Hoe organiseer je een succesvolle Motorcycle Poker Run of evenement
door Darren Jekcharz & James Kizrazo
een Motorcycle run is een geweldige manier om het bewustzijn voor je goede doel te vergroten. Het organiseren van een motor evenement is eenvoudig. Het organiseren van een succesvolle motorfiets evenement is niet. Het vereist een grote hoeveelheid planning, toewijding, organisatie en het opbouwen van betrokkenheid van de gemeenschap & bewustzijn. Hieronder volgen waardevolle tips voor het plannen van dit soort evenementen.
de informatie hier is verzameld bij verschillende grote organisatoren van evenementen die dit al vele jaren met succes doen. Deze tips over het organiseren van een motorfiets evenement zijn gewoon dat; tips. U moet altijd overleggen met de autoriteiten en uw juridisch adviseur in uw planning inspanningen.
1. Kies een niet-conflicterende Datum:
Er bestaat geen twijfel dat moeder natuur de aanwezigheid op uw evenement kan maken of breken. Maar het kiezen van een datum die al verschillende motorfiets gebeurtenissen gaande kan ook een ramp spellen. Het is bijna onmogelijk om een dag te kiezen waar er geen evenementen gepland in uw omgeving, maar je moet kijken naar Motorfiets Evenement kalenders van de vorige jaren en te voorkomen dat alle dagen die al zijn genomen door lang gevestigde motorfiets evenementen die elk jaar plaatsvinden. U moet ook deelnemen aan uw lokale Ama (American Motorcycle Association) District Planning meeting. Dit zal u helpen om een idee te krijgen over welke grote evenementen al op de kalender van het jaar staan. Wees niet verbaasd als je niet een enorme menigte op uw eerste evenement. Veel van de grote motorfiets evenementen begonnen met slechts 10 of 20, maar groeide vervolgens uit tot honderden of duizenden na enkele jaren!
2. Organiseer een Planningscomité:
benoem mensen in verschillende functies (suggesties zijn onder meer: Directeur, Operations Chair, Sponsors Chair, prijzen/Geschenken Chair, vrijwilligers Chair, enz.). Bikers die zijn op een aantal runs zijn nuttig om te hebben op uw commissie als ze ideeën over activiteiten en leuke spelletjes kunnen delen om te spelen dat uw run vermakelijk voor de deelnemers zal maken. Iedereen kan gooien een motorfiets run, maar het kost nogal wat mensen om het evenement soepel en succesvol te laten verlopen. Wees niet bang om vrienden, familieleden en collega ‘ s te werven om u te helpen de zaak te ondersteunen! Wees voorzichtig met “te veel koks in de keuken”. Het is geweldig om veel vrijwilligers te hebben, maar je wilt eigenlijk maar één (of misschien twee) leads die de uiteindelijke beslissingen nemen en de lakens uitdelen. Maak dit van tevoren bekend, zodat er geen verrassingen of misverstanden tussen uw commissieleden zijn.
3. Kies het type Motorgebeurtenis:
er zijn veel verschillende soorten motorgebeurtenissen die u kunt hebben. In het algemeen, hoe meer variatie en hoe meer dingen die je hebt om verschillende soorten mensen bezig en gelukkig te houden, hoe succesvoller uw evenement zal zijn en hoe meer geld je zal maken voor uw goede doel. Traditionele poker runs zijn leuk, maar je zal meer mensen naar je evenement te trekken als je er ook gooien in dingen zoals live muziek, leveranciers, emcee aankondigingen, motorfiets & autoshow, stunt riders, celebrity gasten, tattoo wedstrijd, Chinese veiling, 50/50 split, motorfiets rodeo/games etc. Je kunt een Poker Run hebben met 5 stops( meer hierover hieronder), een basic run met een paar stops of een run zonder stops.
4. Stel uw Ticket/toegangsprijs of andere Fondsenwervingsopties in:
er is een dunne lijn tussen zoveel mogelijk geld verdienen voor je goede doel en ervoor zorgen dat je evenement leuk is zodat mensen jaar na jaar terugkeren. Alleen de grote gevestigde evenementen kunnen wegkomen met het opladen van een Grote up-front registratie kosten met weinig of niets inbegrepen. Je bent beter af met het in rekening brengen van een kleine en redelijke registratie donatie. De meeste mensen zullen dan het gevoel veel meer comfortabel doneren van hun zuurverdiende geld naar andere dingen op uw evenement, zoals Chinese raffles, 50/50 split etc. Het is ook een goed idee om pre-registratie tickets te verkopen in de maanden voorafgaand aan uw evenement tegen een gereduceerde prijs. Op deze manier zullen de deelnemers blij zijn dat ze wat geld besparen en bent u gegarandeerd wat ticketverkoop, ongeacht het weer op de dag van het evenement.
