Proceso y Criterios de Selección de Software ERP

Proceso y Criterios de Selección de Software ERP

Un buen sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) debería afectar a cada parte de su negocio. Hay innumerables soluciones de software ERP disponibles, por lo que debe tomar la decisión correcta que se adapte a su organización. Pero, ¿sabe cómo es el proceso de selección de ERP?
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¡No te preocupes si no estás familiarizado! Esa es la razón por la que creamos esta guía paso a paso ultra completa sobre cómo seleccionar un sistema ERP. Repleto de consejos y recomendaciones, puede usar este artículo como parte de su lista de verificación de evaluación de software ERP.

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• Qué es el software ERP?
• Consideraciones de compra
• Proceso de selección
• Criterios de selección

¿Qué es el software ERP?

Primero, aclaremos lo básico. El software ERP es un conjunto de aplicaciones integradas que automatiza y agiliza los procesos empresariales críticos. Estas aplicaciones ayudan a administrar el análisis de negocios( BI), la contabilidad, la gestión de la cadena de suministro y la automatización de marketing (MA), entre otras actividades. Sirve como repositorio de datos centralizado y proporciona automatización del flujo de trabajo e información en tiempo real. El software ERP también viene con capacidades para garantizar el cumplimiento de las normas de la industria y normativas, mejorar el servicio al cliente y analizar la salud financiera de su organización.

Antes de invertir en este programa, hay atributos que debe considerar.

Consideraciones de compra

Comprar un nuevo ERP es como comprar un automóvil nuevo. Es una inversión cara, pero vale la pena cuando sabe lo que está buscando para alinearse con los mejores intereses de su empresa. Algunas preguntas para incluir en sus consideraciones de compra incluyen:

¿Qué Tan Grande es Tu Empresa?

El tamaño de la empresa es vital. ¿Es usted una empresa de Fortune 500 o una empresa emergente que se prepara para mudarse del sótano de sus padres? Estas soluciones ofrecen escalabilidad y pueden acomodar a más empleados, departamentos, usuarios y más a medida que crece. O, si no ve que su empresa supere el tamaño pequeño o mediano, puede invertir en un programa que satisfaga esta necesidad.

¿Qué Necesitan Sus Otros Departamentos?

No es ningún secreto que ERP tiene diversas funcionalidades que sirven a varios departamentos dentro de su empresa. Sin embargo, es esencial encuestar a los jefes de departamento y obtener su opinión sobre lo que necesitan en un nuevo sistema. Trate a los jefes de departamento como embajadores regionales. Podrías investigar todo lo que hay que saber sobre recursos humanos, CRM y contabilidad, pero no eres un experto. Estos jefes de departamento sirven como expertos y entienden lo que necesitan para agilizar las operaciones.

¿Cuánto estás Dispuesto a Gastar?

Obtendremos más información sobre el costo en la sección de criterios de selección. Sin embargo, es importante establecer un presupuesto adecuado con una tapa final razonable, para que pueda comprar el sistema que necesita sin vaciar toda su billetera.

¿Cuál es Su Opción De Implementación Ideal?

Conocer su opción de implementación preferida, en las instalaciones, en la nube o un híbrido de nube y en las instalaciones, también hará que el proceso de selección de ERP sea más manejable. Por supuesto, cada implementación tiene sus pros y sus contras, pero elegir la que mejor se adapte a las necesidades de su empresa es un paso en la dirección correcta.

• On-Premise: On-premise es la implementación de software tradicional. Le permite acceder y emplear la solución solo en los servidores de su empresa. Si su empresa se ocupa de trabajo local y clientela, esta preferencia puede ser adecuada para su callejón.
• Nube: La implementación en la nube le permite acceder a la solución y a los datos en cualquier dispositivo con una conexión a Internet sólida, como computadoras de escritorio, portátiles, teléfonos inteligentes, tabletas y más. También viene con más opciones de seguridad para mantener sus datos protegidos de amenazas cibernéticas. Si tiene clientes y socios regionales o globales, esta opción de implementación podría ser la mejor opción.
• Híbrido: La opción híbrida combina lo mejor de la implementación en las instalaciones y en la nube en una sola oportunidad para garantizar que su información esté segura y accesible en tiempo real.

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Proceso de selección

Para proporcionar información introductoria adicional, lo guiaremos a través de nuestra metodología de Selección ajustada. Este proceso de cuatro etapas, fácil de seguir, le ayuda a determinar las necesidades de su negocio, evaluar y comparar soluciones, validar sus requisitos técnicos y negociar un contrato significativo. Puede realizar esta metodología con o sin la ayuda de SelectHub.

