4 façons d’établir les rôles et les responsabilités pour le succès de l’équipe

4 façons d’établir les rôles et les responsabilités pour le succès de l’équipe

Vous connaissez ce sentiment chaotique de gérer un projet où les rôles et les responsabilités ne sont pas clairs? Au fur et à mesure qu’un membre de l’équipe avance avec la conception, un autre avance avec le contenu. Les deux membres de l’équipe écrivent la copie incluse dans les images, en supposant que cela fasse partie de leur rôle. En raison de la mauvaise communication et du travail dupliqué, la copie prend plus de temps à livrer et vous devez retarder le projet.

Il est difficile de s’en tenir à un plan de projet sans rôles et responsabilités clairs. Lorsque vous définissez des rôles d’équipe, vous pouvez aider vos coéquipiers à collaborer et à travailler plus efficacement sur les projets. En tant que manager, il est important de clarifier les tâches spécifiques de chaque membre de l’équipe dès le début d’un projet si vous espérez améliorer la productivité de l’équipe.

Dans ce guide, nous expliquerons comment établir les rôles et les responsabilités et pourquoi cela profitera à votre équipe.

Déterminez ce qui doit être fait

Vous pouvez suivre les étapes suivantes pour identifier les rôles et les responsabilités au niveau de l’organisation et du projet. La première étape lors de la définition des rôles d’équipe consiste à déterminer les différentes tâches à accomplir. Certaines questions que vous pouvez poser pour identifier ces tâches incluent:

• Les projets antérieurs ont-ils été réalisés avec succès?

• Sinon, qu’aurait-on pu faire de mieux?

• Quelles tâches figurent encore sur la liste de tâches de votre équipe ?

• Quelles tâches chaque membre de l’équipe effectue-t-il quotidiennement ?

• Ces tâches font-elles partie de la description de poste de chaque membre de l’équipe?

Lorsque vous savez combien de travail doit être effectué, vous pouvez déléguer des tâches en conséquence.

Lire: Comment déléguer efficacement: 10 conseils pour les gestionnaires

Identifier les lacunes dans les responsabilités

Bien que cette étape soit la plus pertinente lors de la définition des rôles au niveau organisationnel, vous pouvez également avoir des lacunes dans les responsabilités lorsque vous travaillez sur des projets.

Après avoir créé votre liste de tâches, comparez et comparez ces tâches avec ce que font les membres de l’équipe. Cette comparaison vous aidera à identifier les lacunes dans les responsabilités. Ces lacunes peuvent se produire involontairement si la description de travail initiale des membres de l’équipe n’est pas claire ou s’ils sont entraînés dans d’autres tâches par d’autres.

Lorsque vous identifiez des lacunes dans les responsabilités, ces lacunes deviennent votre point de départ pour le réalignement de l’équipe. Vous pouvez ensuite déplacer les membres de l’équipe vers leurs rôles prévus et déterminer qui devrait prendre en charge les tâches supplémentaires qu’ils géraient.

Clarifier les rôles à l’aide d’une matrice RACI

Une matrice RACI est un excellent outil pour clarifier les rôles des membres de l’équipe. RACI signifie responsable, responsable, consulté et informé. Vous pouvez configurer une matrice RACI — ou une table – avec vos tâches sur l’axe des ordonnées et les membres de votre équipe sur l’axe des abscisses.

Attribuez l’une des quatre lettres RACI à chaque tâche et membre de l’équipe. Cela permet aux membres de l’équipe de savoir facilement quel est leur rôle spécifique pour chaque tâche.

La légende ci-dessous explique plus en détail quels rôles d’équipe fonctionnent le mieux avec chaque lettre du graphique RACI.

• R = Responsable. Cette personne effectue le travail. Il ne devrait jamais y avoir qu’un seul responsable par tâche, afin que tout le monde dans l’équipe sache avec qui répondre aux questions et aux mises à jour.

• A = Responsable. Cette personne est responsable de l’approbation du travail et sera probablement un gestionnaire.

• C = Consulté. Cette personne devrait donner son avis sur le travail. Cela peut être un membre de l’équipe ou quelqu’un d’une autre équipe.

• Je = informé. Cette personne devrait être informée des progrès et des résultats du travail, mais elle ne donne pas de commentaires sur le travail tel qu’il est exécuté.

Conseils supplémentaires pour la matrice RACI:

• Il ne devrait jamais y avoir qu’un seul responsable par tâche (R) afin que les membres de l’équipe sachent qui est en charge du travail. Si une tâche a plus d’un responsable, les membres de l’équipe peuvent facilement devenir confus.

• Alors qu’une seule personne devrait être responsable de chaque tâche (A), cette même personne peut également être responsable de la tâche (AR).

• Il est également important de limiter le nombre de personnes que vous informez, car cela peut rendre votre projet inutilement complexe (gardez I bas).

Vous pouvez utiliser une matrice RACI pour définir des attentes claires pour les membres de votre équipe et comme référence lors de l’exécution de projets.

Obtenir des commentaires des membres de l’équipe

Demander aux membres de l’équipe des commentaires francs après avoir terminé votre matrice RACI peut encourager la collaboration de l’équipe et permettre de savoir si les rôles que vous avez attribués semblent fonctionnels.

Lorsque les membres de votre équipe peuvent exprimer leurs opinions, vous créez une dynamique d’équipe saine sur le lieu de travail en facilitant la communication.

