Hogyan tervezzünk egy gálaest?
miért szervezünk gálaestet?
a gálaest kivételes eseményre utal, amelyet gyakran kivételes alkalomra szerveznek. Akár egy díjátadó estére, egy adománygyűjtő, termékbemutató vagy vállalati évforduló, a gálaest megszervezése nem improvizálható.
a pontos, részletes ütemterv lehetővé teszi, hogy felejthetetlen eseményt biztosítson vendégeinek, ugyanakkor elősegítse vállalatának pozitív imázsát.
az est célja
miért szervezzen gálaestet? Számos oka lehet annak, hogy egy vállalat ilyen rendezvényt szeretne szervezni: alapvető információk közlése, a résztvevők jutalmazása az elért eredményekért, a munkavállalók összehozása stb. Általánosságban elmondható, hogy egy esti rendezvény megszervezése lehetőséget ad a társaságnak arra, hogy nyugodt légkörben terjessze az üzenetet és a pozitív képet a vendégek körében.
bármi is legyen az oka egy gálaest megszervezésének, az első lépés az esemény pontos céljainak meghatározása.
az esemény témájának kiválasztása
miután egyértelműen meghatároztuk az esti esemény megszervezésének okát és céljait, fontos kiválasztani a témát. Ez utóbbi lesz a vezérfonal, amelyet a gálaest ütemtervének elkészítéséhez használnak.
ez a fajta esemény meglehetősen ritka és exkluzív, és a vendégek gondosan kiválasztott, ami miatt ez az esemény kivételes. A résztvevők büszkék arra, hogy részesei lehetnek, meg akarnak lepődni és gondoskodni egy estéről, ami segít abban, hogy pozitív emlék maradjon a fejükben.
semmit sem szabad a véletlenre bízni, különösen nem az esemény témájának megválasztását!
az est hangulata ezen a választáson alapul, és minden szórakozási lehetőséget és szolgáltatást az est témájának megfelelően választanak ki.
a gálaest költségvetése
miután ezeket az előzetes lépéseket megtették, át kell gondolnia, hogy mennyi pénzt költhet a gálaest megszervezésére. Ez számos tényezőtől függ: a helyszíntől, a résztvevők számától és a nyújtott szolgáltatások típusától.
a rendezvényre szánt költségvetést azonban alaposan és aprólékosan át kell gondolni, mivel ez határozza meg a következő szakaszok során meghozandó összes döntést. Szórakozás, hang, fény, étel és ital mind olyan szempontok, amelyek befolyásolják a gálaest költségvetését.
helyszín kiválasztása
a vendégek száma és a költségvetés meghatározása, az est témája eldőlt, most itt az ideje, hogy kiválassza a rendezvény helyszínét.
Hogyan találjuk meg a megfelelő helyet, hogy megfeleljen a gálaest menetrend téma?
a vendégek számának megfelelő hely
nem könnyű feladat megtalálni a tökéletes helyszínt egy gálaest megszervezéséhez. Mielőtt elkezdené a keresést, tisztában kell lennie azzal, hogy számos kritériumot kell figyelembe venni.
először is meg kell határoznia azokat a helyszíneket, amelyek relevánsak az est témája szempontjából. Az építészet, a környezet és a helyszín mind olyan tényezők, amelyeket figyelembe kell venni. A vidéki kastély nem fogja ugyanazt a hangot adni az estének, mint egy tető a város szívében.
bármelyik helyet is választja, könnyen megközelíthetőnek kell lennie autóval vagy tömegközlekedéssel, hogy kényelmesebbé tegye a vendégek érkezését.
a helyszín lefoglalásakor tervezzen három-hat hónappal a gála tervezett időpontja előtt.
gálaest szervezésére szolgáló tereink
minden rendezvényéhez különböző kapacitású és stílusú fogadóhelyeket biztosítunk, amelyek alkalmasak minden típusú partira, néhány száztól több ezer vendég befogadására. A La Sucri decision és egyedi ipari stílusa, a lyoni Kongresszusi Központ és a tetőtéri kilátással a Parc de lat D ‘ Or-ra, a Gerland Matmut stadionjára, Lyon legendás stadionjára és az Eurexpo Lyon Espace Paul Bocuse-jára, a választás a tiéd. Bármi legyen is a téma, amikor egy esti rendezvényt szervez, segítünk kiválasztani a tökéletes helyszínt, hogy megfeleljen az elvárásainak és megnyerje a vendégek szívét.
szórakoztassa vendégeit!
a gálaestnek jó emlékeket kell hagynia a vendégek számára, ez részben annak köszönhető, hogy a rendezvény napján a helyszínen szórakozást kínálnak.
a szórakozás választása
ügyeljen arra, hogy a gálaest menetrendjének és témájának megfelelően válassza ki a szórakozást, hogy megőrizze az esemény következetességét. Ügyeljen arra is, hogy figyelembe vegye vendégeit és elvárásait, mivel nem feltétlenül akarnak fizikai tevékenységekben részt venni, ha például hivatalos öltözékben vannak öltözve.
mindenesetre, függetlenül attól, hogy köszönetet szeretne mondani vendégeinek, összehozza őket, vagy egyszerűen csak eredeti módon szórakoztatja őket, minden részletről gondoskodni kell.
a gálaest menetrendje
a gálaest menetrendjének meghatározása az egyik legfontosabb lépés az esemény megszervezésében. Így képes lesz ellenőrizni, hogyan bontakozik ki az estéje. Óráról órára kell részleteznie az esemény menetét. A vendégek fogadása, scenography, a szórakozás megkezdése, vendéglátás stb. Minden szakaszt gondosan meg kell tervezni.
a gálaest célja, hogy megszervezze a gálaestet, tájékoztassa az egyes résztvevőket a felelősségi körükről, és szigorúan tartsa be az Ön által beállított időzítést. Ha például 9 órakor éles előadást tervezett, minden résztvevőt tájékoztatni kell (hang, fény, vendéglátás).