Establecer

El primer paso en nuestro proceso es realizar una autoevaluación de sus operaciones comerciales. Estas preguntas incluyen:

• ¿Por qué necesitas un nuevo programa?
• ¿Qué tiene de malo el software o los procedimientos existentes?
• ¿Qué desea que esta solución simplifique y automatice?

Collaborate

Es fácil delegar la búsqueda de un nuevo programa a una o dos personas. En realidad, necesita un comité que esté formado por líderes de departamento, partes interesadas, socios y más. Los jefes de departamento son valiosos. Puede investigar e intentar desarrollar requisitos para sus sectores de recursos humanos, contabilidad y marketing, pero estos jefes saben lo que necesitan.

Puede consultar a las partes interesadas y socios de su industria sobre su solución y si tienen proveedores que recomendarían. Cuantas más personas dignas agregue a su equipo de selección, mejores serán sus posibilidades de elegir la solución ideal.

Define

Siéntate con tu equipo para crear una lista maestra de requisitos y características. Los servicios SelectHub ofrecen un aparato que le ayuda a elegir entre varios requisitos funcionales y técnicos. Puede calificar el desempeño de los proveedores con estos requisitos con valores de hasta 100.

Elija entre varios requisitos en la aplicación express de SelectHub.

Distribuya

Tamice los proveedores que mejor se ajusten a su lista de requisitos. Crea una lista corta de proveedores y revisa qué tan bien se combinan con tu lista de características. Puede aprovechar las herramientas de SelectHub para crear una plantilla RFx, una solicitud de propuesta (RFP), una solicitud de información (RFI) o una solicitud de presupuesto (RFQ).

Justify

Esta etapa le ayuda a evaluar todo lo que sacó del paso anterior. También tienes que considerar tres opciones:

• ¿Quiero continuar en mi viaje de selección de software con estos proveedores potenciales?
• ¿Quiero agregar integraciones o módulos adicionales a mi software existente?
• ¿Quiero detener este proceso por completo y seguir mi programa/prácticas actuales?

Sin importar su elección, este paso pretende ayudarlo a comprender realmente cómo desea avanzar.

Prove

Usted decidió encontrar una plataforma completamente nueva o buscar módulos adicionales para agregar a su sistema actual. Ha creado una lista de proveedores y desea que demuestren lo bien que su solución cumple con los requisitos específicos. Este paso le permite solicitar a los proveedores demostraciones, pruebas de concepto (POC) y casos de uso.Demostraciones

• : Aquí, pide a los proveedores que le muestren cómo realizar tareas. Cree scripts de demostración o listas de herramientas que desee que los proveedores demuestren. Los ejemplos incluyen: «Muéstreme su libro mayor; «» Muéstreme sus herramientas de conciliación de cuentas y cuentas por pagar; «o» Muéstreme su accesorio de lista de materiales (BOM).»
• Casos de uso: Los casos de uso son un poco más profundos que las demostraciones. Le permiten preguntar cómo realizar tareas particulares. Por ejemplo, «Muéstreme cómo realizar conciliaciones bancarias de fin de mes» o » Muéstreme cómo automatizar la nómina de los empleados.»También puede desarrollar un script para esta opción.
• POCs: Los POCs muestran más que demostraciones y casos de uso. Los proveedores pueden recrear la solución con datos de usuario anteriores o actuales para mostrar cómo funciona el sistema como una simulación. Aunque este método es efectivo, puede ser oportuno y más costoso que las demostraciones o los casos de uso. Le sugerimos que solo utilice POC para una o dos soluciones ideales.

Puede agregar POC al sistema de SelectHub.

Anote el rendimiento de cada solución en sus demostraciones, casos de uso o POC y colóquelo junto a la puntuación de requisitos. Estas puntuaciones te ayudarán a clasificar tus mejores aplicaciones.

Rank

Clasifique sus soluciones en función de los requisitos y las puntuaciones de demostración. Además, considere calificar el costo total de propiedad (TCO) de cada programa o el precio final. Este precio puede variar de unos pocos miles de dólares a 1 100,000 o más.

