Miten suunnitella vuoden suurin kirkkotapahtuma ” UMC Leadership Tips / United Methodist Communications
jokainen, joka on joskus isännöinyt illalliskutsuja tai juhlapyhiä, tietää, kuinka paljon menee jopa yksinkertaiseen kokoontumiseen perheen ja ystävien kanssa. Onnistuneen kirkkotapahtuman pystyttäminen vie suunnittelun uudelle tasolle. Olitpa hosting piknik, palvonta tapahtuma, leiri, festivaali, Joulupalvelu tai muu erityinen tapahtuma, sinun täytyy ajatella läpi useita asioita.
mitä tahansa suunnitteletkin, tärkeintä on rikkoa tapahtumasi hallittaviin osiin ja sitten selvittää, kuka valvoo kutakin. Tämä yksinkertainen rakenne on usein helpommin sanottu kuin tehty.
tässä on muutamia askelia, joilla voit hallita tapahtumasuunnitteluasi. Olemme myös mukana todistettuja menetelmiä ja ehdotettuja käytäntöjä, joita taitavat suunnittelijat käyttävät kaikkialla, mukaan lukien pari tapaa, joilla pienemmät kirkot voivat toteuttaa suurempia tapahtumia kuin he olivat odottaneet.
TWEET tämä varmista, että suuri tapahtuma sopii yhteen kirkon markkinointisuunnitelmasi kanssa
kirkon markkinointisuunnitelman luominen on ensimmäinen askel, jota suosittelemme ennen kuin teemme mitään suurta. Jotkut eivät pidä markkinoinnista (ja hyvästä syystä), mutta kirkkomarkkinointi on prosessi, jossa tunnistetaan ja vastataan oman yhteisön hengellisiin ja palveluntarpeisiin. Hyvä suunnitelma auttaa luomaan perustan ja asettamaan suunnan jokaiselle tapahtumalle tai ohjelmalle. Monet ihmiset ohittaa tämän vaiheen, koska se on liian paljon tehdä ennen tapahtumaa, mutta se on erittäin suositeltavaa ja voisi olla syy pysähtyä ja määritellä rooli kirkon.
kun olet selvittänyt seurakuntasi ainutlaatuisen kutsumuksen ja yhdyskuntasi tarpeet, voit alkaa kehittää strategiaa ja ideoida vuoden suurinta tapahtumaa.
Kysy oikeat kysymykset
kun sinulla on vankka markkinointisuunnitelma, ydinjohtajasi on kysyttävä oikeat kysymykset ennen kuin sijoitat aikaa ja rahaa! Tämä auttaa luomaan pohjan tapahtumallesi ja muotoilemaan viestintäsuunnitelmaasi. Harkitsehan seuraavia kysymyksiä:
- miten tämä tapahtuma sopii kirkkonne erityistehtävään?
- kuinka mahdollista on, että kirkkonne toteuttaa tapahtuman menestyksellisesti?
- miten määrittelisit kokonaistavoitteesi?
- kuinka intohimoisia ovat ihmiset, joiden pitää olla mukana?
- mikä saa tämän ajatuksen erottumaan yhteisöstä?
TWEET tämä miten et suunnittele vuoden suurinta tapahtumaasi
mieti seuraavaksi vastausten vaikutuksia yllä oleviin kysymyksiin.
- jos Tapahtuma eksyy kirkkosi ainutlaatuisesta kutsumuksesta, lopeta nyt ja jaa arvosi ja näkemyksesi ydinjohdon kanssa.
- jos aika tai raha ei riitä, on aika lopettaa. Saatat joutua karsia muutamia ohjelmia ennen kuin jatkat.
- oletko epävarma kaikista odotetuista tuloksista? Lopeta hetkeksi ja muuta ministeriön tavoitteet selkeiksi toimenpiteiksi.
- jos sinulla ei ole intohimoisia vapaaehtoisia — olet luultavasti aistinut täällä jonkin teeman — lopeta! Keskity nyt vapaaehtoisten rekrytointiin ja motivointiin.
- jos yhteisö ei huomaa mitään, kyseessä voi olla suurin suunniteltu tapahtuma, johon ei kuitenkaan osallistuta.
ole rehellinen vastauksillesi ja lähde eteenpäin — jos ydinjohto näyttää vihreää valoa.
Hanki sähköpostiisi MyCom-vinkit kirkon johtajille!
