SLIK planlegger du årets største kirkearrangement » UMC Leadership Tips / United Methodist Communications
Alle som noen gang har vært vert for et middagsselskap eller feriesamling, vet hvor mye som går inn i en enkel sammenkomst med familie og venner. Å sette på en vellykket kirkearrangement tar planlegging til et nytt nivå. Enten du er vert for en piknik, tilbedelse hendelse, leir, festival, Julegudstjeneste eller andre spesielle arrangement, må du tenke gjennom en rekke ting.
uansett hva du planlegger, er nøkkelen å bryte arrangementet i håndterbare deler og deretter identifisere hvem som skal overvåke hver enkelt. Den enkle strukturen er ofte lettere sagt enn gjort.
Her er noen trinn du må ta når du administrerer arrangementsplanleggingen. Vi har også tatt med utprøvde metoder og foreslått praksis som brukes av kunnskapsrike planleggere overalt, inkludert et par måter mindre kirker kan trekke av større hendelser enn de hadde forventet.
TWEET DETTE Sørg FOR AT DEN STORE begivenheten samsvarer med din markedsføringsplan for kirken
Å Lage en markedsføringsplan for kirken er det første trinnet vi anbefaler før du gjør noe stort. Noen mennesker liker ikke markedsføring (og med god grunn), men kirkens markedsføring er prosessen med å identifisere og møte de åndelige og servicebehovene i samfunnet ditt. En god plan vil bidra til å legge grunnlaget og sette retningen for hver hendelse eller program. Mange vil hoppe over dette trinnet fordi det er for mye å gjøre før deres arrangement, men det er sterkt anbefalt og kan være grunn til å stoppe og definere rollen til din kirke.
etter at du har bestemt menighetens unike kall og samfunnets behov, kan du begynne å utvikle strategi og brainstorming årets største begivenhet.
Still de riktige spørsmålene
etter at du har en solid markedsføringsplan, må kjerneledelsen stille de riktige spørsmålene før du investerer tid og penger! Dette vil bidra til å legge grunnlaget for arrangementet ditt og forme kommunikasjonsplanen din. Vurder følgende spørsmål:
- Hvordan passer denne hendelsen med kirkens spesifikke oppdrag?
- Hvor gjennomførbart er det for din kirke å gjennomføre arrangementet vellykket?
- Hvordan vil du definere ditt overordnede mål?
- hvor lidenskapelige er menneskene som trenger å være involvert?
- Hva gjør denne ideen skiller seg ut for samfunnet?
TWEET dette HVORDAN ikke planlegge ditt største arrangement av året
Neste, vurder implikasjonene av svarene på spørsmålene ovenfor.
- hvis hendelsen avviker fra kirkens unike kall, avslutt nå og del dine verdier og visjon med kjerneledelse.
- hvis du ikke har nok tid eller penger, er det på tide å slutte. Du må kanskje beskjære noen programmer før du fortsetter.
- er du usikker på alle forventede resultater? Avslutt for litt og konverter departementets mål til klare tiltak.
- HVIS du ikke har lidenskapelige frivillige — du er sannsynligvis sensing et tema her — AVSLUTT! Nå fokuserer på å rekruttere og motivere frivillige.
- hvis ingenting skiller seg ut for samfunnet, kan det være den største begivenheten som er planlagt, men ikke deltatt.
Vær ærlig med svarene dine og gå videre — hvis kjerneledelsen gir grønt lys.
Få MyCom tips til kirkens ledere i innboksen din!
Planlegg med god ledetid
Sørg for å gi deg selv og laget ditt nok tid til å trekke alt sammen. Planleggere i siste øyeblikk kan bevege seg for fort til å legge merke til at alle klappstolene var reservert andre steder, eller at et bryllup ble planlagt samme dag du trodde du kunne bruke helligdommen.
Folk trenger tid til å engasjere seg, både som frivillige og registrerte deltakere. Hvem skal donere forsyninger eller lage mat? Hvem vil sette opp og rive ned? Gjør registreringen enkel. Tillat folk å registrere seg via kirkens nettside, Facebook-side eller app. Low-tech grupper kan forlate skjemaer i benkene eller sette opp et registreringsbord i foajeen.
hvis målet ditt er å nå lokale naboer, bør du unngå å planlegge arrangementet samtidig som populære aktiviteter i lokalsamfunnet eller sportsarrangementer.
