Jak zaplanować największe wydarzenie kościelne w roku ” UMC Leadership Tips / United Methodist Communications
każdy, kto kiedykolwiek był gospodarzem kolacji lub spotkania wakacyjnego, wie, ile kosztuje nawet proste spotkanie z rodziną i przyjaciółmi. Wprowadzenie udanego wydarzenia kościelnego przenosi planowanie na nowy poziom. Niezależnie od tego, czy organizujesz piknik, imprezę uwielbienia, obóz, Festiwal, serwis Bożonarodzeniowy lub inne specjalne wydarzenie, musisz przemyśleć wiele rzeczy.
cokolwiek planujesz, kluczem jest rozbicie wydarzenia na łatwe do zarządzania części, a następnie zidentyfikowanie, kto będzie nadzorował każde z nich. Ta prosta struktura jest często łatwiej powiedzieć niż zrobić.
oto kilka kroków do podjęcia podczas zarządzania planowaniem wydarzeń. Uwzględniliśmy również sprawdzone metody i sugerowane praktyki stosowane przez doświadczonych planistów na całym świecie, w tym kilka sposobów, w jakie mniejsze kościoły mogą organizować większe Wydarzenia,niż przewidywały.
TWEET to upewnij się, że duże wydarzenie pasuje do planu marketingowego kościoła
Tworzenie planu marketingowego Kościoła jest pierwszym krokiem, który zalecamy przed zrobieniem czegoś dużego. Niektórzy ludzie nie lubią marketingu (i nie bez powodu), ale marketing kościelny jest procesem identyfikacji i zaspokajania potrzeb duchowych i usługowych Twojej społeczności. Dobry plan pomoże położyć podwaliny i wyznaczyć kierunek dla każdego wydarzenia lub programu. Wiele osób pominie ten krok, ponieważ jest to zbyt wiele do zrobienia przed ich wydarzeniem, ale jest to wysoce zalecane i może być powodem do zatrzymania i zdefiniowania roli Twojego Kościoła.
po ustaleniu wyjątkowego powołania zgromadzenia i potrzeb społeczności możesz rozpocząć opracowywanie strategii i burzę mózgów największego wydarzenia roku.
Zadaj właściwe pytania
po tym, jak masz solidny plan marketingowy, Twoje główne kierownictwo musi zadać właściwe pytania przed zainwestowaniem czasu i pieniędzy! Pomoże to położyć podwaliny pod wydarzenie i ukształtować plan komunikacji. Rozważ następujące pytania:
- Jak to wydarzenie pasuje do konkretnej misji waszego kościoła?
- jak wykonalne jest dla Twojego Kościoła przeprowadzenie tego wydarzenia z powodzeniem?
- jak określiłbyś swój ogólny cel?
- jak namiętni są ludzie, którzy muszą być zaangażowani?
- co wyróżnia ten pomysł wśród społeczności?
tweetuj to jak nie planować największego wydarzenia w roku
następnie zastanów się nad konsekwencjami odpowiedzi na powyższe pytania.
- jeśli wydarzenie odbiega od wyjątkowego powołania Twojego Kościoła, wyjdź teraz i podziel się swoimi wartościami i wizją z głównym kierownictwem.
- jeśli nie masz wystarczająco dużo czasu lub pieniędzy, nadszedł czas, aby zrezygnować. Może być konieczne przycinanie kilku programów przed kontynuowaniem.
- nie masz pewności co do wszystkich oczekiwanych rezultatów? Zrezygnuj na chwilę i przekształć cele ministerstwa w jasne środki.
- jeśli nie masz pasjonatów – pewnie wyczuwasz tu jakiś temat-Zrezygnuj! Teraz skup się na rekrutacji i motywowaniu wolontariuszy.
- jeśli nic nie wyróżnia się społecznością, może to być największe zaplanowane wydarzenie, ale w którym nie uczestniczyło.
Bądź szczery ze swoimi odpowiedziami i idź naprzód-jeśli podstawowe przywództwo daje zielone światło.
otrzymuj wskazówki MyCom dla przywódców Kościoła w swojej skrzynce odbiorczej!
planuj z dużą ilością czasu realizacji
pamiętaj, aby dać sobie i swojemu zespołowi wystarczająco dużo czasu, aby wszystko zebrać razem. W ostatniej chwili planiści mogą poruszać się zbyt szybko, aby zauważyć, że wszystkie składane krzesła zostały zarezerwowane gdzie indziej lub że ślub został zaplanowany w tym samym dniu, w którym myślałeś, że możesz skorzystać z Sanktuarium.
ludzie potrzebują czasu, aby się zaangażować, zarówno jako wolontariusze, jak i zarejestrowani uczestnicy. Kto przekaże zapasy lub przygotuje jedzenie? Kto ustawi i zburzy? Ułatw rejestrację. Pozwól ludziom zarejestrować się za pośrednictwem witryny kościoła, strony na Facebooku lub aplikacji. Grupy Low-tech mogą zostawić formularze w ławach lub ustawić stolik rejestracyjny w foyer.
