4 maneiras de estabelecer funções e responsabilidades para o sucesso da equipe

4 maneiras de estabelecer funções e responsabilidades para o sucesso da equipe

você sabe aquele sentimento caótico de gerenciar um projeto onde papéis e responsabilidades não são claros? À medida que um membro da equipe avança com o design, outro avança com o conteúdo. Ambos os membros da equipe escrevem a cópia incluída nas imagens, assumindo que isso faça parte de sua função. Por causa da falta de comunicação e do trabalho duplicado, a cópia leva mais tempo para ser entregue e você deve atrasar o projeto.

é um desafio manter um plano de projeto sem papéis e responsabilidades claros. Ao definir as funções da equipe, você pode ajudar os colegas de equipe a colaborar e trabalhar com projetos com mais eficiência. Como gerente, é importante esclarecer tarefas específicas para cada membro da equipe no início de um projeto, se você espera melhorar a produtividade da equipe.

neste guia, explicaremos como estabelecer funções e responsabilidades e por que fazer isso beneficiará sua equipe.

Determine o que precisa ser feito

você pode usar as seguintes etapas ao identificar funções e responsabilidades no nível organizacional e do projeto. O primeiro passo ao definir as funções da equipe é determinar as várias tarefas que precisam ser feitas. Algumas perguntas que você pode fazer para identificar essas tarefas incluem:

• os projetos anteriores foram concluídos com sucesso?

• se não, o que poderia ter sido feito melhor?

• quais tarefas ainda estão na lista de tarefas da sua equipe?

• quais tarefas cada membro da equipe realiza diariamente?

• essas tarefas fazem parte da descrição do trabalho de cada membro da equipe?

quando você sabe quanto trabalho precisa ser feito, você pode delegar tarefas de acordo.

leia: como delegar efetivamente: 10 dicas para gerentes

identifique lacunas nas responsabilidades

embora essa etapa seja mais relevante ao definir funções no nível organizacional, Você também pode ter lacunas nas responsabilidades ao trabalhar em projetos.

depois de criar sua lista de Tarefas, compare e compare essas tarefas com o que os membros da equipe estão fazendo. Essa comparação ajudará você a identificar quaisquer lacunas nas responsabilidades. Essas lacunas podem ocorrer involuntariamente se a descrição original do trabalho dos membros da equipe não for clara ou se eles forem puxados para outras tarefas por outros.

quando você identifica lacunas nas responsabilidades, essas lacunas se tornam seu ponto de partida para o realinhamento da equipe. Em seguida, você pode mover os membros da equipe de volta para as funções pretendidas e descobrir quem deve assumir as tarefas adicionais que eles estavam lidando.

esclarecer funções usando uma matriz RACI

uma matriz RACI é uma ótima ferramenta para esclarecer as funções dos membros da equipe. RACI é responsável, responsável, consultado e informado. Você pode configurar uma matriz RACI-ou uma tabela-com suas tarefas no eixo Y e os membros da equipe no eixo X.

atribua uma das quatro letras RACI a cada tarefa e membro da equipe. Isso torna mais fácil para os membros da equipe saberem qual é sua função específica para cada tarefa.

a legenda abaixo explica com mais detalhes quais funções da equipe funcionam melhor com cada letra do gráfico RACI.

• R = Responsável. Essa pessoa realiza o trabalho. Só deve haver um responsável por tarefa, para que todos na equipe saibam com quem ir para perguntas e atualizações.

• A = Responsável. Essa pessoa é responsável por aprovar o trabalho e provavelmente será um gerente.

• C = Consultado. Essa pessoa deve dar informações sobre o trabalho. Pode ser um membro da equipe ou alguém de outra equipe.

• I = Informado. Essa pessoa deve ser informada do progresso e do resultado do trabalho, mas não dá informações sobre o trabalho enquanto ele está sendo executado.

dicas Adicionais para a matriz RACI:

• Não deve apenas ser Responsável por tarefa (R) para os membros da equipa sabe que é responsável pelo trabalho. Se uma tarefa tiver mais de um Responsável, os membros da equipe podem facilmente ficar confusos.

• embora apenas uma pessoa deva ser responsável por cada tarefa (a), essa mesma pessoa também pode ser responsável pela tarefa (AR).

• também é importante limitar o número de pessoas que você informa, pois isso pode tornar seu projeto desnecessariamente complexo (Mantenha-me baixo).

você pode usar uma matriz RACI para definir expectativas claras para os membros da sua equipe e como referência ao executar projetos.

obtenha feedback dos membros da equipe

pedir feedback sincero aos membros da equipe depois de concluir sua matriz RACI pode incentivar a colaboração da equipe e fornecer informações sobre se as funções que você atribuiu parecem funcionais.

quando os membros da sua equipe podem expressar suas opiniões, você cria uma dinâmica de equipe saudável no local de trabalho, facilitando a comunicação.

você pode pedir feedback de várias maneiras, como:

• Faça uma reunião de equipe e pergunte: “alguém tem uma opinião sobre as funções de equipe que eu atribuí?”

