4 tapaa määrittää roolit ja vastuut joukkueen menestykselle

4 tapaa määrittää roolit ja vastuut joukkueen menestykselle

tiedäthän sen kaoottisen tunteen, kun johtaa projektia, jossa roolit ja vastuut ovat epäselvät? Kun yksi tiimin jäsen etenee muotoilun kanssa, toinen etenee sisällön kanssa. Molemmat tiimin jäsenet kirjoittavat kuvien mukana olevan kopion olettaen, että tämä on osa heidän rooliaan. Koska väärinkäsitys ja päällekkäistä työtä, kopio kestää kauemmin toimittaa ja sinun täytyy viivyttää projektin.

on haastavaa pitää kiinni projektisuunnitelmasta ilman selkeitä rooleja ja vastuita. Kun määrittelet tiimirooleja, voit auttaa joukkuetovereita tekemään yhteistyötä ja työskentelemään projektien läpi tehokkaammin. Koska johtaja, on tärkeää selventää tiettyjä tehtäviä jokaiselle tiimin jäsen varhain projektin, jos haluat parantaa tiimin tuottavuutta.

tässä oppaassa kerrotaan, miten tehtävät ja vastuut luodaan ja miksi näin toimiminen hyödyttää tiimiäsi.

määritä, mitä on tehtävä

voit käyttää seuraavia vaiheita tunnistaessasi tehtäviä ja vastuita sekä organisaatio-että projektitasolla. Ensimmäinen askel tiimiroolien määrittelyssä on määrittää eri tehtävät, jotka täytyy saada tehtyä. Joitakin kysymyksiä voit kysyä tunnistaa nämä tehtävät ovat:

• onnistuivatko aiemmat hankkeet?

• jos ei, mitä olisi voitu tehdä paremmin?

• mitkä tehtävät ovat vielä tiimisi tehtävälistalla?

• mitä tehtäviä kukin tiimin jäsen suorittaa päivittäin?

• kuuluvatko nämä tehtävät jokaisen tiimin jäsenen työnkuvaan?

kun tiedät, kuinka paljon työtä on tehtävä, voit delegoida tehtäviä sen mukaisesti.

Lue: miten delegoida tehokkaasti: 10 vinkkiä esimiehille

tunnista puutteet vastuualueissa

vaikka tämä vaihe on olennaisin määriteltäessä tehtäviä organisaatiotasolla, sinulla voi myös olla puutteita vastuualueissa työskennellessäsi projektien parissa.

kun olet luonut tehtävälistasi, vertaa ja vertaa näitä tehtäviä tiimin jäsenten tekemisiin. Tämä vertailu auttaa sinua tunnistamaan mahdolliset puutteet vastuualueissa. Nämä puutteet voivat tapahtua tahattomasti, jos tiimin jäsenten alkuperäinen toimenkuva on epäselvä tai jos he joutuvat muiden vetämiksi muihin tehtäviin.

kun tunnistat puutteita vastuualueissa, näistä puutteista tulee lähtökohdasi joukkueen uudelleensuuntautumisessa. Voit sitten siirtää tiimin jäsenet takaisin aiottuihin rooleihinsa ja selvittää, kenen pitäisi ottaa hoitamiaan lisätehtäviä hoitaakseen.

selkeytä rooleja käyttämällä RACI-matriisia

RACI-matriisi on erinomainen työkalu tiimin jäsenten roolien selventämiseen. RACI tarkoittaa vastuullista, vastuullista, kuultua ja informoitua. Voit luoda RACI-matriisin—tai taulukon-jossa tehtävät ovat Y-akselilla ja tiimisi jäsenet X-akselilla.

Määritä jokaiselle tehtävälle ja tiimin jäsenelle yksi neljästä RACI-kirjaimesta. Näin tiimin jäsenten on helppo tietää, mikä heidän erityinen roolinsa on kussakin tehtävässä.

alla oleva legenda kertoo tarkemmin, mitkä tiimiroolit toimivat parhaiten RACI-kaavion jokaisella kirjaimella.

