La guida estesa ai processi aziendali

La guida estesa ai processi aziendali

Tutti parlano di processi aziendali, ma rimane molta confusione riguardo a loro. Per fornire una certa chiarezza, ecco tutte le informazioni necessarie per quanto riguarda quello che sono, e perché il vostro business ha bisogno di capirli.

Che cos’è un processo aziendale?

Un processo aziendale è una serie di passaggi eseguiti da un gruppo di stakeholder per raggiungere un obiettivo concreto. Ogni fase di un processo aziendale indica un’attività assegnata a un partecipante. È l’elemento fondamentale per diverse idee correlate come la gestione dei processi aziendali, l’automazione dei processi, ecc.

Mentre c’è un diluvio di cose scritte e dette sulla gestione dei processi aziendali, è essenziale capire perché sono così importanti per il tuo business.

L’importanza dei processi aziendali

La necessità e i vantaggi di un processo aziendale sono abbastanza evidenti nelle grandi organizzazioni. Un processo costituisce l’ancora di salvezza per qualsiasi azienda e aiuta a semplificare le singole attività, assicurandosi che le risorse siano utilizzate in modo ottimale.

le ragioni principali sono ben definiti processi di business

• Identificare le attività che sono importanti per il vostro lavoro più obiettivi
• Migliorare l’efficienza
• Semplificare la comunicazione tra persone/funzioni/reparti
• Impostare le approvazioni di garantire la responsabilità e l’uso ottimale di risorse
• Prevenire il caos strisciante nel vostro giorno per giorno le operazioni
• Standardizzare una serie di procedure per completare le attività che contano davvero per il tuo business

Un esempio di un business processo

Ad esempio, consideriamo il processo di assunzione di un reparto risorse umane. Fin dalla pubblicazione dell’apertura del lavoro all’onboarding del dipendente, ci sono più passaggi coinvolti nel processo. Anche se questo può variare da organizzazione a organizzazione, un semplice flusso di lavoro potrebbe essere simile a questo:

• HR executive posti di lavoro aggiornamento
• Più di candidati in un portale
• HR executive schermi candidati e filtri meglio si adatta
• I candidati selezionati sono chiamati per la successiva fase del reclutamento
• Il candidato di destra è scelto nell’ultima fase del reclutamento
• Stipendio di politica e di negoziati
• La lettera di offerta inviata e il candidato accetta

Questo è poi seguito da un lungo processo di onboarding per i dipendenti.

Here ecco 6 esempi di processi aziendali reali.

I 7 passaggi del ciclo di vita del processo aziendale

Passaggio 1: Definire gli obiettivi

Qual è lo scopo del processo? Perché è stato creato? Come farai a sapere se ha successo?

Fase 2: Pianificare e mappare il processo

Quali sono le strategie necessarie per raggiungere gli obiettivi? Questa è l’ampia tabella di marcia per il processo.

Fase 3: Imposta le azioni e assegna le parti interessate

Identifica le singole attività che i team e le macchine devono svolgere per eseguire il piano.

Passo 4: Testare il processo

Eseguire il processo su piccola scala per vedere come si comporta. Osservare eventuali lacune e apportare modifiche.

Passo 5: Implementare il processo

Avviare l’esecuzione del processo in un ambiente live. Comunicare e formare adeguatamente tutte le parti interessate.

Passo 6: Monitorare i risultati

Rivedere il processo e analizzare i suoi modelli. Documentare la cronologia del processo.

Punto 7: Ripeti
Se il processo è in grado di raggiungere gli obiettivi prefissati, replicalo per i processi futuri.

Vantaggi dell’utilizzo del software per i processi aziendali

Le soluzioni BPM sono progettate in modo unico per aumentare l’efficienza dei processi tra verticali e organizzazioni. La loro implementazione porta una serie di vantaggi aziendali come:

Riduzione dei rischi

Il software BPM aiuta a prevenire e correggere errori e colli di bottiglia riducendo al minimo i rischi.

