5 Conseils pour Organiser Votre Bureau À Domicile Immobilier

5 Conseils pour Organiser Votre Bureau À Domicile Immobilier

De nombreux professionnels de l’immobilier trouvent pratique de garder un bureau à domicile. Mais pendant le COVID-19, un bureau à domicile est devenu le seul bureau de nombreuses personnes. Avec les commandes au domicile toujours en vigueur dans de nombreux domaines, votre bureau à domicile s’est peut-être transformé en votre centre de commande commercial.

Que vous travailliez depuis la table de la salle à manger ou un espace de bureau dédié, l’organisation de votre espace de travail pendant cette période est essentielle, à la fois pour votre productivité et votre santé mentale.

Mais garder les choses organisées peut être un défi, surtout lorsque vous n’êtes pas habitué à travailler à domicile. Il est important de prendre quelques minutes chaque jour pour s’organiser. Vous vous sentirez rafraîchi, réduirez le stress et économiserez des heures par semaine en gardant votre espace propre et organisé.

Voici cinq conseils qui peuvent vous aider à rester sur la bonne voie et à ressembler à un pro avec votre bureau à domicile bien rangé.

Gardez votre bureau dégagé

L’un des plus grands défis de l’organisation d’un bureau à domicile est que le travail n’est jamais terminé. Les nouveaux travaux s’accumulent sur les anciens et si vous ne faites pas attention, vous pouvez vous faire enterrer.

Les avantages d’un bureau propre sont bien connus, notamment:

• Meilleure concentration
• Moins de stress
• Efficacité accrue
• Productivité accrue
• Meilleure sécurité

Retirez uniquement les dossiers dont vous avez besoin et copiez une fois terminé. Il empêche les documents de se perdre et empêche le travail pendant les repas, les devoirs et les jeux avec les enfants et les animaux domestiques.

Terminer chaque journée avec un bureau sans encombrement est incroyable et vous donne l’air d’un professionnel, même dans des circonstances difficiles.

Organisez vos Fichiers physiques

L’immobilier génère une montagne de documentation et chacun a sa propre méthode d’organisation. La clé est de trouver quelque chose qui fonctionne pour vous et de vous y tenir.

Les classeurs verticaux, les étagères et les boîtes de rangement sont de bonnes solutions de rangement, et avec un bureau à domicile, le choix vous appartient. Tout cela fonctionnera, tant que vous prioriserez ce qui est important et découperez ce qui ne l’est pas.

Pour les documents de tous les jours, il est logique de créer un dossier prêt à l’emploi à portée de main avec tous ces documents, formulaires et documents.

Pour un classement à long terme, conservez des sauvegardes de ce qui est le plus important dans un autre emplacement sécurisé en cas d’urgence.

Et savoir quand couper. Lorsqu’il est temps de jeter des informations personnelles sensibles, assurez-vous de le faire en toute sécurité et utilisez une déchiqueteuse.

Organisez vos fichiers numériques

Conserver les fichiers numériques de vos transactions immobilières réduit considérablement les piles de papier, mais l’organisation reste cruciale même à la maison.

Assurez-vous de créer et de gérer des systèmes de nommage de fichiers numériques, d’organisation de dossiers et de stockage afin de ne pas perdre l’accès aux fichiers importants.

Incluez des informations clés lorsque vous nommez vos fichiers numériques, telles que le nom du client, l’adresse de la propriété, le type de document ou la date. Cela facilite la recherche de ce dont vous avez besoin.

Gérez vos fichiers avec quelques dossiers clés, tels que les formulaires de contrat, les listes et les clients. Organisez ensuite la documentation spécifique dans des sous-dossiers sous chaque rubrique.

Utilisez des outils pour faciliter le stockage des données au bureau à domicile. Essayez Adobe Scan pour effectuer des analyses rapides et de haute qualité des documents importants, puis stockez votre documentation en toute sécurité dans le cloud avec Google Drive ou DropBox.

Gardez votre équipe organisée

Avec tout le monde travaillant à domicile, la coordination avec votre équipe peut être un défi. Il y a encore un besoin de s’enregistrer, et avec tout le monde hors de son élément habituel, votre équipe peut avoir des questions sur le partage et l’accès aux documents et aux formulaires.

À l’aide d’outils tels que Zoom et GoToMeeting, vous pouvez vérifier et savoir quels fichiers, documents, formulaires et enregistrements doivent être partagés et accessibles, puis élaborer un plan pour rester organisé.

Les outils de partage dans le cloud tels que Google Drive et DropBox vous permettent non seulement de gérer vos propres fichiers, mais également de partager des documents et des dossiers en toute sécurité avec votre équipe.

Profitez d’Adobe Scan pour numériser toutes les copies papier, puis utilisez DocuSign (un partenaire Folio) pour obtenir tous vos documents de transaction en toute sécurité et signés numériquement.

Gardez votre boîte de réception organisée

Que ce soit au bureau ou à la maison, un déluge d’e-mails peut être une énorme perte de temps, de productivité et de santé mentale. Lorsque vous rangez votre espace de travail à domicile, n’oubliez pas votre boîte de réception.

Avec l’approche basée sur l’IA de Folio, vous pouvez garder votre boîte de réception soignée et organisée, ce qui vous évite des heures de travail supplémentaire chaque semaine.

Folio pour Gmail et Folio pour Outlook s’intègrent parfaitement dans votre boîte de réception. Nos algorithmes comprennent comment identifier et trier les e-mails en flux de travail qui ont du sens pour votre entreprise immobilière.

Organiser votre bureau à domicile immobilier vous fera gagner beaucoup de temps. Quelques étapes simples chaque jour peuvent vous aider à organiser votre bureau, vos fichiers, votre équipe et votre boîte de réception et à maintenir votre entreprise sur la bonne voie. C’est un excellent moyen de réduire le stress et de rester concentré pendant la COVID-19.