az üzleti folyamatok átfogó útmutatója

az üzleti folyamatok átfogó útmutatója

mindenki az üzleti folyamatokról beszél, de továbbra is sok a zavar velük kapcsolatban. Annak érdekében, hogy egyértelmű legyen, itt van minden olyan információ, amire szüksége lesz arra vonatkozóan, hogy mi az, és miért kell megértenie őket.

mi az üzleti folyamat?

az üzleti folyamat olyan lépések sorozata, amelyeket az érdekeltek egy csoportja hajt végre egy konkrét cél elérése érdekében. Az üzleti folyamat minden lépése egy résztvevőhöz rendelt feladatot jelöl. Ez számos kapcsolódó ötlet alapvető építőköve, mint például az üzleti folyamatok kezelése, a folyamatok automatizálása stb.

bár az üzleti folyamatmenedzsmentről írt és mondott dolgok özöne van, elengedhetetlen megérteni, hogy miért olyan fontosak az Ön vállalkozása számára.

az üzleti folyamatok fontossága

az üzleti folyamatok szükségessége és előnyei meglehetősen nyilvánvalóak a nagy szervezetekben. A folyamat minden vállalkozás számára mentőövet jelent, és segíti az egyes tevékenységek egyszerűsítését, biztosítva az erőforrások optimális felhasználását.

a jól meghatározott üzleti folyamatok legfontosabb okai

• határozza meg, hogy mely feladatok fontosak a nagyobb üzleti célok szempontjából
• hatékonyság javítása
• egyszerűsítse az emberek/funkciók/osztályok közötti kommunikációt
• állítsa be a jóváhagyásokat az elszámoltathatóság biztosítása érdekében és az erőforrások optimális felhasználása
• megakadályozzák a káosz kúszik be a napról-napra műveletek
• szabványosítani egy sor eljárások feladatok elvégzésére, hogy igazán számít, hogy az üzleti

egy példa egy üzleti folyamat

példaként vegyük figyelembe a HR osztály felvételi folyamatát. A munkakezdéstől kezdve a munkavállaló beszállásáig, a folyamatban több lépés is részt vesz. Bár ez szervezetenként változhat, egy egyszerű munkafolyamat így nézhet ki:

• a HR vezetői álláshelyek az állás frissítése
• több jelölt jelentkezik egy portálon
• a HR vezető átvizsgálja a jelölteket és szűri a legmegfelelőbbet
• a kiválasztott jelölteket a toborzás következő szakaszaira hívják fel
• a megfelelő jelöltet a toborzás utolsó szakaszában választják ki
• fizetési és politikai tárgyalások kerül sor
• az ajánlat levelet küldött, és a jelölt elfogadja

ezt követi egy hosszú alkalmazott onboarding folyamat.

6 példa a valós üzleti folyamatokra.

az üzleti folyamat életciklusának 7 lépése

1. lépés: Határozza meg céljait

mi a folyamat célja? Miért jött létre? Honnan tudod, hogy sikeres-e?

2. lépés: tervezze meg és térképezze fel a folyamatot

milyen stratégiák szükségesek a célok eléréséhez? Ez a folyamat átfogó ütemterve.

3. lépés: Műveletek beállítása és érdekelt felek kijelölése

határozza meg az egyes feladatokat, amelyeket a csapatoknak és a gépeknek el kell végezniük a terv végrehajtásához.

4.lépés: tesztelje a folyamatot

futtassa a folyamatot kis léptékben, hogy lássa, hogyan teljesít. Vegye figyelembe a hiányosságokat és végezze el a beállításokat.

5.lépés: a folyamat végrehajtása

indítsa el a folyamatot élő környezetben. Megfelelő kommunikáció és az összes érdekelt fél képzése.

6.lépés: az eredmények figyelemmel kísérése

tekintse át a folyamatot és elemezze annak mintáit. Dokumentálja a folyamat előzményeit.

7. lépés: Ismételje meg
ha a folyamat képes elérni a kitűzött célokat, ismételje meg a jövőbeli folyamatokhoz.

az üzleti folyamat szoftver használatának előnyei

a BPM megoldások egyedi tervezésűek, hogy növeljék a folyamatok hatékonyságát a vertikális és a szervezetek között. Ezek megvalósítása számos üzleti előnnyel jár, mint például:

a kockázatok csökkentése

a BPM szoftver segít megelőzni és kijavítani a hibákat és a szűk keresztmetszeteket, ezáltal minimalizálva a kockázatokat.

elbocsátások megszüntetése

a Monitoring folyamatok lehetővé teszik a duplikált feladatok azonosítását és kiküszöbölését. A BPM szoftver megvalósítása javítja az erőforrás-allokációt is annak biztosítása érdekében, hogy az emberi erőfeszítéseket csak a releváns feladatokba fektessék be.

