4 sätt att etablera roller och ansvar för teamframgång

4 sätt att etablera roller och ansvar för teamframgång

du vet den kaotiska känslan av att hantera ett projekt där roller och ansvar är oklara? När en teammedlem går framåt med designen går en annan framåt med innehåll. Båda teammedlemmarna skriver kopian som ingår i bilderna, förutsatt att detta är en del av deras roll. På grund av felkommunikation och duplicerat arbete tar kopian längre tid att leverera och du måste fördröja projektet.

det är utmanande att hålla sig till en projektplan utan tydliga roller och ansvar. När du definierar lagroller kan du hjälpa lagkamrater att samarbeta och arbeta genom projekt mer effektivt. Som chef är det viktigt att klargöra specifika uppgifter för varje teammedlem tidigt i ett projekt om du hoppas kunna förbättra teamproduktiviteten.

i den här guiden förklarar vi hur du skapar roller och ansvar och varför det kommer att gynna ditt team.

Bestäm vad som behöver göras

du kan använda följande steg när du identifierar roller och ansvar på både organisations-och projektnivå. Det första steget när du definierar lagroller är att bestämma de olika uppgifterna som behöver göras. Några frågor du kan ställa för att identifiera dessa uppgifter inkluderar:

• har tidigare projekt genomförts framgångsrikt?

• om inte, vad kunde ha gjorts bättre?

• vilka uppgifter finns fortfarande på ditt lags att göra-lista?

• vilka uppgifter utför varje teammedlem dagligen?

• är dessa uppgifter en del av varje teammedlems arbetsbeskrivning?

när du vet hur mycket arbete som behöver göras kan du delegera uppgifter i enlighet därmed.

läs: hur man delegerar effektivt: 10 tips för chefer

identifiera luckor i ansvar

även om detta steg är mest relevant när du definierar roller på organisationsnivå kan du också ha luckor i ansvar när du arbetar med projekt.

när du har skapat din att göra-lista, jämför och kontrastera dessa uppgifter med vad teammedlemmarna gör. Denna jämförelse hjälper dig att identifiera eventuella luckor i ansvaret. Dessa luckor kan uppstå oavsiktligt om teammedlemmarnas ursprungliga arbetsbeskrivning är oklar eller om de dras in i andra uppgifter av andra.

när du identifierar luckor i ansvarsområden blir dessa luckor din utgångspunkt för lagjustering. Du kan sedan flytta teammedlemmarna tillbaka till sina avsedda roller och ta reda på vem som ska ta över ytterligare uppgifter de hanterade.

förtydliga roller med hjälp av en RACI-matris

en RACI-matris är ett utmärkt verktyg för att klargöra teammedlemsroller. RACI står för ansvarig, ansvarig, konsulterad och informerad. Du kan ställa in en RACI—matris—eller ett bord-med dina uppgifter på Y-axeln och dina teammedlemmar på X-axeln.

tilldela ett av de fyra RACI-bokstäverna till varje uppgift och teammedlem. Detta gör det enkelt för teammedlemmar att veta vad deras specifika roll är för varje uppgift.

legenden nedan förklarar mer detaljerat vilka lagroller som fungerar bäst med varje bokstav i RACI-diagrammet.

• R = Ansvarig. Den här personen utför arbetet. Det borde bara finnas en ansvarig per uppgift, så alla i teamet vet vem de ska gå med för frågor och uppdateringar.

• A = Ansvarig. Den här personen är ansvarig för att godkänna arbetet och kommer sannolikt att vara chef.

• C = Konsulterad. Den här personen bör ge input på arbetet. Detta kan vara en teammedlem eller någon i ett annat lag.

• I = Informerad. Den här personen bör informeras om framstegen och resultatet av arbetet, men de ger inte input på arbetet när det utförs.

ytterligare tips för RACI-matrisen:

• det bör bara finnas en ansvarig per uppgift (R) så att teammedlemmarna vet vem som ansvarar för arbetet. Om en uppgift har mer än en ansvarig kan teammedlemmar lätt bli förvirrade.

• medan endast en person ska vara ansvarig för varje uppgift (A), kan samma person också vara ansvarig för uppgiften (AR).

• det är också viktigt att begränsa antalet personer du informerar, eftersom det kan göra ditt projekt onödigt komplicerat (Håll mig låg).

du kan använda en RACI-matris för att ställa tydliga förväntningar på dina teammedlemmar och som referens när du utför projekt.

få feedback från teammedlemmar

att be teammedlemmar om uppriktig feedback efter att du har slutfört din RACI-matris kan uppmuntra teamsamarbete och ge inblick i om de roller du har tilldelat verkar funktionella.

när dina teammedlemmar kan uttrycka sina åsikter skapar du en sund lagdynamik på arbetsplatsen genom att underlätta kommunikationen.

du kan be om feedback på flera sätt, till exempel:

• håll ett lagmöte och fråga, ”har någon en åsikt om de lagroller jag har tilldelat?”

