Hoe plan je je grootste kerkevenement van het jaar ” UMC Leadership Tips | United Methodist Communications
iedereen die ooit een dinner party of vakantiebijeenkomst heeft georganiseerd, weet hoeveel er in een eenvoudig samenzijn met familie en vrienden zit. Het opzetten van een succesvol kerkelijk evenement brengt planning naar een nieuw niveau. Of u nu het hosten van een picknick, aanbidding evenement, Kamp, festival, Kerstservice of een andere speciale gebeurtenis, je nodig hebt om na te denken door middel van een aantal dingen.
wat u ook van plan bent, de sleutel is om uw evenement op te splitsen in beheersbare delen en dan te bepalen wie er toezicht op elk evenement zal houden. Die eenvoudige structuur is vaak makkelijker gezegd dan gedaan.
hier zijn enkele stappen die u moet nemen als u uw evenementplanning beheert. We hebben ook bewezen methoden en voorgestelde praktijken gebruikt door slimme planners overal, met inbegrip van een paar manieren waarop kleinere kerken kunnen trekken uit Grotere gebeurtenissen dan ze hadden verwacht.
TWEET dit zorg ervoor dat het grote evenement overeenkomt met uw kerkelijke marketingplan
een kerkelijke marketingplan maken is de eerste stap die we aanbevelen voordat u iets groots doet. Sommige mensen houden niet van marketing (en voor een goede reden), maar kerk marketing is het proces van het identificeren en voldoen aan de spirituele en dienstbaarheid behoeften van uw gemeenschap. Een goed plan zal helpen de basis te leggen en de richting voor elk evenement of programma. Veel mensen zullen deze stap overslaan omdat het te veel is om te doen voor hun evenement, maar het is sterk aanbevolen en kan reden zijn om te stoppen en de rol van uw kerk te definiëren.
nadat u de unieke roeping van uw gemeente en de behoeften van uw gemeenschap hebt bepaald, kunt u beginnen met het ontwikkelen van strategie en het brainstormen van het grootste evenement van het jaar.
Stel de juiste vragen
nadat u een solide marketingplan hebt, moet uw core leadership de juiste vragen stellen voordat u tijd en geld investeert! Dit zal helpen de basis te leggen voor uw evenement en vorm te geven aan uw communicatieplan. Overweeg de volgende vragen:
- hoe past deze gebeurtenis bij de specifieke missie van uw kerk?
- hoe haalbaar is het voor uw kerk om de gebeurtenis met succes uit te voeren?
- hoe zou u uw algemene doel definiëren?
- hoe gepassioneerd zijn de mensen die betrokken moeten worden?
- Wat doet dit idee in de gemeenschap opvallen?
TWEET deze hoe u uw grootste evenement van het jaar niet plant
overweeg vervolgens de implicaties van de antwoorden op bovenstaande vragen.
- als de gebeurtenis afdwaalt van de unieke roeping van uw kerk, stop dan nu en deel uw waarden en visie met het leiderschap van de kern.
- als u niet genoeg tijd of geld hebt, is het tijd om te stoppen. Het kan nodig zijn om een paar programma ‘ s te snoeien voordat u verder gaat.
- bent u niet zeker van alle verwachte resultaten? Stop voor een beetje en zet ministerie doelen in duidelijke maatregelen.
- als je geen gepassioneerde vrijwilligers hebt — je voelt waarschijnlijk een thema hier — Stop! Focus nu op het werven en motiveren van vrijwilligers.
- als er niets opvalt voor de Gemeenschap, kan dit het grootste evenement zijn dat gepland is maar niet wordt bijgewoond.
Wees eerlijk met uw antwoorden en ga verder — als de kernleiding het groene licht geeft.
krijg mijncom tips voor kerkleiders in uw inbox!
Plan met voldoende doorlooptijd
zorg ervoor dat u uzelf en uw team genoeg tijd geeft om alles bij elkaar te krijgen. Last-minute planners bewegen misschien te snel om te merken dat alle klapstoelen elders waren gereserveerd of dat een bruiloft was gepland op dezelfde dag dat je dacht dat je het heiligdom kon gebruiken.
mensen hebben tijd nodig om mee te doen, zowel als vrijwilliger als als geregistreerde deelnemer. Wie zal voorraden doneren of voedsel bereiden? Wie zal het opzetten en afbreken? Maak registratie gemakkelijk. Laat mensen zich aanmelden via uw kerk website, Facebook pagina of app. Low-tech groepen kunnen formulieren achterlaten in de kerkbanken of een registratietafel opzetten in de foyer.