5. Breng uw evenement op de markt:
druk minstens zes maanden voorafgaand aan uw evenement honderden flyers af en laat vrijwilligers ze uitdelen tijdens motorevenementen voorafgaand aan uw evenement. Plaats uw evenement op de lijst met online en gedrukte (motorgerelateerde en niet -) publicaties en websites, lokaal en Nationaal. De meeste lokale kranten en TV / radiostations adverteren gratis liefdadigheidsevenementen! Media exposure voor en na uw evenement is een geweldige manier om de drukte te brengen. Neem veel foto ’s & video van het evenement en post ze op de website van uw evenement en social media pagina’ s. Het draaien van een diavoorstelling van je beste foto ‘ s op een groot scherm achter de band is ook een geweldige manier om mensen te vermaken. Iedereen houdt ervan om zichzelf op het grote scherm te zien! Sta supporters, leden van de Gemeenschap en speciale gasten ten minste een paar maanden kennisgeving van het evenement. Moedig familie, vrienden en collega ‘ s aan om aanwezig te zijn. Maak een persbericht en stuur het naar de media.
6. Neem contact op met lokale Motororganisaties:
Word lid van uw lokale ABATE (Amerikaanse Bikers gericht op onderwijs), AMA (American Motorcycle Association) en ga naar hun vergaderingen. Dit is een uitstekende manier om het woord te verspreiden over uw evenement en ook het werven van mogelijke vrijwilligers en deelnemers. Zorg ervoor dat u ook het woord uit naar alle lokale motorfiets winkels, bars, restaurants en aanverwante Paardrijden clubs zoals HOG (Harley Owners Group) etc. Krijg corporate Sponsors en leveranciers: Hoe meer geld je krijgt van sponsors, hoe meer geld je in staat om te verhogen voor uw goede doel zal zijn! Hier moet je netwerken, je vrienden en familie bellen en op deuren slaan. Stuur een brief of bezoek potentiële sponsors en leveranciers vragen om donaties van voedsel en dranken. Sommige sponsors kunnen ook bereid zijn om prijzen te doneren voor uw loterijen. U kunt adverteren voor uw sponsors door ze op uw evenement flyers, banners, programma, t-shirts etc. Je kunt ze ook bedanken tijdens aankondigingen tijdens je evenement. Zorg ervoor dat u borden bestelt om uw sponsors op het evenement te promoten.
7.Zorg voor registratie & verklaring van afstand bij het inchecken:
Definieer de vereiste bijdrage, zorg voor een armband die ze ophalen bij het evenement om te laten zien dat ze geregistreerd zijn. Je zou zelfs shirts, pins of buttons kunnen laten maken voor alle deelnemers. Dit is een geweldige manier om uw evenement in ieders gedachten te houden voor volgend jaar ook! Duidelijk maken dat ze een letsel/ongeval disclaimer/waiver moeten ondertekenen om deel te nemen. Overleg met een verzekeringsagent voor een aansprakelijkheidsbeleid en een advocaat om een event release of liability formulier op te stellen voor alle deelnemers om te ondertekenen bij de registratie. Het is belangrijk op te merken dat elke rijder aansprakelijk is als hij betrokken is bij een ongeval. U kunt ook enkele voorbeelden vinden op het Internet of werken met uw lokale ABATE en AMA voor een aantal ideeën.
8.Maak een Event programma en / of Run Route:
dit geeft de deelnemers een event schema met start-en eindpunt, vriendelijke plaatsen om te stoppen langs de weg, sponsors, kaart van de cursus, eventuele wedstrijden, enz. aan het eind. Voor een enkele dag motorfiets lopen, tussen 50 en 75 mijl is een goede lengte. Kies een schilderachtig stuk goed geasfalteerde weg met zo weinig mogelijk verkeer dat mobiele telefoon dekking, noodhulp, benzinestations en voedsel en water biedt. Nadat de route is uitgestippeld, ten minste één keer vóór de dag van de rit testen om de wegomstandigheden te controleren. Als uw run zal vertrekken in een grote groep, zorg ervoor dat u contact opnemen met alle lokale wetshandhavingsinstanties weken van tevoren om te zien of ze bereid zijn om u te voorzien van een politie-escorte en blokkers voor uw run zou zijn.
