jak zaplanować wieczór galowy?
po co organizować wieczór galowy?
wieczór galowy odnosi się do wyjątkowego wydarzenia, często organizowanego na wyjątkową okazję. Niezależnie od tego, czy chodzi o wieczór z nagrodami, zbiórkę pieniędzy, premierę produktu czy rocznicę firmy, Organizacja wieczoru galowego nie jest czymś, co można improwizować.
precyzyjny, szczegółowy harmonogram pozwoli zapewnić niezapomniane wydarzenie swoim gościom, jednocześnie promując pozytywny wizerunek Twojej firmy.
cele Twojego wieczoru
dlaczego warto zorganizować wieczór galowy? Istnieje wiele powodów, dla których firma może chcieć zorganizować takie wydarzenie: aby przekazać istotne informacje, nagrodzić uczestników za ich osiągnięcia, zgromadzić pracowników itp. Ogólnie rzecz biorąc, organizacja wieczornego eventu daje firmie szansę na szerzenie przekazu i pozytywnego wizerunku wśród gości w miłej atmosferze.
bez względu na powód zorganizowania wieczoru galowego, pierwszym krokiem jest określenie dokładnych celów wydarzenia.
wybór tematu wydarzenia
po jasnym określeniu powodu organizacji wydarzenia wieczornego i jego celów, ważne jest, aby wybrać temat. Te ostatnie staną się wątkiem przewodnim i zostaną wykorzystane do zbudowania harmonogramu wieczoru gali.
tego typu imprezy są dość rzadkie i ekskluzywne, a goście starannie dobrani, co czyni to wydarzenie wyjątkowym. Uczestnicy są dumni z tego, że są tego częścią, chcą być zaskoczeni i zadbani o wieczór, który pomoże zostawić pozytywne wspomnienie w ich umysłach.
nic nie powinno być pozostawione przypadkowi, szczególnie Nie wybór tematu imprezy!
atmosfera wieczoru będzie oparta na tym wyborze, a wszystkie rozrywki i usługi zostaną wybrane zgodnie z tematem wieczoru.
Twój budżet na wieczór galowy
po wykonaniu tych wstępnych kroków musisz zastanowić się, ile pieniędzy możesz wydać na organizację wieczoru galowego. Zależy to od wielu czynników: miejsca, liczby uczestników i rodzaju świadczonych usług.
jednak budżet, który chcesz przeznaczyć na swoje wydarzenie, musi być przemyślany dokładnie i skrupulatnie, ponieważ zadecyduje o wszystkich wyborach, które będziesz musiał podjąć podczas kolejnych etapów. Rozrywka, dźwięk, światło, jedzenie i picie to wszystkie aspekty, które wpłyną na budżet wieczoru gali.
wybór miejsca
liczba gości i budżet są ustalone, temat wieczoru jest zdecydowany, teraz nadszedł czas, aby wybrać miejsce imprezy.
jak znaleźć odpowiednią lokalizację, aby pasowała do tematu harmonogramu wieczoru gali?
miejsce odpowiednie dla liczby gości
znalezienie idealnego miejsca na zorganizowanie wieczoru galowego nie jest łatwym zadaniem. Przed rozpoczęciem wyszukiwania należy pamiętać, że istnieje wiele kryteriów, które należy wziąć pod uwagę.
przede wszystkim musisz zidentyfikować miejsca, które są istotne dla tematu Twojego wieczoru. Architektura, atmosfera i lokalizacja to czynniki, które należy wziąć pod uwagę. Zamek na wsi nie nada takiego samego tonu na wieczór jak dach w samym sercu miasta.
niezależnie od wybranej lokalizacji, musi być łatwo dostępny samochodem lub transportem publicznym, aby był wygodny dla gości.
jeśli chodzi o rezerwację miejsca, zaplanuj rezerwację na trzy do sześciu miesięcy przed planowanym terminem gali.
nasze przestrzenie do organizacji wieczoru galowego
dla wszystkich wydarzeń zapewniamy sale weselne o różnej pojemności i stylu, odpowiednie na wszelkiego rodzaju imprezy, mogące pomieścić od kilkuset do kilku tysięcy gości. La Sucrière i jej unikalny industrialny styl, Centrum Kongresowe Lyon i jego dach z widokiem na Parc de la Tête d ’ Or, Stadion Matmut w Gerland, legendarny stadion w Lyonie i Espace Paul Bocuse w Eurexpo Lyon-wybór należy do ciebie. Niezależnie od tematu organizując wieczorne wydarzenie, pomożemy Ci wybrać idealne miejsce, które spełni Twoje oczekiwania i podbije serca Twoich gości.
zabawiaj swoich gości!
Twój uroczysty wieczór powinien pozostawić gościom dobre wspomnienia, a to częściowo ze względu na rozrywkę, którą zaoferujesz na miejscu w dniu imprezy.
wybór rozrywki
pamiętaj, aby wybrać rozrywkę zgodnie z harmonogramem wieczoru gali i tematem przewodnim, aby zachować spójność podczas całego wydarzenia. Pamiętaj również, aby wziąć pod uwagę gości i ich oczekiwania, ponieważ mogą nie koniecznie chcieć uczestniczyć w zajęciach fizycznych, jeśli na przykład są ubrani w strój formalny.
w każdym razie, niezależnie od tego, czy chcesz podziękować swoim gościom, połączyć ich ze sobą, czy po prostu zabawić w oryginalny sposób, każdy szczegół musi być zadbany.
harmonogram wieczoru galowego
określenie harmonogramu wieczoru galowego jest jednym z kluczowych kroków w organizacji wydarzenia. W ten sposób będziesz w stanie kontrolować, jak rozwija się twój wieczór. Powinien opisywać, godzina po godzinie, przebieg naszego wydarzenia. Powitanie gości, scenografia, uruchomienie rozrywki, catering itp. Każdy etap musi być starannie zaplanowany.
celem programu wieczoru galowego jest zorganizowanie wieczoru galowego, poinformowanie każdego uczestnika o jego obszarze odpowiedzialności i skrupulatne uszanowanie ustalonego przez ciebie czasu. Jeśli na przykład zaplanowałeś występ punktualnie o 21: 00, każdy uczestnik musi zostać poinformowany (dźwięk, światło, catering).