• R = Vastuullinen. Tämä henkilö suorittaa työn. Jokaista tehtävää kohti pitäisi olla vain yksi vastuullinen, joten jokainen tiimissä tietää, kenen kanssa mennä kysymyksiin ja päivityksiin.

• A = Tilivelvollinen. Tämä henkilö vastaa työn hyväksymisestä ja on todennäköisesti esimies.

• C = Konsultoitu. Tämän henkilön pitäisi antaa panoksensa työhön. Tämä voi olla joukkueen jäsen tai joku muu joukkue.

• I = Informoitu. Tälle henkilölle pitäisi kertoa työn etenemisestä ja lopputuloksesta, mutta hän ei anna panosta työhön, koska sitä tehdään.

lisävihjeitä RACI-matriisiin:

• jokaista tehtävää kohti pitäisi olla vain yksi vastuuhenkilö (R), jotta tiimin jäsenet tietävät, kuka vastaa työstä. Jos tehtävässä on useampi vastuuhenkilö, tiimin jäsenet voivat helposti hämmentyä.

• vaikka vain yhden henkilön pitäisi olla vastuussa jokaisesta tehtävästä (A), sama henkilö voi myös olla vastuussa tehtävästä (AR).

• on myös tärkeää rajoittaa ilmoitettavien ihmisten määrää, koska tämä voi tehdä projektistasi tarpeettoman monimutkaisen (pidä i ’ s low).

voit käyttää RACI-matriisia asettaaksesi selkeitä odotuksia tiimisi jäsenille ja referenssinä projektien toteuttamisessa.

saa palautetta tiimin jäseniltä

pyytämällä tiimiläisiltä suorapuheista palautetta RACI-matriisisi valmistumisen jälkeen voi rohkaista tiimiyhteistyötä ja saada käsityksen siitä, näyttävätkö antamasi roolit toimivilta.

kun tiimisi jäsenet voivat ilmaista mielipiteensä, luot tervettä tiimidynamiikkaa työpaikalla helpottamalla viestintää.

palautetta voi pyytää usealla tavalla, kuten:

• pidä ryhmäkokous ja kysy: ”onko kenelläkään mielipidettä ryhmärooleista, jotka olen määrännyt?”

• Aikataulu 1: 1 kokoukset, niin tiimin jäsenet on turvallinen tila ilmaista huolenaiheita.

• tee nimetön kysely, jotta tiimin jäsenet voivat jakaa rehellisiä vastauksiaan.

milloin tehtävien ja vastuiden selkeyttäminen

on organisaatio-ja projektitasolla tehtäviä ja vastuita. Projektipäällikkönä sinun tehtäväsi on määritellä molemmat tiimillesi eri aikoina. Vakaan tiimirakenteen luominen organisaatiotasolla on ratkaisevan tärkeää, ja siihen on puututtava ensin, jos huomaat aukkoja tällä alalla.

esimerkiksi, jos tiimisi kirjoittaja hoitaa paljon projektisuunnittelua, voi olla aika keskittää prioriteetit ja tehtävät uudelleen. Jos suunnittelija vastaa sähköposteihin koko päivän, muokkaa tiimirakennettasi niin, että heillä on enemmän heads-down-aikaa luoda.

kun tiimisi tuntee roolinsa ja vastuunsa organisaatiotasolla, voit lähestyä jokaista projektia yksilöllisesti. Suunnittelijalla voi olla yleisiä tehtäviä työtehtävässään, mutta tietyn projektin kohdalla hän voi myös olla vastuussa mallien lähettämisestä edestakaisin.

Lue: Virtual team: 10 tapaa rakentaa yhteistyökulttuuria

roolien ja vastuiden muodostamisen hyödyt

kun luodaan roolit ja vastuut, luodaan tiimirakenne, joka on rakennettu kestämään. Joukkueen suorituskyky paranee, kun yksilöt tuntevat olonsa luottavaisiksi heille annetuissa tehtävissä.

kun tiimin jäsenillä on yksilöllisiä rooleja, joukkue hyötyy myös muilla tavoin, mm. :

• tuottavuuden kasvu: Huomaat tuottavuuden kasvun, kun annat avainvastuut jokaiselle tiimin jäsenelle. Kun tiimin jäsenet ovat selvillä rooleistaan ja vastuistaan, he voivat priorisoida oikean työn ja saada vaikuttavimman työnsä tehdyksi.

