5 vinkkiä kiinteistötoimiston järjestämiseen
monet kiinteistöalan ammattilaiset pitävät kotitoimiston pitämistä kätevänä. COVID-19: n aikana kotitoimistosta on kuitenkin tullut monien ainoa toimisto. Kun stay-at-home-tilaukset ovat edelleen voimassa monilla alueilla, kotitoimistosi on saattanut muuttua yrityksesi komentokeskukseksi.
työskenteletpä sitten ruokapöydästä tai omasta toimistotilasta, työtilan järjestäminen tänä aikana on tärkeää sekä tuottavuutesi että mielenterveytesi kannalta.
mutta asioiden pitäminen järjestyksessä voi olla haastavaa, varsinkin jos ei ole tottunut tekemään töitä kotoa käsin. On tärkeää ottaa muutama minuutti päivässä järjestykseen. Tunnet olosi virkeäksi, vähennät stressiä ja säästät viikkotunteja pitämällä tilasi siistinä ja järjestyneenä.
tässä viisi vinkkiä, joiden avulla voit pysyä raiteilla ja näyttää ammattilaiselta siistillä kiinteistötoimistollasi.
pidä työpöytäsi tyhjänä
yksi suurimmista haasteista kotitoimiston järjestämisessä on se, että työ ei tule koskaan tehdyksi. Uudet työt kasaantuvat vanhojen päälle,ja jos ei ole varovainen, voi hautautua.
puhtaan pöydän hyödyt tunnetaan hyvin, mm.:
- parempi tarkennus
- pienempi stressi
- parempi hyötysuhde
- parempi tuottavuus
- parempi turvallisuus
ota esiin vain tarvitsemasi kansiot ja asettele uudelleen, kun olet valmis. Se estää asiakirjoja hukkumasta ja pitää työn poissa tieltä aterioiden, läksyjen ja lasten ja lemmikkien kanssa.
jokaisen päivän päättyminen sotkusta vapautuneeseen työpöytään tuntuu uskomattomalta ja saa sinut näyttämään ammattilaiselta, vaikeissakin olosuhteissa.
pidä fyysiset tiedostot järjestyksessä
Kiinteistöbisnes luo kirjavuoren dokumentaatiota ja jokaisella on oma tapansa järjestää se. Avain on löytää jotain, joka toimii sinulle ja pysyä siinä.
Pystykansiot, hyllyt ja säilytyslaatikot ovat kaikki hyviä säilytysratkaisuja, ja kotitoimiston kanssa valinta on itsestä kiinni. Mikä tahansa näistä toimii, kunhan priorisoit sen, mikä on tärkeää, ja leikkaat pois sen, mikä ei ole.
arkisia asiakirjoja varten on järkevää luoda valmis kansio, joka on lähellä kaikkia näitä monisteita, lomakkeita ja asiakirjoja.
Siirry postilaatikkoon 0!
rakennettu kiireisille kiinteistönvälittäjille
pitkäaikaista arkistointia varten pidä varmuuskopiot siitä, mikä on tärkeintä eri turvallisessa paikassa hätätilanteita varten.
ja tietää, milloin leikata. Kun on aika hävittää arkaluonteiset henkilötiedot, varmista, että ne tehdään turvallisesti ja käytä Silppuria.
pidä digitaaliset tiedostot järjestyksessä
kiinteistökauppojen digitaalisten tiedostojen pitäminen vähentää huomattavasti paperikasoja, mutta organisointi on silti ratkaisevaa myös kotona.
varmista, että luot ja ylläpidät järjestelmiä tiedostojen digitaaliseen nimeämiseen, kansioiden järjestämiseen ja tallennustilaan, jotta et menetä pääsyä tärkeisiin tiedostoihin.
Sisällytä avaintiedot, kun nimeät digitaalisia tiedostojasi, kuten asiakkaan nimi, kiinteistöosoite, asiakirjatyyppi tai päivämäärä. Näin on helppo etsiä, mitä tarvitset.
Hallitse tiedostojasi muutamalla avainkansiolla, kuten sopimuslomakkeilla, listauksilla ja asiakkailla. Sitten järjestää erityisiä asiakirjoja alikansioihin kunkin otsikon.
käytä työkaluja kotitoimiston tietojen tallentamisen helpottamiseksi. Kokeile Adobe Scania tehdäksesi nopeita ja laadukkaita skannauksia tärkeistä paperitöistä ja tallenna sitten dokumentaatiosi turvallisesti pilveen Google Driven tai Dropboxin avulla.
pidä joukkueesi järjestäytyneenä
kun kaikki työskentelevät kotoa käsin, koordinointi tiimisi kanssa voi olla haastavaa. On vielä tarvetta kirjautua sisään, ja kun kaikki ovat poissa tavanomaisesta elementistään, tiimilläsi voi olla kysymyksiä asiakirjojen ja lomakkeiden jakamisesta ja käyttämisestä.
zoomin ja GoToMeetingin kaltaisten työkalujen avulla voit tarkistaa, mitä tiedostoja, asiakirjoja, lomakkeita ja tietueita pitää jakaa ja käyttää, ja laatia sitten suunnitelman järjestäytymisestä.
Google Driven ja Dropboxin kaltaisten pilvipalveluiden avulla voit hallita omia tiedostojasi ja jakaa asiakirjoja ja kansioita turvallisesti tiimisi kanssa.
Hyödynnä Adobe Scania digitoidaksesi kaikki paperikopiot ja käytä Docusignia (Folio partner) saadaksesi kaikki transaktiodokumenttisi turvallisesti ja digitaalisesti allekirjoitettuna.
pidä postilaatikkosi järjestyksessä
joko toimistossa tai kotona, sähköpostien tulva voi viedä valtavasti aikaa, tuottavuutta ja mielenterveyttä. Kun siivoat kotitoimiston työtilaa, älä unohda postilaatikkoasi.
folion tekoälyä hyödyntävällä lähestymistavalla voit pitää sähköpostisi siistinä ja järjestäytyneenä, mikä säästää sinut viikkotuntien ylimääräiseltä työltä.
sekä Folio for Gmail että Folio for Outlook integroituvat saumattomasti postilaatikkoon. Algoritmimme ymmärtävät tunnistaa ja lajitella sähköpostit työnkulkuihin, jotka ovat järkeviä kiinteistöbisneksellesi.
kiinteistötoimiston järjestäminen säästää paljon aikaa. Vain muutama yksinkertainen askel joka päivä voi auttaa sinua pitämään työpöytäsi, tiedostosi, tiimisi ja postilaatikkosi järjestyksessä ja yrityksesi raiteilla. Se on hyvä tapa vähentää stressiä ja pysyä keskittyneenä COVID-19: n aikana.
Who we are
We ’ ve built Folio: ensimmäinen AI Sähköposti avustaja ammattilaisille.
Folio liitetään suoraan työsähköpostilaatikkoon ja järjestää automaattisesti sähköpostisi, jolloin saat asiayhteyteen kaikki tiedot, joita tarvitset tuottavuuden lisäämiseksi minuuteissa.
olemme intohimoisten tuoteihmisten ja-insinöörien tiimi, joka innostuu monimutkaisten prosessien ratkaisemisesta ja arvon luomisesta ihmisille.
olemme pääomasijoitusyhtiö, jota tukevat Accel Partners, Vertical Venture Partners ja muut johtavat pääomasijoittajat ja enkelisijoittajat, kuten Ash Patel ja Jerry Yang.