Processus et critères de Sélection des logiciels ERP

Processus et critères de Sélection des logiciels ERP

Un bon système de planification des ressources d’entreprise (ERP) devrait avoir un impact sur chaque partie de votre entreprise. Il existe d’innombrables solutions logicielles ERP disponibles, vous devez donc faire le bon choix qui convient à votre organisation. Mais savez-vous à quoi ressemble le processus de sélection ERP?
Comparer les Principaux Leaders des logiciels ERP

Ne vous inquiétez pas si vous n’êtes pas familier! C’est la raison même pour laquelle nous avons élaboré ce guide étape par étape ultra-complet sur la sélection d’un système ERP. Rempli de conseils et de recommandations, vous pouvez utiliser cet article dans le cadre de votre liste de contrôle d’évaluation de logiciel ERP.

Aller à:

• Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?
• Considérations d’achat
• Processus de sélection
• Critères de sélection

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP?

Tout d’abord, redressons les bases. Le logiciel ERP est une suite d’applications intégrées qui automatise et rationalise les processus métier critiques. Ces applications aident à gérer les analyses commerciales (BI), la comptabilité, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et l’automatisation du marketing (MA), entre autres activités. Il sert de référentiel de données centralisé et fournit une automatisation du flux de travail et des informations en temps réel. Le logiciel ERP est également doté de fonctionnalités permettant d’assurer la conformité aux normes sectorielles et réglementaires, d’améliorer le service client et d’analyser la santé financière de votre organisation.

Avant d’investir dans ce programme, vous devez examiner certains attributs.

Considérations d’achat

Acheter un nouvel ERP, c’est comme acheter une nouvelle voiture. C’est un investissement coûteux, mais qui en vaut la peine lorsque vous savez ce que vous recherchez pour vous aligner sur les meilleurs intérêts de votre entreprise. Certaines questions à inclure dans vos considérations d’achat incluent:

Quelle est la taille de Votre Entreprise?

La taille de l’entreprise est vitale. Êtes-vous une entreprise Fortune 500 ou une entreprise en démarrage qui se prépare à quitter le sous-sol de vos parents? Ces solutions offrent une évolutivité et peuvent accueillir plus d’employés, de départements, d’utilisateurs et plus encore à mesure que vous grandissez. Ou, si vous ne voyez pas votre entreprise dépasser les petites ou moyennes tailles, vous pouvez investir dans un programme qui répond à ce besoin.

De Quoi Vos Autres Départements Ont-Ils Besoin?

Ce n’est un secret pour personne que l’ERP possède diverses fonctionnalités qui desservent différents départements au sein de votre entreprise. Cependant, il est essentiel d’interroger les chefs de service et d’obtenir leur avis sur ce dont ils ont besoin dans un nouveau système. Traitez vos chefs de département comme des ambassadeurs régionaux. Vous pouvez rechercher tout ce qu’il y a à savoir sur les RH, le CRM et la comptabilité, mais vous n’êtes pas un expert. Ces chefs de service servent d’experts et comprennent ce dont ils ont besoin pour rationaliser les opérations.

Combien êtes-Vous Prêt à dépenser?

Nous allons en savoir plus sur les coûts dans la section critères de sélection. Cependant, il est important d’établir un budget approprié avec un bouchon de fin raisonnable, afin que vous puissiez acheter le système dont vous avez besoin sans vider tout votre portefeuille.

Quelle Est Votre Option De Déploiement Idéale ?

Connaître votre option de déploiement préférée – sur site, dans le cloud ou un hybride à la fois cloud et sur site – rendra également le processus de sélection de l’ERP plus facile à gérer. Bien sûr, chaque déploiement a ses avantages et ses inconvénients, mais choisir celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise est un pas dans la bonne direction.

• Sur site : On-premise est le déploiement logiciel traditionnel. Il vous permet d’accéder et d’utiliser la solution uniquement sur les serveurs de votre entreprise. Si votre entreprise traite du travail local et de la clientèle, cette préférence peut être à votre portée.
• Cloud : Le déploiement dans le cloud vous permet d’accéder à la solution et aux données sur n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet puissante, tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les smartphones, les tablettes, etc. Il est également livré avec plus d’options de sécurité pour protéger vos données contre les cybermenaces. Si vous avez des clients et des partenaires régionaux ou mondiaux, ce choix de déploiement pourrait être la meilleure option.
• Hybride : L’option hybride fusionne le meilleur du déploiement sur site et du cloud en une seule opportunité pour garantir la sécurité et l’accessibilité de vos informations en temps réel.