Eliminazione delle ridondanze

I processi di monitoraggio consentono l’identificazione e l’eliminazione delle attività duplicate. L’implementazione del software BPM migliora anche l’allocazione delle risorse per garantire che lo sforzo umano sia investito solo in attività pertinenti.

Costi ridotti al minimo

Una migliore visibilità nei processi aiuta a ridurre gli sprechi. In questo modo i costi sono ridotti al minimo e i risparmi sono potenziati.

Collaborazione migliorata

La trasparenza promossa dal software BPM aumenta la collaborazione tra team interni, fornitori e acquirenti esterni. Tutti sono consapevoli delle responsabilità, dei tempi e delle strozzature.

Agilità

I processi ottimizzati consentono una maggiore agilità nelle operazioni organizzative. Errori ridotti al minimo, colli di bottiglia e duplicazione facilitano tempi di consegna più rapidi.

Produttività migliorata

Quando i processi sono a forma di nave, le approvazioni sono più veloci e il recupero delle informazioni è più semplice. Le attività vengono instradate in sequenza senza l’intervento umano. Questi vantaggi aumentano significativamente la produttività dei team.

Maggiore efficienza

I dashboard completi del software BPM offrono una visione a volo d’uccello delle prestazioni del processo. Aiuta i manager a garantire che i tempi di consegna siano brevi e che i livelli di precisione siano elevati.

Maggiore conformità

Con il software BPM, è più semplice e metodico creare audit trail e rispettare le normative e gli standard del settore.

Quali sono gli attributi essenziali di un processo aziendale ideale?

Ci sono 4 attributi essenziali che costituiscono un processo aziendale ideale:

1. Finito: un buon processo aziendale ha un punto di partenza e un punto finale ben definiti. Ha anche un numero finito di passaggi.

2. Ripetibile-Un buon processo di business può essere eseguito un numero indefinito di volte.

3. Crea valore-In ultima analisi, mira a tradurre la creazione di valore in attività eseguibili e non ha alcun passo nel processo solo per il gusto di farlo. In altre parole, se qualsiasi passaggio nel processo non aggiunge valore, non dovrebbe esistere.

4. Flessibilità-Ha una natura in-built per essere flessibile al cambiamento e non è rigido. Quando vi è un margine di miglioramento che viene identificato, il processo consente che il cambiamento venga assorbito in se stesso senza influenzare operativamente i suoi stakeholder.

Quali sono alcuni termini relativi al processo aziendale?

L’automazione dei processi aziendali è una strategia basata sulla tecnologia per automatizzare un processo aziendale al fine di realizzarlo con costi minimi e in tempi più brevi. È estremamente utile per processi aziendali semplici e complessi. Alcune aree in cui l’automazione dei processi aziendali è molto utile sono:

• il Raggiungimento di una maggiore efficienza
• Riduzione dell’errore umano
• Adattamento alle mutevoli esigenze di business
• Chiarire ruoli e responsabilità

BPM è un approccio sistematico per rendere i processi aziendali più efficienti e dinamiche per soddisfare le mutevoli esigenze di business. Il miglioramento continuo è una delle filosofie fondamentali di BPM e mira a metterlo al centro di tutte le iniziative BPM. BPM è un approccio continuo per migliorare continuamente l’esecuzione dei processi aziendali. Sono disponibili diverse soluzioni software cloud e on-premise per implementare BPM.

La modellazione dei processi aziendali è una rappresentazione schematica/strutturale del flusso di attività aziendali in un’organizzazione o in una funzione all’interno di un’organizzazione. Il suo uso principale è quello di documentare e basare l’attuale flusso di attività al fine di identificare miglioramenti e miglioramenti per la rapida realizzazione delle attività. Di solito, seguono uno standard come Business Process Modeling Notation (BPMN), che è uno standard accettato a livello globale con cui la maggior parte dei professionisti del processo si identifica facilmente. Tuttavia, il software di modellazione dei processi come Kissflow consente anche a un utente aziendale di modellare un processo in base a passaggi aziendali, senza dover conoscere alcuna notazione di modellazione.

