Comment Organiser une Course ou un Événement Caritatif de Poker Moto avec Succès
par Darren Jekcharz & James Kizrazo
Une course de moto est un excellent moyen de sensibiliser votre organisme de bienfaisance. Organiser un événement moto est facile. Organiser un événement moto RÉUSSI ne l’est pas. Cela nécessite une grande quantité de planification, de dévouement, d’organisation et de sensibilisation à la participation communautaire &. Voici de précieux conseils pour planifier ce type d’événement.
Les informations ici ont été recueillies auprès de plusieurs organisateurs d’événements majeurs qui le font avec succès depuis de nombreuses années. Ces conseils sur la façon d’organiser un événement moto ne sont que cela; conseils. Vous devriez toujours consulter les autorités et votre conseiller juridique dans vos efforts de planification.
1. Choisissez une date non conflictuelle:
Il ne fait aucun doute que Dame Nature peut faire ou défaire la participation à votre événement. Mais choisir une date qui a déjà plusieurs événements de moto en cours peut aussi être un désastre. Il est presque impossible de choisir un jour où il n’y a pas d’événements prévus dans votre région, mais vous devriez regarder les calendriers d’événements de moto des années précédentes et éviter les jours qui sont déjà pris par des événements de moto établis de longue date qui ont lieu chaque année. Vous devriez également assister à votre réunion locale de planification du district de l’AMA (American Motorcycle Association). Cela vous aidera à vous faire une idée des principaux événements qui figurent déjà au calendrier de l’année. Ne soyez pas surpris si vous n’avez pas une foule énorme lors de votre premier événement. La plupart des grands événements de moto ont commencé avec seulement 10 ou 20, mais ont ensuite atteint des centaines ou des milliers après plusieurs années!
2. Organiser un Comité de planification :
Nommer des personnes à différents postes (suggestions : Directeur, Président des opérations, Président des Commanditaires, Président des Prix / Cadeaux, Président des Bénévoles, etc.). Les motards qui ont participé à plusieurs courses sont utiles pour faire partie de votre comité car ils peuvent partager des idées d’activités et de jeux amusants à jouer qui rendront votre course divertissante pour les participants. Tout le monde peut lancer une course de moto, mais il faut pas mal de gens pour que l’événement se déroule sans heurts et avec succès. N’ayez pas peur de recruter des amis, des parents et des collègues pour vous aider à soutenir la cause! Attention à avoir « trop de cuisiniers dans la cuisine ». C’est génial d’avoir beaucoup de bénévoles, mais vous ne voulez vraiment qu’un (ou peut-être deux) leads qui prennent les décisions finales et appellent les coups de feu. Faites-le savoir à l’avance afin qu’il n’y ait pas de surprises ou d’incompréhension parmi les membres de votre comité.
3. Choisissez le type d’événement moto:
Il existe de nombreux types d’événements moto que vous pouvez organiser. En général, plus il y a de variété et plus vous devez occuper et satisfaire différents types de personnes, plus votre événement sera réussi ET plus vous gagnerez d’argent pour votre organisme de bienfaisance. Les courses de poker traditionnelles sont amusantes, mais vous attirerez plus de gens à votre événement si vous organisez également des événements tels que de la musique live, des vendeurs, des annonces de conférenciers, un salon de la moto &, des cascadeurs, des invités célèbres, un concours de tatouage, une vente aux enchères chinoise, un split 50/50, un rodéo / jeux de moto, etc. Vous pouvez avoir une course de poker avec 5 arrêts (plus à ce sujet ci-dessous), une course de base avec quelques arrêts ou une course sans arrêts du tout.
4. Définissez Votre Billet / Prix d’Entrée ou D’Autres Options de Collecte de fonds:
Il y a une ligne étroite entre faire autant que possible pour votre organisme de bienfaisance ET s’assurer que votre événement soit agréable pour que les gens reviennent année après année. Seuls les grands événements établis peuvent s’en tirer en facturant un coût d’inscription initial important avec peu ou rien inclus. Vous feriez mieux de facturer un petit don d’inscription raisonnable. La plupart des gens se sentiront alors beaucoup plus à l’aise de donner leur argent durement gagné à d’autres choses lors de votre événement comme des tirages au sort chinois, un partage 50/50, etc. Il est également conseillé de vendre des billets de pré-inscription dans les mois précédant votre événement à un prix réduit. De cette façon, les participants seront heureux d’économiser de l’argent et vous aurez la garantie de vendre des billets quelle que soit la météo du jour de l’événement.