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Processus de sélection

Pour fournir des informations d’introduction supplémentaires, nous allons vous expliquer notre méthodologie de sélection Lean. Ce processus en quatre étapes facile à suivre vous aide à déterminer les besoins de votre entreprise, à évaluer et à comparer les solutions, à valider vos exigences techniques et à négocier un contrat important. Vous pouvez effectuer cette méthodologie avec ou sans l’aide de SelectHub.

Établir

La première étape de notre processus consiste à effectuer une auto-évaluation de vos opérations commerciales. Ces questions comprennent:

• Pourquoi avez-vous besoin d’un nouveau programme?
• Quel est le problème avec vos logiciels ou procédures existants ?
• Que voulez-vous que cette solution simplifie et automatise ?

Collaborate

Il est facile de déléguer la recherche d’un nouveau programme à une ou deux personnes. En réalité, vous avez besoin d’un comité composé de chefs de service, d’intervenants, de partenaires et plus encore. Les chefs de département sont précieux. Vous pouvez rechercher et tenter de développer des exigences pour vos secteurs des ressources humaines, de la comptabilité et du marketing, mais ces responsables savent ce dont ils ont besoin.

Vous pouvez interroger les parties prenantes et les partenaires de votre secteur sur leur solution et s’ils ont des fournisseurs qu’ils recommanderaient. Plus vous ajoutez de personnes dignes à votre équipe de sélection, meilleures sont vos chances de choisir la solution idéale.

Définissez

Asseyez-vous avec votre équipe pour créer une liste principale d’exigences et de fonctionnalités. Les services SelectHub proposent un appareil qui vous aide à choisir parmi diverses exigences fonctionnelles et techniques. Vous pouvez noter la performance des fournisseurs avec ces exigences avec des valeurs allant jusqu’à 100.

Choisissez parmi diverses exigences dans l’application express de SelectHub.

Distribuez

Passez au crible les fournisseurs qui répondent le mieux à votre liste d’exigences. Créez une liste restreinte de fournisseurs et vérifiez dans quelle mesure ils correspondent à votre liste de fonctionnalités. Vous pouvez utiliser les outils de SelectHub pour créer un modèle de demande de proposition (RFP), de demande d’informations (RFI) ou de demande de devis (RFQ).

Justify

Cette étape vous aide à évaluer tout ce que vous avez tiré de l’étape précédente. Vous devez également envisager trois options:

• Est-ce que je veux continuer mon parcours de sélection de logiciels avec ces fournisseurs potentiels ?
• Est-ce que je veux ajouter des intégrations ou des modules complémentaires à mon logiciel existant ?
• Est-ce que je veux arrêter complètement ce processus et m’en tenir à mes programmes / pratiques actuels?

Peu importe votre choix, cette étape vise à vous aider à vraiment comprendre comment vous voulez aller de l’avant.

Prouvez que

Vous avez soit décidé de trouver une toute nouvelle plate-forme, soit de rechercher des modules supplémentaires à ajouter à votre système actuel. Vous avez créé une liste restreinte de fournisseurs et vous souhaitez qu’ils prouvent à quel point leur solution répond à des exigences spécifiques. Cette étape vous permet de demander aux fournisseurs des démos, des preuves de concept (POC) et des cas d’utilisation.

• Démos: Ici, vous demandez aux fournisseurs de vous montrer comment effectuer les tâches. Créez des scripts de démonstration ou des listes d’outils que vous souhaitez que les fournisseurs démontrent. Par exemple,  » Montrez-moi votre grand livre général « ,  » Montrez-moi vos outils de rapprochement des comptes et de comptes fournisseurs  » ou  » Montrez-moi votre accessoire de nomenclature (nomenclature). »
• Cas d’utilisation : Les cas d’utilisation vont un peu plus loin que les démos. Ils vous permettent de demander comment effectuer des tâches particulières. C’est-à-dire « Montrez-moi comment effectuer des rapprochements bancaires de fin de mois » ou « Montrez-moi comment automatiser la paie des employés. »Vous pouvez également développer un script pour cette option.
• POCs: Les POCs montrent plus que des démos et des cas d’utilisation. Les fournisseurs peuvent recréer la solution avec des données utilisateur antérieures ou actuelles pour montrer comment le système fonctionne comme une simulation. Bien que cette méthode soit efficace, elle peut être opportune et plus coûteuse que des démos ou des cas d’utilisation. Nous vous suggérons d’utiliser uniquement des POC pour une ou deux solutions idéales.

