5 dicas para organizar seu Home Office imobiliário

5 dicas para organizar seu Home Office imobiliário

muitos profissionais do setor imobiliário acham conveniente manter um escritório em casa. Mas durante o COVID-19, um escritório em casa se tornou o único escritório de muitas pessoas. Com pedidos de permanência em casa ainda em vigor em muitas áreas, seu escritório em casa pode ter se transformado em seu centro de comando de negócios.

se você está trabalhando na mesa da sala de jantar ou em um espaço de escritório dedicado, organizar seu espaço de trabalho durante esse período É fundamental, tanto para sua produtividade quanto para sua sanidade.

mas manter as coisas organizadas pode ser um desafio, especialmente quando você não está acostumado a trabalhar em casa. É importante levar alguns minutos todos os dias para se organizar. Você se sentirá revigorado, reduzirá o estresse e economizará horas por semana, mantendo seu espaço limpo e organizado.

Aqui estão cinco dicas que podem ajudá-lo a permanecer no caminho certo e parecer um profissional com seu escritório imobiliário arrumado.

mantenha sua mesa clara

um dos maiores desafios de organizar um escritório em casa é que o trabalho nunca é feito. O novo trabalho se acumula em cima do antigo e, se você não tomar cuidado, pode ser enterrado.

os benefícios de uma mesa limpa são bem conhecidos, incluindo:

• Melhor foco
• Menos stress
• Aumento da eficiência
• Maior produtividade
• Melhor segurança

Tirar apenas as pastas que você precisa e refile quando terminar. Ele evita que os documentos se percam e mantém o trabalho fora do caminho durante as refeições, trabalhos de casa e brincadeiras com crianças e animais de estimação.

terminar todos os dias com uma mesa limpa de desordem é incrível e faz você parecer um profissional, mesmo em circunstâncias difíceis.

Mantenha seus arquivos físicos organizados

o negócio imobiliário gera uma montanha de documentação e todos têm seu próprio método de organizá-lo. A chave é encontrar algo que funcione para você e ficar com ele.

arquivos verticais, prateleiras e caixas de armazenamento são todas boas soluções de armazenamento, e com um escritório em casa a escolha é com você. Qualquer um deles funcionará, desde que você priorize o que é importante e recorte o que não é.

para documentos diários, faz sentido criar uma pasta de acesso pronto que esteja próxima de todos esses folhetos, formulários e documentos.

a longo prazo do depósito, manter cópias de segurança do que é mais importante em um diferente local seguro para o caso de emergências.

e saber quando cortar. Quando for a hora de descartar informações pessoais confidenciais, certifique-se de fazê-lo com segurança e use um triturador.

Mantenha seus arquivos digitais organizados

manter arquivos digitais de suas transações imobiliárias reduz muito as pilhas de papel, mas a organização ainda é crucial mesmo em casa.

certifique-se de criar e manter sistemas para nomenclatura de arquivos digitais, organização de pastas e armazenamento para não perder o acesso a arquivos importantes.

inclua informações importantes ao nomear seus arquivos digitais, como nome do cliente, endereço de propriedade, tipo de documento ou data. Isso facilita a pesquisa do que você precisa.

Gerencie seus arquivos com algumas pastas-chave, como formulários de contrato, listagens e clientes. Em seguida, organize a documentação específica em subpastas sob cada título.

Use ferramentas para facilitar o armazenamento de dados do home office. Experimente o Adobe Scan para fazer varreduras rápidas e de alta qualidade de papelada importante e, em seguida, armazene sua documentação com segurança na nuvem com o Google Drive ou DropBox.

mantenha sua equipe organizada

com todos que trabalham em casa, coordenar com sua equipe pode ser um desafio. Ainda há uma necessidade de check-in, e com todos fora de seu elemento habitual, sua equipe pode ter dúvidas sobre o compartilhamento e acesso a documentos e formulários.

Usando ferramentas como Zoom e GoToMeeting, você pode check-in e saiba quais arquivos, documentos, formulários e registros precisam ser compartilhados e acessados e, em seguida, desenvolver um plano para se manter organizado.

ferramentas de compartilhamento em nuvem como Google Drive e DropBox não só permitem que você gerencie seus próprios arquivos, mas para compartilhar documentos e pastas com segurança e segurança com sua equipe.

aproveite o Adobe Scan para digitalizar todas as cópias impressas e, em seguida, use o DocuSign (um Parceiro Folio) para obter todos os seus documentos de transação assinados de forma segura e digital.

mantenha sua caixa de entrada organizada

seja no escritório ou em casa, um dilúvio de E-mails pode ser um grande dreno em seu tempo, produtividade e sanidade. Ao arrumar seu espaço de trabalho de escritório em casa, não se esqueça da sua caixa de entrada.

com a abordagem AI-powered da Folio, você pode manter sua caixa de entrada de E-Mail limpa e organizada, economizando horas de trabalho extra a cada semana.

tanto o fólio para Gmail quanto o fólio para Outlook se integram perfeitamente à sua caixa de entrada. Nossos algoritmos entendem como identificar e classificar e-mails em fluxos de trabalho que fazem sentido para o seu negócio imobiliário.

manter seu escritório imobiliário organizado economizará muito tempo. Apenas alguns passos simples todos os dias podem ajudá-lo a manter sua mesa, arquivos, equipe e caixa de entrada organizados e sua empresa no caminho certo. É uma ótima maneira de reduzir o estresse e permanecer focado durante o COVID-19.