5. Commercialiser votre événement:
Imprimez des centaines de flyers au moins six mois avant votre événement et demandez aux bénévoles de les distribuer lors d’événements moto avant le vôtre. Obtenez votre événement répertorié avec des publications en ligne et sur papier (liées à la moto et non) et des sites Web, localement et nationalement. La plupart des journaux locaux et des stations de télévision / radio annonceront des événements caritatifs gratuitement! L’exposition médiatique avant ET après votre événement est un excellent moyen d’attirer les foules. Prenez de nombreuses photos & vidéo de l’événement et publiez-les sur le site Web de votre événement et sur les pages des médias sociaux. Exécuter un diaporama de vos meilleurs clichés sur un grand écran derrière le groupe est également un excellent moyen de divertir les gens. Tout le monde aime se voir sur grand écran! Permettez aux partisans, aux membres de la communauté et aux invités spéciaux d’être informés de l’événement pendant au moins quelques mois. Encouragez votre famille, vos amis et vos collègues à y assister. Créez un communiqué de presse et envoyez-le aux médias.
6. Contactez les Organisations de Moto locales:
Rejoignez votre ABATE (American Bikers Aimed Towards Education), AMA (American Motorcycle Association) locale et rendez-vous à leurs réunions. C’est un excellent moyen de faire connaître votre événement et de recruter d’éventuels bénévoles et participants. Assurez-vous également de faire passer le mot à tous les magasins de motos locaux, bars, restaurants et clubs d’équitation connexes comme HOG (groupe de propriétaires de Harley), etc. Obtenez des Sponsors et des Fournisseurs d’Entreprise: Plus vous recevrez d’argent des sponsors, plus vous pourrez collecter d’argent pour votre œuvre de bienfaisance! C’est là que vous devez réseauter, appeler vos amis et votre famille et frapper à certaines portes. Envoyez une lettre ou visitez des sponsors et des vendeurs potentiels pour demander des dons de nourriture et de boissons. Certains sponsors peuvent également être prêts à donner des prix pour vos tirages au sort. Vous pouvez faire de la publicité pour vos sponsors en les répertoriant sur vos flyers, bannières, programmes, t-shirts, etc. Vous pouvez également les remercier lors des annonces lors de votre événement. Assurez-vous de commander des pancartes pour promouvoir vos commanditaires lors de l’événement.
7.Fournir le formulaire d’inscription & de renonciation à l’enregistrement:
Définir la contribution requise, avoir un brassard qu’ils ramasseront à l’événement pour montrer qu’ils sont inscrits. Vous pourriez même faire confectionner des chemises, des épingles ou des boutons pour tous les participants. C’est un excellent moyen de garder votre événement à l’esprit pour l’année prochaine aussi! Préciser qu’ils doivent signer un avertissement de blessure / accident / renonciation pour participer. Consultez un agent d’assurance pour une police de responsabilité et un avocat pour rédiger un formulaire de décharge de responsabilité pour tous les participants à signer lors de l’inscription. Il est important de noter que chaque coureur sera responsable s’il est impliqué dans un accident. Vous pouvez également trouver quelques exemples sur Internet ou travailler avec votre ABATE et votre AMA locaux pour quelques idées.
8.Créer un Programme d’événement et / ou un Itinéraire de course:
Cela donnera aux participants un horaire d’événement avec des points de départ et d’arrivée, des endroits conviviaux pour s’arrêter en cours de route, des sponsors, une carte du parcours, des concours éventuels, etc. au point d’arrivée. Pour une course de moto d’une seule journée, entre 50 et 75 miles est une bonne longueur. Choisissez un tronçon pittoresque de route bien pavée avec le moins de trafic possible qui offre une couverture de téléphone cellulaire, une aide d’urgence, des stations-service, de la nourriture et de l’eau. Une fois l’itinéraire tracé, testez au moins une fois avant le jour de la course pour vérifier l’état de la route. Si votre course part dans un grand groupe, assurez-vous de contacter tous les organismes d’application de la loi locaux des semaines à l’avance pour voir s’ils seraient prêts à vous fournir une escorte policière et des bloqueurs pour votre course.
