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Un cabinet d’optométrie partage le même objectif final que d’autres petites entreprises : vous voulez prospérer. Une entreprise florissante est une entreprise qui se concentre sur la croissance des revenus tout en offrant d’excellentes expériences à ses clients. Dans votre cas, vos clients sont des patients.
L’amélioration des collections est une stratégie essentielle pour la croissance des revenus. Un résultat net sain se traduit par une trajectoire financière plus saine pour votre entreprise de soins oculaires. Suivez ces conseils de facturation médicale en optométrie pour aider votre entreprise à prospérer.
Vérifiez que le payeur d’assurance a approuvé le fournisseur.
L’une des premières étapes de la facturation médicale optométrique consiste à s’assurer que le fournisseur a été approuvé (accrédité) par le payeur d’assurance.
N’oubliez pas de soumettre et de suivre les demandes d’accréditation des fournisseurs en fonction des exigences du régime d’assurance. Allez plus loin et suivez régulièrement les payeurs d’assurance pour vous assurer que les fournisseurs sont inscrits au réseau lorsque l’inscription est ouverte.
Gardez des dossiers précis pour coder les visites des patients E / M.
Conservez toujours des dossiers précis qui documentent le service d’évaluation et de gestion (E / M) spécifique (une catégorie de codes CPT® utilisés pour la facturation) que le patient a reçu pour le traitement — référencez, examinez et vérifiez clairement.
À partir de 2019, CMS a annoncé plusieurs modifications de la documentation E / M pour aider les médecins à rationaliser la documentation du dossier patient. Les médecins n’ont plus à saisir ou à documenter à nouveau la plainte principale du patient et les antécédents que le personnel auxiliaire ou le bénéficiaire a déjà inscrits dans le dossier médical pour les visites en cabinet E / M / ambulatoire (patients nouveaux et établis).
Le médecin n’a qu’à ajouter une note dans le dossier de santé du patient indiquant que le médecin a examiné et vérifié les informations.
Utilisez correctement les modificateurs pour éviter les rejets, les refus et les amendes.
De nombreux bureaux facturent un OCT/GDX (codes CPT® 92133/92134) et une photographie de fond d’œil (code CPT® 92250) lors d’une même visite. Si vous ne le codez pas correctement, Medicare peut refuser les deux codes ou n’autoriser le paiement que sur le code avec le remboursement le plus bas.
Les codes CPT® sont publiés par l’American Medical Association® et se composent de trois types ou catégories de codes à cinq caractères et de modificateurs à deux caractères pour décrire tout changement apporté à la procédure.
Si vous examinez un seul problème, tel que le glaucome, les deux tests ne peuvent pas être payés selon les modifications de la National Correct Coding Initiative (NCCI) de Medicare; les codes 92133/92134 et 92250 sont considérés comme mutuellement exclusifs. Les modifications NCCI empêchent le groupage / dégroupage en raison de l’utilisation incorrecte des codes de procédure CPT® et des codes de facturation HCPCS, y compris la combinaison de combinaisons de codes inappropriées.
Bien que les modifications NCCI permettent l’utilisation d’un modificateur pour la photographie OCT / GDX et le fond d’œil, soyez prudent et utilisez un modificateur correctement, sinon cela pourrait entraîner un rejet ou un déni. Selon les politiques locales, si les deux tests sont nécessaires en raison de deux conditions identifiables séparément, vous pourrez peut-être lier le code de diagnostic approprié à chaque CPT® et ajouter le modificateur 59 à la deuxième procédure.
ASTUCE PRO: Consultez le Guide Comment (et Comment ne pas) utiliser les modificateurs communs qui identifie les indicateurs rouges et les éléments à surveiller lors de la facturation avec des modificateurs communs.
Restez à jour avec les mises à jour LCD, MAC et listserv.
Pour vous assurer de coder correctement vos demandes de règlement pour les soins oculaires, vous devez rester diligent avec les Déterminations locales de la couverture (LCD) et les sous-traitants administratifs de l’assurance-maladie (MAC) dans votre région et vous inscrire pour recevoir les mises à jour du serveur de liste des payeurs.
Ne tergiversez pas et ne faites pas le suivi des demandes rejetées.
Personne n’aime voir une réclamation marquée REFUSÉE dans sa boîte de réception. L’idée de rechercher pourquoi la réclamation a été refusée en premier lieu n’est jamais en haut de la liste des choses à faire préférées.
