a csapat sikeréhez szükséges szerepek és felelősségek megállapításának 4 módja

a csapat sikeréhez szükséges szerepek és felelősségek megállapításának 4 módja

ismered azt a kaotikus érzést egy olyan projekt irányításában, ahol a szerepek és a felelősségek nem egyértelműek? Ahogy az egyik csapattag halad előre a tervezéssel, egy másik a tartalommal halad előre. Mindkét csapattag megírja a képeken szereplő példányt, feltételezve, hogy ez a szerepük része. A hibás kommunikáció és a duplikált munka miatt a másolat tovább tart, és késleltetnie kell a projektet.

kihívást jelent a projekttervhez való ragaszkodás egyértelmű szerepek és felelősségek nélkül. Amikor meghatározza a csapat szerepköreit, segítheti a csapattársakat az együttműködésben és a projektek hatékonyabb végrehajtásában. Menedzserként fontos, hogy a projekt elején tisztázza az egyes csapattagok konkrét feladatait, ha reméli, hogy javítja a csapat termelékenységét.

ebben az útmutatóban elmagyarázzuk, hogyan lehet meghatározni a szerepeket és a felelősségeket, és miért előnyös ez a csapat számára.

határozza meg, hogy mit kell elvégezni

a következő lépéseket használhatja a szerepek és felelősségek azonosítására mind szervezeti, mind projekt szinten. A csapat szerepkörének meghatározásakor az első lépés az elvégzendő különféle feladatok meghatározása. Néhány kérdés, amelyet e feladatok azonosításához feltehet, a következők:

• a korábbi projektek sikeresen befejeződtek?

• ha nem, mit lehetett volna jobban csinálni?

• milyen feladatok vannak még a csapat teendők listáján?

• milyen feladatokat végez minden csapattag naponta?

• ezek a feladatok az egyes csapattagok munkaköri leírásának részét képezik?

ha tudja, hogy mennyi munkát kell elvégezni, akkor ennek megfelelően átruházhatja a feladatokat.

olvassa el: hogyan lehet hatékonyan delegálni: 10 tipp a vezetők számára

azonosítsa a felelősségi réseket

bár ez a lépés a legfontosabb a szerepek szervezeti szintű meghatározásakor, előfordulhat, hogy a projekteken végzett munka során is hiányosságok vannak a felelősségekben.

a teendők listájának létrehozása után hasonlítsa össze és hasonlítsa össze ezeket a feladatokat a csapattagok tevékenységével. Ez az összehasonlítás segít azonosítani a felelősség esetleges hiányosságait. Ezek a hiányosságok akaratlanul is előfordulhatnak, ha a csapattagok eredeti munkaköri leírása nem egyértelmű, vagy ha mások más feladatokba vonják őket.

amikor azonosítja a felelősségi hiányosságokat, ezek a hiányosságok válnak a csapat átrendezésének kiindulópontjává. Ezután áthelyezheti a csapattagokat a tervezett szerepkörükbe, és kitalálhatja, hogy ki vegye át az általuk kezelt további feladatokat.

a szerepek tisztázása RACI mátrix segítségével

a RACI mátrix nagyszerű eszköz a csapattagok szerepeinek tisztázására. A RACI a felelős, elszámoltatható, konzultált és informált. Beállíthat egy RACI mátrixot—vagy egy táblázatot-a feladatokkal az Y tengelyen, a csapattagokkal pedig az X tengelyen.

rendelje hozzá a négy RACI betű egyikét minden feladathoz és csapattaghoz. Ez megkönnyíti a csapattagok számára, hogy tudják, mi a konkrét szerepük az egyes feladatokhoz.

az alábbi jelmagyarázat részletesebben elmagyarázza, hogy mely csapatszerepek működnek a legjobban a RACI diagram minden betűjével.

• R = Felelős. Ez a személy végzi a munkát. Feladatonként csak egy felelősnek kell lennie, így a csapatban mindenki tudja, kihez kell fordulnia a kérdésekért és a frissítésekért.

• A = Elszámoltatható. Ez a személy felelős a munka jóváhagyásáért, és valószínűleg menedzser lesz.

• C = Konzultáció. Ennek a személynek be kell adnia a munkát. Ez lehet egy csapattag vagy valaki egy másik csapatban.

• I = Informált. Ezt a személyt tájékoztatni kell a munka előrehaladásáról és eredményéről, de nem adnak hozzájárulást a munka elvégzéséhez.

További tippek a RACI mátrixhoz:

• feladatonként csak egy felelősnek kell lennie (R), hogy a csapat tagjai tudják, ki felel a munkáért. Ha egy feladatnak egynél több felelőse van, a csapattagok könnyen összezavarodhatnak.

• míg minden feladatért csak egy személynek kell elszámolnia (A), ugyanaz a személy is felelős lehet a feladatért (AR).

• fontos az is, hogy korlátozza az Ön által tájékoztatott emberek számát, mivel ez szükségtelenül bonyolulttá teheti a projektet (tartsa alacsonyan az I-t).

használhatja a RACI mátrixot, hogy egyértelmű elvárásokat állítson be a csapattagokkal szemben, és referenciaként szolgáljon a projektek végrehajtásakor.

Visszajelzés kérése a csapattagoktól

ha őszinte visszajelzést kér a csapattagoktól, miután befejezte a RACI mátrixot, ösztönözheti a csapat együttműködését, és betekintést nyújthat abba, hogy a hozzárendelt szerepek működőképesnek tűnnek-e.

amikor a csapattagok hangot adhatnak véleményüknek, a kommunikáció megkönnyítésével egészséges csapatdinamikát hozhat létre a munkahelyen.

számos módon kérhet visszajelzést, például:

• tarts egy csapatgyűlést, és kérdezd meg: “van valakinek véleménye az általam kijelölt csapat szerepekről?”

