cum să planificați o seară de gală?
de ce să organizezi o seară de gală?
seara de gală se referă la un eveniment excepțional, adesea organizat pentru o ocazie excepțională. Fie pentru o seară de premiere, o strângere de fonduri, o lansare de produs sau o aniversare a companiei, organizarea unei seri de gală nu este ceva ce puteți improviza.
un program precis și detaliat vă va permite să oferiți un eveniment de neuitat oaspeților dvs., promovând în același timp o imagine pozitivă a companiei dvs.
obiectivele serii tale
de ce să organizezi o seară de gală? Există multe motive pentru care o companie ar putea dori să organizeze un astfel de eveniment: să comunice informații esențiale, să recompenseze participanții pentru realizările lor, să reunească angajații etc. În general, organizarea unui eveniment de seară oferă unei companii șansa de a răspândi un mesaj și o imagine pozitivă în rândul oaspeților într-o atmosferă relaxată.
oricare ar fi motivul pentru organizarea unei seri de gală, primul pas este identificarea obiectivelor exacte ale evenimentului.
selectarea temei evenimentului dvs.
după ce ați definit clar motivul organizării unui eveniment de seară și obiectivele acestuia, este important să alegeți tema. Acesta din urmă va deveni firul de ghidare și va fi folosit pentru a construi programul serii de gală.
acest tip de eveniment este destul de rar și exclusivist, iar oaspeții sunt atent aleși, ceea ce face ca acest eveniment să fie excepțional. Participanții sunt mândri că fac parte din ea, vor să fie surprinși și îngrijiți pentru o seară, ceea ce va ajuta să lase o amintire pozitivă în mintea lor.
nimic nu trebuie lăsat la voia întâmplării, mai ales nu alegerea temei pentru eveniment!
atmosfera serii se va baza pe această alegere, iar toate divertismentele și serviciile vor fi selectate în funcție de tema serii.
bugetul serii de gală
odată ce acești pași preliminari au fost urmați, trebuie să vă gândiți la suma de bani pe care o puteți cheltui pentru organizarea serii de gală. Acest lucru depinde de o serie de factori: locul de desfășurare, numărul de participanți și tipul de servicii furnizate.
cu toate acestea, bugetul pe care doriți să îl alocați evenimentului dvs. trebuie gândit temeinic și meticulos, deoarece va determina toate alegerile pe care va trebui să le faceți în etapele următoare. Divertismentul, sunetul, lumina, mâncarea și băutura sunt toate aspectele care vor avea impact asupra bugetului serii de gală.
alegerea locului
Numărul de invitați și bugetul sunt stabilite, tema serii dvs. este decisă, acum este timpul să alegeți locul pentru evenimentul dvs.
cum să găsiți locația potrivită pentru a se potrivi temei programului de seară de gală?
un loc potrivit pentru numărul de invitați
găsirea locului perfect pentru organizarea unei seri de gală nu este o sarcină ușoară. Înainte de a începe căutarea, trebuie să știți că există multe criterii care trebuie luate în considerare.
în primul rând, trebuie să identificați locurile care sunt relevante pentru tema serii. Arhitectura, ambianța și locația sunt factori care trebuie luați în considerare. Un castel în mediul rural nu va stabili același ton pentru seara ta ca un acoperiș în inima orașului.
indiferent de locația pe care o alegeți, acesta trebuie să fie ușor accesibil cu mașina sau cu transportul public pentru a face convenabil pentru oaspeții dvs. să sosească.
când vine vorba de rezervarea locului, planificați rezervarea cu trei până la șase luni înainte de data planificată a Galei.
spațiile noastre pentru organizarea unei seri de gală
pentru toate evenimentele dvs., vă punem la dispoziție zone de recepție de diferite capacități și stil, potrivite pentru toate tipurile de petreceri, găzduind de la câteva sute la câteva mii de invitați. La Sucri Oximtre și stilul său industrial unic, Centrul de Convenții din Lyon și acoperișul său, cu vedere la Parc de la T-uri de aur, Stadionul Matmut din Gerland, stadionul legendar din Lyon și Espace Paul Bocuse din Eurexpo Lyon, alegerea este a ta. Oricare ar fi tema atunci când organizați un eveniment de seară, vă vom ajuta să selectați locul perfect pentru a vă satisface așteptările și pentru a câștiga inimile oaspeților.
distrați-vă oaspeții!
seara dvs. de gală ar trebui să lase oaspeții cu amintiri bune și acest lucru se datorează parțial divertismentului pe care îl veți oferi la locul de desfășurare în ziua evenimentului.
alegerea divertismentului
asigurați-vă că selectați divertismentul în conformitate cu programul și tema serii de gală pentru a menține coerența pe tot parcursul evenimentului. De asemenea, asigurați-vă că țineți cont de oaspeții dvs. și de așteptările lor, deoarece este posibil să nu dorească neapărat să participe la activități fizice dacă sunt îmbrăcați în îmbrăcăminte formală, de exemplu.
