4 moduri de a stabili roluri și responsabilități pentru succesul echipei

4 moduri de a stabili roluri și responsabilități pentru succesul echipei

știți acel sentiment haotic de gestionare a unui proiect în care rolurile și responsabilitățile sunt neclare? Pe măsură ce un membru al echipei avansează cu designul, altul avansează cu conținutul. Ambii membri ai echipei scriu copia inclusă în imagini, presupunând că aceasta face parte din rolul lor. Din cauza comunicării greșite și a muncii duplicate, copia durează mai mult și trebuie să întârziați proiectul.

este dificil să rămânem la un plan de proiect fără roluri și responsabilități clare. Când definiți rolurile echipei, puteți ajuta colegii de echipă să colaboreze și să lucreze mai eficient prin proiecte. În calitate de manager, este important să clarificați sarcinile specifice pentru fiecare membru al echipei la începutul unui proiect, dacă sperați să îmbunătățiți productivitatea echipei.

în acest ghid, vă vom explica cum să stabiliți rolurile și responsabilitățile și de ce acest lucru va aduce beneficii echipei dvs.

determinați ce trebuie făcut

puteți utiliza următorii pași atunci când identificați rolurile și responsabilitățile atât la nivel organizațional, cât și la nivel de proiect. Primul pas în definirea rolurilor echipei este de a determina diferitele sarcini care trebuie îndeplinite. Unele întrebări pe care le puteți pune pentru a identifica aceste sarcini includ:

• proiectele anterioare au fost finalizate cu succes?

• dacă nu, ce s-ar fi putut face mai bine?

• ce sarcini sunt încă pe lista de sarcini a echipei tale?

• ce sarcini îndeplinește fiecare membru al echipei zilnic?

• aceste sarcini fac parte din descrierea postului fiecărui membru al echipei?

când știți cât de multă muncă trebuie făcută, puteți delega sarcinile în consecință.

citește: Cum să delegi eficient: 10 sfaturi pentru manageri

identificați lacunele în responsabilități

deși acest pas este cel mai relevant atunci când definiți roluri la nivel organizațional, este posibil să aveți și lacune în responsabilități atunci când lucrați la proiecte.

după crearea listei de sarcini, comparați și contrastați aceste sarcini cu ceea ce fac membrii echipei. Această comparație vă va ajuta să identificați orice lacune în responsabilități. Aceste lacune pot apărea neintenționat dacă descrierea inițială a postului membrilor echipei este neclară sau dacă sunt atrași de alte sarcini de către alții.

când identificați lacune în responsabilități, aceste lacune devin punctul dvs. de plecare pentru realinierea echipei. Puteți muta apoi membrii echipei înapoi la rolurile lor intenționate și dau seama cine ar trebui să preia orice sarcini suplimentare au fost de manipulare.

clarificați rolurile folosind o matrice RACI

o matrice RACI este un instrument excelent pentru clarificarea rolurilor membrilor echipei. RACI standuri pentru responsabil, responsabil, consultat, și informat. Puteți configura o matrice RACI—sau un tabel-cu sarcinile pe axa Y și membrii echipei pe axa X.

atribuiți una dintre cele patru litere RACI fiecărei sarcini și fiecărui membru al echipei. Acest lucru face mai ușor pentru membrii echipei să știe care este rolul lor specific pentru fiecare sarcină.

legenda de mai jos explică mai detaliat ce roluri de echipă funcționează cel mai bine cu fiecare literă a diagramei RACI.

• R = Responsabil. Această persoană efectuează lucrarea. Ar trebui să existe un singur responsabil pentru fiecare sarcină, astfel încât toată lumea din echipă să știe cu cine să meargă pentru întrebări și actualizări.

• A = Responsabil. Această persoană este responsabilă pentru aprobarea lucrării și va fi probabil manager.

• C = Consultat. Această persoană ar trebui să contribuie la lucrare. Acesta ar putea fi un membru al echipei sau cineva din altă echipă.

• I = Informat. Această persoană ar trebui să fie informată cu privire la progresul și rezultatul lucrării, dar nu oferă informații despre lucrare în timp ce este efectuată.

sfaturi suplimentare pentru matricea RACI:

• ar trebui să existe un singur responsabil pentru fiecare sarcină (R), astfel încât membrii echipei să știe cine este responsabil de muncă. Dacă o sarcină are mai mulți responsabili, membrii echipei pot deveni ușor confuzi.

• în timp ce o singură persoană ar trebui să fie responsabilă pentru fiecare sarcină (a), aceeași persoană poate fi responsabilă și pentru sarcină (AR).

• de asemenea, este important să limitați numărul de persoane pe care le informați, deoarece acest lucru vă poate face proiectul inutil de complex (păstrați-I scăzut).

puteți utiliza o matrice RACI pentru a stabili așteptări clare pentru membrii echipei dvs. și ca referință atunci când executați proiecte.

obțineți feedback de la membrii echipei

solicitarea de feedback sincer membrilor echipei după finalizarea matricei RACI poate încuraja colaborarea în echipă și poate oferi informații despre dacă rolurile pe care le-ați atribuit par funcționale.

când membrii echipei dvs. își pot exprima opiniile, creați o dinamică sănătoasă a echipei la locul de muncă, facilitând comunicarea.

puteți solicita feedback în mai multe moduri, cum ar fi:

• țineți o întâlnire de echipă și întrebați: „are cineva o opinie cu privire la rolurile de echipă pe care le-am atribuit?”