Plan with rutkasti lead time
muista antaa itsellesi ja tiimillesi tarpeeksi aikaa vetää kaikki yhteen. Viime hetken suunnittelijat saattoivat liikkua liian nopeasti huomatakseen, että kaikki taitettavat tuolit oli varattu muualle tai että häät suunniteltiin samana päivänä, jona luulit voivasi käyttää pyhättöä.
ihmiset tarvitsevat aikaa osallistuakseen sekä vapaaehtoisina että ilmoittautuneina. Kuka lahjoittaa tarvikkeita tai valmistaa ruokaa? Kuka lavastaa ja purkaa? Tee Rekisteröityminen helpoksi. Anna ihmisten rekisteröityä kautta kirkon verkkosivuilla, Facebook-sivulla tai sovelluksen. Matalan teknologian ryhmät saattoivat jättää lomakkeita penkkeihin tai pystyttää ilmoittautumistaulukon eteiseen.
jos tavoitteenasi on tavoittaa paikalliset naapurit, vältä järjestämästä tapahtumaasi samaan aikaan suosittujen yhteisöharrastusten tai urheilutapahtumien kanssa.
luo selkeät viestintäkanavat
on tärkeää pyytää jotakuta tunnistamaan työpaikat ja määräämään ihmisiä näihin tehtäviin. Kuka vastaa musiikista, puhujista, markkinoinnista, ruoasta, koristeluista, lavastuksesta/purkamisesta, toiminnasta ja niin edelleen?
selkeä komentoketju kulkee käsi kädessä selkeän viestinnän kanssa. Tiedä, kuka on vastuussa kunkin alueen ja luottaa hänen järjestää vapaaehtoisia ja resursseja, että erityinen painopiste. Chain-of-command on vähemmän siitä, kuka on ylimmässä kehässä ja enemmän siitä, kuka voi tehdä päätöksiä ja auttaa helpottamaan sujuvaa prosessia.
kun olet saanut tarvitsemasi ihmiset, kommunikoi heidän kanssaan usein ja kerro vapaaehtoisille, mitä on odotettavissa. He tarvitsevat yksityiskohtaisia työnkuvia ja koulutusta hoitaakseen tehtävänsä hyvin.
miten kirkkosi viestii? Opi kommunikoida ”kytketty” sekä miten yhteyden ” unplugged.”
Pick a theme
Having a theme for your event gives fokus and helps determine the types of food to server, games to play and decorations to display. Pyydä luovilta ihmisiltä ideoita. Monet loma Raamattukoulun ohjelmat tekevät tämän hyvin.
teema luo tunnelmaa ja tekee tapahtumasta ikimuistoisen. Hauskaa luoda joukkueen rakennus harjoituksia ja vieraat on hauskaa, liian. Pelaa trivia teemalla kysymyksiä tai keksiä interaktiivisia tapoja sitouttaa osallistujia.
odottaa yllättäviä menoja
paljonko sinulla on menoja? Mistä rahat tulevat? Onko teillä komitea valvomassa tapahtumien taloutta? Rahastonhoitaja on avainasemassa.
tarvitset varoja tarvikkeisiin, ruokaan, mainontaan ja koristeisiin. Myös viihde-ja välinevuokraus ovat mahdollisia kuluja. Rakenna puskuri budjettiin, koska useimmat tapahtumat maksavat ennakoitua enemmän.
harkitse apurahan hakemista
paikallisen kirkon Apurahat voisivat auttaa sinua mainos -, verkkosivu-tai tutkimustarpeissasi. United Methodist Communications on perustanut joukon apurahoja ja resursseja paikallisen kirkon viestinnän tukemiseksi.
levitä sana
alkajaisiksi, julkaise tapahtumasi kirkon verkkosivuilla, sosiaalisen median tileillä ja sähköpostilistalla. Myös viikoittaiset kuulutukset ja tiedotteet ovat hyvä käyttää. Pohdi sieltä käsin, mitkä painetut materiaalit voisivat toimia parhaiten. Ovatko mainokset paikallisradiossa tai televisiossa mahdollisia?
Tsekkaa nämä hienot ideat VBS: n suunnitteluun ja edistämiseen, jotka pätevät lähes mihin tahansa tapahtumaan.
tapahtuman jälkeen selonteko tiimisi kanssa
Varaa tiimisi kanssa aikaa arvioida tapahtuman suunnittelua ja toteutusta sekä tehdä muutoksia, jos tapahtuma toistuu. Mikä toimi hyvin? Jos se on uutisarvoa, kerro siitä medialle. Mikä meni huonosti? Älä piiloudu. Ryhdistäydy, omista se ja keskustele kunnolla tiimisi kanssa.
lähetä seurantaviestejä tapahtumaasi osallistuneille. Voit lähettää heille yleisen kiitoksen, palautekyselyn tai ilmaiset resurssit. Kutsu heidät niihin liittyviin tapahtumiin tulevaisuudessa.
Kiittäkää kaikkia auttaneita palveluksesta. Mitä arvostetummaksi he tuntevat itsensä, sitä todennäköisemmin he ojentavat jälleen kätensä.
onnistuneet tapahtumat eivät vain tapahdu
ne vaativat paljon ajattelua ja toimintaa. Mitä tarkemmin asetat etukäteen, sitä vähemmän hikka sinulla on tapahtuman aikana.
— Clay Morgan on Dallasista, Texasista kotoisin oleva kirjailija, joka vietti vuosikymmenen opettaen yhteiskuntatieteiden yliopistokursseja ennen kuin hänestä tuli viestinnän ja organisaatiostrategian konsultti. Clay nauttii kirjoittamisesta kulttuurin ja hengellisyyden risteyksessä. Hän on tehnyt ministeriön opiskelijoiden kanssa vuosia ja rakastaa löytää luovia tapoja sitouttaa millennials.