hoe een gala-avond plannen?
waarom een galaavond organiseren?
de galaavond verwijst naar een uitzonderlijk evenement, vaak georganiseerd voor een uitzonderlijke gelegenheid. Of het nu gaat om een awards-avond, een fundraiser, een productlancering of een bedrijfsjubileum, het organiseren van een gala-avond is niet iets wat je kunt improviseren.
een nauwkeurig en gedetailleerd schema stelt u in staat om een onvergetelijk evenement voor uw gasten te organiseren en tegelijkertijd een positief imago van uw bedrijf te bevorderen.
de doelstellingen van uw avond
waarom een gala-avond organiseren? Er zijn vele redenen waarom een bedrijf een dergelijk evenement zou willen organiseren: om essentiële informatie te communiceren, om deelnemers te belonen voor hun prestaties, om medewerkers bij elkaar te brengen, enz. Over het algemeen geeft het organiseren van een avondevenement een bedrijf de kans om een boodschap en een positief imago onder de gasten te verspreiden in een ontspannen sfeer.
wat uw reden ook is om een gala-avond te organiseren, de eerste stap is om de exacte doelstellingen van het evenement vast te stellen.
het thema van uw evenement selecteren
nadat de reden voor het organiseren van een avondevenement en de doelstellingen ervan duidelijk zijn omschreven, is het belangrijk om het thema te kiezen. Dit laatste wordt de leidraad en wordt gebruikt om het gala-avondschema op te stellen.
dit type evenement is vrij zeldzaam en exclusief, en de gasten zorgvuldig gekozen, wat dit evenement uitzonderlijk maakt. De deelnemers zijn er trots op om er deel van uit te maken, ze willen verrast en verzorgd worden voor een avond, die zal helpen om een positieve herinnering in hun hoofd achter te laten.
niets mag aan het toeval worden overgelaten, vooral niet de keuze van het thema voor het evenement!
de sfeer van de avond zal worden gebaseerd op deze keuze, en alle entertainment en diensten zullen worden geselecteerd op basis van het thema van de avond.
uw budget voor galavonden
als deze voorbereidende stappen zijn gevolgd, moet u nadenken over het bedrag dat u kunt uitgeven aan het organiseren van uw galavonden. Dit hangt af van een aantal factoren: de locatie, het aantal deelnemers en het type dienstverlening.
echter, het budget dat u wilt toewijzen aan uw evenement moet grondig en zorgvuldig worden doordacht, omdat het alle keuzes zal bepalen die u in de volgende fasen moet maken. Entertainment, geluid, licht, eten en drinken zijn allemaal aspecten die van invloed zijn op het budget voor galavonden.
keuze van de locatie
het aantal gasten en het budget zijn vastgesteld, het thema van uw avond is vastgesteld, nu is het tijd om de locatie voor uw evenement te kiezen.
hoe vind ik de juiste locatie voor het thema van het gala-avondprogramma?
een plaats die geschikt is voor het aantal gasten
het vinden van de perfecte locatie voor het organiseren van een gala-avond is geen gemakkelijke taak. Voordat u aan uw zoekopdracht begint, moet u zich ervan bewust zijn dat er veel criteria zijn waarmee rekening moet worden gehouden.
Allereerst moet u locaties identificeren die relevant zijn voor het thema van uw avond. De architectuur, de sfeer en de locatie zijn allemaal factoren waarmee rekening moet worden gehouden. Een kasteel op het platteland zal niet dezelfde toon zetten voor uw avond als een dak in het hart van de stad.
welke locatie u ook kiest, het moet gemakkelijk bereikbaar zijn met de auto of het openbaar vervoer om het gemakkelijk te maken voor uw gasten om te komen.
als het gaat om het boeken van de locatie, plan dan drie tot zes maanden voor de geplande datum van het gala te boeken.
onze Ruimtes Voor het organiseren van een gala-avond
voor al uw evenementen bieden wij u ontvangstruimtes met verschillende capaciteiten en stijl, geschikt voor alle soorten feesten, geschikt voor een paar honderd tot enkele duizenden gasten. La Sucrière en zijn unieke industriële stijl, het conferentiecentrum van Lyon en het dak met uitzicht op het Parc de la Tête d ‘Or, het Matmut-Stadion van Gerland, het legendarische stadion van Lyon en Eurexpo Lyon’ s Espace Paul Bocuse, de keuze is aan u. Wat het thema ook is bij het organiseren van een avondevenement, wij helpen u de perfecte locatie te selecteren om aan uw verwachtingen te voldoen en de harten van uw gasten te winnen.
Vermaak uw gasten!
uw gala-avond zou de gasten goede herinneringen moeten geven en dit is mede te danken aan het entertainment dat u op de dag van het evenement op de locatie zult aanbieden.
de keuze voor entertainment
zorg ervoor dat u entertainment selecteert in lijn met het galavondschema en-thema om de consistentie tijdens het evenement te behouden. Zorg er ook voor dat u rekening houdt met uw gasten en hun verwachtingen, omdat ze niet per se willen deelnemen aan fysieke activiteiten als ze gekleed zijn in formele kledij, bijvoorbeeld.
hoe dan ook, of u nu uw gasten wilt bedanken, samen wilt brengen of ze op een originele manier wilt vermaken, elk detail moet worden verzorgd.
het galavondschema
het bepalen van het galavondschema is een van de belangrijkste stappen in de organisatie van uw evenement. Je zult zo in staat zijn om te controleren hoe je avond zich ontvouwt. Het moet het verloop van ons evenement van uur tot uur aangeven. Het verwelkomen van de gasten, scenografie, het krijgen van het entertainment op gang, catering, enz. Elke fase moet zorgvuldig worden gepland.
het doel van het gala-avondschema is het organiseren van uw gala-avond, het informeren van elke deelnemer over zijn verantwoordelijkheid en het nauwgezet respecteren van het door u zelf vastgestelde tijdschema. Als u bijvoorbeeld een voorstelling gepland heeft om 21.00 uur stipt, moet elke deelnemer geïnformeerd worden (geluid, licht, catering).
