Employee Handbook: How to Create or Update your in 2022
What is included in an employee handbook?
työntekijän käsikirjan tulisi sisältää toimintatapasi, odotuksesi ja se, miten hallitset työntekijöiden tarpeita. Sinun on mainittava lakisääteiset velvollisuutesi työnantajana, mukaan lukien työntekijöiden oikeudet.
What makes a great employee handbook?
suuren työntekijän käsikirjan tulisi kattaa kaikki nämä avainalueet:
- yrityksen tausta, kulttuuri, arvot ja tehtävänkuva
- työsuhteen ehdot, mukaan lukien työsuhteen päättäminen
- Työpaikkapolitiikka, mukaan lukien työturvallisuus-ja etätyöpolitiikka
- työntekijän toimintaohje
- etuudet ja korvaukset, mukaan lukien korotukset, katsaukset ja ammatillisen kehityksen mahdollisuudet
- työ aikataulut, PTO, sairauslomat, sairauslomat ja lomasäännöt
sieltä, sinun täytyy harkita paikallisia, osavaltio, ja liittovaltion lakeja määrittää kokonaisvaltainen luettelo alueista kansi. Tämä antaa sinulle lähtökohta kirjoittaa.
ammattilaisen vinkki: älä unohda tehdä siitä hauskaa; onhan työntekijätkin ihmisiä! Sitoutuminen alkaa ensivaikutelmasta työntekijän käsikirjassa.
vaaditaanko laissa työntekijöiden käsikirjoja?
työnantajien on jaettava tietyt työntekijöiden oikeudet työntekijöidensä kanssa, mutta mikään laki ei vaadi työntekijän käsikirjaa. Monet työnantajat valitsevat sellaisen ja jotkut eivät.
mitä työntekijän käsikirjaan ei pidä sisällyttää?
- Jargon and legalese: käytä yhteistä kieltä varmistaaksesi, että työntekijän käsikirja ymmärretään.
- yrityksen prosessit ja menettelyt: nämä päivittyvät usein ja vaativat liian monta päivitystä käsikirjaasi.
- Job descriptions: työntekijän käsikirjan tulisi toimia kaikkien työntekijöiden perehdytysasiakirjana sen sijaan, että se sisältäisi yksittäisiä työnkuvauksia.
- yksityiskohtaiset etuustiedot: nämä päivittyvät aina, kun päivität etusi, tarjoajasi, suunnitelmasi ja kattavuusvaihtoehdot. On parasta linkittää lisäetuja koskevat tiedot ja antaa yhteystiedot kysymyksiä varten.
- laillisesti kielletyt rajoitukset: varmista, että käytännöt ja työntekijän käsikirja eivät loukkaa työntekijöiden oikeuksia. Esimerkiksi National Labor Relations Act (Nlra) estää työnantajia estämästä työntekijöitä keskustelemasta palkasta.
Sample employee handbook outline
Introduction with a welcome message
- Organization mission and vision statement
- Company values
- Company history and background
- Equal Opportunity Employer statement
- Vastuuvapauslauseke (työnantajanoikeus jotta sääntöjä voitaisiin muuttaa ilman erillistä ilmoitusta, käsikirja ei luo sopimusta, ja — jos se on sallittua — työsuhdelausekkeet)
- työsuhdelausekkeet
- työsuhdelausekkeet
- työntekijän käsikirjan tarkoitus
- suuntautumisnäkymä
Policies and procedures
- Americans with disability Act
- Personal safety
- seksuaalinen häirintä
- huume-ja alkoholipolitiikka
- väkivalta ja aseet
- työaika ja läsnäolo
- ateria-ja lepotauot
- ylityöt
- tehtyjen työtuntien kirjaaminen
- Henkilöstökirjanpito
- palkkatiedot ja vähennykset
- ulosmittaukset
- suorituskatsaukset
- ylennykset
- siirrot
- siirrot
- irtisanominen
- tietosuoja ja tietoturva
- sisäisen viestinnän odotukset
- laitteiden ja teknologian käyttö
- Sosiaalinen media
- menettelytapaohjeet
- Progressive discipline
- Exit process
korvaukset ja edut
- Holidays
- loma
- sairausloma
- työkyvyttömyysloma
- henkilökohtainen loma
- Suruloma
- perhe-ja sairausloma
- tuomariloma
- sotilasloma
- palkallinen vapaa-aika (PTO)
- sairausvakuutus
- henkivakuutus
- koulutus
- Koulutusapuohjelma
- muut etuudet
- eläke-ja eläkejärjestelyt
- Työntekijäkorvaukset
- Työttömyysvakuutus
- Call-in/report-in pay
- Service awards
työntekijän ja työnantajan vastuu turvallisuudesta
- yrityksen Sitoumuslausuma
- hätätilanteet
- lääkäripalvelut
- henkilösuojaimet
- OSHA-vaatimukset: turvallisuussäännöt, onnettomuuksien raportointi
yhteenveto ja kuittaus
- Yhteenveto toimintaperiaatteiden ja menettelyjen merkityksestä
- vastaanottoilmoitus
työntekijän käsikirjan aiheita pohdittavaksi
yrityksen tausta
historia
mikä on yrityksesi tarina? Alkiko se a-ha! hetkenä tai seurauksena suuri epäonnistuminen, tiimisi haluaa tietää, mistä yrityksesi tuli ja miten organisaatio sai missä se on tänään.