Negociar

Lean Selection le permite tener al menos dos o tres programas potenciales que son ideales para su organización. Una vez que haya clasificado sus opciones, elija su mejor opción y revise los acuerdos y contratos del proveedor o revendedor. SelectHub puede revisar el contrato y darle información sobre este proveedor. Sin embargo, SelectHub no es una empresa legal y no puede proporcionar asesoramiento legal. Si encuentra un contrato incompleto o raro, revíselo con un abogado o bufete de abogados.

Crear un RFx dentro del aparato de SelectHub.

Después de su revisión legal y de negociar los términos, decida si este proveedor es adecuado para usted. Si es así, puede pasar a la fase de firma. Si no, pase a los proveedores siguientes de esta lista y repita este paso. Sin embargo, comprenda que SelectHub cobra tarifas adicionales si solicita opiniones de otras compañías.

Firma

El momento está aquí. Después de investigar y realizar evaluaciones exhaustivas, es hora de firmar con su proveedor. Una vez que firme y elabore las condiciones de pago, puede configurar un plan de implementación.

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Criterios de selección

Ahora que entiende qué es el software ERP y cómo funciona el proceso de selección, vamos a entrar en el propósito de este artículo. A continuación se muestra nuestra lista de los criterios de selección de software ERP más importantes. Puede utilizar estos criterios en todas las etapas del proceso de selección para ayudar a determinar si una solución es adecuada para usted.

Funcionalidad y facilidad de uso

Lo primero en el proceso de selección de ERP, tenemos algunas preguntas estándar para repasar: ¿Cuáles son las funcionalidades y la facilidad de uso del sistema? ¿Y qué funcionalidades y grado de facilidad de uso necesita? Responder a estas preguntas le ayudará a decidir si el producto es el adecuado para su negocio en un nivel fundamental. Este criterio puede ser el más largo y mundano de completar, implica una evaluación en profundidad de su empresa y del producto ERP, pero manténgase firme. Esta evaluación es vital para trabajar.

Tomar las siguientes acciones puede ayudarlo a comprender mejor el software ERP, recopilar sus requisitos o comparar sistemas:

• Recopilación de requisitos: Considere los desafíos actuales a los que se enfrenta su organización que podrían resolverse o reducirse con un sistema ERP. Luego, evalúe cuáles de las funcionalidades del sistema lograrían esto.
• Considere la automatización de procesos de negocio: Piense en todos los procesos de negocio rutinarios de su organización que podrían automatizarse y evalúe si la solución en particular tiene las herramientas para hacerlo.
• Examine a los usuarios finales: ¿Qué tan expertos en tecnología son sus usuarios finales y tienen la capacidad de navegar por funciones de software complejas? Han utilizado un sistema ERP antes? Responder a estas preguntas le ayudará a determinar si la facilidad de uso de los productos está a la altura de sus requisitos.
• Plan de centralización: Considere los sistemas que utiliza actualmente que deberán integrarse con su sistema ERP e infórmese sobre las posibilidades de integración. Por ejemplo, ¿cómo interactúa el CRM con el ERP en general?

Viabilidad del proveedor

Antes de invertir en una solución en particular, es aconsejable preguntarse: ¿Cuál es la reputación del proveedor y puedo trabajar con ellos a largo plazo? Incluso si un producto viene con la funcionalidad adecuada, debería estar fuera de discusión si la empresa no es confiable y segura. Más allá de la credibilidad de la empresa, debe revisar la escalabilidad del producto para determinar si esta puede ser una transacción duradera.

El análisis de la viabilidad del proveedor garantiza no solo un gran sistema, sino también un gran socio para su negocio. Tenga en cuenta los siguientes factores al comparar los sistemas ERP y los proveedores que los proporcionan:

• Credibilidad de la empresa: Investigue cómo el proveedor ha cambiado organizativamente en los últimos años y pregunte sobre la dirección futura del negocio del proveedor. Además, tenga en cuenta la edad y la salud financiera de la empresa.
• Viabilidad del producto: Averigüe cuánto tiempo ha estado el producto ERP en el mercado y busque referencias de sus clientes. Pregunte al proveedor por cuánto tiempo tiene la intención de seguir ejecutando el producto y distribuya regularmente actualizaciones o mejorarlo. Si desea cubrir todas sus bases, pregunte al proveedor sobre los productos que planea emitir en los próximos años.Escalabilidad
• : Evaluar la escalabilidad de los productos requiere que mire internamente y hacia el futuro de su negocio. ¿Necesitará agregar usuarios en el futuro o ampliar la funcionalidad? ¿Su organización tiene el potencial de expandirse a nuevos mercados? Considere si las características del sistema pueden apoyar y mejorar su estrategia de negocio. Esta consideración es importante para las empresas jóvenes y en crecimiento: su sistema ERP elegido debe poder crecer con usted.