Catering
zanim pomyślisz o organizacji uroczystej kolacji, ważne jest, aby określić jej styl. Czy to będzie bufet koktajlowy? Czy będzie obsługa stolików?
niezależnie od przypadku, jedzenie i napoje muszą odpowiadać tematowi wybranemu na wieczór galowy.
możemy pomóc ci lepiej wyobrazić sobie noc.
jeśli zdecydują się Państwo na kolację przy stole
jeśli chcą Państwo stworzyć formalną atmosferę i zapewnić gościom większy komfort podczas organizowania wieczornego wydarzenia, polecamy kolację przy stole. Goście będą zatem wygodnie siedzieć, co wydaje się być najlepszym rozwiązaniem, jeśli jest scena z długim występem lub przemówienie na wieczornej gali.
Goście spędzą przyjemną chwilę przy stole, będą mogli cieszyć się każdą rozrywką i można łatwo kontrolować czas wieczoru.
bufet koktajlowy
aby zapewnić miłą atmosferę i zachęcić do interakcji, idealnym rozwiązaniem jest kolacja koktajlowa. Dzięki temu goście będą mogli poruszać się po różnych obszarach, korzystając z wszelkich wystaw, które są wyświetlane, a przede wszystkim mogą swobodnie wchodzić ze sobą w interakcje.
wybór bufetu koktajlowego oznacza sprzyjanie odprężającej, ciepłej atmosferze gościom i mnożenie interakcji między nimi.
zaproszenia
harmonogram wieczoru galowego został ustalony, wybrano miejsce i zaproszenia muszą zostać wysłane.
Zapisz datę
zaproszenia należy wysyłać z dużym wyprzedzeniem, aby zapewnić dostępność gości. Dlatego zaplanuj wysłanie zapisu daty co najmniej na miesiąc przed datą wydarzenia, aby uczestnicy mogli zapisać datę do swoich dzienników i udostępnić się na wieczór. Jeśli wyślesz zaproszenie zbyt późno, mogą nie być w stanie się udostępnić, jeśli wyślesz je zbyt wcześnie, mogą zapomnieć, że organizujesz imprezę wieczorną.
zaproszenie papierowe lub e-mailowe
nie możesz wybrać zaproszenia papierowego lub e-mailowego? Wszystko zależy od grupy docelowej, ich nawyków i preferencji. W zaproszeniu pamiętaj, aby dołączyć wyciąg z harmonogramu wieczoru gali, aby zachęcić gości, pamiętając, aby nie ujawniać wszystkiego, aby nie zepsuć elementu zaskoczenia.
we wszystkich przypadkach treść i forma zaproszenia muszą być opracowane zgodnie z celami i tematem, który wybrałeś do organizacji wieczoru galowego.
Rejestracja Online
masz również możliwość wyboru platformy online do rejestracji. W ten sposób poznasz dokładną liczbę uczestników z dużym wyprzedzeniem i będziesz mógł łatwo im przypomnieć.
te rozwiązania pozwalają gościom zapisać Twoje wydarzenie bezpośrednio w ich elektronicznej agendzie, więc nie zapominaj!
aby dotrzeć do większej liczby osób i wzbudzić zainteresowanie Twoim wydarzeniem, nie zapominaj o komunikacji przed, w trakcie i po gali.
przed wieczorem
przed wydarzeniem możesz podać datę i harmonogram swojego wieczoru galowego. Jeśli jest to wewnętrzne wydarzenie, nadaj pierwszeństwo e-mailom, intranetowi, plakatom w siedzibie firmy lub wewnętrznych sieciach społecznościowych.
z drugiej strony, jeśli jest to wydarzenie zewnętrzne, możesz skorzystać z narzędzi takich jak witryna, e-mail lub sieci społecznościowe.
zorganizowanie wieczoru galowego bez komunikacji oznacza pozbawienie się niezbędnego narzędzia do przyciągnięcia gości!
wieczorem
wieczorem możesz komunikować się na żywo za pośrednictwem sieci społecznościowych, nagrywać filmy z odbioru gości lub dzielić się rozrywką, zachęcając uczestników do tego samego.
jeśli jednak organizujesz bardziej poufny wieczór galowy, upewnij się, że goście nie ujawniają żadnych oficjalnych lub poufnych informacji.
po wieczorze
po wydarzeniu goście lubią wspominać wieczór ze zdjęciami lub filmami jako pamiątkami. Możesz więc rozpowszechniać zdjęcia zrobione podczas wieczoru wśród uczestników, ale także zrobić film (aftermovie), który zostanie opublikowany w Twoich sieciach (wewnętrznych lub zewnętrznych).
pomyśl również o tym, aby dać gościom coś do zabrania ze sobą do domu, gdy wyjeżdżają, na przykład gadżety w kolorach Twojej firmy, aby mieli pozytywne wspomnienia z wieczoru.
po obejrzeniu wieczornego wydarzenia nie zapomnij podziękować wszystkim prelegentom, wewnętrznym i zewnętrznym, ponieważ sukces to wysiłek zespołowy!