missio
mikä on komppanianne tarkoitus? Minkä ongelman Sinä ratkaiset? Kenelle? Miten? Tiiminä tai tiiminjohtajien kanssa haluat kirjoittaa ylös yrityksesi ”miksi” tavalla, joka ohjaa ihmisiä yrityksen visioon ja sitouttaa jokaisen työntekijän.
visio
minkä maailman luomisessa olet mukana? Miten maailma näyttää erilaiselta kasvaessasi?
arvot
minkä yritysetiikan haluat säilyttää, kun tuot uusia joukkuetovereita? Monet yritykset luovat arvojaan yhteistyössä työntekijöiden kanssa kaikilla tasoilla. Tämä voi auttaa varmistamaan, että ne heijastavat kuka olet ja mikä tuo ihmisiä yhteen tiimissäsi.
työehdot
työhön osallistumista koskevat odotukset
käsikirjassa on kerrottava poissaoloja ja poissaoloja koskevan viestinnän odotuksista. Mitä työntekijöiden pitää tehdä, jos he joutuvat jäämään pois töistä? Millainen ilmoitus heidän on annettava?
luokittelu: verovapaus vs. ei-vapautettu
sinun on määriteltävä ero vapautettujen ja vapautettujen roolien välillä ja pohdittava, miten kutakin työntekijätyyppiä johdetaan lain mukaan eri tavalla. Voit myös haluta sisällyttää määritelmät osa-aikaisen ja kokoaikaisen työntekijän asemasta.
työpaikkakäytännöt
tietosuoja ja tietoturva
jokainen työntekijä koskee ainakin joitakin luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja. Näitä voivat olla omistusoikeudelliset ja luottamukselliset tiedot, tuote-ja liikesalaisuudet sekä työntekijöiden ja asiakkaiden henkilötiedot. Tarvitset yhdenmukaisen oikeuspolitiikan ja valvonnan, jotta voit määritellä tarkasti, mitä työntekijät voivat käyttää, mitä he voivat tehdä ja milloin. Niiden velvollisuudet suojata tai poistaa tietoja on esitettävä selkeästi. Gurun kaltainen sisäinen tietopohjatyökalu auttaa pitämään kirjaa siitä, kuka näitä tietoja lukee ja mitä päivityksiä niihin tulee.
häirintä ja syrjimättömyys
turvallinen työpaikka on ratkaisevan tärkeä sääntöjen noudattamisen, myönteisten suhteiden edistämisen ja tuottavuuden varmistamisen kannalta. Sinun on dokumentoitava selkeästi häirintään ja työpaikkaväkivaltaan liittyvät käytäntösi ja tehtävä niistä helposti löydettävissä ja viitattavissa. Sisällytetään määritelmät ja se, mitä työntekijöiden pitäisi tehdä, jos he ajattelevat, että nämä kysymykset nousevat esiin.
terveys ja turvallisuus
nämä ovat ennennäkemättömiä aikoja, ja tiimisi on otettava huomioon työterveys ja-turvallisuus sekä säännöllisten työpaikan vaaratilanteiden että meneillään olevan pandemian vuoksi. Jos haluat päivittää tiimisi aikataulutusmenettelyn seuraavaa uutta normaalia varten, saatat haluta oppaamme etätyö – / hybridityöaikataulun laatimiseen.
