4 manieren om rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen voor teamsucces

4 manieren om rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen voor teamsucces

ken je dat chaotische gevoel van het managen van een project waar rollen en verantwoordelijkheden onduidelijk zijn? Als een teamlid verder gaat met het ontwerp, gaat een ander verder met de inhoud. Beide teamleden schrijven de kopie in de afbeeldingen, ervan uitgaande dat dit deel uitmaakt van hun rol. Vanwege de miscommunicatie en het gedupliceerde werk, duurt het langer om de kopie te leveren en MOET u het project vertragen.

het is een uitdaging om vast te houden aan een projectplan zonder duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Wanneer u teamrollen definieert, kunt u teamgenoten helpen om efficiënter samen te werken en door projecten te werken. Als manager is het belangrijk om in het begin van een project specifieke taken voor elk teamlid te verduidelijken als u de productiviteit van het team wilt verbeteren.

in deze gids leggen we uit hoe rollen en verantwoordelijkheden kunnen worden vastgesteld en waarom dit uw team ten goede komt.

bepaal wat er gedaan moet worden

u kunt de volgende stappen gebruiken bij het identificeren van rollen en verantwoordelijkheden op zowel organisatorisch als projectniveau. De eerste stap bij het definiëren van teamrollen is het bepalen van de verschillende taken die moeten worden gedaan. Enkele vragen die u kunt stellen om deze taken te identificeren omvatten:

• zijn eerdere projecten succesvol afgerond?

• zo niet, wat had er dan beter kunnen gebeuren?

• welke taken staan er nog op de to-do lijst van je team?

• welke taken voert elk teamlid dagelijks uit?

• maken deze taken deel uit van de taakomschrijving van elk teamlid?

wanneer u weet hoeveel werk er gedaan moet worden, kunt u taken dienovereenkomstig delegeren.

lees: hoe effectief delegeren: 10 tips voor managers

Identificeer hiaten in verantwoordelijkheden

hoewel deze stap het meest relevant is bij het definiëren van rollen op organisatorisch niveau, kunt u ook hiaten in verantwoordelijkheden hebben bij het werken aan projecten.

na het maken van uw takenlijst, vergelijk en contrast deze taken met wat teamleden doen. Deze vergelijking zal u helpen eventuele hiaten in verantwoordelijkheden te identificeren. Deze hiaten kunnen onbedoeld optreden als de oorspronkelijke functieomschrijving van de teamleden onduidelijk is of als ze door anderen in andere taken worden getrokken.

wanneer u hiaten in verantwoordelijkheden vaststelt, worden deze hiaten uw startpunt voor de herschikking van het team. U kunt dan teamleden terug te verplaatsen naar hun beoogde rollen en erachter te komen wie moet nemen over eventuele extra taken die ze handling.

rollen verduidelijken met behulp van een RACI-matrix

een RACI-matrix is een geweldig hulpmiddel om de rollen van teamleden te verduidelijken. RACII staat voor verantwoordelijk, verantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd. U kunt een RACI matrix—of een tabel-instellen met uw taken op de Y-as en uw teamleden op de X-as.

Wijs een van de vier RACII-letters toe aan elke taak en teamlid. Dit maakt het gemakkelijk voor teamleden om te weten wat hun specifieke rol is voor elke taak.

de legenda hieronder legt meer in detail uit welke teamrollen het beste werken met elke letter van de RACI-grafiek.

• R = Verantwoordelijk. Deze persoon voert het werk uit. Er zou maar één verantwoordelijke per taak moeten zijn, zodat iedereen in het team Weet met wie te gaan voor vragen en updates.

• A = Verantwoordelijk. Deze persoon is verantwoordelijk voor de goedkeuring van het werk en zal waarschijnlijk een manager zijn.

• C = Geraadpleegd. Deze persoon moet input geven over het werk. Dit kan een teamlid zijn of iemand uit een ander team.

• I = Op De Hoogte. Deze persoon moet geïnformeerd worden over de voortgang en het resultaat van het werk, maar ze geven geen input over het werk terwijl het wordt uitgevoerd.

aanvullende tips voor de RACI-matrix:

• er zou maar één verantwoordelijke per taak (R) moeten zijn, zodat teamleden weten wie de leiding heeft over het werk. Als een taak meer dan één verantwoordelijke heeft, kunnen teamleden gemakkelijk in de war raken.

• terwijl slechts één persoon verantwoordelijk zou moeten zijn voor elke taak (A), kan diezelfde persoon ook verantwoordelijk zijn voor de taak (AR).

• het is ook belangrijk om het aantal mensen dat je informeert te beperken, omdat dit je project onnodig complex kan maken (houd I ‘ S laag).

u kunt een RACI matrix gebruiken om duidelijke verwachtingen te stellen voor uw teamleden en als referentie bij het uitvoeren van projecten.

feedback krijgen van teamleden

teamleden vragen om openhartige feedback nadat u uw RACI matrix hebt voltooid, kan teamsamenwerking aanmoedigen en inzicht geven in de vraag of de rollen die u hebt toegewezen functioneel lijken.

wanneer uw teamleden hun mening kunnen geven, creëert u een gezonde teamdynamiek op de werkplek door communicatie te vergemakkelijken.

u kunt op verschillende manieren om feedback vragen, zoals:

• Houd een teamvergadering en vraag: “Heeft iemand een mening over de teamrollen die ik heb toegewezen?”

• Plan 1: 1 vergaderingen, zodat teamleden een veilige ruimte hebben om hun zorgen te uiten.