în orice caz, indiferent dacă doriți să vă exprimați mulțumirile oaspeților dvs., să-i aduceți împreună sau pur și simplu să-i distrați într-un mod original, fiecare detaliu trebuie să fie îngrijit.
programul serii de gală
definirea programului serii de gală este unul dintre pașii cheie în organizarea evenimentului dumneavoastră. Astfel, veți putea controla modul în care se desfășoară seara. Ar trebui să detalieze, oră de oră, cursul evenimentului nostru. Intampinarea oaspetilor, scenografie, obtinerea de divertisment merge, catering, etc. Fiecare etapă trebuie planificată meticulos.
scopul programului serii de gală este de a vă organiza seara de gală, de a informa fiecare participant despre domeniul său de responsabilitate și de a respecta cu scrupulozitate calendarul pe care l-ați stabilit. Dacă, de exemplu, ați planificat o performanță la 9 pm sharp, fiecare participant trebuie să fie informat (sunet, lumină, catering).
Catering
înainte de a vă gândi la organizarea cinei de gală, este important să determinați stilul acesteia. Va fi un bufet de cocktailuri? Va exista serviciu de masă?
oricare ar fi cazul, mâncarea și băuturile trebuie să corespundă temei pe care ați ales-o pentru seara de gală.
vă putem ajuta să vă imaginați noaptea mai clar.
dacă decideți o cină de relaxare
dacă doriți să creați o atmosferă formală și să oferiți oaspeților dvs. mai mult confort atunci când organizați un eveniment de seară, vă recomandăm o cină așezată cu serviciu de masă. Oaspeții dvs. vor fi astfel așezați confortabil, ceea ce ar părea a fi cea mai bună soluție dacă există o scenă cu un spectacol lung sau un discurs la seara dvs. de gală.
oaspeții vor petrece un moment plăcut în jurul mesei, se vor putea bucura de orice divertisment și puteți controla cu ușurință calendarul serii.
un cocktail bufet
pentru o atmosferă relaxată și pentru a încuraja interacțiunea, o cină cocktail este soluția ideală. Astfel, oaspeții dvs. se vor putea deplasa în diferite zone, profitând de orice expoziții expuse și, mai presus de toate, pot interacționa liber între ei.
a merge la un cocktail bufet înseamnă a favoriza o atmosferă relaxată și caldă pentru oaspeții dvs. și a multiplica interacțiunea dintre ei.
invitațiile
programul serii de gală a fost stabilit, locul de desfășurare a fost ales și invitațiile trebuie trimise acum.
Salvați data
invitațiile trebuie trimise cu mult înainte de seara dvs. pentru a vă asigura că oaspeții dvs. sunt disponibili. Prin urmare, planificați să trimiteți o Salvați data cu cel puțin o lună înainte de data evenimentului, astfel încât participanții să poată creiona data în jurnalele lor și să se pună la dispoziție pentru seară. Dacă trimiteți invitația prea târziu, este posibil să nu se poată pune la dispoziție, dacă o trimiteți prea devreme, pot uita că organizați un eveniment de seară.
hârtie sau e-mail invitație
nu se poate decide între o hârtie sau e-mail invitație? Totul depinde de publicul țintă, de obiceiurile și preferințele lor. În invitația dvs., nu uitați să includeți un extras din programul de seară de gală pentru a atrage oaspeții, ținând cont de faptul că nu dezvăluiți totul pentru a nu strica elementul surpriză.
în toate cazurile, formularea și forma invitației dvs. trebuie elaborate în conformitate cu obiectivele și tema pe care ați ales-o pentru a vă organiza seara de gală.
înregistrare Online
de asemenea, aveți posibilitatea de a alege o platformă online pentru înregistrare. În acest fel, veți cunoaște numărul exact de participanți cu mult timp în avans și veți putea să le reamintiți cu ușurință.
aceste soluții permit oaspeților să vă salveze evenimentul direct în agenda lor electronică, astfel încât să nu uitați!
comunică!
pentru a ajunge la mai mulți oameni și a crea interes pentru evenimentul dvs., nu treceți cu vederea comunicarea înainte, în timpul și după seara de gală.
înainte de seara
înainte de eveniment, puteți anunța data și programul serii de gală. Dacă este un eveniment intern, acordați prioritate e-mailurilor, intranetului, afișelor din sediul companiei dvs. sau rețelelor dvs. sociale interne.
pe de altă parte, dacă este un eveniment extern, puteți alege instrumente precum site-ul dvs. web, trimiterea prin e-mail sau rețelele sociale.
organizarea unei seri de gală fără a o comunica înseamnă a te priva de un instrument esențial pentru a-ți atrage oaspeții!
în timpul serii
în timpul serii, puteți comunica în direct prin intermediul rețelelor sociale, puteți face videoclipuri cu recepția oaspeților sau puteți împărtăși divertismentul încurajând participanții să facă același lucru.
cu toate acestea, dacă organizați o seară de gală mai confidențială, asigurați-vă că oaspeții dvs. nu publică nicio informație oficială sau sensibilă.
după seara
după eveniment, oaspeților le place să-și amintească seara cu fotografii sau videoclipuri ca suveniruri. Prin urmare, puteți distribui fotografiile făcute în seara participanților, dar puteți face și un film (aftermovie) care să fie publicat pe rețelele dvs. (interne sau externe).
de asemenea, gândiți-vă să oferiți oaspeților ceva ce să ia acasă cu ei atunci când pleacă, cum ar fi bunătăți în culorile companiei dvs., astfel încât să aibă amintiri pozitive ale serii.
după ce ați văzut evenimentul de seară, nu uitați să mulțumiți tuturor vorbitorilor, interni și externi, deoarece succesul este un efort de echipă!