minimális költségek

a folyamatok jobb láthatósága segít a pazarló kiadások nullázásában. Így a költségek minimálisra csökkennek, a megtakarítások pedig növekednek.

jobb együttműködés

a BPM szoftver által elősegített átláthatóság növeli a belső csapatok, valamint a külső gyártók és vásárlók közötti együttműködést. Mindenki tisztában van a felelősségekkel, az ütemtervekkel és a szűk keresztmetszetekkel.

agilitás

az optimalizált folyamatok nagyobb agilitást tesznek lehetővé a szervezeti műveletekben. A minimális hibák, szűk keresztmetszetek és duplikációk megkönnyítik a gyorsabb átfutási időket.

jobb termelékenység

ha a folyamatok formájúak, a jóváhagyások gyorsabbak, az információk visszakeresése pedig egyszerűbb. A feladatokat emberi beavatkozás nélkül egymás után irányítják. Ezek az előnyök jelentősen növelik a csapatok termelékenységét.

nagyobb hatékonyság

a BPM szoftver átfogó műszerfalai madártávlatból szemlélik a folyamat teljesítményét. Segít a vezetőknek biztosítani, hogy az átfutási idő rövid legyen, a pontosság pedig magas legyen.

magasabb megfelelés

a BPM szoftverrel könnyebb és módszeresebb az ellenőrzési nyomvonal létrehozása, valamint az iparági előírásoknak és szabványoknak való megfelelés.

melyek az ideális üzleti folyamat alapvető tulajdonságai?

4 alapvető tulajdonság alkotja az ideális üzleti folyamatot:

1. Véges – egy jó üzleti folyamatnak jól meghatározott kiindulópontja és végpontja van. Véges számú lépéssel is rendelkezik.

2. Megismételhető-egy jó üzleti folyamat határozatlan számú alkalommal futtatható.

3. Értéket teremt-végső soron arra törekszik, hogy az értékteremtést végrehajtható feladatokká alakítsa, és nem csak a kedvéért lép a folyamatba. Más szavakkal, ha a folyamat bármely lépése nem ad hozzá értéket,akkor nem létezhet.

4. Rugalmasság-beépített jellege van, hogy rugalmas legyen a változáshoz, és nem merev. Ha van bármilyen fejlesztési lehetőség, amelyet azonosítanak, a folyamat lehetővé teszi, hogy ezt a változást magába szívja anélkül, hogy működési szempontból annyira befolyásolná az érdekelt feleket.

milyen kifejezések kapcsolódnak az üzleti folyamathoz?

az üzleti folyamatok automatizálása egy technológia-vezérelt stratégia az üzleti folyamatok automatizálására annak érdekében, hogy minimális költséggel és rövidebb idő alatt megvalósuljon. Rendkívül hasznos mind az egyszerű, mind az összetett üzleti folyamatokhoz. Néhány olyan terület, ahol az üzleti folyamatok automatizálása nagyon hasznos:

• nagyobb hatékonyság elérése
• az emberi hibák csökkentése
• alkalmazkodás a változó üzleti igényekhez
• a munkakörök és felelősségek tisztázása

a BPM egy szisztematikus megközelítés, amely a szervezet folyamatait hatékonyabbá és dinamikusabbá teszi az üzleti változó igények kielégítése érdekében. A folyamatos fejlesztés a BPM egyik alapvető filozófiája, és célja, hogy minden BPM kezdeményezés középpontjába kerüljön. A BPM egy folyamatos megközelítés az üzleti folyamatok végrehajtásának folyamatos javítására. Számos felhőalapú és helyszíni szoftvermegoldás áll rendelkezésre a BPM megvalósításához.

az üzleti folyamatok modellezése az üzleti tevékenységek áramlásának vázlatos/strukturális ábrázolása egy szervezetben vagy egy szervezeten belüli funkcióban. Elsődleges célja a tevékenységek jelenlegi áramlásának dokumentálása és alapvonala annak érdekében, hogy azonosítsa a feladatok gyors elvégzéséhez szükséges fejlesztéseket és fejlesztéseket. Általában olyan szabványt követnek, mint pl üzleti folyamatmodellezés jelölés (BPMN), amely globálisan elfogadott szabvány, amellyel a legtöbb folyamatszakértő könnyen azonosul. Az olyan folyamatmodellező szoftverek, mint a Kissflow, lehetővé teszik még egy üzleti felhasználó számára is, hogy üzleti lépéseken alapuló folyamatot modellezzen anélkül, hogy bármilyen modellezési jelölést kellene ismernie.

