Ghidul extins pentru procesele de afaceri

Ghidul extins pentru procesele de afaceri

toată lumea vorbește despre procesele de afaceri, dar rămâne multă confuzie cu privire la acestea. Pentru a oferi o anumită claritate, iată toate informațiile de care aveți nevoie cu privire la ceea ce sunt și de ce afacerea dvs. trebuie să le înțeleagă.

ce este un proces de afaceri?

un proces de afaceri este o serie de pași realizați de un grup de părți interesate pentru a atinge un obiectiv concret. Fiecare pas dintr-un proces de afaceri denotă o sarcină care este atribuită unui participant. Este blocul fundamental pentru mai multe idei conexe, cum ar fi managementul proceselor de afaceri, automatizarea proceselor etc.

deși există un potop de lucruri scrise și spuse despre managementul proceselor de afaceri, este esențial să înțelegeți de ce sunt atât de importante pentru afacerea dvs.

importanța proceselor de afaceri

nevoia și avantajele unui proces de afaceri sunt destul de evidente în organizațiile mari. Un proces formează linia de salvare pentru orice afacere și o ajută să eficientizeze activitățile individuale, asigurându-se că resursele sunt utilizate în mod optim.

motive cheie pentru a avea procese de afaceri bine definite

• identificați ce sarcini sunt importante pentru obiectivele dvs. de afaceri mai mari
• îmbunătățiți eficiența
• eficientizați comunicarea între oameni/funcții/departamente
• stabiliți aprobări pentru a asigura responsabilitatea și utilizarea optimă a resurselor
• împiedicați haosul să se strecoare în operațiunile dvs. de zi cu zi
• standardizați un set de proceduri pentru a finaliza sarcini care contează cu adevărat pentru afacerea dvs.

un exemplu de afacere proces

ca exemplu, să luăm în considerare procesul de angajare al unui departament de resurse umane. Chiar de la postarea de locuri de muncă de deschidere La onboarding angajat, există mai multe etape implicate în acest proces. Deși acest lucru poate varia de la organizație la organizație, un flux de lucru simplu ar putea arăta astfel:

• executivul HR Postează actualizarea postului
• candidați multipli se aplică într-un portal
• executivul HR afișează candidații și filtrează cele mai potrivite
• candidații selectați sunt chemați pentru următoarele etape ale recrutării
• candidatul potrivit este ales în ultima etapă a recrutării
• negocierile privind salariile și politicile loc
• scrisoarea de ofertă este trimisă și candidatul acceptă

acesta este apoi urmat de un proces lung de îmbarcare a angajaților.

int. aici sunt 6 Exemple de procese de afaceri din lumea reala.

cei 7 pași ai ciclului de viață al procesului de afaceri

Pasul 1: Definiți-vă obiectivele

care este scopul procesului? De ce a fost creat? Cum vei ști dacă va avea succes?

Pasul 2: planificați și cartografiați procesul

care sunt strategiile necesare pentru atingerea obiectivelor? Aceasta este foaia de parcurs amplă a procesului.

Pasul 3: Stabiliți acțiuni și atribuiți părților interesate

identificați sarcinile individuale pe care echipele și mașinile dvs. trebuie să le facă pentru a executa planul.

Pasul 4: Testați procesul

rulați procesul la scară mică pentru a vedea cum funcționează. Observați orice lacune și efectuați ajustări.

Pasul 5: Implementați procesul

începeți să rulați procesul într-un mediu live. Comunicați și instruiți în mod corespunzător toate părțile interesate.

Pasul 6: monitorizați rezultatele

examinați procesul și analizați tiparele acestuia. Documentați Istoricul procesului.

Pasul 7: Repetați
dacă procesul este capabil să atingă obiectivele stabilite pentru acesta, replicați-l pentru procesele viitoare.

beneficiile utilizării software-ului de proces de afaceri

soluțiile BPM sunt concepute în mod unic pentru a spori eficiența proceselor în cadrul verticalelor și organizațiilor. Implementarea acestora aduce o serie de beneficii de afaceri, cum ar fi:

reducerea riscurilor

software-ul BPM ajută la prevenirea și remedierea erorilor și blocajelor, reducând astfel riscurile.

eliminarea redundanțelor

procesele de monitorizare permit identificarea și eliminarea sarcinilor duplicate. Implementarea software-ului BPM îmbunătățește, de asemenea, alocarea resurselor pentru a se asigura că efortul uman este investit doar în sarcini relevante.

