como planejar uma noite de gala?
por que organizar uma noite de gala?
a noite de gala refere-se a um evento excepcional, muitas vezes organizado para uma ocasião excepcional. Seja para uma noite de premiação, uma arrecadação de fundos, um lançamento de produto ou um aniversário da empresa, organizar uma noite de gala não é algo que você possa improvisar.
um cronograma preciso e detalhado permitirá que você forneça um evento inesquecível para seus convidados, ao mesmo tempo em que promove uma imagem positiva de sua empresa.
os objetivos da sua noite
por que organizar uma noite de gala? Há muitas razões pelas quais uma empresa pode querer organizar tal evento: comunicar informações essenciais, recompensar os participantes por suas realizações, reunir funcionários, etc. De um modo geral, organizar um evento noturno dá à empresa a chance de espalhar uma mensagem e uma imagem positiva entre os convidados em um ambiente descontraído.Seja qual for o motivo para organizar uma noite de gala, o primeiro passo é identificar os objetivos exatos do evento.
selecionando o tema do seu evento
depois de ter definido claramente o motivo da organização de um evento noturno e seus objetivos, é importante escolher o tema. Este último se tornará o fio condutor e será usado para construir a programação da noite de gala.
este tipo de evento é bastante raro e exclusivo, e os convidados cuidadosamente escolhidos, o que torna este evento excepcional. Os participantes têm orgulho de fazer parte disso, querem se surpreender e cuidar de uma noite, o que ajudará a deixar uma memória positiva em suas mentes.
nada deve ser deixado ao acaso, particularmente não a escolha do tema para o evento!
o ambiente da noite será baseado nesta escolha, e todo o entretenimento e serviços serão selecionados de acordo com o tema da noite.
seu orçamento noturno de gala
uma vez seguidas essas etapas preliminares, você precisa pensar na quantidade de dinheiro que pode gastar na organização de sua noite de gala. Isso depende de vários fatores: o local, o número de participantes e o tipo de serviços prestados.
no entanto, o orçamento que você deseja alocar para o seu evento deve ser pensado minuciosamente e meticulosamente, pois determinará todas as escolhas que você terá que fazer durante as próximas etapas. Entretenimento, som, luz, comida e Bebida são todos os aspectos que afetarão o orçamento da noite de gala.
Escolha do local
O número de convidados e o orçamento são definidos, o tema de sua noite está decidido, agora é hora de escolher o local para o seu evento.
como encontrar o local certo para se adequar ao tema da programação da noite de gala?
um local apropriado para o número de convidados
encontrar o local perfeito para organizar uma noite de gala não é tarefa fácil. Antes de iniciar sua pesquisa, você deve estar ciente de que existem muitos critérios a serem levados em consideração.
em primeiro lugar, você precisa identificar locais relevantes para o tema da sua noite. A arquitetura, o ambiente e a localização são fatores a serem levados em consideração. Um castelo no campo não dará o mesmo tom para a sua noite como um telhado no coração da cidade.Seja qual for o local que você escolher, ele deve ser facilmente acessível de carro ou transporte público para torná-lo conveniente para seus convidados chegarem.
quando se trata de reservar o local, planeje reservar três a seis meses antes da data planejada da gala.
nossos espaços para organizar uma noite de gala
para todos os seus eventos, fornecemos áreas de recepção de diferentes capacidades e estilo, adequadas para todos os tipos de festas, acomodando de algumas centenas a vários milhares de convidados. La Sucrière e seu estilo industrial único, o centro de Convenções de Lyon e seu telhado com vista para o Parc De la Tête d’or, O Estádio Matmut de Gerland, o lendário Estádio de Lyon e o Espace Paul Bocuse de Eurexpo Lyon, a escolha é sua. Seja qual for o tema ao organizar um evento noturno, ajudaremos você a selecionar o local perfeito para atender às suas expectativas e conquistar o coração de seus convidados.
entreter seus convidados!
sua noite de gala deve deixar os convidados com boas lembranças e isso se deve em parte ao entretenimento que você oferecerá no local no dia do evento.
a escolha do entretenimento
certifique-se de selecionar o entretenimento de acordo com a programação e o tema da noite de gala para manter a consistência durante todo o evento. Certifique-se também de levar em consideração seus convidados e suas expectativas, pois eles podem não querer necessariamente participar de atividades físicas se estiverem vestidos com trajes formais, por exemplo.
em qualquer caso, se você deseja expressar seus agradecimentos aos seus convidados, reuni-los ou simplesmente entretê-los de uma maneira original, todos os detalhes devem ser atendidos.
a programação da noite de gala
definir a programação da noite de gala é uma das etapas-chave na organização do seu evento. Assim, você será capaz de controlar como sua noite se desenrola. Deve especificar, hora a hora, o curso do nosso evento. Acolhendo os convidados, cenografia, obtendo o entretenimento, catering, etc. Cada etapa deve ser meticulosamente planejada.
o objetivo da programação da noite de gala é organizar sua noite de gala, informar cada participante sobre sua área de responsabilidade e respeitar escrupulosamente o tempo que você definiu. Se, por exemplo, você planejou uma apresentação às 21h, cada participante deve ser informado (som, luz, catering).