saat työntekijän käsikirja-mallin, joka sisältää resursseja etätyöntekijöille ja hybridityöntekijöille.
työntekijöiden toimintaohje
pukukoodi
kaikki yritykset eivät tarvitse pukukoodia. Jos yritykselläsi kuitenkin on sellainen, oletko pohtinut, miten sen voisi tehdä osallistavaksi kaikista taustoista tuleville työntekijöille? Mitä on odotettavissa,ja saako yhtiö univormun vai maksaako sen takaisin?
tieto-ja laiteturvallisuus
jokainen työntekijä vastaa tietosuojasta ja tietoturvasta. Riippumatta siitä, tarjoaako yrityksesi laitteita tai suojaako se työntekijöidesi jo omistamia laitteita, varmista, että koko tiimisi tietää, mistä he ovat vastuussa kaikkien laitteidensa turvallisessa hallinnassa. Mitä työntekijöiltä odotetaan, jos he ovat matkoilla tai jos laite katoaa tai varastetaan? Sisällytä huomioon, milloin he tarvitsevat palauttaa laitteita ja offboarding.
etiikka, eturistiriidat, nepotismi ja työpaikkasuhteet
osana yrityksen tekemistä sellaiseksi, johon ihmiset haluavat kuulua, kannattaa harkita eettisiä toimintatapoja työpaikkamyrkytyksen estämiseksi. Miten eturistiriidat ja työkavereiden mahdollisesti haitalliset vuorovaikutukset tunnistetaan ja hallitaan?
vieraat ja työturvallisuusohjaus
kun vieraat tulevat toimistoon, miten heidät otetaan vastaan ja miten terveyttä ja turvallisuutta ylläpidetään? Miten työntekijöitäsi, asiakkaitasi ja asiakkaitasi suojellaan COVID-taudin kaltaisilta asioilta ollessasi vuorovaikutuksessa yrityksesi kanssa?
korvaukset ja ammatilliset kehittämismahdollisuudet
palkka-ja ylityötiedot
miten työntekijöille maksetaan, ja mihin he voivat mennä palkkakysymyksineen? Kuka on oikeutettu ylityökorvaukseen ja miten se lasketaan?
suoritus-ja palkkiokatsaukset
milloin työntekijöiden pitäisi odottaa arvioita ja miten niitä johdetaan? Kuinka usein palkitsemista tarkistetaan ja kuinka kauan työntekijöiden pitäisi odottaa olevansa tehtävissään ennen ensimmäisiä palkitsemisarviointeja?
Ammatillinen koulutus-ja kehittämismahdollisuudet
työntekijät pysyvät siellä, missä he kasvavat ja heitä arvostetaan. Miten tarjoatte työntekijöille jatkuvia koulutusmahdollisuuksia? Gurulla tarjoamme jokaiselle työntekijälle kolmen kuukauden jälkeen ammatillisen kehityksen budjetin, joka kasvaa huomattavasti ensimmäisen vuoden jälkeen. Työntekijäkäsikirjassa kerrotaan, miten nämä toimivat, minkä tasoista koulutusta tai korvausta on tarjolla ja miten työntekijän työsuhde vaikuttaa tähän etuuteen.
työntekijöiden terveys ja hyvinvointi
haluat jakaa yleiskuvan vaihtoehdoista, avoimista ilmoittautumistiedoista ja mahdollisista erityisistä hyvinvointiohjelmista, kuten reseptialennuksista tai ilmaisesta hyvinvointineuvonnasta. Kun työntekijät tarvitsevat lomaa, he luottavat voimakkaasti tähän dokumentaatioon, jotta he voivat navigoida, joten sinun on sisällytettävä tiedot FMLA: sta (Perhe-ja Sairauslomalaki) ja COBRA-käytännöistä.
henkivakuutus
jos annat henkivakuutuksen, miten se toimii? Haluat sisällyttää yleiskuvan kattavuus ja tiedot ilmoittautuminen ja yhteystiedot.
etätyö
onko tiimilläsi etätyöpolitiikka, joka säilyttää parhaat kykysi? Jos et, etätyön opas auttaa alkuun.