Costuri minimizate

vizibilitatea îmbunătățită în procese ajută la reducerea cheltuielilor risipitoare. În acest fel costurile sunt menținute la un nivel minim și economiile sunt amplificate.

colaborare îmbunătățită

transparența promovată de software-ul BPM stimulează colaborarea între echipele interne, precum și furnizorii și cumpărătorii externi. Toată lumea este conștientă de responsabilități, precum și de termenele și blocajele.

agilitate

procesele optimizate permit o mai mare agilitate în operațiunile organizaționale. Erorile minimizate, blocajele și duplicarea facilitează timpii de răspuns mai rapizi.

productivitate îmbunătățită

când procesele sunt shipshape, aprobările sunt mai rapide și recuperarea informațiilor este mai ușoară. Sarcinile sunt dirijate secvențial fără intervenția umană. Aceste beneficii cresc semnificativ productivitatea echipelor.

eficiență mai mare

tablouri de bord cuprinzătoare în software-ul BPM oferă vedere panoramică a performanței procesului. Ajută managerii să se asigure că timpii de răspuns sunt scurți, iar nivelurile de precizie sunt ridicate.

conformitate mai mare

cu software-ul BPM, este mai ușor și mai metodic să creați trasee de audit și să respectați reglementările și standardele din industrie.

care sunt atributele esențiale ale unui proces de afaceri ideal?

există 4 atribute esențiale care constituie un proces ideal de afaceri:

1. Finit-un proces de afaceri bun are un punct de plecare și un punct final bine definit. De asemenea, are un număr finit de pași.

2. Repetabil – un proces de afaceri bun poate fi rulat de un număr nedefinit de ori.

3. Creează valoare – în cele din urmă își propune să traducă crearea de valoare în SARCINI executabile și nu are niciun pas în proces doar de dragul acesteia. Cu alte cuvinte, dacă orice pas din proces nu adaugă valoare, acesta nu ar trebui să existe.

4. Flexibilitate-are o natură încorporată pentru a fi flexibil la schimbare și nu este rigid. Atunci când există o posibilitate de îmbunătățire care este identificată, procesul permite ca această schimbare să fie absorbită în sine, fără a afecta atât de mult părțile interesate din punct de vedere operațional.

care sunt câțiva termeni legați de procesul de afaceri?

automatizarea proceselor de afaceri este o strategie bazată pe tehnologie pentru automatizarea unui proces de afaceri pentru a-l realiza cu un cost minim și într-un timp mai scurt. Este extrem de util atât pentru procesele de afaceri simple, cât și pentru cele complexe. Unele domenii în care automatizarea proceselor de afaceri este foarte utilă sunt:

• realizarea unei eficiențe mai mari
• reducerea erorilor umane
• adaptarea la nevoile în schimbare ale afacerii
• clarificarea rolurilor și responsabilităților postului

BPM este o abordare sistematică pentru a face procesele unei organizații mai eficiente și mai dinamice pentru a satisface nevoile în schimbare ale afacerii. Îmbunătățirea continuă este una dintre filosofiile fundamentale ale BPM și își propune să o pună în centrul tuturor inițiativelor BPM. BPM este o abordare continuă pentru a îmbunătăți continuu execuția proceselor de afaceri. Mai multe soluții software cloud și on-premise sunt disponibile pentru implementarea BPM.

modelarea proceselor de afaceri este o reprezentare schematică/structurală a fluxului de activități de afaceri într-o organizație sau funcție în cadrul unei organizații. Utilizarea sa principală este de a documenta și de bază fluxul actual de activități pentru a identifica îmbunătățiri și îmbunătățiri pentru îndeplinirea rapidă a sarcinilor. De obicei, ei urmează un standard, cum ar fi notația de modelare a proceselor de afaceri (BPMN), care este un standard acceptat la nivel global cu care majoritatea profesioniștilor din proces se identifică cu ușurință. Cu toate acestea, software-ul de modelare a proceselor precum Kissflow permite chiar și unui utilizator de afaceri să modeleze un proces bazat pe pași de afaceri, fără a fi nevoie să cunoască nicio notație de modelare.

