Comment planifier votre plus grand événement religieux de l’année » Conseils de leadership de l’UMC | Communications méthodistes unies
Quiconque a déjà organisé un dîner ou un rassemblement de vacances sait à quel point une simple réunion avec sa famille et ses amis est nécessaire. Organiser un événement religieux réussi amène la planification à un nouveau niveau. Que vous organisiez un pique-nique, un événement de culte, un camp, un festival, un service de Noël ou tout autre événement spécial, vous devez réfléchir à un certain nombre de choses.
Quelle que soit votre planification, la clé est de diviser votre événement en parties gérables, puis d’identifier qui supervisera chacun. Cette structure simple est souvent plus facile à dire qu’à faire.
Voici quelques étapes à suivre pour gérer votre planification d’événements. Nous avons également inclus des méthodes éprouvées et des pratiques suggérées utilisées par des planificateurs avertis partout, y compris quelques façons pour les petites églises de réaliser des événements plus importants que ce qu’elles avaient prévu.
TWEET CECI Assurez-vous que le GRAND événement s’aligne sur votre plan de marketing d’église
La création d’un plan de marketing d’église est la première étape que nous recommandons avant de faire quoi que ce soit de gros. Certaines personnes n’aiment pas le marketing (et pour une bonne raison), mais le marketing de l’église est le processus d’identification et de satisfaction des besoins spirituels et de service de votre communauté. Un bon plan aidera à jeter les bases et à définir la direction de chaque événement ou programme. Beaucoup de gens sauteront cette étape parce que c’est trop à faire avant leur événement, mais c’est fortement recommandé et cela pourrait être une cause d’arrêt et de définition du rôle de votre église.
Après avoir déterminé la vocation unique de votre congrégation et les besoins de votre communauté, vous pouvez commencer à élaborer une stratégie et à réfléchir au plus grand événement de l’année.
Posez les bonnes questions
Après avoir un plan marketing solide, votre direction principale doit poser les bonnes questions avant d’investir du temps et de l’argent! Cela vous aidera à jeter les bases de votre événement et à façonner votre plan de communication. Considérez les questions suivantes:
- Comment cet événement s’inscrit-il dans la mission spécifique de votre église ?
- Dans quelle mesure est-il possible pour votre église d’exécuter l’événement avec succès?
- Comment définiriez-vous votre objectif global ?
- À quel point les personnes qui ont besoin d’être impliquées sont-elles passionnées?
- Qu’est-ce qui distingue cette idée de la communauté?
TWEETEZ CECI Comment NE PAS planifier votre plus grand événement de l’année
Ensuite, considérez les implications des réponses aux questions ci-dessus.
- Si l’événement s’éloigne de la vocation unique de votre église, quittez maintenant et partagez vos valeurs et votre vision avec les dirigeants de base.
- Si vous n’avez pas assez de temps ou d’argent, il est temps d’arrêter de fumer. Vous devrez peut-être élaguer quelques programmes avant de continuer.
- Êtes-vous incertain de tous les résultats attendus? Quittez un peu et convertissez les objectifs du ministère en mesures claires.
- Si vous n’avez pas de bénévoles passionnés — vous sentez probablement un thème ici — ARRÊTEZ! Concentrez-vous maintenant sur le recrutement et la motivation des bénévoles.
- Si rien ne se démarque pour la communauté, il s’agit peut-être de l’événement le plus important prévu mais auquel la communauté n’a pas assisté.
Soyez honnête avec vos réponses et allez de l’avant — si la direction centrale donne le feu vert.
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Planifiez avec beaucoup de temps
Assurez-vous de vous donner à vous-même et à votre équipe suffisamment de temps pour tout rassembler. Les planificateurs de dernière minute pourraient aller trop vite pour remarquer que toutes les chaises pliantes étaient réservées ailleurs ou qu’un mariage était prévu le jour même où vous pensiez pouvoir utiliser le sanctuaire.
Les gens ont besoin de temps pour s’impliquer, à la fois en tant que bénévoles et en tant que participants inscrits. Qui donnera des fournitures ou préparera de la nourriture? Qui va installer et démolir? Facilitez l’inscription. Permettez aux gens de s’inscrire via le site Web de votre église, votre page Facebook ou votre application. Les groupes low-tech pouvaient laisser des formulaires sur les bancs ou installer une table d’inscription dans le foyer.