• agende reuniões 1:1, para que os membros da equipe tenham um espaço seguro para expressar preocupações.

• Faça uma pesquisa anônima para que os membros da equipe possam compartilhar suas respostas honestas.

quando esclarecer papéis e responsabilidades

existem papéis e responsabilidades no nível organizacional e do projeto. Como gerente de projeto, seu trabalho é definir ambos para sua equipe em momentos diferentes. Criar uma estrutura de equipe sólida no nível organizacional é crucial e deve ser abordada primeiro se você perceber lacunas nessa área.

por exemplo, se um escritor em sua equipe está lidando com muito do planejamento do projeto, pode ser hora de reorientar suas prioridades e tarefas. Se um designer estiver respondendo a e-mails o dia todo, realinhe a estrutura da sua equipe para que eles tenham mais tempo de espera para criar.

uma vez que sua equipe conheça seus papéis e responsabilidades no nível organizacional, você pode abordar cada projeto individualmente. Um designer pode ter Deveres Gerais para sua função de trabalho, mas para um projeto específico, eles também podem ser responsáveis por enviar projetos para frente e para trás.

leia: Equipe Virtual: 10 maneiras de construir uma cultura colaborativa

os benefícios de estabelecer funções e responsabilidades

quando você estabelece funções e responsabilidades, você cria uma estrutura de equipe construída para durar. O desempenho da equipe melhorará quando os indivíduos se sentirem confiantes nas funções que lhes são atribuídas.

Quando os membros da equipe têm papel individual de cada um, a equipe também se beneficia de outras maneiras, incluindo:

• Aumento da produtividade: Você notará um aumento na produtividade ao atribuir responsabilidades importantes a cada membro da equipe. Quando os membros da equipe têm clareza sobre suas funções e responsabilidades, eles podem priorizar o trabalho certo e realizar o trabalho de maior impacto.

• melhorar o processo de contratação: quando você esclarece as responsabilidades do trabalho para diferentes funções, torna mais fácil para os gerentes de contratação atender às necessidades da equipe ao procurar novas contratações. Sem uma lista clara de responsabilidades, pode ser difícil para os recrutadores explicar as funções de trabalho aos candidatos.

• aumente o moral da equipe: Quando há uma falta de clareza no que os membros da sua equipe devem fazer, eles podem se sentir inseguros de suas habilidades. Definir papéis e responsabilidades pode aumentar o moral da equipe porque todos terão uma tarefa a cumprir. Você também pode alinhar os membros da equipe para trabalhar em tarefas que complementam suas habilidades naturais para que eles se sintam confiantes no que estão fazendo todos os dias.

• recursos mais eficientes: sua organização perderá menos tempo e dinheiro quando os membros da equipe desempenharem as funções de trabalho corretas. Como visto no exemplo acima, dois membros da equipe que não conheciam suas responsabilidades de trabalho em um projeto dobraram no trabalho. Esse trabalho duplicado desperdiçou um valioso tempo de projeto e, como resultado, também desperdiçou dinheiro. Quanto mais eficiente For sua equipe, mais enxuto será o orçamento e o cronograma.

com funções de equipe claras e concretas, os membros da sua equipe devem se sentir confiantes e motivados para alcançar suas responsabilidades.

Exemplos de funções e responsabilidades

Cada função tem responsabilidades fundamentais que se encaixam com essa posição. Quando alinhados corretamente, os membros da equipe devem conhecer sua função e ser responsáveis apenas por tarefas que se enquadrem em sua função. Dê uma olhada em alguns papéis comuns e as responsabilidades que esses papéis podem ter.

Função: gerente de Projeto

Responsabilidades:

• Planejar e desenvolver o projeto

• Criar e liderar a equipe

• Monitorar e compartilhar o progresso do projeto

Função: designer Visual

Responsabilidades:

• Produzir visual consistente trabalho

• Manter os membros da equipe atualizado com marcos do projeto

• Criar a direção de projetos e orientação de membros da equipe

Função: escritor de Conteúdo

Responsabilidades:

• Pesquisa e gravação de cópia

• Comunicar-se com os designers e gestores sobre o andamento

• Rever a cópia depois de receber o feedback de clientes

Estas responsabilidades podem mudar de acordo com a cultura organizacional, ambiente de trabalho, e habilidades de cada membro da equipe. Você pode criar seu próprio modelo de responsabilidades de trabalho que inclua mais detalhes, como para quem o membro da equipe se reporta e os requisitos da função.

ler: Tudo o que você precisa saber para se tornar um gerente de projeto

construa uma equipe de projeto forte com comunicação e estrutura claras

como líder de equipe, é seu trabalho preparar os membros da equipe para cada projeto. A melhor maneira de criar uma estrutura de equipe forte é através da comunicação aberta. Com o software de comunicação da equipe, você pode cumprir prazos e atingir as metas da equipe, certificando-se de que todos conheçam suas funções e responsabilidades, quando as tarefas são devidas e onde o trabalho está.

melhorar a comunicação da equipe com a Asana