Vous pouvez ajouter des POCs au système de SelectHub.

Notez la performance de chaque solution dans vos démos, cas d’utilisation ou POC et collez-la à côté du score requis. Ces scores vous aideront à classer vos meilleures applications.

Rang

Classez vos solutions en fonction des exigences et des scores de démonstration. Pensez également à évaluer le coût total de possession (TCO) de chaque programme ou le prix final. Ce prix peut varier de quelques milliers de dollars à 100 000 $ ou plus.

Négocier

La sélection Lean vous permet d’avoir au moins deux à trois programmes potentiels qui conviennent parfaitement à votre organisation. Une fois que vous avez classé vos choix, choisissez votre premier choix et examinez les accords et contrats du fournisseur ou du revendeur. SelectHub peut examiner le contrat et vous donner des informations sur ce fournisseur. Cependant, SelectHub n’est pas une société juridique et ne peut pas fournir de conseils juridiques. Si vous trouvez un contrat sommaire ou bizarre, examinez-le avec un avocat ou un cabinet d’avocats.

Créez une RFx dans l’appareil de SelectHub.

Après votre examen juridique et vos conditions de négociation, décidez si ce fournisseur vous convient. Si c’est le cas, vous pouvez passer à la phase de signature. Sinon, passez aux fournisseurs suivants de cette liste et répétez cette étape. Comprenez cependant que SelectHub facture des frais supplémentaires si vous demandez d’autres avis d’entreprise.

Signe

Le moment est arrivé. Après des recherches et des évaluations approfondies, il est temps de signer avec votre fournisseur. Une fois que vous avez signé et défini les conditions de paiement, vous pouvez configurer un plan de mise en œuvre.

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Critères de sélection

Maintenant que vous comprenez ce qu’est un logiciel ERP et comment fonctionne le processus de sélection, nous allons entrer dans le but de cet article. Voici notre liste des critères de sélection des logiciels ERP les plus importants. Vous pouvez utiliser ces critères à toutes les étapes du processus de sélection pour déterminer si une solution vous convient.

Fonctionnalité et facilité d’utilisation

Première chose dans le processus de sélection de l’ERP, nous avons quelques questions standard à résoudre: Quelles sont les fonctionnalités et la facilité d’utilisation du système? Et de quelles fonctionnalités et de quel degré de convivialité avez-vous besoin ? Répondre à ces questions vous aidera à décider si le produit convient à votre entreprise à un niveau fondamental. Ce critère peut être le plus long et le plus banal à remplir – il implique une évaluation approfondie de votre entreprise et du produit ERP – mais tenez bon. Cette évaluation est essentielle au travail.

Prendre les mesures suivantes peut vous aider à mieux comprendre les logiciels ERP, à rassembler vos besoins ou à comparer les systèmes:

• Collecte des exigences: Considérez les défis actuels auxquels votre organisation est confrontée et qui pourraient être résolus ou réduits avec un système ERP. Ensuite, évaluez laquelle des fonctionnalités du système accomplirait cela.
• Envisagez l’automatisation des processus métier : Pensez à tous les processus métier de routine de votre organisation qui pourraient être automatisés et évaluez si la solution particulière dispose des outils pour le faire.
• Examinez les utilisateurs finaux : Dans quelle mesure vos utilisateurs finaux sont-ils technophiles et ont-ils la capacité de naviguer dans des fonctionnalités logicielles complexes ? Ont-ils déjà utilisé un système ERP? Répondre à ces questions vous aidera à déterminer si la convivialité des produits est à la hauteur de vos besoins.
• Planifiez la centralisation: Considérez les systèmes que vous utilisez actuellement et qui devront être intégrés à votre système ERP et renseignez-vous sur les possibilités d’intégration. Par exemple, comment le CRM s’interface-t-il avec l’ERP global ?

Viabilité du fournisseur

Avant de vous investir dans une solution particulière, il est sage de vous demander: Quelle est la réputation du fournisseur et puis-je travailler avec lui à long terme? Même si un produit est livré avec les fonctionnalités appropriées, il devrait être hors de question que l’entreprise ne soit pas digne de confiance et sécurisée. Au-delà de la crédibilité de l’entreprise, vous devez examiner l’évolutivité du produit pour déterminer s’il peut s’agir d’une transaction durable.