9.Stel uw Stops en eindpunt in:
dit kunnen restaurants of bars zijn of wat het beste werkt. De meeste faciliteiten zullen willen dat je ze een geschatte head-count geven, zodat ze hun personeel dienovereenkomstig kunnen plannen. Als ze ze nog niet hebben, zorg ervoor dat de end-point faciliteit van toepassing is op alle speciale vergunningen (alcohol, muziek, enz.) ten minste 60 dagen voor het evenement. Voor buitenevenementen zouden uw bezoekers vrij rond uw evenement moeten kunnen zwerven met drankjes in de hand. Dit omvat de gebieden waar u uw fiets show, leveranciers en band podium. Geloof me, je biertent scheiden van de rest van de activiteiten werkt niet. Het is bewezen. De biertent zal druk zijn, maar elders zal een spookstad zijn. U krijgt klachten van uw leveranciers, de band en deelnemers. Doe het op de juiste manier, krijg je vergunningen, en iedereen zal blij zijn. Hoewel u wilt hebben een aantal tafels en stoelen beschikbaar, proberen te voorkomen dat de gevreesde energie-zappen “bruiloft/banket” Type setup. Dit leidt meestal tot iedereen gewoon zitten rond verveeld en het kan ook maar een demper op de dansvloer activiteit.
10. Plan voor het weer:
regen of koud weer kan je aanwezigheid met meer dan de helft verminderen, maar een goede planning zal je bezoekers tevreden houden en de kans vergroten dat ze volgend jaar terugkomen en het woord verspreiden. Het weer is natuurlijk zeer onvoorspelbaar, maar je moet het nog steeds in de gaten houden tijdens de dagen voorafgaand aan je evenement om een idee te krijgen van waar je je op moet voorbereiden. Een grote feesttent houdt uw gasten droog op een regenachtige dag en kan ook zorgen voor koele schaduw op een verzengende zomerdag. Werk van tevoren samen met verhuurbedrijven van feestartikelen om te zien of ze bereid zijn om de tent(s) en tafels & stoelen te doneren of korting te geven in ruil voor een vermelding als sponsor voor uw evenement. Voor de beste resultaten, moet u last minute wijzigingen en voorbereiding op basis van het weer op de dag van het evenement. Bijvoorbeeld, laten we zeggen dat het weerbericht de avond ervoor riep om regen en je setup de band en leveranciers binnen. Dan komt de zon uit op de ochtend van de gebeurtenis en de regen is verwijderd uit de voorspelling. Als je niets doet, zal de band en je leveranciers binnen hoogstwaarschijnlijk vermakelijk zijn tumble onkruid. Bikers houden van de zon en ze vinden het ook leuk om buiten rond te lopen met een koude, de fietsen van anderen te bekijken en naar muziek te luisteren. Je moet voorbereid en goed bemand zijn met vrijwilligers om deze potentiële last-minute veranderingen soepel te laten verlopen.
11. Eten en drinken voor uw evenement:
dit kan variëren afhankelijk van het feit of het door uw eindpunt wordt verzorgd of dat u het laat verzorgen. Werk van tevoren met de faciliteit en kom tot een overeenkomst die het beste werkt voor iedereen. De meeste faciliteiten vinden het niet erg om een deel of al het eten te doneren (of te verdisconteren), zolang ze maar weten dat ze hun geld aan de bar verdienen. Als de faciliteit zal toestaan, moet u ook zien of u kunt werken met lokale restaurants, pizzeria ‘ s, Bier distributeurs om te zien of ze bereid zijn om te doneren (of kortingen) in ruil voor reclame voor hen als sponsor zou zijn. Hou het simpel. De meeste fietsers zijn heel blij met barbecue kip/ varkensvlees, hamburgers, hotdogs, side salades etc. Voor drankjes moet je water, soda/pop, bier in blik en/of tocht, en een aantal alternatieven voor de mensen die niet van bier. Een volledige bar is geen vereiste, maar als de faciliteit er een heeft, zou het een pluspunt zijn. Zorg ervoor dat u uw drankprijzen redelijk houdt! Als mensen naar uw liefdadigheidsevenement komen en het gevoel hebben dat ze overbelast raken, hoe minder kans ze zullen zijn om hun portemonnee te openen voor uw loterijen. Als u een grote turn-out verwacht, moet u ook de faciliteit setup een paar drinkstations om lange wachtrijen te voorkomen.
12. Motor / Autoshow & Wedstrijden:
een motorfiets-en / of autoshow is een geweldige manier om meer mensen naar uw evenement te trekken. Het verstrekken van trofeeën / plaques of geldprijzen voor “best of” type categorieën is een uitstekende manier om mensen enthousiast over komen naar uw evenement ook. Dit is een grote kans voor voertuigeigenaren om te pronken met hun spullen en geven de menigte iets cool om naar te kijken wanneer ze niet kijken naar de band of betrokken zijn bij andere activiteiten. U kunt ook tattoo wedstrijden en andere leuke opties zoals langste pony-staart, grootste bierbuik, langste baard, langste gereisd, enz. etc. Gebruik je fantasie en houd dingen hoog-energie!