Kulut ja korvaukset
mikä on käytäntösi ja menettelysi niiden osalta, joilla on yrityskortti? Entä ne, jotka eivät? Mitkä kulut ovat sallittuja, ja onko niiden ja kuitien toimittamiselle asetettu määräaika?
matkat, kulkuneuvot ja pysäköinti
Annatteko päivärahaa (päivittäin) enintään matkakuluista? Voit selittää työntekijöiden odotukset, jotka käyttävät työsuhdeautoa, mitä kuluja organisaatio maksaa, miten huollot ja onnettomuudet hoidetaan ja miten organisaatio maksaa tai korvaa sallitut kustannukset.
yrityksen laitteet
yrityksen laitteiden käsittelyä koskeva politiikkasi ja se, mitä tehdä, kun jotain katoaa, rikkoutuu tai varastetaan, auttaa työntekijöitä huolehtimaan laitteistostasi odotustesi mukaisesti.
muita etuja ja etuja
älä unohda sisällyttää niitä hienoja ekstroja, kuten ilmaista oikeudellista neuvontaa, lemmikkivakuutusta, kuntosali-ja matka-alennuksia sekä e-kirjatilauksia täällä, jotta ihmiset hyödyntävät niitä.
palkkaus-ja lähetepolitiikka
Tarjoatteko työntekijöille kannustimia jakaa työpaikkailmoituksenne? Miten ylittää tahaton anti-monipuolinen vaikutus nämä politiikat voivat vahingossa luoda tutkimalla tapoja pitää asian ohjelma inclusive?
Työntekijäkorvaukset ja lakisääteiset etuudet
varmista, että kerrot selkeästi, mitä tapahtuu, kun työntekijä loukkaantuu työssä. Haluat myös harkita paikallisia, osavaltio, ja liittovaltion sääntöjä, jotta voit kattaa kaikki lakisääteiset vaatimukset etuuksia.
lomat, sairasaika ja PTO
henkilökohtaisesti, etänä ja hybriditoimiston aikataulut
onko tiimisi päivittänyt aikataulukäytäntöäsi uusimpaan uuteen normaaliin? Saatat haluta oppaamme luoda hybridi työaikataulu luoda uusia menettelyjä, jotka toimivat tiimisi.
PTO ja lomapolitiikka
tarjoaako yrityksenne rajattomasti palkallista vapaata ja sairauspäiviä? MammothHR: n tutkimukset viittaavat siihen, että työntekijät, joilla on keskimäärin rajoittamaton PTO, pitävät vain vähän tai ei lainkaan enemmän vapaata kuin ne, joilla on rajoitettu määrä päiviä. Pitääkö työntekijöiden ilmoittaa tietyn pituisista lomista? Missä he voivat esittää nämä pyynnöt, ja kuka hyväksyy ne?
sairauspäivät
nykymaailmassa meidän kaikkien on jäätävä kotiin, kun emme voi hyvin. Tässä voit jakaa lähestymistapasi työntekijöiden vuorojen kattamiseen, odotuksiin sairauden viestinnästä sekä yrityksesi COVID-käytäntöihin ja-menettelyihin. Haluat varmistaa, että pidät ne linjassa paikallisten ohjeiden ja lakisääteisten vaatimusten kanssa. Työntekijöiden on myös tiedettävä, kuinka monta palkallista sairauspäivää he voivat ottaa. Miten hoidat tilanteet, joissa on pitkäaikaissairaus?
jos toimintatapasi kaipaavat päivitystä vuodelle 2021 ja sen jälkeen, voit tutustua Return to Office-Etenemissuunnitelmaamme.
Suruvapaa
jos työntekijä menettää läheisensä, hän tarvitsee selvän ohjeen siitä, miten pitää vapaata suremaan. Mieti oikeudellisia vaatimuksia ja miten voit auttaa edistämään myönteistä, huolehtivaa johtosuhdetta tänä haastavana aikana.
valamiehistö ja vaalit
varmista, että täytät lakisääteiset vaatimukset tarkastelemalla käytäntöjäsi ja selittämällä, miten valamiehistötyösi ja vaalipäiväsi ovat vapaalla.
vapaapäivät
mitä vapaapäiviä yrityksesi kattaa? Onko vapaa-aika palkallista vai palkatonta?
vanhempainvapaat ja palkalliset perhevapaat
FMLA: n (Family and Medical Leave Act) ja muiden liittovaltion, osavaltion ja paikallisten lakisääteisten vaatimusten avulla haluat selvittää selkeästi, miten vanhempainvapaasi ja perhevapaasi toimivat.