Vous pouvez demander des commentaires de plusieurs manières, telles que:

• Organisez une réunion d’équipe et demandez : « Quelqu’un a-t-il une opinion sur les rôles d’équipe que j’ai attribués? »

• Planifiez des réunions 1: 1, afin que les membres de l’équipe aient un espace sûr pour exprimer leurs préoccupations.

• Publiez un sondage anonyme afin que les membres de l’équipe puissent partager leurs réponses honnêtes.

Quand clarifier les rôles et les responsabilités

Il existe des rôles et des responsabilités au niveau de l’organisation et du projet. En tant que chef de projet, votre travail consiste à définir les deux pour votre équipe à différents moments. La création d’une structure d’équipe solide au niveau organisationnel est cruciale et doit être abordée en premier si vous remarquez des lacunes dans ce domaine.

Par exemple, si un rédacteur de votre équipe s’occupe d’une grande partie de la planification du projet, il est peut-être temps de recentrer ses priorités et ses tâches. Si un concepteur répond aux e-mails toute la journée, réalignez la structure de votre équipe afin qu’il dispose de plus de temps de création.

Une fois que votre équipe connaît ses rôles et responsabilités au niveau organisationnel, vous pouvez aborder chaque projet individuellement. Un concepteur peut avoir des tâches générales pour son rôle, mais pour un projet spécifique, il peut également être responsable de l’envoi de conceptions dans les deux sens.

Lire: Équipe virtuelle: 10 façons de construire une culture collaborative

Les avantages d’établir des rôles et des responsabilités

Lorsque vous établissez des rôles et des responsabilités, vous créez une structure d’équipe conçue pour durer. La performance de l’équipe s’améliorera lorsque les individus se sentiront confiants dans les tâches qui leur sont assignées.

Lorsque les membres de l’équipe ont des rôles individuels, l’équipe en profite également d’autres façons, notamment:

• Productivité accrue: Vous remarquerez une augmentation de la productivité lorsque vous attribuez des responsabilités clés à chaque membre de l’équipe. Lorsque les membres de l’équipe ont la clarté sur leurs rôles et responsabilités, ils peuvent prioriser le bon travail et réaliser leur travail le plus percutant.

• Améliorer le processus d’embauche: Lorsque vous clarifiez les responsabilités professionnelles pour différents rôles, vous facilitez la tâche des gestionnaires d’embauche pour répondre aux besoins de l’équipe lors de la recherche de nouveaux employés. Sans une liste claire des responsabilités, il peut être difficile pour les recruteurs d’expliquer les rôles des candidats.

• Remonter le moral de l’équipe: Lorsqu’il y a un manque de clarté dans ce que les membres de votre équipe doivent faire, ils peuvent se sentir incertains de leurs compétences. Définir les rôles et les responsabilités peut stimuler le moral de l’équipe, car tout le monde aura une tâche à accomplir. Vous pouvez également aligner les membres de l’équipe pour qu’ils travaillent sur des tâches qui complètent leurs capacités naturelles afin qu’ils se sentent confiants dans ce qu’ils font chaque jour.

• Des ressources plus efficaces : Votre organisation perdra moins de temps et d’argent lorsque les membres de l’équipe exécuteront les rôles corrects. Comme on le voit dans l’exemple ci-dessus, deux membres de l’équipe qui ne connaissaient pas leurs responsabilités professionnelles sur un projet ont doublé leur travail. Ce travail en double a fait perdre du temps précieux au projet et, par conséquent, il a également gaspillé de l’argent. Plus votre équipe est efficace, plus le budget et le calendrier seront maigres.

Avec des rôles d’équipe clairs et concrets, les membres de votre équipe doivent se sentir confiants et motivés pour assumer leurs responsabilités.

Exemples de rôles et de responsabilités

Chaque rôle comporte des responsabilités clés qui correspondent à ce poste. Lorsqu’ils sont correctement alignés, les membres de l’équipe doivent connaître leur rôle et n’être responsables que des tâches correspondant à leur rôle professionnel. Jetez un coup d’œil à certains rôles communs et aux responsabilités que ces rôles peuvent avoir.

Rôle : Chef de projet

Responsabilités:

• Planifier et développer le projet

• Créer et diriger l’équipe

• Suivre et partager l’avancement du projet

Rôle : Concepteur visuel

Responsabilités:

• Produire un travail visuel cohérent

• Tenez les membres de l’équipe au courant des étapes clés du projet

• Créer une orientation pour les projets et guider les membres de l’équipe

Rôle : Rédacteur de contenu

Responsabilités:

• Recherche et rédaction de copies

• Communiquer avec les concepteurs et les gestionnaires sur les progrès

• Réviser la copie après avoir reçu les commentaires des clients

Ces responsabilités peuvent changer en fonction de la culture organisationnelle, de l’environnement de travail et des capacités de chaque membre de l’équipe. Vous pouvez créer votre propre modèle de responsabilités professionnelles qui inclut plus de détails, par exemple à qui relève le membre de l’équipe et les exigences du rôle.

Lire: Tout ce que vous devez savoir pour devenir chef de projet

Construisez une équipe de projet solide avec une communication et une structure claires

En tant que chef d’équipe, c’est votre travail de préparer les membres de votre équipe à chaque projet. La meilleure façon de créer une structure d’équipe solide est de communiquer ouvertement. Avec le logiciel de communication d’équipe, vous pouvez respecter les délais et atteindre les objectifs de l’équipe en vous assurant que chacun connaît ses rôles et responsabilités, quand les tâches sont dues et où en est le travail.

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