L’analyse de la viabilité des fournisseurs garantit non seulement un excellent système, mais également un excellent partenaire pour votre entreprise. Tenez compte des facteurs suivants lorsque vous comparez les systèmes ERP et les fournisseurs qui les fournissent:

• Crédibilité de l’entreprise: Étudiez comment le fournisseur a changé d’organisation au cours des dernières années et renseignez-vous sur l’orientation future des activités du fournisseur. En outre, tenez compte de l’âge et de la santé financière de l’entreprise.
• Viabilité du produit: Découvrez depuis combien de temps le produit ERP est sur le marché et recherchez des références auprès de leurs clients. Demandez au fournisseur combien de temps il compte continuer à faire fonctionner le produit et distribuez régulièrement des mises à jour ou améliorez-le. Si vous souhaitez couvrir l’ensemble de vos bases, renseignez-vous auprès du vendeur sur les produits qu’il prévoit d’émettre dans les années à venir.
• Évolutivité: L’évaluation de l’évolutivité des produits vous oblige à regarder en interne et à envisager l’avenir de votre entreprise. Aurez-vous besoin d’ajouter des utilisateurs à l’avenir ou d’étendre les fonctionnalités? Votre organisation a-t-elle le potentiel de se développer sur de nouveaux marchés? Déterminez si les fonctionnalités du système peuvent soutenir et améliorer votre stratégie commerciale. Cette considération est importante pour les entreprises jeunes et en croissance – votre système ERP choisi doit pouvoir grandir avec vous.

Technologie

Il y a beaucoup de technologie tissée dans les systèmes ERP – par exemple, les logiciels standard devraient contenir des fonctionnalités liées à la business intelligence, à la création de rapports et à la personnalisation. Comme l’évaluation des fonctionnalités, vous devriez vous demander: Quelles technologies la solution offre-t-elle et de quelles technologies avons-nous besoin ?
Tenez compte des facteurs suivants lorsque vous êtes prêt à comparer un ERP ou lorsque vous effectuez activement votre processus de sélection de logiciels:

• Personnalisation: Demandez-vous si la solution est clé en main ou personnalisable pour votre organisation et vos processus métier uniques. Si la solution doit être personnalisée pour fonctionner, assurez-vous que le fournisseur peut compléter la demande.
• Exigences : Déterminez si la solution peut répondre aux besoins techniques de votre organisation. Par exemple, peut-il générer des rapports de vente visuels en temps réel pour les présentations?
• Valeur: Évaluez si l’ERP exploite la technologie de pointe la plus récente et si le fournisseur prévoit de mettre à jour le système de manière cohérente. Tenir compte de ce facteur garantit que vous n’investissez pas de temps et d’argent pour mettre en œuvre un système qui deviendra bientôt obsolète.

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Coût

Il peut sembler évident que vous devriez considérer le coût d’un système ERP, mais malheureusement, ce n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Avec plusieurs éléments disparates à prendre en compte, il est important de se demander: Quel sera le coût réel de la solution? Le coût réel comprend les frais de licence, qui dépendent du nombre d’utilisateurs que vous avez, du logiciel lui-même ou des modules que vous sélectionnez, de l’hébergement ou du matériel, de la mise en œuvre, de la maintenance, de la formation et du support. Il est sage de déterminer une estimation approximative de votre retour sur investissement avant de signer tout type de contrat.

Tenez compte des facteurs suivants lors de l’évaluation du coût d’un ERP:

• Informations de Base Sur les Prix: Tout d’abord, évaluez le coût de la plate-forme et si elle est appropriée aux fonctionnalités et technologies qu’elle offre. Si la structure de prix du fournisseur est injuste, vous pouvez probablement trouver un autre produit – il y a beaucoup de poissons dans la mer.
• Coût réel: Ensuite, travaillez à déterminer le coût réel de la solution. Calculez le coût total de possession à long terme, en vous assurant d’intégrer tous les coûts applicables de la liste ci-dessus.
• ROI : Une fois que vous avez terminé ces dernières évaluations, estimez si le retour sur investissement projeté (ROI) sera nettement supérieur au coût total de possession.