als uw doel is om lokale buren te bereiken, vermijd dan het plannen van uw evenement op hetzelfde moment als populaire activiteiten of sportevenementen.
duidelijke communicatielijnen opzetten
het is belangrijk om iemand te vragen taken te identificeren en mensen aan die taken toe te wijzen. Wie zal verantwoordelijk zijn voor muziek, sprekers, marketing, eten, decoraties, opzetten/afbreken, activiteiten en ga zo maar door?
een duidelijke commandostructuur gaat hand in hand met duidelijke communicatie. Weet wie de leiding heeft over elk gebied en vertrouw hem of haar om vrijwilligers en middelen te organiseren voor die speciale focus. Chain-of-command gaat minder over wie op de bovenste sport staat en meer over wie beslissingen kan nemen en een soepel proces kan faciliteren.
als u de mensen hebt die u nodig hebt, communiceer dan vaak met hen en vertel vrijwilligers wat er verwacht wordt. Zij zullen gedetailleerde functiebeschrijvingen en opleiding nodig hebben om hun rol goed te kunnen spelen.
hoe communiceert uw kerk? Leer communiceren met de ” plugged-in “en hoe je verbinding kunt maken met de” unplugged.”
Kies een thema
het hebben van een thema voor uw evenement geeft focus en helpt bij het bepalen van de soorten voedsel te serveren, spelletjes te spelen en decoraties te tonen. Roep creatieve mensen op voor ideeën. Veel vakantie Bijbelschool programma ‘ s doen dit goed.
een thema creëert sfeer en maakt uw evenement onvergetelijk. Veel plezier met het maken van teambuilding oefeningen en gasten zullen plezier hebben, ook. Speel trivia met thema-vragen of bedenk interactieve manieren om deelnemers te betrekken.
verwacht onverwachte uitgaven
hoeveel moet u uitgeven? Waar komt het geld vandaan? Heeft u een commissie die toezicht houdt op de financiën van evenementen? De penningmeester zal hier de sleutel zijn.
u hebt geld nodig voor benodigdheden, voedsel, reclame en decoraties. Entertainment en materiaalverhuur zijn ook mogelijk kosten. Bouw een buffer in uw budget omdat de meeste evenementen meer kosten dan verwacht.
overweeg een subsidie aan te vragen
lokale kerkelijke subsidies kunnen u helpen met uw reclame -, website-of onderzoeksbehoeften. United Methodist Communications heeft een reeks subsidies en middelen ingesteld om lokale kerkcommunicatie te ondersteunen.
verspreid het woord
om te beginnen, Plaats uw evenement op de website van de kerk, sociale media-accounts en e-maillijst. Wekelijkse mededelingen en bulletins zijn ook goed te gebruiken. Van daaruit, overwegen wat gedrukte materialen het beste zou kunnen werken. Zijn advertenties op de lokale radio of televisie mogelijk?
bekijk deze geweldige ideeën voor het plannen en promoten van VBS, die van toepassing zijn op zowat elk evenement.
na het evenement, debrief met uw team
Plan de tijd met uw team om de planning en uitvoering van het evenement te evalueren en aanpassingen aan te brengen als het evenement opnieuw zal plaatsvinden. Wat werkte goed? Als het nieuwswaardig is, deel het dan met de media. Wat ging er slecht? Verstop je niet. Sta op, neem het over en praat met je team.
stuur vervolgcommunicatie naar de mensen die uw evenement hebben bijgewoond. U kunt hen een algemene Dank u, een feedback enquête of gratis middelen te sturen. Nodig ze uit voor gerelateerde evenementen in de toekomst.
Dank u voor de Dienst van iedereen die geholpen heeft. Hoe meer gewaardeerd ze zich voelen, hoe groter de kans dat ze weer een handje zullen helpen.
succesvolle gebeurtenissen gebeuren niet zomaar
ze nemen veel aandacht en actie. Hoe meer details je van tevoren invult, hoe minder hik je hebt tijdens je evenement.
— Clay Morgan is een auteur Uit Dallas, Texas, die bracht een decennium lesgeven college cursussen in de sociale wetenschappen voordat hij een consultant in communicatie en organisatorische strategie. Clay houdt van schrijven op het snijvlak van cultuur en spiritualiteit. Hij heeft gedaan ministerie met studenten voor jaren en houdt van het vinden van creatieve manieren om millennials te betrekken.