4 måter å etablere roller og ansvar for team suksess

4 måter å etablere roller og ansvar for team suksess

du vet den kaotiske følelsen av å styre et prosjekt der roller og ansvar er uklare? Når et lagmedlem beveger seg fremover med designet, beveger en annen seg fremover med innhold. Begge gruppemedlemmene skriver kopien som er inkludert i bildene, forutsatt at dette er en del av deres rolle. På grunn av feilkommunikasjon og duplisert arbeid tar kopien lengre tid å levere, og du må forsinke prosjektet.

det er utfordrende å holde seg til en prosjektplan uten klare roller og ansvar. Når du definerer teamroller, kan du hjelpe teammedlemmer med å samarbeide og arbeide gjennom prosjekter mer effektivt. Som leder er det viktig å avklare spesifikke oppgaver for hvert teammedlem tidlig i et prosjekt hvis du håper å forbedre teamproduktiviteten.

i denne veiledningen forklarer vi hvordan du etablerer roller og ansvar, og hvorfor det vil være til nytte for teamet ditt.

Bestem hva som må gjøres

du kan bruke følgende trinn når du identifiserer roller og ansvar på både organisasjons-og prosjektnivå. Det første trinnet når du definerer teamroller er å bestemme de ulike oppgavene som må gjøres. Noen spørsmål du kan stille for å identifisere disse oppgavene inkluderer:

• har tidligere prosjekter lykkes?

• Hvis ikke, hva kunne vært gjort bedre?

• Hvilke oppgaver er fortsatt på lagets gjøremålsliste?

• Hvilke oppgaver fullfører hvert teammedlem daglig?

• Er disse oppgavene en del av hvert teammedlems stillingsbeskrivelse?

når du vet hvor mye arbeid som må gjøres, kan du delegere oppgaver tilsvarende.

Les: hvordan delegere effektivt: 10 tips for ledere

Identifiser hull i ansvar

selv om dette trinnet er mest relevant når du definerer roller på organisasjonsnivå, kan du også ha hull i ansvar når du arbeider med prosjekter.

når du har opprettet gjøremålslisten, kan du sammenligne og kontrastere disse oppgavene med det gruppemedlemmene gjør. Denne sammenligningen vil hjelpe deg med å identifisere eventuelle hull i ansvar. Disse hullene kan oppstå utilsiktet hvis gruppemedlemmenes opprinnelige stillingsbeskrivelse er uklart, eller hvis de blir trukket inn i andre oppgaver av andre.

når du identifiserer hull i ansvar, blir disse hullene utgangspunktet for teamjustering. Du kan deretter flytte gruppemedlemmer tilbake til sine tiltenkte roller og finne ut hvem som skal overta eventuelle tilleggsoppgaver de håndterte.

Klargjøre roller ved hjelp AV EN RACI-matrise

EN RACI-matrise er et flott verktøy for å klargjøre teammedlemsroller. RACI står for ansvarlig, ansvarlig, konsultert og informert. Du kan sette OPP EN RACI-matrise—eller et bord-med oppgavene Dine På Y-aksen og gruppemedlemmene dine På X-aksen.

Tilordne en AV DE fire RACI-bokstavene til hver oppgave og teammedlem. Dette gjør det enkelt for teammedlemmer å vite hva deres spesifikke rolle er for hver oppgave.

legenden nedenfor forklarer i større detalj hvilke teamroller som fungerer best med hver bokstav I RACI-diagrammet.

• R = Ansvarlig. Denne personen utfører arbeidet. Det bør bare være En Ansvarlig per oppgave, så alle på teamet vet hvem de skal gå med for spørsmål og oppdateringer.

• A = Ansvarlig. Denne personen er ansvarlig for å godkjenne arbeidet og vil trolig være en leder.

• C = Konsultert. Denne personen skal gi innspill på arbeidet. Dette kan være et lagmedlem eller noen på et annet lag.

• I = Informert. Denne personen bør informeres om fremdriften og utfallet av arbeidet, men de gir ikke innspill på arbeidet som det blir utført.

Flere tips for RACI-matrisen:

• Det bør bare være En Ansvarlig Per oppgave (R), slik at lagmedlemmer vet hvem som har ansvaret for arbeidet. Hvis en oppgave har mer Enn En Ansvarlig, kan gruppemedlemmer lett bli forvirret.

• mens bare en person skal være ansvarlig for hver oppgave (A), kan den samme personen Også Være Ansvarlig for oppgaven (AR).

• Det er også viktig å begrense antall personer du informerer, da dette kan gjøre prosjektet unødvendig komplisert(hold jeg lav).

DU kan bruke EN RACI-matrise til å angi klare forventninger til gruppemedlemmene dine og som referanse når du utfører prosjekter.

Få tilbakemelding fra teammedlemmer

Be teammedlemmer om ærlig tilbakemelding etter at DU har fullført RACI-matrisen, kan oppmuntre til teamsamarbeid og gi innsikt i om rollene du har tildelt, virker funksjonelle.

når teammedlemmene dine kan si sin mening, skaper du sunn teamdynamikk på arbeidsplassen ved å legge til rette for kommunikasjon.

du kan be om tilbakemelding på flere måter, for eksempel:

• Hold et lagmøte og spør, » Har noen en mening om teamrollene jeg har tildelt?»