• Programați întâlniri 1: 1, astfel încât membrii echipei să aibă un spațiu sigur pentru a-și exprima preocupările.

• puneți un sondaj anonim, astfel încât membrii echipei să poată împărtăși răspunsurile lor oneste.

când se clarifică rolurile și responsabilitățile

există roluri și responsabilități la nivel organizațional și de proiect. Ca manager de proiect, treaba ta este de a defini atât pentru echipa ta la momente diferite. Crearea unei structuri solide de echipă la nivel organizațional este crucială și ar trebui abordată mai întâi dacă observați lacune în acest domeniu.

de exemplu, dacă un scriitor din echipa dvs. se ocupă de o mare parte din planificarea proiectului, poate fi timpul să-și reorienteze prioritățile și sarcinile. Dacă un designer răspunde la e-mailuri toată ziua, realiniați structura echipei, astfel încât să aibă mai mult timp pentru a crea.

odată ce echipa dvs. își cunoaște rolurile și responsabilitățile la nivel organizațional, puteți aborda fiecare proiect individual. Un proiectant poate avea atribuții generale pentru rolul său de serviciu, dar pentru un anumit proiect, acesta poate fi, de asemenea, responsabil pentru trimiterea desenelor înainte și înapoi.

Citește: echipa virtuală: 10 moduri de a construi o cultură colaborativă

beneficiile stabilirii rolurilor și responsabilităților

când stabiliți roluri și responsabilități, creați o structură de echipă care este construită să dureze. Performanța echipei se va îmbunătăți atunci când indivizii se simt încrezători în îndatoririle care le sunt atribuite.

când membrii echipei au roluri individuale, echipa beneficiază și în alte moduri, inclusiv:

• creșterea productivității: Veți observa o creștere a productivității atunci când atribuiți responsabilități cheie fiecărui membru al echipei. Atunci când membrii echipei au claritate cu privire la rolurile și responsabilitățile lor, pot prioritiza munca potrivită și își pot face munca cu cel mai mare impact.

• îmbunătățiți procesul de angajare: atunci când clarificați responsabilitățile de serviciu pentru diferite roluri, faceți mai ușor angajarea managerilor pentru a satisface nevoile echipei atunci când căutați noi angajați. Fără o listă clară de responsabilități, poate fi dificil pentru recrutori să explice candidaților rolurile de locuri de muncă.

• crește moralul echipei: Când există o lipsă de claritate în ceea ce ar trebui să facă membrii echipei dvs., s-ar putea să se simtă nesiguri de abilitățile lor. Definirea rolurilor și responsabilităților poate stimula moralul echipei, deoarece toată lumea va avea o sarcină de îndeplinit. De asemenea, puteți alinia membrii echipei pentru a lucra la sarcini care le completează abilitățile naturale, astfel încât să se simtă încrezători în ceea ce fac în fiecare zi.

• resurse mai eficiente: organizația dvs. va pierde mai puțin timp și bani atunci când membrii echipei îndeplinesc rolurile corecte. După cum se vede în exemplul de mai sus, doi membri ai echipei care nu și-au cunoscut responsabilitățile de serviciu într-un proiect s-au dublat la locul de muncă. Această lucrare duplicată a irosit timp valoros al proiectului și, ca urmare, a irosit și bani. Cu cât Echipa dvs. este mai eficientă, cu atât bugetul și cronologia vor fi mai slabe.

cu roluri clare și concrete de echipă, membrii echipei dvs. ar trebui să se simtă încrezători și motivați să își îndeplinească responsabilitățile.

Exemple de roluri și responsabilități

fiecare rol are responsabilități cheie care se potrivesc cu acea poziție. Atunci când sunt aliniați corect, membrii echipei ar trebui să-și cunoască rolul și să fie responsabili doar pentru sarcinile care se încadrează în rolul lor de serviciu. Aruncati o privire la unele roluri comune și responsabilitățile aceste roluri pot avea.

rol: Manager de proiect

Responsabilitati:

• planificați și dezvoltați proiectul

• creați și conduceți echipa

• monitorizarea și partajarea progresului proiectului

rol: designer vizual

responsabilități:

• Produce o muncă vizuală consistentă

• țineți membrii echipei la curent cu etapele proiectului

• creați direcție pentru proiecte și îndrumați membrii echipei

rol: scriitor de conținut

responsabilități:

• cercetare și scriere copie

• comunicați cu proiectanții și managerii cu privire la progres

• revizuiți copia după primirea feedback-ului de la clienți

aceste responsabilități se pot schimba în funcție de cultura organizațională, mediul de lucru și abilitățile fiecărui membru al echipei. Puteți crea propriul șablon de responsabilități de muncă care include mai multe detalii, cum ar fi cine raportează membrul echipei și cerințele rolului.

Citește: Tot ce trebuie să știți pentru a deveni manager de proiect

construiți o echipă puternică de proiect cu comunicare și structură clară

în calitate de lider de echipă, este de datoria dvs. să vă pregătiți membrii echipei pentru fiecare proiect. Cel mai bun mod de a crea o structură puternică a echipei este prin comunicare deschisă. Cu software-ul de comunicare în echipă, puteți respecta termenele limită și atinge obiectivele echipei, asigurându-vă că toată lumea își cunoaște rolurile și responsabilitățile, când sarcinile sunt datorate și unde se află munca.

îmbunătățirea comunicării echipei cu Asana