4 způsoby, jak stanovit role a odpovědnosti za úspěch týmu

4 způsoby, jak stanovit role a odpovědnosti za úspěch týmu

víte, že chaotický pocit řízení projektu, kde role a odpovědnosti jsou nejasné? Jak se jeden člen týmu pohybuje vpřed s designem, další se pohybuje vpřed s obsahem. Oba členové týmu píší kopii obsaženou v obrázcích, za předpokladu, že je to součást jejich role. Z důvodu nesprávné komunikace a duplikované práce trvá doručení kopie déle a musíte projekt odložit.

je náročné držet se plánu projektu bez jasných rolí a odpovědností. Když definujete týmové role, můžete pomoci spoluhráčům spolupracovat a pracovat na projektech efektivněji. Jako manažer je důležité objasnit konkrétní úkoly pro každého člena týmu na začátku projektu, pokud doufáte, že zvýšíte produktivitu týmu.

v této příručce vysvětlíme, jak stanovit role a odpovědnosti a proč to bude přínosem pro váš tým.

Určete, co je třeba udělat

při identifikaci rolí a odpovědností na organizační i projektové úrovni můžete použít následující kroky. Prvním krokem při definování týmových rolí je určení různých úkolů, které je třeba splnit. Některé otázky, které můžete položit k identifikaci těchto úkolů, zahrnují:

• byly minulé projekty úspěšně dokončeny?

• pokud ne, co by se dalo udělat lépe?

• jaké úkoly jsou stále na seznamu úkolů vašeho týmu?

• jaké úkoly každý člen týmu denně plní?

• jsou tyto úkoly součástí popisu práce každého člena týmu?

když víte, kolik práce je třeba udělat, můžete podle toho delegovat úkoly.

Přečtěte si: jak efektivně delegovat: 10 tipů pro manažery

Identifikujte mezery v odpovědnostech

i když je tento krok nejdůležitější při definování rolí na organizační úrovni, můžete mít také mezery v odpovědnostech při práci na projektech.

po vytvoření seznamu úkolů porovnejte a porovnejte tyto úkoly s tím, co členové týmu dělají. Toto srovnání vám pomůže identifikovat mezery v odpovědnostech. Tyto mezery mohou nastat neúmyslně, pokud je původní popis práce členů týmu nejasný nebo pokud je Ostatní vtáhnou do jiných úkolů.

když zjistíte mezery v odpovědnostech, tyto mezery se stanou vaším výchozím bodem pro přeskupení týmu. Poté můžete přesunout členy týmu zpět do zamýšlených rolí a zjistit, kdo by měl převzít jakékoli další úkoly, se kterými se zabývali.

objasněte role pomocí RACI matice

raci matice je skvělý nástroj pro vyjasnění rolí členů týmu. RACI je zodpovědný, odpovědný, konzultován a informován. Můžete nastavit raci matici-nebo tabulku – s vašimi úkoly na ose Y a členy týmu na ose X.

přiřaďte každému úkolu a členovi týmu jedno ze čtyř písmen RACI. To usnadňuje členům týmu vědět, jaká je jejich konkrétní role pro každý úkol.

níže uvedená legenda podrobněji vysvětluje, jaké týmové role fungují nejlépe s každým písmenem raci chart.

• R = Zodpovědný. Tato osoba vykonává práci. Za úkol by měl být vždy odpovědný pouze jeden, takže každý v týmu ví, s kým jít na otázky a aktualizace.

• A = Odpovědný. Tato osoba je zodpovědná za schválení práce a bude pravděpodobně manažerem.

• C = Konzultováno. Tato osoba by měla poskytnout informace o práci. Může to být člen týmu nebo někdo z jiného týmu.

• I = Informován. Tato osoba by měla být informována o pokroku a výsledku práce, ale neposkytují informace o práci, jak se provádí.

další tipy pro raci matici:

• za úkol by měl být vždy odpovědný pouze jeden (R), aby členové týmu věděli, kdo má práci na starosti. Pokud má úkol více než jednoho odpovědného, mohou se členové týmu snadno zmást.

• zatímco za každý úkol (a) by měla být odpovědná pouze jedna osoba, stejná osoba může být také odpovědná za úkol (AR).

• je také důležité omezit počet lidí, které informujete, protože to může způsobit, že váš projekt bude zbytečně složitý (keep i ‚ s low).

pomocí matice RACI můžete nastavit jasná očekávání pro členy týmu a jako referenci při provádění projektů.

získejte zpětnou vazbu od členů týmu

požádat členy týmu o upřímnou zpětnou vazbu po dokončení matice RACI může povzbudit spolupráci týmu a poskytnout přehled o tom, zda se role, které jste přidělili, zdají funkční.

když členové vašeho týmu mohou vyjádřit své názory, vytvoříte zdravou dynamiku týmu na pracovišti usnadněním komunikace.

můžete požádat o zpětnou vazbu několika způsoby, například:

• Uspořádejte týmovou schůzku a zeptejte se: „má někdo názor na týmové role, které jsem přidělil?“

• naplánujte schůzky 1: 1, takže členové týmu mají bezpečný prostor pro vyjádření obav.