13. Raffles:
we zullen niet alle ingewikkelde details hiervoor bespreken, omdat de meeste informatie gemakkelijk beschikbaar is en gebaseerd is op gezond verstand. Maar hier zijn enkele tips die ervoor moeten zorgen dat dingen gaan een beetje soepeler voor u. Het is het beste om een “je hoeft niet aanwezig te zijn om te winnen” beleid voor uw Chinese loterijen en belangrijke prijzen. Dit zal een grotere deelname aan uw loterijen en meer geld voor uw goede doel aan te moedigen. Verveel je gasten niet met lange loterijaankondigingen die eeuwig doorgaan. Plaats de winnende nummers op een groot bord centraal gelegen waar iedereen kan zien. Laat iedereen een paar keer weten waar het is, maar houd je aankondigingen kort en zoet. Post ook informatie over wanneer / waar prijzen kunnen worden opgehaald voor degenen die niet aanwezig zijn.
14.Beveilig een presentator en / of Live band:
neem Contact op met bekende muziekgroepen, presentatoren of DJ ‘ s die geïnteresseerd kunnen zijn in deelname aan uw evenement. Bepaal of ze deelnemen zonder kosten of een verlaagd tarief. Dit zou ook een geweldige kans zijn voor een niet zo bekende band om een aantal geweldige exposure te krijgen. Check ze van tevoren door te gaan naar een van hun optredens om ervoor te zorgen dat ze op een goede show. Je wilt een energieke band die het publiek vermaakt en mensen op de dansvloer krijgt. Als je het je kunt veroorloven, is de beste combinatie een live band en een presentator om aankondigingen te doen en het publiek te vermaken tijdens band breaks. Hoewel blues en southern rock bands het hoofdbestanddeel lijken te zijn op de meeste biker evenementen, wees niet bang om het een beetje te mengen met bands die ook een verscheidenheid aan heavy metal en nieuwere rock & country songs spelen. Historisch gezien zijn bands die vooral covers spelen een veel betere keuze dan bands die strikt originele nummers spelen. Tenzij de originele band natuurlijk heel goed bekend is.
15. Laat logistieke coördinatoren en blijf georganiseerd & op de hoogte:
er is niets erger dan een ongeorganiseerde gebeurtenis. Zorg ervoor dat je mensen hebt op alle punten die allemaal met elkaar verbonden zijn. Gebruik walkie-talkies of mobiele telefoons die noodsituaties, vragen, enz. kunnen behandelen. Heb coördinatoren aan het begin en einde om vrijwilligers en aanwezigen te helpen met vragen, coördineer setup en cleanup, enz. Plan details voor de agenda van het evenement van begin tot eind. Instrueer mensen over wat ze moeten doen wanneer ze aankomen, welke activiteiten kunnen plaatsvinden tijdens de run (poker run, speurtocht) en na de run (veilingen, loterijen, shirtverkoop, enz.) Zorg ervoor dat games en prijzen (gedoneerd) etc. Alle vrijwilligers moeten ook kopieën van uw gastenlijst hebben als u iemand gratis toelaat. Bepaal of je nodig hebt om geld te verzamelen op uw evenement. Wees voorbereid met ontvangstbewijzen en verandering indien nodig.
gemeenschappelijke regels voor een Poker Run:
je hoeft geen pokerstyle Run te doen, maar als je dat wel doet, zijn hier enkele algemene regels. Bij de registratie ontvangen de renners een deelnemingscoupon (die bij elke halte moet worden gestempeld) en de kaart naar de eerste halte. Deelnemers moeten naar alle vijf stops op de poker run cursus voor een deadline. Bij elke stop, de deelnemer geeft een ambtenaar de coupon voor het stempelen dan trekt een pokerkaart uit een zak. Om eerlijkheid te garanderen, altijd draw uit een volledig dek van 52 kaarten. Als iemand een kaart trekt die hij al in zijn hand heeft, trek dan een nieuwe kaart. Een ambtenaar markeert de coupon met de rang en de kleur van de kaart getrokken bij die halte. Zodra de coupon is gemarkeerd, ruiters ontvangen een kaart naar de volgende halte en doorgaan. Wanneer alle vijf haltes zijn voltooid voor elke deelnemer, kunt u een optie toestaan om maximaal twee bonuskaarten te kopen bij de check-in station. Laat de juryleden de kaarten scoren en de winnaars verklaren. Pokerhanden worden als volgt gescoord met standaard pokerhandranglijsten: Royal flush, straight flush, four of a kind, full house, flush, straight, three of a kind, two pair, one pair, high card.
Verschillen. Do a Dice Run or a Poker Chip Run
hoe doe je een Poker Chip Run