Support et formation

Le support et la formation sont les pièces du gâteau qui permettent à un système de fonctionner et de fonctionner à tout moment. Sur le marché actuel des ERP, il existe un large éventail de ce que les fournisseurs offrent pour le support et la formation. Un plan de formation complet comprend généralement l’accès à des vidéos ou à de la documentation de formation, une base de connaissances en ligne ou une communauté d’utilisateurs et des options de formation en personne. Le support complet comprend généralement l’accès à un centre d’appels ainsi qu’à diverses ressources en ligne. Inversement, certains fournisseurs n’offrent ni support ni formation, ou externalisent le support et la formation.

Tout en considérant ces points, il est essentiel de regarder de près: Quel type de soutien et de formation recevrez-vous? De quel type de soutien et de formation avons-nous besoin ? Vous devez examiner les offres de support et de formation, vous assurer qu’elles fonctionneront pour vos utilisateurs finaux et conclure un accord apparent avec le fournisseur.

Réfléchissez aux facteurs suivants lors de l’examen du soutien et de la formation:

• Besoins des utilisateurs finaux: Tout d’abord, prenez le temps d’examiner les besoins des utilisateurs finaux. Quel type de formation, par exemple en face à face ou virtuelle, sera le plus pratique et le plus efficace pour les utilisateurs finaux? Avez-vous une équipe informatique interne qui peut vous aider avec le support technique, ou comptez-vous entièrement sur un support externe?
• Tarification: Le coût du soutien et de la formation est-il inclus dans les frais de licence, ou s’agira-t-il d’un investissement supplémentaire?

Expertise industrielle

L’expertise industrielle fait essentiellement référence à la capacité d’un fournisseur à répondre à vos besoins spécifiques. Selon vos besoins, vous pouvez très bien trouver une solution conçue spécifiquement pour votre type et votre taille d’entreprise. Obtenez des avantages majeurs lorsque vous travaillez avec un fournisseur qui comprend votre entreprise et tient compte des pratiques de l’industrie intégrées au système. Demandez-vous: La nature de votre entreprise nécessite-t-elle une plateforme spécialisée?

• Expertise: Considérez combien de temps le fournisseur a travaillé dans votre industrie particulière et s’il a fait ses preuves dans l’industrie.
  

  Exemple: E2 Shop System est un logiciel ERP conçu spécifiquement pour l’industrie manufacturière.

Mise en œuvre

La mise en œuvre est essentielle pour que votre nouveau système ERP soit opérationnel. Il est bon de demander comment le fournisseur assurera une installation réussie. Cette étape sera cruciale si vous anticipez une implémentation impliquée, telle que la migration d’un système hérité vers un nouvel ERP. Voici un bref aperçu de ce qu’un plan d’installation réussi nécessite:

• Logiciel idéal : Trouvez la bonne solution avec Le Lean Selection ou une autre méthodologie.
• Plan : Rassemblez une équipe de mise en œuvre et structurez un plan d’installation. En outre, attribuez et effectuez des tâches de gestion de projet.
• Transférer des données: Effectuer des examens approfondis des données pour réduire les informations répétitives. Les informations de votre entreprise sont la base de tout système ERP, sauf si vous partez de zéro.
• Former les utilisateurs : Accéder au matériel de formation et le distribuer aux utilisateurs finaux désignés.
• Effectuer des tests Système et lancer: Effectuez des tests de programme pour vous assurer que la solution dispose d’une interface appropriée et exécute efficacement toutes les fonctionnalités souhaitées avant et lors de la mise en service.
• Fonctions post-lancement : Analysez le retour sur investissement, étudiez la performance des employés, surveillez la satisfaction des clients et mesurez d’autres indicateurs clés de performance de l’entreprise pour évaluer les résultats du logiciel au fil du temps.

Nous avons terminé notre liste de critères de sélection des logiciels ERP. Vous pouvez utiliser cette liste pour évaluer les solutions tout au long de votre processus de sélection de logiciels.

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Dernières réflexions

La sélection d’un système ERP est un long processus avec de nombreux facteurs à prendre en compte. Mais vous pouvez le décomposer en parties gérables. Suivez le processus de sélection d’ERP étape par étape que nous avons décrit et n’oubliez pas de commencer par rassembler vos besoins. Avec des recherches et une sélection rigoureuses, vous vous retrouverez avec un fournisseur qui fournira le système pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

Lectures complémentaires

• Qu’est-ce que l’ERP et Comment fonctionne-t-il?
• Avantages de l’ERP
• Modèle et Liste de contrôle des exigences ERP
• Implémentation ERP
• Liste des fonctions et des exigences logicielles ERP