työsuhteen päättyminen
kurinpitotoimet ja tulosparannussuunnitelmat (PIPs)
esimiehesi ja työntekijäsi tarvitsevat selvät odotukset dokumentaation käsittelystä, tulosparannussuunnitelmista ja tuloksenparannuksen laiminlyönnin seurauksista.
eroamiset
kun joukkuekaverin on aika siirtyä eteenpäin, miten he ilmoittavat? Haluat ehkä toistaa rajoitukset tahansa ajoitettu etuja täällä, kuten osakkeet, jotka liivi jälkeen työntekijän ensimmäinen vuosi.
työsuhteen päättyminen
liittovaltion, osavaltion ja paikallisilla laeilla on tärkeitä vaatimuksia johtajien, henkilöstöhallinnon ja esimiesten harkittavaksi. Haluat varmistaa, että kaikki joukkuetoverit, jotka auttavat hallitsemaan offboarding tuntevat nämä ja on askel-askeleelta politiikkaa viite. Mieti sillä välin työntekijän käsikirjassasi, miten voit parhaiten kertoa, mitä tapahtuu, kun työsuhde päättyy. Saavatko jotkut tai kaikki työntekijät irtisanomiskorvausta, PTO: n ja/tai sairasajan korvausta, ja voivatko he käyttää HSA-ja FSA-saldojaan vielä irtisanomisen jälkeen?
loppuosa
jätä pysyvä, positiivinen vaikutelma
tarjouskirjeen ja työsuhdelistan ohella työntekijän käsikirja jättää lähtemättömän vaikutuksen uusiin palkkaajiin. Jos heidän tarpeensa tyydytetään hyvin näiden varhaisten perehdyttämiskokemusten avulla, seuraa sitoutumista ja tyytyväisyyttä.
Free employee handbook template
sen sijaan, että luot pyörän uudelleen, sinun pitäisi varastaa muokattava mallimme. Guru varmistaa, että omasi pysyy saumattomasti ajan tasalla ja helposti löydettävissä.
kuinka käyttää vapaata työntekijän käsikirjan mallia
miten tämä työntekijän käsikirjan malli voi auttaa tiimiäsi:
- Onboarding: Jaa tämä työntekijän käsikirja uusille palkkaajille heidän saapuessaan ja varmista, että heillä on tarvitsemansa tiedot työskentelystä yrityksessäsi. Lue lisää tehokkaan työntekijöiden perehdytysprosessin luomisesta.
- HR and People Ops: työnnä päivityksiä ja lähetä hälytyksiä tiimille uusista käytännöistä tai menettelyistä, jotka lisäät työntekijän käsikirjaan.
- hybridi-ja etätyö: ohjeemme ja mallimme auttavat sinua laatimaan työntekijän käsikirjan, joka toimii tiimillesi tässä uusimmassa uudessa normaalissa.
työntekijän käsikirja esimerkkejä
työntekijän käsikirja hahmottelee toimintatapoja ja menettelytapoja, esittelee tiimisi sen, kuka olet ja miten toimit yrityksenä. Se on tärkeä osa jokaisen työntekijän perehdytysprosessia.
gurulla me käytämme työntekijän käsikirjaa kodifioidaksemme periaatteet, joita edustamme tiiminä, ja antaaksemme joitakin ohjeita toimintatavoista, työpaikan ohjeista ja Henkilötiimin yhteystiedoista siltä varalta, että joku tarvitsee lisää tietoa. Koska yrityksemme arvoihin kuuluu, ettemme ota itseämme liian vakavasti, pidämme asiat maadoitettuina ja hauskoina.
Pro tips for managing your employee handbook stressitön
tämä työntekijän käsikirjan malli toimii parhaiten Gurussa, joka:
- on helppo löytää ja käyttää
- antaa sinulle kaiken mitä tarvitset koko alukselle tulon tarkistuslistaasi tehokkaana työntekijänä alukselle tulon ratkaisuna
- varmistaa, että käsikirjasi pysyy asiantuntevana tarkistettuna ja päivitettynä usein, joten koko organisaatiosi saa uusimmat tiedot ilman, että sinun tarvitsee käskeä joukkuetovereitasi tekemään päivityksiä
- voit lähettää Tiedonhälytyksiä uusille palkkaajille, jotta he varmasti lukevat käsikirja
- tracks Who ’ s read your employee handbook and any updates