• ütemezés 1: 1 találkozók, így a csapat tagjainak biztonságos helyük van az aggodalmak hangoztatására.

• tegyen ki egy névtelen felmérést, hogy a csapat tagjai megoszthassák őszinte válaszaikat.

mikor kell tisztázni a szerepeket és felelősségeket

szervezeti és projekt szinten vannak szerepek és felelősségek. Projektmenedzserként az a feladata, hogy mindkettőt meghatározza csapata számára különböző időpontokban. A szilárd csapatstruktúra létrehozása szervezeti szinten döntő fontosságú, és először foglalkozni kell, ha hiányosságokat észlel ezen a területen.

ha például a csapat egy írója a projekttervezés nagy részét kezeli, akkor ideje lehet újra összpontosítani prioritásaikat és feladataikat. Ha egy tervező egész nap válaszol az e-mailekre, igazítsa át a csapat felépítését, hogy több ideje legyen a létrehozásra.

miután a csapat ismeri a szervezeti szintű szerepeket és felelősségeket, minden projektet külön-külön megközelíthet. A tervezőnek általános feladatai lehetnek a munkakörükért, de egy adott projektért felelősek lehetnek a tervek oda-vissza küldéséért is.

olvassa el: virtuális csapat: 10 az együttműködési kultúra kiépítésének módjai

a szerepek és felelősségek létrehozásának előnyei

amikor szerepeket és felelősségeket hoz létre, olyan csapatstruktúrát hoz létre, amely tartós. A csapat teljesítménye javulni fog, ha az egyének magabiztosnak érzik magukat a kijelölt feladatokban.

ha a csapattagoknak egyéni szerepük van, a csapat más módon is előnyös, beleértve:

• megnövekedett termelékenység: A termelékenység növekedését észleli, amikor kulcsfontosságú feladatokat rendel a csapat minden tagjához. Amikor a csapattagok tisztában vannak szerepükkel és felelősségükkel, prioritásként kezelhetik a megfelelő munkát, és elvégezhetik a legnagyobb hatású munkát.

• javítsa a felvételi folyamatot: amikor tisztázza a különböző szerepek munkaköri felelősségét, megkönnyíti a vezetők felvételét a csapat igényeinek kielégítésére, amikor új alkalmazottakat keres. A felelősségek egyértelmű felsorolása nélkül a toborzók számára nehéz lehet megmagyarázni a munkaköröket a jelölteknek.

• növelje a csapat morálját: Ha nincs egyértelműség abban, hogy mit kell tennie a csapattagoknak, akkor bizonytalannak érezhetik képességeiket. A szerepek és felelősségek meghatározása növelheti a csapat morálját, mert mindenkinek lesz egy feladata. A csapattagokat hozzáigazíthatja olyan feladatokhoz is, amelyek kiegészítik természetes képességeiket, hogy magabiztosak legyenek abban, amit minden nap csinálnak.

• hatékonyabb erőforrások: a szervezet kevesebb időt és pénzt fog pazarolni, amikor a csapattagok a megfelelő munkaköröket végzik. Amint az a fenti példában látható, két csapattag, akik nem tudták a projekt munkaköri felelősségét, megduplázták a munkát. Ez a duplikált munka értékes projektidőt pazarolt el, ennek eredményeként pénzt is elpazarolt. Minél hatékonyabb a csapata, annál karcsúbb lesz a költségvetés és az idővonal.

világos és konkrét csapatszerepekkel a csapattagoknak magabiztosnak és motiváltnak kell lenniük a felelősségük teljesítéséhez.

példák szerepekre és felelősségi körökre

minden szerepkörnek kulcsfontosságú feladatai vannak, amelyek illeszkednek az adott pozícióhoz. Helyes igazítás esetén a csapattagoknak ismerniük kell a szerepüket, és csak olyan feladatokért felelősek, amelyek megfelelnek a munkakörüknek. Vessen egy pillantást néhány közös szerepre és ezekre a szerepekre.

szerep: projektmenedzser

felelősségek:

• a projekt tervezése és fejlesztése

• hozza létre és vezesse a csapatot

• a projekt előrehaladásának nyomon követése és megosztása

szerep: vizuális tervező

felelősségek:

• következetes vizuális munka

• Tartsa naprakészen a csapattagokat a projekt mérföldköveivel kapcsolatban

• irány létrehozása a projektek és a vezető csapat tagjai számára

szerep: Tartalomíró

felelősségek:

• kutatás és másolás írása

• kommunikáljon a tervezőkkel és a vezetőkkel a fejlődésről

• vizsgálja felül a másolatot, miután visszajelzést kapott az ügyfelektől

ezek a felelősségek változhatnak a szervezeti kultúra, a munkakörnyezet és az egyes csapattagok képességei alapján. Készíthet saját munkaköri felelősségi sablont, amely további részleteket tartalmaz, például azt, hogy a csapattag kinek jelent, és a szerep követelményeit.

olvassa el: Minden, amit tudnod kell ahhoz, hogy projektmenedzserré válj

Építs egy erős projektcsapatot világos kommunikációval és struktúrával

csapatvezetőként az a feladatod, hogy felkészítsd a csapattagjaidat minden projektre. Az erős csapatstruktúra létrehozásának legjobb módja a nyílt kommunikáció. A csapatkommunikációs szoftverrel betarthatja a határidőket és elérheti a csapat céljait, ügyelve arra, hogy mindenki tudja a szerepét és felelősségét, amikor a feladatok esedékesek, és hol áll a munka.

javítsa a csapat kommunikációját az Ászanával