9.Configurez vos Arrêts et votre point final:
Cela pourrait être des restaurants ou des bars ou tout ce qui fonctionne le mieux. La plupart des établissements voudront que vous leur donniez un effectif approximatif afin qu’ils puissent planifier leur personnel en conséquence. S’ils ne les ont pas déjà, assurez-vous que l’installation de point final demande tous les permis spéciaux (alcool, musique, etc.) au moins 60 jours avant l’événement. Pour les événements en plein air, vos participants devraient pouvoir se déplacer librement autour de votre événement avec des boissons à la main. Cela inclut les zones où vous avez votre spectacle de vélo, les vendeurs et la scène du groupe. Croyez-moi, séparer votre tente de bière du reste des activités ne fonctionne pas. Cela a été prouvé. La tente à bière sera bondée mais ailleurs sera une ville fantôme. Vous recevrez des plaintes de vos fournisseurs, du groupe et des participants. Faites-le de la bonne façon, obtenez vos permis, et tout le monde sera heureux. Bien que vous souhaitiez avoir des tables et des chaises disponibles, essayez d’éviter la configuration de type « mariage / banquet » redoutée du zapping énergétique. Cela conduit généralement à ce que tout le monde s’ennuie et cela peut aussi être un frein à l’activité sur la piste de danse.
10. Planifiez la Météo:
La pluie ou le temps froid peuvent réduire votre participation de plus de moitié, mais une bonne planification rendra vos participants heureux et augmentera les chances de les voir revenir l’année prochaine ET passer le mot. La météo est évidemment très imprévisible mais vous devez tout de même la surveiller pendant les jours précédant votre événement pour avoir une idée de ce à quoi vous devrez vous préparer. Une grande tente de fête gardera vos invités au sec un jour de pluie et peut également fournir de l’ombre fraîche par une journée d’été brûlante. Travaillez avec des sociétés de location de matériel de fête à l’avance pour voir si elles seront prêtes à faire un don ou à réduire la location de tentes et de tables & chaises en échange de leur inscription comme sponsor pour votre événement. Pour de meilleurs résultats, vous devrez effectuer des changements et une préparation de dernière minute en fonction de la météo du jour de l’événement. Par exemple, disons que les prévisions météorologiques de la veille annonçaient de la pluie et que vous installiez le groupe et les vendeurs à l’intérieur. Ensuite, le soleil se lève le matin de l’événement et la pluie a été supprimée des prévisions. Si vous ne faites rien, le groupe et vos vendeurs à l’intérieur seront probablement divertissants. Les motards aiment le soleil et ils aiment aussi se promener dehors avec un vélo froid, vérifier les vélos de tous les autres et écouter de la musique. Vous devez être préparé et correctement doté de bénévoles pour que ces changements potentiels de dernière minute se déroulent sans problème.
11. Nourriture et boissons Pour votre événement:
Cela peut varier selon qu’il est fourni par votre établissement de point final ou si vous le faites prendre en charge. Travaillez avec l’établissement à l’avance et parvenez à un accord qui fonctionne le mieux pour tout le monde. La plupart des établissements ne craignent pas de faire un don (ou d’actualiser) une partie ou la totalité de la nourriture tant qu’ils savent qu’ils gagneront leur argent avec le bar. Si l’installation le permet, vous devriez également voir si vous pouvez travailler avec des restaurants locaux, des pizzerias et des distributeurs de bière pour voir s’ils seraient prêts à faire un don (ou à offrir des rabais) en échange de leur publicité en tant que sponsor. Restez simple. La plupart des motards sont très satisfaits du poulet / porc au barbecue, des hamburgers, des hot-dogs, des salades d’accompagnement, etc. Pour les boissons, vous devriez offrir de l’eau, des boissons gazeuses / pop, de la bière en conserve et / ou du brouillon, et des alternatives pour les gens qui n’aiment pas la bière. Une barre complète n’est pas une exigence, mais si l’établissement en a une, ce serait un plus. Assurez-vous de garder les prix de vos boissons raisonnables! Si les gens viennent à votre événement caritatif et ont l’impression d’être surchargés, moins ils auront de chances d’ouvrir leur portefeuille pour vos tirages au sort. Si vous vous attendez à une sortie importante, vous devriez également avoir l’installation de quelques stations de boissons pour éviter les longues files d’attente.
12. Salon de la Moto / de l’Auto & Concours:
Un salon de la moto et / ou de l’automobile est un excellent moyen d’attirer plus de monde à votre événement. Fournir des trophées / plaques ou des prix en argent pour les catégories de type « best of » est un excellent moyen d’enthousiasmer les gens à l’idée de venir à votre événement. C’est une excellente occasion pour les propriétaires de véhicules de montrer leurs affaires ET de donner à la foule quelque chose de cool à regarder lorsqu’ils ne regardent pas le groupe ou ne participent pas à d’autres activités. Vous pouvez également organiser des concours de tatouage et d’autres options amusantes comme la plus longue queue de poney, le plus gros ventre de bière, la plus longue barbe, le plus long voyage, etc. etc. Utilisez votre imagination et gardez les choses à haute énergie!