îmbunătățirea proceselor de afaceri este o inițiativă de planificare strategică care vizează remodelarea proceselor de afaceri bazate pe operațiuni, niveluri de complexitate, abilități ale angajaților etc. pentru a face întregul proces mai semnificativ, mai eficient și pentru a contribui la creșterea generală a afacerii. Este o modalitate destul de drastică de a redescoperi modalități mai eficiente de a conduce un proces de afaceri, mai degrabă decât de a face pași mici incrementali. De obicei, începe cu cartografierea proceselor, iar scopul său principal este alinierea resurselor IT cu obiectivele de afaceri organizaționale. Există o mulțime de instrumente de îmbunătățire a proceselor pe piață care vă vor ajuta în acest sens.

reingineria proceselor de afaceri este o reproiectare completă a proceselor de afaceri după o analiză aprofundată pentru a aduce un impact drastic. Aceasta implică identificarea nucleului ineficienței, eliminarea sarcinilor care nu adaugă nicio valoare și chiar implementarea unei schimbări de sus în jos în modul în care un proces este conceput pentru a aduce o transformare generală.

optimizarea proceselor de afaceri necesită un proces existent și utilizează instrumente de analiză și exploatare a proceselor de afaceri pentru a elimina blocajele și alte ineficiențe semnificative într-un proces.

maparea proceselor de afaceri este o procedură pentru documentarea, clarificarea și descompunerea secvențelor de proces în pași logici. Maparea se face fie în format scris, fie vizualizată folosind diagrame de flux. Alegeți un software de mapare a proceselor care permite utilizatorilor de afaceri să mapeze toate procesele pe baza pașilor logici cu o interfață vizuală intuitivă.

Analiza Proceselor de afaceri este procesul de identificare a cerințelor de afaceri și de a decide asupra soluțiilor care rezolvă cel mai bine problemele de afaceri. Aceasta poate consta în îmbunătățirea proceselor, dezvoltarea politicilor, schimbarea organizațională sau planificarea strategică.

integrarea proceselor de afaceri este abilitatea de a defini un model de proces care definește secvența, ierarhia, evenimentele și logica de execuție și mișcarea informațiilor între sistemele care locuiesc în aceeași întreprindere.

simularea proceselor de afaceri este un instrument pentru analiza proceselor de afaceri pentru a măsura performanța, a testa proiectarea proceselor, a identifica blocajele, a testa modificările și a găsi modul în care un proces funcționează în diferite condiții de mediu cu seturi de date diferite.

transformarea procesului de afaceri este un termen care înseamnă schimbarea radicală a unei serii de acțiuni necesare pentru a îndeplini un anumit obiectiv de afaceri. Acest lucru are ca scop asigurarea faptului că angajații, obiectivele, procesele și tehnologiile unei companii sunt toate în concordanță între ele.

Business process flow este o reprezentare a procesului pe care îl creați. De obicei, arată ca o formă sau o diagramă de flux. Fiecare flux de proces de afaceri este compus din etape, iar în interiorul fiecărei etape există câmpuri (sau pași) de finalizat.

monitorizarea proceselor de afaceri este monitorizarea activă a proceselor și activității pentru a ajuta managementul să obțină o perspectivă asupra tranzacțiilor și proceselor importante din cadrul unei întreprinderi. Acest lucru ajută managementul să înțeleagă modul în care funcționează procesele lor și dacă sunt aliniate la obiectivele de afaceri ale companiei.

timp pentru a vă crea procesele de afaceri

procese de afaceri bine concepute configurați-vă echipele pe calea succesului. Toată lumea este clară cu privire la rolurile și responsabilitățile lor și lucrează cu o viziune clară spre obiectivul final.

situațiile în care companiile au angajat consultanți scumpi pentru proiectarea proceselor de afaceri dispar. Nu doriți ca o altă persoană să creeze un proces de afaceri pentru dvs. atunci când sunteți expertul care cunoaște intrarea și ieșirea din afacerea dvs.

știați că puteți crea un proces de afaceri în 15 minute cu procesul Kissflow? Platforma no-code o menține simplă, permițându-vă în același timp să proiectați procese de afaceri sofisticate. Încercați-l și a vedea cât de ușor este.