4 sposoby ustalania ról i odpowiedzialności dla sukcesu zespołu

4 sposoby ustalania ról i odpowiedzialności dla sukcesu zespołu

wiesz, że chaotyczne uczucie zarządzania projektem, gdzie role i obowiązki są niejasne? Gdy jeden z członków zespołu idzie do przodu z projektem, inny idzie do przodu z treścią. Obaj członkowie zespołu piszą kopię zawartą w obrazach, zakładając, że jest to część ich roli. Z powodu błędnej komunikacji i zduplikowanej pracy, dostarczenie kopii trwa dłużej i musisz opóźnić projekt.

trudno jest trzymać się planu projektu bez jasnych ról i obowiązków. Definiując role zespołowe, możesz pomóc członkom zespołu w bardziej efektywnej współpracy i pracy nad projektami. Jako menedżer, ważne jest, aby wyjaśnić konkretne zadania dla każdego członka zespołu na wczesnym etapie projektu, jeśli chcesz poprawić wydajność zespołu.

w tym przewodniku wyjaśnimy, jak ustalić role i obowiązki oraz dlaczego przyniesie to korzyści Twojemu zespołowi.

określ, co należy zrobić

możesz wykonać następujące kroki, identyfikując role i obowiązki zarówno na poziomie organizacyjnym, jak i projektowym. Pierwszym krokiem podczas definiowania ról zespołu jest określenie różnych zadań, które należy wykonać. Niektóre pytania, które możesz zadać, aby zidentyfikować te zadania, obejmują:

• czy poprzednie projekty zostały zakończone pomyślnie?

• jeśli nie, co można było zrobić lepiej?

• jakie zadania nadal znajdują się na liście zadań Twojego zespołu?

• jakie zadania wykonuje każdy członek zespołu codziennie?

• czy te zadania są częścią opisu pracy każdego członka zespołu?

kiedy wiesz, ile pracy trzeba wykonać, możesz odpowiednio delegować zadania.

Czytaj: jak skutecznie delegować: 10 wskazówek dla menedżerów

Zidentyfikuj luki w obowiązkach

chociaż ten krok jest najbardziej istotny przy definiowaniu ról na poziomie organizacyjnym, możesz również mieć luki w obowiązkach podczas pracy nad projektami.

po utworzeniu listy zadań porównaj i porównaj te zadania z tym, co robią członkowie zespołu. To porównanie pomoże Ci zidentyfikować wszelkie luki w obowiązkach. Luki te mogą wystąpić przypadkowo, jeśli oryginalny opis stanowiska członka zespołu jest niejasny lub jeśli zostaną wciągnięci do innych zadań przez innych.

kiedy rozpoznasz luki w obowiązkach, te luki stają się punktem wyjścia do zmiany zespołu. Następnie możesz przenieść członków zespołu z powrotem do zamierzonych ról i dowiedzieć się, kto powinien przejąć dodatkowe zadania, którymi się zajmowali.

wyjaśnij role za pomocą macierzy RACI

macierz RACI jest doskonałym narzędziem do wyjaśnienia ról członków zespołu. RACI oznacza odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i poinformowany. Możesz ustawić macierz RACI—lub tabelę-z zadaniami na osi Y, a członkami zespołu na osi X.

Przypisz jedną z czterech liter RACI do każdego zadania i członka zespołu. Ułatwia to członkom zespołu poznanie ich konkretnej roli dla każdego zadania.

poniższa legenda bardziej szczegółowo wyjaśnia, jakie role zespołu działają najlepiej z każdą literą wykresu RACI.

• R = Odpowiedzialny. Ta osoba wykonuje pracę. Na każde zadanie powinien być odpowiedzialny tylko jeden, więc każdy członek zespołu wie, z kim należy się kontaktować w przypadku pytań i aktualizacji.

• A = Odpowiedzialność. Osoba ta jest odpowiedzialna za zatwierdzanie pracy i prawdopodobnie będzie kierownikiem.

• C = Konsultowane. Ta osoba powinna dać wkład w pracę. To może być członek zespołu lub ktoś z innej drużyny.

• I = Poinformowany . Ta osoba powinna być informowana o postępie i wyniku pracy, ale nie daje wkładu w pracę, która jest wykonywana.

dodatkowe wskazówki dotyczące macierzy RACI:

• na każde zadanie (R) powinien być odpowiedzialny tylko jeden, aby członkowie zespołu wiedzieli, kto jest odpowiedzialny za pracę. Jeśli zadanie ma więcej niż jednego odpowiedzialnego, członkowie zespołu mogą łatwo się pomylić.

• podczas gdy tylko jedna osoba powinna być odpowiedzialna za każde zadanie (a), ta sama osoba może być również odpowiedzialna za zadanie (AR).

• ważne jest również, aby ograniczyć liczbę osób, które informujesz, ponieważ może to niepotrzebnie skomplikować Twój projekt (utrzymać niski poziom I).

możesz użyć macierzy RACI, aby określić jasne oczekiwania wobec członków zespołu i jako punkt odniesienia podczas realizacji projektów.

Otrzymuj opinie od członków zespołu

poproszenie członków zespołu o szczerą opinię po ukończeniu matrycy RACI może zachęcić do współpracy i zapewnić wgląd w to, czy przydzielone role wydają się funkcjonalne.

kiedy członkowie Twojego zespołu mogą wyrażać swoje opinie, tworzysz zdrową dynamikę zespołu w miejscu pracy, ułatwiając komunikację.

możesz poprosić o opinię na kilka sposobów, takich jak:

• zorganizuj spotkanie zespołu i zapytaj: „czy ktoś ma opinię na temat przydzielonych przeze mnie ról w zespole?”