• plaats een anonieme enquête zodat teamleden hun eerlijke reacties kunnen delen.

Wanneer moeten rollen en Verantwoordelijkheden worden verduidelijkt

er zijn rollen en verantwoordelijkheden op organisatorisch en projectniveau. Als projectmanager is het uw taak om beide voor uw team op verschillende tijdstippen te definiëren. Het creëren van een solide teamstructuur op organisatorisch niveau is cruciaal en moet eerst worden aangepakt als je gaten in dit gebied opmerkt.

bijvoorbeeld, als een schrijver in uw team veel van de projectplanning afhandelt, kan het tijd zijn om hun prioriteiten en taken te heroriënteren. Als een ontwerper reageert op e-mails de hele dag, het opnieuw uitlijnen van uw team structuur, zodat ze meer heads-down tijd om te maken.

zodra uw team hun rollen en verantwoordelijkheden op organisatorisch niveau kent, kunt u elk project afzonderlijk benaderen. Een ontwerper kan algemene taken hebben voor zijn functie, maar voor een specifiek project kan hij ook verantwoordelijk zijn voor het heen en weer sturen van ontwerpen.

lees: virtueel team: 10 manieren om een collaboratieve cultuur op te bouwen

de voordelen van het vaststellen van rollen en verantwoordelijkheden

wanneer u rollen en verantwoordelijkheden vaststelt, maakt u een teamstructuur die is gebouwd om lang mee te gaan. De prestaties van het Team zullen verbeteren wanneer mensen vertrouwen hebben in de taken die ze worden toegewezen.

wanneer teamleden individuele rollen hebben, profiteert het team ook op andere manieren, waaronder:

• verhoogde productiviteit: U zult merken dat de productiviteit toeneemt wanneer u belangrijke verantwoordelijkheden toewijst aan elk teamlid. Wanneer teamleden duidelijkheid hebben over hun rollen en verantwoordelijkheden, kunnen ze prioriteit geven aan het juiste werk en hun meest impactvolle werk gedaan krijgen.

• verbeter het aanwervingsproces: wanneer u vacatureverantwoordelijkheden voor verschillende rollen verduidelijkt, maakt u het gemakkelijker voor aanwervingsmanagers om aan de teambehoeften te voldoen bij het zoeken naar nieuwe aanwervingen. Zonder een duidelijke lijst van verantwoordelijkheden kan het voor recruiters moeilijk zijn om vacatures aan kandidaten uit te leggen.

• Boost team moreel: Wanneer er een gebrek aan duidelijkheid is in wat je teamleden moeten doen, kunnen ze zich onzeker voelen over hun vaardigheden. Het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden kan team moreel te stimuleren, omdat iedereen een taak te volbrengen zal hebben. U kunt ook teamleden uitlijnen om te werken aan taken die hun natuurlijke vaardigheden aanvullen, zodat ze vertrouwen hebben in wat ze elke dag doen.

• efficiëntere resources: uw organisatie verspilt minder tijd en geld wanneer teamleden de juiste functierollen vervullen. Zoals te zien is in het bovenstaande voorbeeld, zijn twee teamleden die niet wisten wat hun verantwoordelijkheden zijn op een project verdubbeld op het werk. Dit dubbele werk verspilde waardevolle projecttijd, en als gevolg daarvan verspilde het ook geld. Hoe efficiënter uw team is, hoe slanker het budget en de tijdlijn zullen zijn.

met duidelijke en concrete teamrollen moeten uw teamleden zich zelfverzekerd en gemotiveerd voelen om hun verantwoordelijkheden na te komen.

voorbeelden van rollen en verantwoordelijkheden

elke rol heeft belangrijke verantwoordelijkheden die bij die functie passen. Wanneer teamleden correct zijn afgestemd, moeten ze hun rol kennen en alleen verantwoordelijk zijn voor taken die onder hun functie vallen. Neem een kijkje op een aantal gemeenschappelijke rollen en de verantwoordelijkheden die deze rollen kunnen hebben.

rol: projectmanager

verantwoordelijkheden:

• Plan en ontwikkel het project

• Creëer en leid het team

• projectvoortgang monitoren en delen

rol: Visual designer

verantwoordelijkheden:

• produceer consistent visueel werk

• houd teamleden op de hoogte van projectmijlpalen

• maak richting voor projecten en begeleiden teamleden

rol: Content writer

verantwoordelijkheden:

• onderzoek en schrijf kopie

• Communiceer met ontwerpers en managers over de voortgang

• reviseer kopie na ontvangst van feedback van klanten

deze verantwoordelijkheden kunnen veranderen op basis van de organisatiecultuur, werkomgeving en capaciteiten van elk individueel teamlid. U kunt uw eigen jobverantwoordelijkheden sjabloon maken dat meer details bevat, zoals aan wie het teamlid rapporteert en de vereisten van de rol.

gelezen: Alles wat u moet weten om projectmanager

te worden Bouw een sterk projectteam op met duidelijke communicatie en structuur

als teamleider is het uw taak om uw teamleden voor te bereiden op elk project. De beste manier om een sterke teamstructuur te creëren is door open communicatie. Met teamcommunicatiesoftware kunt u deadlines halen en teamdoelen bereiken door ervoor te zorgen dat iedereen zijn rollen en verantwoordelijkheden kent, wanneer taken moeten worden uitgevoerd en waar het werk staat.

teamcommunicatie met Asana verbeteren