az üzleti folyamatok fejlesztése egy stratégiai tervezési kezdeményezés, amelynek célja az üzleti folyamatok átalakítása a műveletek, a bonyolultsági szintek, az alkalmazottak készségei stb. annak érdekében, hogy az egész folyamat értelmesebb, hatékonyabb legyen, és hozzájáruljon az általános üzleti növekedéshez. Ez egy meglehetősen drasztikus módja annak, hogy újra felfedezzük az üzleti folyamat hatékonyabb módjait, ahelyett, hogy kis lépésekben lépnénk. Általában a folyamatok feltérképezésével kezdődik, és fő célja az informatikai erőforrások összehangolása a szervezeti üzleti célokkal. Van egy csomó folyamat javítása eszközök a piacon, hogy majd segít ki ezt.

az üzleti folyamatok újratervezése az üzleti folyamatok teljes újratervezése alapos elemzés után annak érdekében, hogy drasztikus hatást érjen el. Ez magában foglalja az inefficiencia magjának azonosítását, olyan feladatok kivágását, amelyek nem adnak hozzá semmilyen értéket, és még egy felülről lefelé történő változtatást is végrehajtanak a folyamat megtervezésében annak érdekében, hogy átfogó átalakulást hozzanak létre.

az üzleti folyamatok optimalizálása egy meglévő folyamatot vesz igénybe, és analitikai és üzleti folyamatbányászati eszközöket használ a szűk keresztmetszetek és más jelentős hiányosságok kiküszöbölésére.

az üzleti folyamatok feltérképezése olyan eljárás, amely dokumentálja, tisztázza és logikai lépésekre bontja a folyamatsorozatokat. A leképezés vagy írásbeli formátumban történik, vagy folyamatábrák segítségével jelenik meg. Válasszon egy folyamattérképező szoftvert, amely lehetővé teszi az üzleti felhasználók számára, hogy az összes folyamatot logikai lépések alapján, intuitív vizuális felülettel térképezzék fel.

az üzleti folyamatok elemzése az üzleti követelmények azonosításának és az üzleti problémákat legjobban megoldó megoldások eldöntésének folyamata. Ez állhat folyamatfejlesztésből, politikafejlesztésből, szervezeti változásból vagy stratégiai tervezésből.

az üzleti folyamatok integrációja olyan folyamatmodell definiálásának képessége, amely meghatározza az ugyanazon vállalkozásban található rendszerek közötti szekvenciát, hierarchiát, eseményeket, végrehajtási logikát és információmozgást.

az üzleti folyamatok szimulációja az üzleti folyamatok elemzésének eszköze a teljesítmény mérésére, a tesztelési folyamatok tervezésére, a szűk keresztmetszetek azonosítására, a tesztváltozások azonosítására, valamint arra, hogy egy folyamat hogyan működik különböző környezeti feltételek mellett, különböző adatkészletekkel.

az üzleti folyamatok átalakítása olyan kifejezés, amely egy adott üzleti cél eléréséhez szükséges műveletek sorozatának radikális megváltoztatását jelenti. Ennek célja annak biztosítása, hogy a vállalat alkalmazottai, céljai, folyamatai és technológiái összhangban legyenek egymással.

az üzleti folyamatfolyamat a létrehozott folyamat ábrázolása. Általában úgy néz ki, mint egy űrlap vagy folyamatábra. Minden üzleti folyamat szakaszokból áll, és minden szakaszban vannak kitöltendő mezők (vagy lépések).

az üzleti folyamatok monitorozása a folyamatok és tevékenységek aktív monitorozása, amely segít a vezetésnek betekintést nyerni a vállalaton belüli fontos tranzakciókba és folyamatokba. Ez segít a vezetőségnek megérteni, hogyan működnek a folyamataik, és hogy összhangban vannak-e a vállalat üzleti céljaival.

az üzleti folyamatok létrehozásának ideje

jól megtervezett üzleti folyamatok állítsa be csapatait a siker útjára. Mindenki tisztában van a szerepével és felelősségével, és világos jövőképpel dolgozik a végcél felé.

azok a helyzetek, amikor a vállalatok drága tanácsadókat vettek fel üzleti folyamatok tervezésére, elhalványulnak. Nem akarja, hogy egy másik személy üzleti folyamatot hozzon létre az Ön számára, ha Ön a szakértő, aki ismeri a vállalkozását.

tudta, hogy 15 perc alatt létrehozhat egy üzleti folyamatot a Kissflow folyamattal? A no-code platform egyszerűvé teszi, miközben kifinomult üzleti folyamatokat tervez. Próbáld ki, és nézd meg, milyen egyszerű.