• vyhoďte anonymní průzkum, aby členové týmu mohli sdílet své upřímné odpovědi.

kdy vyjasnit role a odpovědnosti

existují role a odpovědnosti na organizační a projektové úrovni. Jako projektový manažer, vaším úkolem je definovat oba pro váš tým v různých časech. Vytvoření pevné struktury týmu na organizační úrovni je zásadní a mělo by být řešeno jako první, pokud si všimnete mezer v této oblasti.

pokud například spisovatel ve vašem týmu řeší hodně plánování projektu, může být čas přeorientovat své priority a úkoly. Pokud návrhář reaguje na e-maily celý den, upravte strukturu týmu tak, aby měli více času na vytvoření.

jakmile váš tým zná své role a odpovědnosti na organizační úrovni, můžete ke každému projektu přistupovat individuálně. Návrhář může mít obecné povinnosti pro svou pracovní roli, ale pro konkrétní projekt, mohou být také zodpovědní za odesílání návrhů tam a zpět.

číst: virtuální tým: 10 způsobů, jak vybudovat kulturu spolupráce

výhody stanovení rolí a odpovědností

když stanovíte role a odpovědnosti, vytvoříte týmovou strukturu, která je postavena tak, aby vydržela. Výkon týmu se zlepší, když se jednotlivci budou cítit sebejistě v povinnostech, které jim byly přiděleny.

pokud mají členové týmu individuální role, tým má také prospěch jinými způsoby, včetně:

• Zvýšená produktivita: Zvýšení produktivity si všimnete, když každému členovi týmu přidělíte klíčové povinnosti. Když mají členové týmu jasno o svých rolích a odpovědnostech, mohou upřednostnit správnou práci a dokončit svou práci s největším dopadem.

• zlepšit proces náboru: když vyjasníte pracovní povinnosti pro různé role, usnadníte manažerům náboru uspokojení potřeb týmu při hledání nových nájemců. Bez jasného seznamu povinností může být pro náboráře obtížné vysvětlit uchazečům pracovní role.

• posílit týmovou morálku: Pokud není jasné, co by členové vašeho týmu měli dělat, mohou si být jisti svými dovednostmi. Definování rolí a odpovědností může zvýšit morálku týmu, protože každý bude mít úkol splnit. Můžete také sladit členy týmu, aby pracovali na úkolech, které doplňují jejich přirozené schopnosti, aby se cítili sebejistě v tom, co dělají každý den.

• efektivnější zdroje: vaše organizace bude ztrácet méně času a peněz, když členové týmu vykonávají správné pracovní role. Jak je vidět ve výše uvedeném příkladu, dva členové týmu, kteří neznali své pracovní povinnosti v projektu, se v práci zdvojnásobili. Tato duplicitní práce plýtvala cenným časem projektu a v důsledku toho také plýtvala penězi. Čím efektivnější je váš tým, tím štíhlejší bude rozpočet a časová osa.

s jasnými a konkrétními týmovými rolemi by se členové vašeho týmu měli cítit sebejistě a motivováni k dosažení svých povinností.

příklady rolí a odpovědností

každá role má klíčové povinnosti, které odpovídají této pozici. Při správném zarovnání by členové týmu měli znát svou roli a odpovídat pouze za úkoly, které odpovídají jejich pracovní roli. Podívejte se na některé společné role a odpovědnosti, které tyto role mohou mít.

Role: projektový manažer

odpovědnost:

• plánovat a rozvíjet projekt

• vytvořit a vést tým

• sledovat a sdílet průběh projektu

Role: vizuální návrhář

:

• vytvářejte konzistentní vizuální práci

• Udržujte členy týmu aktuální s milníky projektu

• vytvořit směr pro projekty a vedení členů týmu

Role: Content writer

odpovědnosti:

• výzkum a zápis kopie

• komunikujte s designéry a manažery o pokroku

• revidovat kopii po obdržení zpětné vazby od klientů

tyto povinnosti se mohou měnit na základě organizační kultury, pracovního prostředí a schopností každého jednotlivého člena týmu. Můžete si vytvořit vlastní šablonu pracovních povinností, která obsahuje podrobnější informace, například o tom, komu se člen týmu hlásí, a požadavky na roli.

číst: Vše, co potřebujete vědět, abyste se stali projektovým manažerem

vybudujte silný projektový tým s jasnou komunikací a strukturou

jako vedoucí týmu je vaším úkolem připravit členy týmu na každý projekt. Nejlepší způsob, jak vytvořit silnou týmovou strukturu, je otevřená komunikace. Se softwarem pro týmovou komunikaci, můžete dodržet termíny a dosáhnout cílů týmu tím, že se ujistíte, že každý zná své role a povinnosti, kdy jsou úkoly splatné, a kde stojí práce.

zlepšit týmovou komunikaci s asanou