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Una delle attività di automazione e-mail più comuni in Outlook è l’elaborazione di allegati da e-mail in arrivo. Più specificamente, il download e l’elaborazione delle fatture è una delle attività più ad alto volume in un reparto AP. Abbiamo elaborato un processo passo – passo per mostrarti come automatizzare un’e-mail in Outlook.
Come automatizzare le e-mail in Outlook
Passo 1: Scarica una versione di prova Automatizzare gratuitamente. Una volta entrato nel software, è possibile impostare l’attività con i seguenti passaggi.
Fase 2: Impostare un passaggio per monitorare la posta in arrivo/cartella in cui arrivano le e-mail utilizzando l’attività di elaborazione delle e-mail.
Passaggio 3: configurare il passaggio per staccare e salvare gli allegati e memorizzarne i nomi in un set di dati all’interno dell’attività.
Passaggio 4: Impostare il filtro per le e-mail che si stanno monitorando. Questo filtro controlla eventuali e-mail con “Fattura” nella riga dell’oggetto.
Passaggio 5: aggiungi un passaggio per creare un elenco di tutte le fatture distaccate in un foglio di calcolo Excel.
Ora, quando viene eseguita l’attività, avrai un file Excel aggiornato con l’elenco delle fatture che possono essere inviate ai conti da pagare.
E avrai anche le fatture staccate salvate nella cartella archivio.
Questo è solo un esempio di automazione di Outlook. Ci sono tanti altri modi per automatizzare le attività relative alla posta elettronica in Outlook, tra cui l’immissione degli ordini, rapporti, richieste di service desk IT, e altro ancora.