Si votre objectif est d’atteindre vos voisins locaux, évitez de planifier votre événement en même temps que des passe-temps communautaires populaires ou des événements sportifs.
Établir des lignes de communication claires
Il est important de demander à quelqu’un d’identifier les emplois et d’affecter des personnes à ces tâches. Qui sera en charge de la musique, des haut-parleurs, du marketing, de la nourriture, des décorations, de la mise en place / du démontage, des activités, etc.?
Une chaîne de commandement claire va de pair avec une communication claire. Sachez qui est responsable de chaque domaine et faites-lui confiance pour organiser des bénévoles et des ressources pour cet objectif particulier. La chaîne de commandement est moins une question de savoir qui se trouve au premier échelon et plus de savoir qui peut prendre des décisions et aider à faciliter un processus sans heurt.
Une fois que vous avez les personnes dont vous avez besoin, communiquez souvent avec elles et dites aux bénévoles ce qui est attendu. Ils auront besoin de descriptions de travail détaillées et de formation pour bien jouer leur rôle.
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Choisissez un thème
Avoir un thème pour votre événement permet de se concentrer et de déterminer les types de nourriture à servir, les jeux à jouer et les décorations à afficher. Faites appel à des personnes créatives pour des idées. De nombreux programmes d’école biblique de vacances le font bien.
Un thème crée une atmosphère et rend votre événement mémorable. Amusez-vous à créer des exercices de team building et les invités s’amuseront aussi. Jouez à des anecdotes avec des questions thématiques ou trouvez des moyens interactifs d’engager les participants.
Attendez-vous à des dépenses imprévues
Combien devez-vous dépenser? D’où viendra l’argent ? Avez-vous un comité qui supervise les finances de l’événement? Le trésorier sera la clé ici.
Vous aurez besoin de fonds pour les fournitures, la nourriture, la publicité et les décorations. Les frais de divertissement et de location de matériel sont également possibles. Intégrez un tampon dans votre budget car la plupart des événements coûtent plus cher que prévu.
Envisagez de demander une subvention
Les subventions de l’Église locale pourraient vous aider avec vos besoins en matière de publicité, de site Web ou de recherche. United Methodist Communications a mis en place une série de subventions et de ressources pour soutenir les communications de l’Église locale.
Passez le mot
Pour commencer, publiez votre événement sur le site Web de l’église, les comptes de médias sociaux et la liste de diffusion. Les annonces et bulletins hebdomadaires sont également utiles. À partir de là, considérez quels documents imprimés pourraient fonctionner le mieux. Des publicités à la radio ou à la télévision locales sont-elles possibles?
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Après l’événement, débriefez avec votre équipe
Planifiez du temps avec votre équipe pour évaluer la planification et l’exécution de l’événement et faites des ajustements si l’événement se reproduit. Qu’est-ce qui a bien fonctionné? Si c’est digne d’intérêt, partagez-le avec les médias. Qu’est-ce qui s’est mal passé? Ne te cache pas. Montez, possédez-le et discutez avec votre équipe.
Envoyez une communication de suivi aux personnes qui ont assisté à votre événement. Vous pouvez leur envoyer un remerciement général, un sondage de rétroaction ou des ressources gratuites. Invitez-les à des événements connexes à l’avenir.
Exprimer sa gratitude pour le service de tous ceux qui ont aidé. Plus ils se sentent appréciés, plus ils ont de chances de donner un coup de main à nouveau.
Les événements réussis ne se produisent pas seulement
Ils demandent beaucoup de réflexion et d’action. Plus vous disposez de détails à l’avance, moins vous aurez de hoquets pendant votre événement.
— Clay Morgan est un auteur de Dallas, au Texas, qui a passé une décennie à enseigner des cours collégiaux en sciences sociales avant de devenir consultant en communication et stratégie organisationnelle. Clay aime écrire à l’intersection de la culture et de la spiritualité. Il a exercé son ministère auprès des étudiants pendant des années et aime trouver des moyens créatifs d’engager les milléniaux.