チームの成功のための役割と責任を確立する4つの方法

チームの成功のための役割と責任を確立する4つの方法

あなたは、役割と責任が不明であるプロジェクトを管理する混沌とした感覚を知っていますか？ あるチームメンバーがデザインを進めると、別のチームメンバーがコンテンツを進める。 両方のチームメンバーは、これが自分の役割の一部であると仮定して、画像に含まれるコピーを書きます。 誤解と重複した作業のために、コピーは配信に時間がかかり、プロジェクトを遅らせる必要があります。

明確な役割と責任なしにプロジェクト計画に固執することは困難です。 チームの役割を定義すると、チームメートが共同作業し、プロジェクトをより効率的に作業できるようになります。 マネージャーとして、チームの生産性を向上させたい場合は、プロジェクトの早い段階で各チームメンバーの特定のタスクを明確にすることが重要です。

このガイドでは、役割と責任を確立する方法と、そうすることがチームに利益をもたらす理由について説明します。

何を行う必要があるかを判断する

組織レベルとプロジェクトレベルの両方で役割と責任を識別するときは、次の手順を使用できます。 チームの役割を定義する最初のステップは、実行する必要があるさまざまなタスクを決定することです。 これらのタスクを識別するために求めることができるいくつかの質問は次のとおりです:

• 過去のプロジェクトは正常に完了しましたか？

• そうでない場合は、何がより良い行われている可能性がありますか？

• あなたのチームのto-doリストにはまだどのようなタスクがありますか？

• 各チームメンバーは毎日どのようなタスクを完了しますか？

• これらのタスクは、各チームメンバーの仕事の説明の一部ですか？

どのくらいの作業を完了する必要があるかを知っていれば、それに応じてタスクを委任できます。

読む:効果的に委任する方法:管理者のための10のヒント

責任のギャップを特定する

このステップは、組織レベルで役割を定義するときに最も関連性がありますが、プロジェクトに取り組んでいるときにも責任のギャップがある可能性があります。

あなたのto-doリストを作成した後、これらのタスクをチームメンバーが何をしているかと比較し、対比します。 この比較は、責任のギャップを特定するのに役立ちます。 これらのギャップは、チームメンバーの元の仕事の説明が不明な場合や、他の人が他のタスクに引き込まれた場合に、意図せずに発生する可能性があ

責任のギャップを特定すると、これらのギャップがチーム再編の出発点になります。 その後、チームメンバーを意図した役割に戻し、処理していた追加のタスクを誰が引き継ぐべきかを把握することができます。

RACI行列を使用して役割を明確にする

RACI行列は、チームメンバーの役割を明確にするための素晴らしいツールです。 RACIは責任があり、説明責任があり、相談され、知らされていることを意味します。 タスクをY軸に、チームメンバーをX軸にして、RACIマトリックスまたはテーブルを設定できます。

各タスクとチームメンバーに四つのRACI文字のいずれかを割り当てます。 これにより、チームメンバーは、各タスクの特定の役割が何であるかを簡単に知ることができます。

以下の凡例は、RACIチャートの各文字でどのチームの役割が最もうまく機能するかをより詳細に説明しています。

• R=責任を負う。 この人は仕事をします。 チームの全員が質問や更新のために誰と一緒に行くべきかを知っているので、タスクごとに責任があるのは一人だけです。

• A=責任を負う。 この人は仕事を承認する責任があり、マネージャーになる可能性があります。

• C=相談した。 この人は仕事に入力を与える必要があります。 これは、チームメンバーまたは別のチームの誰かである可能性があります。

• 私は=通知しました。 この人は、作業の進捗状況と結果を通知する必要がありますが、実行されているときに作業に関する入力を与えることはありません。

RACI行列の追加のヒント:

• チームメンバーが誰が作業を担当しているかを知るために、タスク（R）ごとに責任があるのは一人だけでなければなりません。 タスクに複数の責任者がいる場合、チームメンバーは簡単に混乱する可能性があります。

• 各タスク（A）に責任を負うべきは一人だけですが、その同じ人がタスク（AR）に責任を負うこともできます。

• また、プロジェクトを不必要に複雑にする可能性があるため、通知する人の数を制限することも重要です（Iを低く保ちます）。

RACIマトリックスを使用すると、チームメンバーに対する明確な期待を設定したり、プロジェクトを実行する際の参照として設定したりできます。

チームメンバーからのフィードバックを得る

RACIマトリックスを完了した後にチームメンバーに率直なフィードバックを求めることで、チームのコラボレーションを奨励し、割り当てたロールが機能的に見えるかどうかについての洞察を提供することができます。

チームメンバーが自分の意見を述べることができるとき、コミュニケーションを促進することによって職場で健全なチームダイナミクスを作成します。

次のようないくつかの方法でフィードバックを求めることができます:

• チーム会議を開催し、”誰もが私が割り当てたチームの役割についての意見を持っていますか？”

• チームメンバーが懸念を表明するための安全なスペースを持っているので、1：1の会議をスケジュールします。

• チームメンバーが正直な回答を共有できるように、匿名の調査を出します。

役割と責任を明確にする時期

組織レベルとプロジェクトレベルで役割と責任があります。 プロジェクトマネージャーとして、あなたの仕事は、異なる時間にあなたのチームのために両方を定義することです。 組織レベルで堅実なチーム構造を作成することは非常に重要であり、この分野のギャップに気づいている場合は、最初に対処する必要があります。

たとえば、チームのライターがプロジェクト計画の多くを処理している場合、彼らの優先順位とタスクに再び焦点を当てる時間があるかもしれません。 デザイナーが一日中メールに応答している場合は、チーム構造を再調整して、作成する時間が長くなるようにします。

チームが組織レベルでの役割と責任を知ったら、各プロジェクトに個別にアプローチすることができます。 デザイナーは、その仕事の役割のための一般的な義務を持っているかもしれませんが、特定のプロジェクトのために、彼らはまた、前後にデザインを送

読み：バーチャルチーム: コラボレーション文化を構築するための10の方法

役割と責任を確立することの利点

役割と責任を確立すると、持続するために構築されたチーム構造 個人が割り当てられている職務に自信を持っていると、チームのパフォーマンスが向上します。

チームメンバーが個々の役割を持っている場合、チームは次のような他の方法でも利益を得ます:

• 生産性の向上: 各チームメンバーに重要な責任を割り当てると、生産性が向上します。 チームメンバーが自分の役割と責任について明確にすると、適切な作業に優先順位を付け、最も影響力の高い作業を行うことができます。

• 採用プロセスの改善：さまざまな役割の職務責任を明確にすると、新入社員を検索するときにマネージャーを雇うことが容易になり、チームのニーズを満 責任の明確なリストがなければ、リクルーターが候補者に仕事の役割を説明することは困難かもしれません。

• チームの士気を高める: あなたのチームメンバーが何をすべきかの明確さの欠如があるとき、彼らは自分のスキルがわからないと感じるかもしれません。 誰もが達成するためのタスクを持つことになりますので、役割と責任を定義することは、チームの士気を高めることができます。 また、チームメンバーを整列させて、自然な能力を補完するタスクに取り組むことができ、毎日何をしているのかに自信を持って感じることができます。

• より効率的なリソース:チームメンバーが正しい役割を果たしたときに、組織はより少ない時間とお金を無駄にします。 上記の例に見られるように、プロジェクトでの仕事の責任を知らなかった二人のチームメンバーは、仕事に倍増しました。 この重複した作業は貴重なプロジェクト時間を無駄にし、その結果、それはまたお金を無駄にしました。 あなたのチームがより効率的であればあるほど、予算とタイムラインがスリムになります。

明確で、具体的なチーム役割と、あなたのチーム-メンバーは彼らの責任を達成するために確信し、独創力のある感じるべきである。

役割と責任の例

すべての役割には、その立場に合った重要な責任があります。 正しく配置されている場合、チームメンバーは自分の役割を認識し、職務の役割に適合するタスクのみを担当する必要があります。 いくつかの共通の役割と、これらの役割が持つ可能性のある責任を見てみましょう。

役割:プロジェクトマネージャー

責任:

• プロジェクトの計画と開発

• チームを作成し、リードする

• プロジェクトの進捗状況の監視と共有

ビジュアルデザイナー

:

• 一貫した視覚的な作業を生成します

• チームメンバーがプロジェクトのマイルストーンを最新の状態に保つ

• プロジェクトの方向性を作成し、チームメンバーを導く

コンテンツライター

:

• 研究し、コピーを書きなさい

• デザイナーや管理者との進捗状況に関するコミュニケーション

• 顧客からのフィードバックを受け取った後修正のコピー

これらの責任は、組織文化、作業環境、および個々のチームメンバーの能力に基づいて変更される可能性があります。 チームメンバーが誰に報告するのか、ロールの要件などの詳細を含む独自のジョブ責任テンプレートを作成できます。

を読む: プロジェクトマネージャーになるために知る必要があるすべて

明確なコミュニケーションと構造を持つ強力なプロジェクトチームを構築

チームリーダーとして、 強力なチーム構造を作成するための最良の方法は、オープンなコミュニケーションを介してです。 チーム通信ソフトウェアを使用すると、誰もが自分の役割と責任を知っていることを確認することにより、期限を満たし、チームの目標を達成することができます,タスクが原因であるとき,そして、仕事がどこに立っています.

Asanaとのチームコミュニケーションの向上