Il miglioramento dei processi aziendali è un’iniziativa di pianificazione strategica che mira a rimodellare i processi aziendali in base alle operazioni, ai livelli di complessità, alle competenze dei dipendenti, ecc. al fine di rendere l’intero processo più significativo, efficiente e contribuire alla crescita complessiva del business. È un modo piuttosto drastico per riscoprire modi più efficienti per eseguire un processo aziendale piuttosto che prendere piccoli passi incrementali. Di solito inizia con la mappatura dei processi e il suo obiettivo principale è allineare le risorse IT con gli obiettivi aziendali organizzativi. Ci sono molti strumenti di miglioramento dei processi sul mercato che ti aiuteranno in questo.

Business process reengineering è una riprogettazione completa dei processi aziendali dopo un’analisi approfondita al fine di portare un impatto drastico. Si tratta di identificare il nucleo dell’inefficienza, eliminare le attività che non aggiungono alcun valore e persino implementare un cambiamento dall’alto verso il basso nel modo in cui un processo è progettato per realizzare una trasformazione complessiva.

L’ottimizzazione dei processi aziendali prende un processo esistente e utilizza strumenti di analisi e mining dei processi aziendali per eliminare i colli di bottiglia e altre inefficienze significative in un processo.

Business process mapping è una procedura per documentare, chiarire e suddividere le sequenze di processo in passaggi logici. La mappatura viene eseguita in formato scritto o visualizzata utilizzando diagrammi di flusso. Scegli un software di mappatura dei processi che consenta agli utenti aziendali di mappare tutti i processi in base a passaggi logici con un’interfaccia visiva intuitiva.

L’analisi dei processi aziendali è il processo di identificazione dei requisiti aziendali e di decisione sulle soluzioni che risolvono al meglio i problemi aziendali. Ciò può consistere nel miglioramento dei processi, nello sviluppo delle politiche, nel cambiamento organizzativo o nella pianificazione strategica.

L’integrazione dei processi aziendali è la capacità di definire un modello di processo che definisce la sequenza, la gerarchia, gli eventi e la logica di esecuzione e il movimento delle informazioni tra sistemi residenti nella stessa azienda.

Business process simulation è uno strumento per l’analisi dei processi aziendali per misurare le prestazioni, testare la progettazione dei processi, identificare i colli di bottiglia, testare le modifiche e scoprire come un processo opera in diverse condizioni ambientali con diversi set di dati.

Business process transformation è un termine che significa cambiare radicalmente una serie di azioni necessarie per raggiungere uno specifico obiettivo di business. Ciò mira a garantire che i dipendenti, gli obiettivi, i processi e le tecnologie di un’azienda siano tutti in linea l’uno con l’altro.

Business process flow è una rappresentazione del processo che si sta creando. Di solito sembra una forma o un diagramma di flusso. Ogni flusso di processo aziendale è composto da fasi e all’interno di ogni fase sono presenti campi (o passaggi) da completare.

Il monitoraggio dei processi aziendali è il monitoraggio attivo dei processi e delle attività per aiutare la gestione a ottenere informazioni su transazioni e processi importanti all’interno di un’azienda. Questo aiuta la gestione a capire come funzionano i loro processi e se sono allineati con gli obiettivi aziendali dell’azienda.

È ora di creare i processi aziendali

Processi aziendali ben progettati imposta i tuoi team sulla via del successo. Tutti sono chiari sui loro ruoli e responsabilità e lavorano con una visione chiara verso l’obiettivo finale.

Le situazioni in cui le aziende hanno assunto costosi consulenti per la progettazione dei processi aziendali stanno svanendo. Non vuoi che un’altra persona crei un processo aziendale per te quando sei l’esperto che conosce l’interno e l’esterno della tua attività.

Lo sapevate che è possibile creare un processo di business in 15 minuti con il processo Kissflow? La piattaforma senza codice mantiene semplice, consentendo di progettare processi aziendali sofisticati. Provalo e vedere quanto sia facile.