Etablere klare kommunikasjonslinjer
det er viktig å be noen om å identifisere jobber og tildele personer til disse oppgavene. Hvem vil være ansvarlig for musikk, høyttalere, markedsføring, mat, dekorasjoner, sette opp/rive ned, aktiviteter og så videre?
en klar kommandokjede går hånd i hånd med klar kommunikasjon. Vet hvem som er ansvarlig for hvert område og stole på ham eller henne til å organisere frivillige og ressurser for det spesielle fokuset. Chain-of-command er mindre om hvem som er på toppen rung og mer om hvem som kan ta avgjørelser og bidra til en jevn prosess.
når du har folk du trenger, kommunisere ofte med dem og fortelle frivillige hva som forventes. De trenger detaljerte stillingsbeskrivelser og trening for å spille sin rolle godt.
hvordan kommuniserer din kirke? Lær å kommunisere med «plugged-in» samt hvordan du kobler til » unplugged.»
Velg et tema
Å Ha et tema for arrangementet gir fokus og bidrar til å bestemme hvilke typer mat å tjene, spill å spille og dekorasjoner å vise. Ring på kreative mennesker for ideer. Mange ferie Bibelskole programmer gjør dette bra.
et tema skaper atmosfære og gjør arrangementet minneverdig. Ha det gøy å lage teambuilding øvelser og gjestene vil ha det gøy, også. Spill trivia med tema spørsmål eller komme opp med interaktive måter å engasjere deltakere.
Forvent uventede utgifter
Hvor mye må du bruke? Hvor kommer pengene fra? Har du en komite som overvåker hendelsesfinansiering? Kasserer vil være nøkkelen her.
du trenger midler til forsyninger, mat, reklame og dekorasjoner. Underholdning og utleie av utstyr er også mulige utgifter. Bygg en buffer i budsjettet ditt fordi de fleste hendelser koster mer enn forventet.
Vurder å søke om stipend
Lokale Kirke Tilskudd kan hjelpe deg med reklame, nettside eller forskningsbehov. United Methodist Communications har etablert en rekke tilskudd og ressurser for å støtte lokale kirke kommunikasjon.
Spre ordet
for det første, legg inn arrangementet ditt på kirkens nettside, sosiale medier og e-postliste. Ukentlige kunngjøringer og bulletiner er også gode å bruke. Derfra kan du vurdere hvilke trykte materialer som kan fungere best. Er reklame på lokal radio eller fjernsyn mulig?
Sjekk ut disse gode ideer for planlegging OG fremme VBS, som gjelder for omtrent enhver hendelse.
etter hendelsen, debrief med teamet ditt
Planlegg tid med teamet ditt for å evaluere planlegging og gjennomføring av hendelsen og foreta justeringer hvis hendelsen vil skje igjen. Hva fungerte bra? Hvis det er nyhetsverdig, del det med media. Hva gikk dårlig? Ikke gjem deg. Trinn opp, eier det og ha noen ekte snakk med teamet ditt.
Send oppfølgingskommunikasjon til personene som deltok på arrangementet ditt. Du kan sende dem en generell takk, en tilbakemeldingsundersøkelse eller gratis ressurser. Inviter dem til relaterte hendelser i fremtiden.
Uttrykk takknemlighet for tjenesten til alle som hjalp. Jo mer verdsatt de føler, jo mer sannsynlig vil de låne en hånd igjen.
Vellykkede hendelser skjer ikke bare
De tar mye tanke og handling. Jo flere detaljer du legger ut på forhånd, desto færre hikke har du under arrangementet ditt.
— Clay Morgan er en forfatter Fra Dallas, Texas som tilbrakte et tiår undervisning college kurs i samfunnsvitenskap før han ble konsulent i kommunikasjon og organisatorisk strategi. Clay liker å skrive i skjæringspunktet mellom kultur og åndelighet. Han har gjort tjeneste med studenter i mange år og elsker å finne kreative måter å engasjere millennials.