Catering
alvorens na te denken over de organisatie van uw galadiner, is het belangrijk om de stijl ervan te bepalen. Wordt het een cocktailbuffet? Is er tafelbediening?
hoe dan ook, het eten en drinken moeten overeenkomen met het thema dat u voor uw galaavond hebt gekozen.
wij kunnen u helpen de nacht beter voor te stellen.
als u kiest voor een diner
als u een formele sfeer wilt creëren en uw gasten meer comfort wilt bieden bij het organiseren van een avondevenement, raden wij u een diner met tafelbediening aan. Uw gasten zullen dus comfortabel zitten, wat de beste oplossing lijkt als er een podium met een lange voorstelling of een toespraak op uw gala-avond is.
gasten zullen een aangenaam moment rond de tafel doorbrengen, ze zullen in staat zijn om van alle entertainment te genieten en u kunt gemakkelijk de timing van de avond regelen.
een cocktailbuffet
voor een ontspannen sfeer en om interactie aan te moedigen, is een cocktaildiner de ideale oplossing. Zo kunnen uw gasten zich door de verschillende ruimtes bewegen, gebruik maken van alle tentoonstellingen die te zien zijn en vooral vrij met elkaar kunnen communiceren.
een cocktailbuffet kiezen betekent een ontspannen, warme sfeer voor uw gasten bevorderen en de interactie tussen hen vermenigvuldigen.
de uitnodigingen
het schema voor de galavonden is vastgesteld, de locatie is gekozen en de uitnodigingen moeten nu worden verzonden.
bewaar de datum
uitnodigingen dienen ruim voor uw avond te worden verzonden om ervoor te zorgen dat uw gasten beschikbaar zijn. Daarom, van plan om een Save de datum te sturen ten minste een maand voor de datum van het evenement, zodat de deelnemers kunnen potlood de datum in hun agenda ‘ s en zich Beschikbaar voor de avond. Als u uw uitnodiging te laat verstuurt, kunnen ze zich misschien niet beschikbaar stellen, als u deze te vroeg verstuurt, kunnen ze vergeten dat u een avondevenement organiseert.
papier-of e-mailuitnodiging
kan niet kiezen tussen een papier-of e-mailuitnodiging? Het hangt allemaal af van de doelgroep, hun gewoonten en hun voorkeuren. Vergeet niet om in uw uitnodiging een uittreksel uit het gala-avondschema op te nemen om de gasten te verleiden, terwijl u in gedachten houdt dat u niet alles onthult om het verrassingselement niet te bederven.
in alle gevallen moeten de formulering en de vorm van uw uitnodiging worden opgesteld in overeenstemming met uw doelstellingen en het thema dat u hebt gekozen om uw gala-avond te organiseren.
Online registratie
u hebt ook de mogelijkheid om een online platform voor registratie te kiezen. Op deze manier weet u het exacte aantal deelnemers ruim van tevoren en kunt u ze gemakkelijk herinneren.
met deze oplossingen kunnen gasten uw evenement direct opslaan in hun elektronische agenda, zodat u het niet vergeet!
communiceren!
om meer mensen te bereiken en interesse in uw evenement te creëren, moet u de communicatie voor, tijdens en na uw gala-avond niet over het hoofd zien.
voor de avond
voor het evenement kunt u de datum en het schema van uw gala-avond aankondigen. Als het een intern evenement is, geef dan voorrang aan e-mails, het intranet, posters op uw bedrijfspand of uw interne sociale netwerken.
aan de andere kant, als het een externe gebeurtenis is, kunt u kiezen voor tools zoals uw website, e-mailen of sociale netwerken.
het organiseren van een gala-avond zonder te communiceren betekent dat u een essentieel instrument wordt ontnomen om uw gasten te verleiden!
tijdens de avond
tijdens de avond kunt u live communiceren via sociale netwerken, video ‘ s maken van de ontvangst van de gasten of het entertainment delen door de deelnemers aan te moedigen hetzelfde te doen.
als u echter een meer vertrouwelijke galaavond organiseert, zorg er dan voor dat uw gasten geen officiële of gevoelige informatie openbaar maken.
na de avond
na het evenement herinneren gasten zich de avond graag met foto ’s of video’ s als souvenirs. U kunt dus de foto ‘ s van de avond aan de deelnemers uitdelen, maar ook een film (aftermovie) maken die op uw netwerken (intern of extern) gepubliceerd kan worden.
denk er ook aan om de gasten iets mee naar huis te nemen wanneer ze vertrekken, zoals goodies in de kleuren van uw bedrijf, zodat ze positieve herinneringen aan de avond hebben.
na het zien van uw avond evenement plaatsvinden, vergeet dan niet om alle sprekers te bedanken, interne en externe, want succes is een team inspanning!