• schema 1: 1 möten, så gruppmedlemmar har en säker plats att uttrycka oro.

• lägg ut en anonym undersökning så att teammedlemmarna kan dela sina ärliga svar.

när ska man klargöra roller och ansvar

det finns roller och ansvar på organisations-och projektnivå. Som projektledare är ditt jobb att definiera både för ditt team vid olika tidpunkter. Att skapa en solid lagstruktur på organisationsnivå är avgörande och bör behandlas först om du märker luckor i detta område.

till exempel, om en författare i ditt team hanterar mycket av projektplaneringen kan det vara dags att fokusera om sina prioriteringar och uppgifter. Om en designer svarar på e-post hela dagen, justera din lagstruktur så att de har mer heads-down tid att skapa.

när ditt team känner till sina roller och ansvarsområden på organisationsnivå kan du närma dig varje projekt individuellt. En designer kan ha allmänna uppgifter för sin arbetsroll, men för ett specifikt projekt kan de också vara ansvariga för att skicka mönster fram och tillbaka.

Läs: virtuellt team: 10 sätt att bygga en samarbetskultur

fördelarna med att skapa roller och ansvar

när du skapar roller och ansvar skapar du en teamstruktur som är byggd för att hålla. Lagprestanda kommer att förbättras när individer känner sig trygga i de uppgifter de tilldelas.

när teammedlemmar har individuella roller, gynnar laget också på andra sätt, inklusive:

• ökad produktivitet: Du kommer att märka en ökning av produktiviteten när du tilldelar viktiga ansvarsområden till varje teammedlem. När teammedlemmarna har tydlighet om sina roller och ansvar kan de prioritera rätt arbete och få sitt mest kraftfulla arbete gjort.

• förbättra anställningsprocessen: när du klargör arbetsansvar för olika roller gör du det lättare för anställningschefer att möta teambehov när du söker efter nyanställda. Utan en tydlig lista över ansvarsområden kan det vara svårt för rekryterare att förklara arbetsroller för kandidater.

• öka lagmoralen: När det saknas tydlighet i vad dina teammedlemmar ska göra kan de känna sig osäkra på sina färdigheter. Att definiera roller och ansvar kan öka lagmoralen eftersom alla kommer att ha en uppgift att utföra. Du kan också anpassa teammedlemmarna för att arbeta med uppgifter som kompletterar deras naturliga förmågor så att de känner sig trygga i vad de gör varje dag.

• effektivare resurser: din organisation slösar bort mindre tid och pengar när teammedlemmarna utför rätt jobbroller. Som framgår av exemplet ovan fördubblades två teammedlemmar som inte kände till sitt arbetsansvar på ett projekt. Detta dubbla arbete slösade bort värdefull projekttid, och som ett resultat slösade det också bort pengar. Ju effektivare ditt team är, desto smalare blir budgeten och tidslinjen.

med tydliga och konkreta teamroller ska dina teammedlemmar känna sig trygga och motiverade för att uppnå sitt ansvar.

exempel på roller och ansvar

varje roll har viktiga ansvarsområden som passar den positionen. När de är rätt anpassade bör teammedlemmarna känna till sin roll och bara vara ansvariga för uppgifter som passar under deras arbetsroll. Ta en titt på några vanliga roller och det ansvar dessa roller kan ha.

Roll: Projektledare

ansvar:

• planera och utveckla projektet

• skapa och leda teamet

• övervaka och dela projektets framsteg

Roll: visuell designer

ansvar:

• producera konsekvent visuellt arbete

• Håll teammedlemmarna uppdaterade med projektets milstolpar

• skapa riktning för projekt och vägleda teammedlemmar

Roll: innehållsförfattare

ansvar:

• forskning och skriva kopia

• kommunicera med designers och chefer på framsteg

• revidera kopia efter att ha fått feedback från kunder

dessa ansvarsområden kan förändras baserat på organisationskulturen, arbetsmiljön och förmågan hos varje enskild teammedlem. Du kan skapa din egen mall för jobbansvar som innehåller mer detaljer, till exempel vem teammedlemmen rapporterar till och krav på rollen.

Läs: Allt du behöver veta för att bli projektledare

Bygg ett starkt projektteam med tydlig kommunikation och struktur

som teamledare är det ditt jobb att förbereda dina teammedlemmar för varje projekt. Det bästa sättet att skapa en stark teamstruktur är genom öppen kommunikation. Med teamkommunikationsprogramvara kan du möta deadlines och nå lagmål genom att se till att alla känner till sina roller och ansvarsområden, när uppgifter är förfallna och var arbetet står.

förbättra teamkommunikation med Asana