• Paranna rekrytointiprosessia: kun selkeytät työtehtävien vastuuta eri rooleissa, helpotetaan esimiesten palkkaamista vastaamaan tiimin tarpeita etsiessäsi uusia palkkaajia. Ilman selkeää vastuulistaa rekrytoijien voi olla vaikea selittää työtehtäviä hakijoille.

• lisää joukkueen moraalia: Kun on epäselvyyttä siitä, mitä tiimisi jäsenten pitäisi tehdä, he voivat tuntea epävarmuutta taitojaan. Roolien ja vastuiden määrittely voi lisätä joukkueen moraalia, koska jokaisella on tehtävä suoritettavana. Voit myös kohdistaa tiimin jäseniä työskentelemään tehtävissä, jotka täydentävät heidän luonnollisia kykyjään, jotta he voivat luottaa siihen, mitä he tekevät joka päivä.

• tehokkaammat resurssit: organisaatiosi tuhlaa vähemmän aikaa ja rahaa, kun tiimin jäsenet suorittavat oikeat työtehtävät. Kuten yllä olevasta esimerkistä näkyy, kaksi tiimiläistä, jotka eivät tienneet työvelvollisuuksiaan projektissa, tuplaantuivat töissä. Tämä päällekkäinen työ tuhlasi arvokasta projektiaikaa ja sen seurauksena myös rahaa. Mitä tehokkaampi joukkue on, sitä kevyempi budjetti ja aikataulu on.

selkeiden ja konkreettisten tiimiroolien ansiosta tiimisi jäsenten tulisi tuntea olonsa itsevarmaksi ja motivoituneeksi täyttämään vastuunsa.

esimerkkejä rooleista ja vastuista

jokaisella roolilla on Keskeiset vastuut, jotka sopivat kyseiseen tehtävään. Oikein linjattuna tiimin jäsenten tulisi tietää roolinsa ja olla vastuussa vain työtehtäväänsä sopivista tehtävistä. Tutustu joihinkin yhteisiin rooleihin ja näiden roolien mahdollisiin vastuisiin.

rooli: projektipäällikkö

vastuualueet:

• Suunnittele ja kehitä hanketta

• luo ja johda tiimiä

• seuraa ja jaa projektin edistymistä

rooli: visuaalinen suunnittelija

vastuualueet:

• tuottaa johdonmukaista visuaalista työtä

• pidä tiimin jäsenet ajan tasalla projektin virstanpylväistä

• luo suuntaa projekteille ja ohjaa tiimin jäseniä

rooli: Sisällöntekijä

vastuut:

• Tutki ja kirjoita kopio

• kommunikoi suunnittelijoiden ja johtajien kanssa edistymisestä

• Korjaa kopio saatuaan palautetta asiakkailta

nämä vastuut voivat muuttua kunkin yksittäisen tiimin jäsenen organisaatiokulttuurin, työympäristön ja kykyjen perusteella. Voit tehdä oman työvastuupohjasi, joka sisältää yksityiskohtaisempia tietoja, kuten kenelle tiimin jäsen raportoi ja roolin vaatimukset.

Lue: Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää tullaksesi projektipäälliköksi

Rakenna vahva projektitiimi, jolla on selkeä viestintä ja rakenne

tiiminjohtajana sinun tehtäväsi on valmistella tiimisi jäseniä jokaiseen projektiin. Paras tapa luoda vahva tiimirakenne on avoin viestintä. Tiimiviestintäohjelmiston avulla voit täyttää määräajat ja saavuttaa tiimin tavoitteet varmistamalla, että jokainen tietää roolinsa ja vastuunsa, milloin tehtävät erääntyvät ja missä työ seisoo.

Paranna Joukkueviestintää asanan kanssa