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L’une des tâches d’automatisation des e-mails les plus courantes dans Outlook consiste à traiter les pièces jointes des e-mails entrants. Plus précisément, le téléchargement et le traitement des factures sont l’une des tâches les plus volumineuses d’un département AP. Nous avons présenté un processus étape par étape pour vous montrer comment automatiser un e-mail dans Outlook.
Comment automatiser les e-mails dans Outlook
Étape 1: Téléchargez gratuitement un essai d’automatisation. Une fois que vous entrez dans le logiciel, vous pouvez configurer la tâche en suivant les étapes suivantes.
Étape 2: Configurez une étape pour surveiller la boîte de réception / le dossier dans lequel les e-mails arrivent à l’aide de la tâche de traitement des e-mails.
Étape 3: Configurez l’étape pour détacher et enregistrer les pièces jointes et stocker leurs noms dans un ensemble de données au sein de la tâche.
Étape 4: Définissez le filtre pour lequel vous surveillez les e-mails. Ce filtre surveille les e-mails avec « Facture » dans la ligne d’objet.
Étape 5: Ajoutez une étape pour créer une liste de toutes les factures détachées dans une feuille de calcul Excel.
Maintenant, lorsque la tâche s’exécute, vous aurez un fichier Excel mis à jour avec la liste des factures qui peuvent être envoyées aux comptes fournisseurs.
Et vous aurez également les factures détachées enregistrées dans le dossier archive.
Ceci n’est qu’un exemple d’automatisation d’Outlook. Il existe de nombreuses autres façons d’automatiser les tâches liées aux e-mails dans Outlook, notamment la saisie de commandes, les rapports, les demandes de service informatique, etc.