5 Conseils pour éviter le détournement de fonds d’employés
Le vol et le détournement de fonds d’employés peuvent se produire dans n’importe quelle entreprise. Cependant, il frappe les petites entreprises en plus grand nombre, en partie parce que trop souvent les propriétaires n’ont pas les bons freins et contrepoids en place.
. com Voici cinq conseils qui peuvent vous aider à réduire considérablement les risques de victimisation.
Sachez que cela peut vous arriver.
Si nous l’avons entendu une fois, nous l’avons entendu mille fois: « Je fais confiance à mon comptable. »Presque tous les cas de détournement de fonds dans les petites entreprises impliquent une personne de confiance, prenant de l’argent à un propriétaire d’entreprise sans méfiance.
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Nous avons vu une meilleure amie de longue date voler son partenaire commercial. On a vu un homme prendre de l’argent à ses frères et sœurs. On connaît même un CPA qui a détourné son client.
Des entrepreneurs honnêtes et travailleurs ont été pris pour des dizaines et des centaines de milliers de dollars. L’erreur du propriétaire: ils faisaient trop confiance. Lorsque vous pensez que cela ne peut pas vous arriver, votre entreprise est la plus susceptible.
Comme l’a dit Ronald Regan, » Faites confiance, mais vérifiez. »
De nombreux propriétaires d’entreprises ne veulent pas mettre en place de contrôles financiers parce qu’ils ont peur de faire en sorte que leur comptable se sente méfié. Cette logique est erronée. Un comptable honnête voudrait des freins et contrepoids afin qu’il ne puisse jamais y avoir de question sur sa véracité. En fait, les comptables que nous avons vus se plaignent le plus de ne pas avoir confiance sont ceux qui ont été plus tard soupçonnés d’avoir volé l’entreprise.
De plus, il est fondamentalement injuste pour votre comptable de lui donner un accès sans entrave. À un moment donné, il ou elle va faire face à des difficultés financières almost nous le faisons presque tous. Pourquoi tenter une personne alors qu’elle est la plus vulnérable en lui donnant un accès incontrôlé à votre chéquier?
Exécutez tous les reçus et débours via un compte courant.
Mettez tout l’argent qui entre dans l’entreprise dans un compte courant. Prenez tout argent qui laisse les entreprises sur un compte courant. Cela fournit un enregistrement des recettes et des décaissements qui ne peuvent pas être falsifiés car ils sont contrôlés par la banque.
Les comptables peuvent mettre de fausses entrées dans les états financiers, mais ils ne peuvent pas manipuler les liquidités à la banque. Tout doit être réconcilié avec le compte courant. Le rapprochement doit avoir lieu tous les mois et le propriétaire doit l’examiner en temps opportun. Cela ne prend que quelques minutes.
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Créer une séparation des tâches.
Nous conseillons au même employé de ne pas créer de fournisseur, d’approuver un paiement et de rédiger le chèque. Il vaut mieux avoir deux personnes impliquées lorsque l’argent quitte l’entreprise. De la même manière, un employé ne devrait pas configurer un employé sur le système de paie et provoquer une réduction de son chèque de paie.
Une comptable, qui vit maintenant aux frais du gouvernement fédéral, a créé un faux employé pour injecter de l’argent dans son propre compte.
Instructions de révision.
Le propriétaire doit examiner périodiquement et de manière imprévisible les relevés bancaires, les relevés de carte de crédit et les relevés de la société de paie indiquant ce que chaque employé a été payé. Cela devrait inclure l’examen des chèques annulés.
Après des années de confiance aveugle, un propriétaire d’entreprise a finalement examiné un relevé bancaire et a constaté que son comptable de confiance effectuait des retraits d’argent aux guichets automatiques, s’écrivait des chèques et utilisait sa carte de débit pour acheter des articles personnels tels que des courses.
Auditer les livres.
Demandez périodiquement à un tiers indépendant d’examiner vos livres et comptes. Cela ne doit pas nécessairement être un audit complet de chaque transaction – des vérifications ponctuelles feront l’affaire. Le coût est minime et la dissuasion peut vous faire économiser des milliers d’euros.
Le vol et le détournement de fonds par des employés sont un problème énorme. Les statistiques révèlent qu’il en résulte un tiers de toutes les défaillances de petites entreprises. Mettre en place les contrôles financiers simples nécessaires pour l’empêcher. Ne laissez pas votre entreprise devenir une autre statistique.
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