13. Tirages au sort:
Nous n’examinerons pas tous les détails complexes pour cela car la plupart des informations sont facilement disponibles et basées sur le bon sens. Mais voici quelques conseils qui devraient rendre les choses un peu plus fluides pour vous. Il est préférable d’avoir une politique « vous n’avez pas besoin d’être présent pour gagner » pour vos tombolas chinoises et vos principaux prix. Cela encouragera une plus grande participation à vos tirages au sort et plus d’argent pour votre organisme de bienfaisance. N’ennuyez pas vos invités avec de longues annonces de tombola qui durent éternellement. Affichez les numéros gagnants sur un grand tableau situé au centre où tout le monde peut voir. Faites savoir à tout le monde où il se trouve à quelques reprises, mais gardez vos annonces courtes et douces. Publiez également des informations sur le moment / l’endroit où les prix peuvent être ramassés pour ceux qui ne sont pas présents.
14.Sécurisez un Emcee et / ou un groupe Live:
Contactez des groupes de musique, des emcees ou des deejays bien connus qui pourraient être intéressés à participer à votre événement. Déterminez s’ils participeront sans frais ou à un tarif réduit. Ce serait également une excellente occasion pour un groupe moins connu d’obtenir une excellente exposition. Vérifiez-les à l’avance en allant à l’un de leurs concerts pour vous assurer qu’ils donnent un bon spectacle. Vous voulez un groupe énergique qui divertit la foule et amène les gens sur la piste de danse. Si vous en avez les moyens, la meilleure combinaison est un groupe live et un animateur pour faire des annonces et divertir la foule pendant les pauses du groupe. Bien que les groupes de blues et de rock du sud semblent être l’aliment de base de la plupart des événements de motards, n’ayez pas peur de le mélanger un peu avec des groupes qui jouent également une variété de chansons country heavy metal et rock plus récentes &. Historiquement, les groupes qui jouent principalement des chansons de reprises sont un bien meilleur choix que les groupes qui jouent des chansons strictement originales. A moins que le groupe original ne soit TRÈS bien connu bien sûr.
15. Informez les Coordinateurs logistiques et Restez organisés & :
Il n’y a rien de pire qu’un événement désorganisé. Assurez-vous d’avoir des gens à tous les points qui sont tous connectés les uns aux autres. Utilisez des talkies-walkies ou des téléphones portables qui peuvent gérer les urgences, les questions, etc. Ayez des coordonnateurs au début et à la fin pour aider les bénévoles et les participants à poser des questions, coordonner l’installation et le nettoyage, etc. Planifiez les détails de l’agenda de l’événement du début à la fin. Informez les gens sur ce qu’ils doivent faire à leur arrivée, sur les activités qui pourraient avoir lieu pendant la course (course de poker, chasse au trésor) et après la course (ventes aux enchères, tombolas, ventes de chemises, etc.) Assurez-vous d’inclure des jeux et des prix (donnés), etc. Tous les bénévoles devraient également avoir des copies de votre liste d’invités si vous admettez quelqu’un gratuitement. Déterminez si vous avez besoin de collecter de l’argent lors de votre événement. Préparez-vous avec des reçus et changez si nécessaire.
Règles communes pour une course de Poker:
Vous n’avez pas besoin de faire une course de style Poker mais si vous le faites, voici quelques règles communes. Lors de l’inscription, les coureurs recevront un coupon de participation (à tamponner à chaque arrêt) et se dirigeront vers le premier arrêt. Les participants doivent se rendre aux cinq arrêts du cours de poker avant une date limite. À chaque arrêt, le participant remet à un officiel le coupon pour l’estampillage puis tire une carte de poker dans un sac. Pour assurer l’équité, piochez toujours à partir d’un jeu complet de 52 cartes. Dans le cas où quelqu’un pioche une carte qu’il a déjà en main, piochez une nouvelle carte. Un officiel marquera le coupon avec le rang et la couleur de la carte tirée à cet arrêt. Une fois le coupon marqué, les coureurs reçoivent une carte jusqu’à l’arrêt suivant et continuent. Lorsque les cinq arrêts sont terminés pour chaque participant, vous pouvez autoriser une option pour acheter jusqu’à deux cartes bonus à la station d’enregistrement. Demandez aux juges de marquer les cartes et de déclarer les gagnants. Les mains de poker sont notées à l’aide du classement des mains de poker standard comme suit: quinte flush royale, quinte flush, quatre d’une sorte, full house, flush, straight, three of a kind, deux paires, une paire, carte haute.
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