Catering
Antes de pensar na organização do seu jantar de gala, é importante determinar seu estilo. Será um buffet de coquetéis? Haverá serviço de mesa?
seja qual for o caso, a comida e as bebidas devem corresponder ao tema que você escolheu para a sua noite de gala.
podemos ajudá-lo a imaginar a noite com mais clareza.
se você decidir sobre um jantar sit-down
se você deseja criar uma atmosfera formal e oferecer aos seus convidados mais conforto ao organizar um evento noturno, recomendamos um jantar sentado com serviço de mesa. Assim, seus convidados ficarão confortavelmente sentados, o que parece ser a melhor solução se houver um palco com uma longa apresentação ou um discurso em sua noite de gala.
os hóspedes passarão um momento agradável ao redor da mesa, poderão desfrutar de qualquer entretenimento e você poderá controlar facilmente o horário da noite.
um buffet de coquetéis
para um ambiente descontraído e para incentivar a interação, um jantar de coquetel é a solução ideal. Assim, os seus convidados poderão deslocar-se pelas várias áreas, aproveitando quaisquer exposições que estejam em exposição e, acima de tudo, possam interagir livremente entre si.
ir a um buffet de coquetéis significa favorecer um ambiente descontraído e acolhedor para seus convidados e multiplicar a interação entre eles.
os convites
a programação da noite de gala foi definida, o local foi escolhido e os convites agora devem ser enviados.
Salve a data
os convites devem ser enviados com bastante antecedência da sua noite para garantir que seus convidados estejam disponíveis. Portanto, planeje enviar um Save the Date pelo menos um mês antes da data do evento para que os participantes possam lápis a data em seus diários e se disponibilizem para a noite. Se você enviar seu convite tarde demais, eles podem não ser capazes de se disponibilizar, se você enviá-lo muito cedo, eles podem esquecer que você está organizando um evento noturno.
convite em papel ou e-mail
não é possível decidir entre um convite em papel ou e-mail? Tudo depende do público-alvo, seus hábitos e suas preferências. No seu convite, lembre-se de incluir um extrato da programação da noite de gala para atrair os convidados, tendo em mente não revelar tudo para não estragar o elemento surpresa.
em todos os casos, a redação e a forma do seu convite devem ser elaboradas de acordo com seus objetivos e o tema que você escolheu para organizar sua noite de gala.
inscrição on-line
você também tem a possibilidade de escolher uma plataforma on-line para registro. Dessa forma, você saberá o número exato de participantes com bastante antecedência e poderá lembrá-los facilmente.
essas soluções permitem que os convidados salvem seu evento diretamente em sua agenda eletrônica, para que você não se esqueça!
Comunique-se!
para alcançar mais pessoas e criar interesse no seu evento, não negligencie a comunicação antes, durante e depois da sua noite de gala.
antes da noite
antes do evento, você pode anunciar a data e a programação da sua noite de gala. Se for um evento interno, dê prioridade aos e-mails, à intranet, aos cartazes nas instalações da sua empresa ou às suas redes sociais internas.
por outro lado, se for um evento externo, você pode acessar ferramentas como seu site, e-mail ou redes sociais.Organizar uma noite de gala Sem comunicar significa privar – se de uma ferramenta essencial para atrair os seus convidados!
Durante a noite
Durante a noite, você pode se comunicar ao vivo via redes sociais, fazer vídeos da recepção dos hóspedes ou compartilhar o entretenimento, incentivando os participantes a fazer o mesmo.No entanto, se você estiver organizando uma noite de gala mais confidencial, certifique-se de que nenhuma informação oficial ou sensível seja divulgada publicamente por seus convidados.
após a noite
após o evento, os convidados gostam de se lembrar da noite com fotos ou vídeos como lembranças. Portanto, você pode distribuir as fotos tiradas à noite para os participantes, mas também fazer um filme (aftermovie) para ser publicado em suas redes (interno ou externo).
pense também em dar aos convidados algo para levar para casa com eles quando saírem, como guloseimas nas cores da sua empresa, para que tenham lembranças positivas da noite.
depois de ver o seu evento noturno acontecer, não se esqueça de agradecer a todos os palestrantes, internos e externos, porque o sucesso é um esforço de equipe!