Vendéglátás
mielőtt elgondolkodna a gálavacsora szervezésén, fontos meghatározni annak stílusát. Koktélbüfé lesz? Lesz asztal szolgáltatás?
bármi legyen is az eset, az ételeknek és italoknak meg kell felelniük a gálaestre választott témának.
segíthetünk abban, hogy tisztábban lássa az éjszakát.
ha úgy dönt, hogy egy sit-down vacsora
ha szeretné, hogy hozzon létre egy hivatalos hangulatot, és a vendégek nagyobb kényelmet, amikor szervez egy esti esemény, javasoljuk egy ülő vacsora asztal szolgáltatás. Így vendégei kényelmesen ülnek, ami a legjobb megoldásnak tűnik, ha van egy színpad hosszú előadással vagy beszéddel a gálaestén.
a vendégek eltölteni egy kellemes pillanatot az asztal körül, akkor képes lesz arra, hogy élvezze a szórakozás, és könnyen szabályozhatja az időzítés az este.
koktélbüfé
a nyugodt légkör és az interakció ösztönzése érdekében a koktélvacsora ideális megoldás. A vendégek így képesek lesznek mozogni a különböző területeken, kihasználva a kiállított kiállításokat, és mindenekelőtt szabadon kölcsönhatásba léphetnek egymással.
a koktélbárba járás azt jelenti, hogy a vendégek nyugodt, meleg légkört élveznek, és megsokszorozzák a köztük lévő interakciót.
a meghívók
a gálaest menetrendjét meghatároztuk, a helyszínt kiválasztottuk, a meghívókat most kell kiküldeni.
Dátum mentése
a meghívókat jóval az este előtt kell elküldeni, hogy a vendégek rendelkezésre álljanak. Ebből adódóan, tervezze meg, hogy legalább egy hónappal az esemény dátuma előtt mentse el a dátumot, hogy a résztvevők be tudják ceruzázni a dátumot a naplóikba, és elérhetővé tegyék magukat az estére. Ha túl későn küldi el a meghívót, előfordulhat, hogy nem tudják elérhetővé tenni magukat, ha túl korán küldi el, elfelejthetik, hogy esti rendezvényt szervez.
papír vagy e-mail meghívó
nem tud dönteni papír vagy e-mail meghívó között? Minden a célközönségtől, szokásaiktól és preferenciáiktól függ. Meghívásában ne felejtsen el mellékelni egy kivonatot a gálaest menetrendjéből, hogy csábítsa a vendégeket, szem előtt tartva, hogy ne fedjen fel mindent, hogy ne rontsa el a meglepetés elemét.
a meghívó szövegét és formáját minden esetben az Ön célkitűzéseinek és a gálaest megszervezéséhez választott témának megfelelően kell kidolgozni.
Online regisztráció
arra is lehetősége van, hogy válasszon egy online platform regisztráció. Így jó előre tudni fogja a résztvevők pontos számát, és könnyen emlékeztetheti őket.
ezek a megoldások lehetővé teszik a vendégek számára, hogy közvetlenül az elektronikus napirendjükbe mentsék az eseményt, így ne felejtsd el!
kommunikálni!
ha több embert szeretne elérni és érdeklődést kelteni az esemény iránt, ne hagyja figyelmen kívül a kommunikációt a gálaest előtt, alatt és után.
este előtt
az esemény előtt bejelentheti a gálaest időpontját és menetrendjét. Ha belső eseményről van szó, adjon elsőbbséget az e-maileknek, az intranetnek, a cég telephelyén található plakátoknak vagy a belső közösségi hálózatoknak.
másrészt, ha ez egy külső esemény, akkor olyan eszközöket kereshet, mint a webhelye, az e-mailezés vagy a közösségi hálózatok.
gálaest megszervezése kommunikáció nélkül azt jelenti, hogy megfosztja magát a vendégek csábításának elengedhetetlen eszközétől!
az esti órákban
az esti órákban élőben kommunikálhat a közösségi hálózatokon keresztül, videókat készíthet a vendégek fogadásáról, vagy megoszthatja a szórakozást a résztvevők ösztönzésével.
ha azonban bizalmasabb gálaestet szervez, győződjön meg arról, hogy vendégei semmilyen hivatalos vagy érzékeny információt nem hoznak nyilvánosságra.
este után
az esemény után a vendégek emléktárgyként emlékeznek az estére fotókkal vagy videókkal. Ezért az este készített fényképeket terjesztheti a résztvevőknek, de filmet is készíthet (aftermovie), amelyet közzé kell tenni a hálózatain (belső vagy külső).
gondoljon arra is, hogy távozáskor adjon valamit a vendégeknek, amit hazavihetnek, például finomságokat a cég színeiben, hogy pozitív emlékeik legyenek az estéről.
miután látta az esti rendezvényt, ne felejtsen el köszönetet mondani minden előadónak, belső és külső, mert a siker csapatmunka!