• Planlegg 1: 1 møter, slik at teammedlemmer har en trygg plass til å stemme bekymringer.

• Legg ut en anonym undersøkelse slik at teammedlemmer kan dele sine ærlige svar.

når det skal avklares roller og ansvar

det er roller og ansvar på organisasjons-og prosjektnivå. Som prosjektleder er jobben din å definere både for teamet ditt på forskjellige tidspunkter. Å skape en solid teamstruktur på organisasjonsnivå er avgjørende og bør tas opp først hvis du merker hull i dette området.

for eksempel, hvis en forfatter på teamet ditt håndterer mye av prosjektplanleggingen, kan det være på tide å fokusere på sine prioriteringer og oppgaver. Hvis en designer er å svare på e-post hele dagen, justere gruppestrukturen slik at de har mer heads-down tid til å opprette.

når teamet kjenner sine roller og ansvar på organisasjonsnivå, kan du nærme hvert prosjekt individuelt. En designer kan ha generelle oppgaver for jobben sin rolle, men for et bestemt prosjekt, kan de også være ansvarlig for å sende design frem og tilbake.

Les: Virtuelt team: 10 måter å bygge en samarbeidskultur

fordelene ved å etablere roller og ansvar

når du etablerer roller og ansvar, oppretter du en teamstruktur som er bygget for å vare. Teamytelsen vil bli bedre når enkeltpersoner føler seg trygge på oppgavene de er tildelt.

når teammedlemmer har individuelle roller, har teamet også fordeler på andre måter, inkludert:

• Økt produktivitet: Du vil merke en økning i produktiviteten når du tilordner nøkkelansvar til hvert teammedlem. Når teammedlemmer har klarhet om sine roller og ansvar, kan de prioritere riktig arbeid og få sitt mest effektive arbeid gjort.

• Forbedre ansettelsesprosessen: når du klargjør jobbansvar for ulike roller, gjør du det lettere for ansettelsesledere å møte teamets behov når du søker etter nye ansettelser. Uten en klar liste over ansvar, kan det være vanskelig for rekrutterere å forklare jobbroller til kandidater.

• Boost lagets moral: Når det er mangel på klarhet i hva gruppemedlemmene skal gjøre, kan de føle seg usikre på sine ferdigheter. Definere roller og ansvar kan øke lagmoralen fordi alle vil ha en oppgave å utføre. Du kan også justere teammedlemmer til å jobbe med oppgaver som utfyller deres naturlige evner, slik at de føler seg trygge på hva de gjør hver dag.

• mer effektive ressurser: organisasjonen din vil kaste bort mindre tid og penger når teammedlemmer utfører de riktige jobbrollene. Som det fremgår av eksemplet ovenfor, doblet to teammedlemmer som ikke kjente jobbansvaret sitt på et prosjekt på jobb. Dette dupliserte arbeidet kastet bort verdifull prosjekttid, og som et resultat kastet det også penger. Jo mer effektiv teamet ditt er, jo slankere budsjett og tidslinje vil være.

med klare og konkrete teamroller, bør gruppemedlemmene føle seg trygg og motivert til å oppnå sitt ansvar.

Eksempler på roller og ansvar

Hver rolle har nøkkelansvar som passer med den posisjonen. Når de er riktig justert, bør teammedlemmer kjenne sin rolle og bare være ansvarlige for oppgaver som passer under jobbrollen. Ta en titt på noen vanlige roller og ansvar disse rollene kan ha.

Rolle: Prosjektleder

Ansvar:

• Planlegge og utvikle prosjektet

• Skap og led teamet

• Overvåke og dele prosjektets fremgang

Rolle: Visuell designer

Ansvar:

• Produsere konsekvent visuelt arbeid

• Hold teammedlemmer oppdatert med prosjektmilepæler

• Lag retning for prosjekter og veiledende teammedlemmer

Rolle: Innholdsforfatter

Ansvar:

• Forskning og skriv kopi

• Kommunisere med designere og ledere på fremgang

• Revidere kopi etter å ha mottatt tilbakemeldinger fra kunder

dette ansvaret kan endres basert på organisasjonskulturen, arbeidsmiljøet og evnene til hvert enkelt teammedlem. Du kan lage din egen jobbansvarsmal som inneholder flere detaljer, for eksempel hvem teammedlemmet rapporterer til og kravene til rollen.

Les: Alt du trenger å vite for å bli prosjektleder

Bygg et sterkt prosjektteam med tydelig kommunikasjon og struktur

som teamleder er det din jobb å forberede teammedlemmene dine for hvert prosjekt. Den beste måten å skape en sterk teamstruktur er gjennom åpen kommunikasjon. Med team kommunikasjon programvare, kan du møte tidsfrister og nå team mål ved å sørge for at alle vet sine roller og ansvar, når oppgavene forfaller, og hvor arbeidet står.

Forbedre teamkommunikasjonen Med Asana