jeśli twoim celem jest dotarcie do lokalnych sąsiadów, unikaj planowania swojego wydarzenia w tym samym czasie, co popularne rozrywki społecznościowe lub imprezy sportowe.
ustal jasne linie komunikacji
ważne jest, aby poprosić kogoś o zidentyfikowanie pracy i przypisanie ludzi do tych zadań. Kto będzie odpowiedzialny za muzykę, prelegentów, marketing, jedzenie, dekoracje, konfigurację/zburzenie, działania i tak dalej?
jasny łańcuch dowodzenia idzie w parze z jasną komunikacją. Wiedz, kto jest odpowiedzialny za każdy obszar i zaufaj mu, aby zorganizował wolontariuszy i zasoby dla tego szczególnego zainteresowania. W łańcuchu dowodzenia chodzi mniej o to, kto jest na najwyższym szczeblu, a bardziej o to, kto może podejmować decyzje i ułatwiać płynny proces.
gdy już masz ludzi, których potrzebujesz, często komunikuj się z nimi i mów ochotnikom, czego oczekujesz. Będą potrzebować szczegółowych opisów stanowisk i szkoleń, aby dobrze odgrywać swoją rolę.
jak się komunikuje twój kościół? Naucz się komunikować z „plugged-in”, a także jak połączyć się z ” unplugged.”
Wybierz motyw
posiadanie motywu na wydarzenie daje skupienie i pomaga określić rodzaje jedzenia do podania, gry do grania i dekoracje do wyświetlenia. Poproś kreatywnych ludzi o pomysły. Wiele wakacyjnych programów biblijnych robi to dobrze.
motyw tworzy atmosferę i sprawia, że Twoje wydarzenie jest niezapomniane. Baw się dobrze tworząc ćwiczenia budowania zespołu, a goście będą się dobrze bawić. Graj w ciekawostki z pytaniami tematycznymi lub wymyślaj interaktywne sposoby angażowania uczestników.
spodziewaj się nieoczekiwanych wydatków
ile musisz wydać? Skąd będą pieniądze? Czy macie Komisję nadzorującą Finanse imprez? Skarbnik będzie tu kluczowy.
będziesz potrzebował środków na zaopatrzenie, jedzenie, reklamę i dekoracje. Rozrywka i wynajem sprzętu są również możliwe wydatki. Zbuduj bufor w swoim budżecie, ponieważ większość wydarzeń kosztuje więcej niż oczekiwano.
rozważ ubieganie się o grant
lokalne dotacje kościelne mogą pomóc w reklamie, stronie internetowej lub potrzeb badawczych. United Methodist Communications ustanowiło szereg dotacji i środków na wsparcie lokalnej komunikacji kościelnej.
rozpowszechnij wiadomość
na początek opublikuj swoje wydarzenie na stronie internetowej kościoła, kontach w mediach społecznościowych i liście e-mail. Cotygodniowe ogłoszenia i biuletyny są również dobre w użyciu. Następnie zastanów się, jakie materiały drukowane mogą działać najlepiej. Czy możliwe są reklamy w lokalnym radiu lub telewizji?
Sprawdź te świetne pomysły na planowanie i promowanie VBS, które dotyczą prawie każdego wydarzenia.
po wydarzeniu, odprawa z zespołem
zaplanuj czas z zespołem, aby ocenić planowanie i realizację wydarzenia oraz wprowadzić korekty, jeśli wydarzenie będzie miało miejsce ponownie. Co zadziałało? Jeśli to jest warte opublikowania, podziel się tym z mediami. Co poszło źle? Nie chowaj się. Krok w górę, właścicielem go i mieć trochę prawdziwej rozmowy z zespołem.
Wyślij wiadomość do osób, które uczestniczyły w Twoim wydarzeniu. Możesz wysłać im ogólne podziękowania, ankietę zwrotną lub bezpłatne zasoby. Zaproś ich na powiązane wydarzenia w przyszłości.
wyraź wdzięczność za służbę wszystkim, którzy pomogli. Im bardziej czują się doceniani, tym bardziej prawdopodobne jest, że ponownie pomogą.
udane wydarzenia nie zdarzają się po prostu
wymagają wielu przemyśleń i działań. Im więcej szczegółów przedstawisz z wyprzedzeniem, tym mniej czkawek będziesz mieć podczas wydarzenia.
— Clay Morgan jest autorem Z Dallas w Teksasie, który spędził dekadę ucząc kursów w college ’ u w naukach społecznych, zanim został konsultantem w dziedzinie komunikacji i strategii organizacyjnej. Clay lubi pisać na styku kultury i duchowości. Od lat posługuje ze studentami i uwielbia znajdować kreatywne sposoby angażowania millenialsów.