar vår guide för att skapa ett hybridarbetsschema för att skapa nya procedurer som fungerar för ditt team.
PTO och semesterpolicy
erbjuder ditt företag obegränsad betald ledighet och sjukdagar? Forskning från MammothHR tyder på att anställda med obegränsad PTO i genomsnitt tar lite eller inte mer ledig tid än de med ett begränsat antal dagar. Måste anställda meddela semester av en viss längd? Var kan de lämna in dessa förfrågningar, och vem godkänner dem?
sjukdagar
i dagens värld behöver vi alla Stanna hemma när vi inte mår bra. Här delar du din inställning till att täcka anställdas Skift, förväntningar på kommunikation av sjukdom, och ditt företags COVID-policyer och rutiner. Du kommer att vilja se till att du håller dem anpassade till lokal vägledning och lagkrav. Dina anställda behöver också veta hur många betalda sjukdagar de kan ta. Hur hanterar du situationer där det finns en långvarig sjukdom?
om dina policyer behöver en uppdatering för 2021 och därefter kan du utforska vår Return to Office Roadmap.
Sorgledighet
om en anställd förlorar en älskad, kommer de att behöva en tydlig hänvisning till hur man tar ledighet för att sörja. Överväga juridiska krav och hur du kan bidra till att främja en positiv, omtänksam chefsrelation under denna utmanande tid.
Jury service och val
se till att du uppfyller lagkrav genom att granska din politik och förklara hur din jury plikt och valdagar ledigt arbete.
helgdagar
vilka helgdagar täcker ditt företag? Är denna ledighet betald eller obetald?
föräldraledighet och betald familjeledighet
med FMLA (Family and Medical Leave Act) och andra federala, statliga och lokala lagkrav vill du tydligt beskriva hur din föräldra-och familjeledighet fungerar.
avsluta anställning
disciplinära åtgärder och prestationsförbättringsplaner (PIPs)
dina chefer och anställda behöver tydliga förväntningar som beskrivs här för hantering av dokumentation, prestationsförbättringsplaner och konsekvenser av misslyckande med att förbättra prestanda.
avgångar
när det är dags för en lagkamrat att gå vidare, Hur låter de dig veta? Du kanske vill upprepa begränsningarna för eventuella tidsbegränsade förmåner här, som aktier som Västs efter en anställds första år.
uppsägning av anställning
federala, statliga och lokala lagar har viktiga krav för chefer, HR och handledare att överväga. Du vill se till att alla lagkamrater som hjälper till att hantera offboarding är bekanta med dessa och har en steg-för-steg-policy att referera till. Under tiden, i din medarbetarhandbok, överväga hur man bäst kan dela vad som händer när anställningen slutar. Får vissa eller alla anställda avgångsvederlag, utbetalning av PTO och/eller sjuktid, och kan de fortfarande använda sina HSA-och FSA-saldon efter uppsägning?
avslutande avsnitt
lämna ett varaktigt, positivt intryck
tillsammans med ditt erbjudandebrev och checklista för onboarding lämnar din medarbetarhandbok ett varaktigt intryck på dina nyanställda. Om deras behov tillgodoses väl av dessa tidiga ombordstigningsupplevelser följer retention, engagemang och tillfredsställelse.
gratis anställd handbok Mall
snarare än återskapa hjulet, bör du stjäla vår anpassningsbara Mall. Guru säkerställer din förblir sömlöst up-to-date och lätt att hitta.
hur man använder vår gratis employee handbook Mall
hur denna employee handbook mall kan hjälpa ditt team med:
- Onboarding: dela den här medarbetarhandboken med nyanställda när de först anländer och se till att de har den information de behöver om att arbeta på ditt företag. Läs mer om hur du skapar en effektiv onboardingprocess för anställda.
- HR och People Ops: Push-uppdateringar och skicka varningar till teamet om nya policyer eller procedurer som du lägger till i medarbetarhandboken.
- Hybrid-och fjärrarbete: vår vägledning och mall hjälper dig att skapa en medarbetarhandbok som fungerar för ditt team i den här nyaste nya normalen.
exempel på Medarbetarhandbok
en medarbetarhandbok beskriver policyer och rutiner, introducerar ditt team till vem du är och hur du fungerar som företag. Det är en viktig del av varje medarbetares onboardingprocess.
på Guru använder vi vår medarbetarhandbok för att kodifiera de principer som vi står för som ett team och ge lite vägledning om policyer, riktlinjer för arbetsplatsen och kontaktinformation för People-teamet om någon behöver mer information. Eftersom våra företagsvärden inkluderar att inte ta oss själva för allvarligt, vi håller saker jordade och roliga.
Pro tips för att hantera din anställd handbok stressfri
denna anställd handbok Mall fungerar bäst i Guru, som:
- gör det enkelt att hitta och komma åt
- ger dig allt du behöver för hela onboarding checklista som en effektiv anställd onboarding lösning
- säkerställer din handbok förblir expert verifieras och uppdateras ofta så att hela organisationen får den senaste informationen utan att du behöver hand hålla lagkamrater att göra uppdateringar
- kan du skicka kunskap varningar till nyanställda så att de är säker på att läsa handboken
- spår som har läst din anställd handbok och eventuella uppdateringar