La bonne nouvelle est qu’en moyenne, les deux tiers des refus sont récupérables et près de 90% sont évitables. Bien que la recherche des raisons pour lesquelles le payeur d’assurance a refusé la réclamation en premier lieu prenne du temps et soit frustrante, plus vous attendez pour déterminer ce qui n’a pas fonctionné, plus vous risquez de ne pas récupérer le montant maximum (ou tout) du payeur d’assurance.
ASTUCE PRO: Examinez 11 problèmes de gestion du déni de réclamation et comment vous pouvez mettre en œuvre des solutions proactives dans ce Guide de solutions de gestion du déni de réclamation.
Examiner les refus de codage courants et les raisons d’ajustement.
La majorité des refus de réclamation sont dus à des erreurs administratives. Par exemple, le code de procédure est incompatible avec le modificateur que vous avez utilisé ou le modificateur requis est manquant pour le processus décisionnel (arbitrage). Une fois que vous avez corrigé les erreurs, vous pouvez soumettre à nouveau la réclamation au payeur d’assurance.
ASTUCE PRO: Ce guide de refus de codage examine les codes de refus de réclamation courants, les raisons et les actions que vous devez mettre en œuvre pour un résultat net plus sain.
Percevez les co-paiements, la coassurance et les franchises avant que le patient ne quitte le cabinet.
L’un des moyens les plus rapides d’augmenter les flux de trésorerie de votre cabinet consiste à développer un processus de collecte initiale. Lors de l’enregistrement ou du départ, si le plan d’assurance du patient comprend une quote-part, une coassurance ou une franchise, toujours percevoir avant de quitter le bureau.
L’envoi de factures avant la date d’échéance réduit les retards de comptes clients (AR), permet d’éviter les retards de paiement et augmente vos chances d’être payé à temps. Les soldes ouverts créent également une fausse image de votre RA.
Savoir quand facturer la vision de routine par rapport à l’assurance médicale.
De nombreux patients ont à la fois des plans de vision et une assurance médicale. Alors que la meilleure pratique de facturation consiste à choisir le plan à facturer en fonction de la plainte principale du patient et du diagnostic médical, c’est parfois plus compliqué. Il est essentiel de vérifier à la fois la vision et l’état médical avant la visite au bureau.
Remplissez toujours l’Interprétation et le Rapport (I &R) pour certaines procédures.
Chaque test de diagnostic que vous effectuez nécessite une interprétation et un rapport (I &R) — ce n’est pas facultatif. Le I & R « interprète » les résultats du test diagnostique et « rapporte » comment le test affecte le plan de soins du patient: résultats cliniques, données comparatives (changement d’état) et prise en charge clinique.
N’oubliez pas d’établir une nécessité médicale pour chaque test de diagnostic que vous commandez et effectuez, sinon le payeur d’assurance peut refuser la réclamation en tant que réclamation invalide. Si un payeur d’assurance demande un I&R et que vous n’en avez pas créé, le payeur peut vérifier votre pratique, ce qui peut entraîner des pénalités et des intérêts.
Un bon DSE d’optométrie, tel que le logiciel MaximEyes, devrait collecter des données pour I &R à l’aide de menus déroulants personnalisables spécifiques à la procédure et de valeurs normales. Il est essentiel que le I & R s’identifie clairement dans le dossier de santé du patient auquel le I & R est connecté.
Déterminez quand utiliser un ABN pour les services non couverts.
Si vous pensez que la procédure ou le service que vous fournirez au patient peut ne pas être couvert par les régimes d’assurance-maladie originaux (honoraires à l’acte) ou commerciaux autres que l’assurance-maladie, et que le patient peut être responsable des frais de sa poche, obtenez un Avis préalable de non-couverture du bénéficiaire (ABN), Formulaire CMS-R-131. Le patient doit signer l’ABN avant de lui fournir la procédure ou le service. Et l’ABN est invalide pour toute radiation contractuellement obligatoire.
Liés: Règles à suivre pour l’Avis de Non-recouvrement anticipé des bénéficiaires
Découvrez le retour sur investissement positif de l’externalisation de la facturation des Soins oculaires
Êtes-vous enterré sous une pile de documents? Vous rencontrez des obstacles à la facturation? Suivre les règles de facturation déroutantes et interminables en optométrie et en ophtalmologie, les exigences des payeurs d’assurance, les processus EDI compliqués et la gestion des demandes refusées et rejetées prend beaucoup de temps et est frustrant.