• Zaplanuj spotkania 1: 1, aby członkowie zespołu mieli bezpieczną przestrzeń do zgłaszania obaw.

• Opublikuj anonimową ankietę, aby członkowie zespołu mogli podzielić się szczerymi odpowiedziami.

kiedy wyjaśnić role i obowiązki

istnieją role i obowiązki na poziomie organizacyjnym i projektowym. Jako kierownik projektu, Twoim zadaniem jest zdefiniowanie obu dla swojego zespołu w różnym czasie. Stworzenie solidnej struktury zespołu na poziomie organizacyjnym ma kluczowe znaczenie i należy się nim zająć w pierwszej kolejności, jeśli zauważysz luki w tym obszarze.

na przykład, jeśli pisarz w Twoim zespole zajmuje się wieloma planami projektu, może nadszedł czas, aby zmienić priorytety i zadania. Jeśli projektant odpowiada na e-maile przez cały dzień, dostosuj strukturę zespołu, aby miał więcej czasu na stworzenie.

gdy twój zespół zna swoje role i obowiązki na poziomie organizacyjnym, możesz podchodzić do każdego projektu indywidualnie. Projektant może mieć ogólne obowiązki w swojej roli zawodowej, ale w przypadku konkretnego projektu może być również odpowiedzialny za wysyłanie projektów tam iz powrotem.

Czytaj: Virtual team: 10 sposobów budowania kultury współpracy

korzyści płynące z ustanawiania ról i obowiązków

ustanawiając role i obowiązki, tworzysz strukturę zespołu, która ma trwać. Wydajność zespołu poprawi się, gdy osoby czują się pewnie w powierzonych im obowiązkach.

gdy członkowie zespołu pełnią Indywidualne role, zespół korzysta również na inne sposoby, w tym:

• Zwiększona produktywność: Zauważysz wzrost produktywności przy przypisywaniu kluczowych obowiązków każdemu członkowi zespołu. Gdy członkowie zespołu mają jasność co do swoich ról i obowiązków, mogą nadać priorytet właściwej pracy i wykonać najbardziej wpływową pracę.

• usprawnienie procesu zatrudniania: kiedy wyjaśniasz obowiązki związane z pracą na różnych stanowiskach, ułatwiasz zatrudnianiu menedżerów zaspokajanie potrzeb zespołu podczas poszukiwania nowych pracowników. Bez jasnej listy obowiązków rekruterom może być trudno wyjaśnić kandydatom role zawodowe.

• zwiększ morale zespołu: Kiedy nie ma jasności co do tego, co powinni zrobić członkowie Twojego zespołu, mogą czuć się niepewni swoich umiejętności. Definiowanie ról i obowiązków może zwiększyć morale zespołu, ponieważ każdy będzie miał zadanie do wykonania. Możesz także dopasować członków zespołu do zadań, które uzupełniają ich naturalne zdolności, aby czuli się pewni tego, co robią każdego dnia.

• bardziej wydajne zasoby: Twoja organizacja będzie tracić mniej czasu i pieniędzy, gdy członkowie zespołu wykonają właściwe role. Jak widać w powyższym przykładzie, dwóch członków zespołu, którzy nie znali swoich obowiązków w projekcie, podwoiło się w pracy. Ta duplikat pracy zmarnował cenny czas projektu, aw rezultacie zmarnował również pieniądze. Im wydajniejszy jest Twój zespół, tym mniejszy będzie budżet i harmonogram.

dzięki jasnym i konkretnym rolom w zespole członkowie Twojego zespołu powinni czuć się pewni siebie i zmotywowani do wypełniania swoich obowiązków.

przykłady ról i obowiązków

każda rola ma kluczowe obowiązki, które pasują do tego stanowiska. Po poprawnym dopasowaniu członkowie zespołu powinni znać swoją rolę i być odpowiedzialni tylko za zadania, które pasują do ich roli. Przyjrzyj się niektórym wspólnym rolom i obowiązkom, jakie te role mogą mieć.

rola: Kierownik Projektu

obowiązki:

• Zaplanuj i rozwiń projekt

• Stwórz i poprowadź zespół

• monitoruj i udostępniaj postęp projektu

rola: projektant wizualny

obowiązki:

• twórz spójną pracę wizualną

• Informuj członków zespołu o kamieniach milowych projektu

• Stwórz kierunek dla projektów i kieruj członkami zespołu

rola: Autor treści

:

• Szukaj i napisz kopię

• komunikuj się z projektantami i menedżerami w sprawie postępów

• zrewiduj kopię po otrzymaniu informacji zwrotnej od klientów

obowiązki te mogą się zmieniać w zależności od kultury organizacyjnej, środowiska pracy i umiejętności każdego członka zespołu. Możesz stworzyć własny szablon odpowiedzialności za pracę, który zawiera więcej szczegółów, takich jak to, komu członek zespołu zgłasza się i wymagania dotyczące roli.

Czytaj: Wszystko, co musisz wiedzieć, aby zostać kierownikiem projektu

Zbuduj silny zespół projektowy z przejrzystą komunikacją i strukturą

jako lider zespołu Twoim zadaniem jest przygotowanie członków zespołu do każdego projektu. Najlepszym sposobem na stworzenie silnej struktury zespołu jest otwarta komunikacja. Dzięki oprogramowaniu do komunikacji zespołowej możesz dotrzymywać terminów i osiągać cele zespołu, upewniając się, że każdy zna swoje role i obowiązki, kiedy zadania są należne i gdzie znajduje się praca.

popraw komunikację zespołu z asaną