Tecnología

Hay una gran cantidad de tecnología entretejida en los sistemas ERP; por ejemplo, el software estándar debe contener capacidades relacionadas con la inteligencia de negocios, los informes y la personalización. Al igual que la evaluación de la funcionalidad, debe preguntarse: ¿Qué tecnologías ofrece la solución y qué tecnologías necesitamos?
Tenga en cuenta los siguientes factores cuando esté listo para comparar ERP o esté realizando activamente su proceso de selección de software:

• Personalización: Piense si la solución es llave en mano o personalizable para su organización y procesos empresariales únicos. Si la solución necesita personalizarse para funcionar, asegúrese de que el proveedor pueda completar la solicitud.
• Requisitos: Considere si la solución puede satisfacer las necesidades técnicas de su organización. Por ejemplo, ¿puede generar informes de ventas visuales en tiempo real para presentaciones?Valor
• : Evalúe si el ERP aprovecha la tecnología más reciente y de vanguardia y si el proveedor planea actualizar el sistema de manera consistente. Considerar este factor asegura que no está invirtiendo tiempo y dinero para implementar un sistema que pronto quedará obsoleto.

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Costo

Puede parecer obvio que debe considerar el costo de un sistema ERP, pero desafortunadamente, no es tan simple como parece. Con varios elementos dispares a tener en cuenta, es importante preguntarse: ¿Cuál será el verdadero costo de la solución? El verdadero costo consiste en las tarifas de licencia, que dependen de cuántos usuarios tenga, el software en sí o los módulos que seleccione, el alojamiento o el hardware, la implementación, el mantenimiento, la capacitación y el soporte. Es aconsejable determinar una estimación aproximada de su ROI antes de firmar cualquier tipo de contrato.

Tenga en cuenta los siguientes factores al evaluar el costo de un ERP:

• Información Básica de Precios: En primer lugar, evalúe el costo de la plataforma y si es adecuada para las funcionalidades y tecnologías que ofrece. Si la estructura de precios del vendedor es injusta, es probable que pueda encontrar otro producto: hay muchos peces en el mar.
• Coste real: A continuación, trabaje para determinar el coste real de la solución. Calcule el costo total de propiedad a largo plazo, asegurándose de incorporar todos los costos aplicables de la lista anterior.
• ROI: Una vez que haya terminado las últimas evaluaciones, calcule si el retorno de la inversión (ROI) proyectado será significativamente mayor que el TCO.

Soporte y entrenamiento

Soporte y entrenamiento son las piezas del pastel que ponen un sistema en funcionamiento y funcional en todo momento. En el mercado actual de ERP, hay una amplia gama de lo que los proveedores ofrecen para soporte y capacitación. Un plan de capacitación integral generalmente incluye acceso a videos o documentación de capacitación, una base de conocimientos en línea o una comunidad de usuarios y opciones para capacitación en persona. El soporte integral generalmente incluye acceso a un centro de llamadas, así como a varios recursos en línea. Por el contrario, algunos proveedores no ofrecen apoyo ni capacitación, o subcontratan apoyo y capacitación.

Al considerar estos puntos, es vital echar un vistazo de cerca: ¿Qué tipo de apoyo y capacitación recibirá? ¿Qué tipo de apoyo y capacitación necesitamos? Debe revisar las ofertas de soporte y capacitación, asegurarse de que funcionen para sus usuarios finales y llegar a un acuerdo aparente con el proveedor.

Piense en los siguientes factores mientras revisa el soporte y la capacitación:

• Necesidades de los Usuarios finales: En primer lugar, tómese un tiempo para considerar las necesidades de los usuarios finales. ¿Qué tipo de capacitación, como la presencial frente a la virtual, será la más conveniente y efectiva para los usuarios finales? ¿Tiene un equipo de TI interno que pueda ayudarlo con el soporte técnico o confiará completamente en el soporte externo?
• Precios: ¿El costo de soporte y capacitación está incluido en las tarifas de licencia, o será una inversión adicional?

Experiencia en la industria

La experiencia en la industria se refiere esencialmente a la capacidad de un proveedor para satisfacer sus necesidades específicas. Dependiendo de sus requisitos, es muy posible que pueda encontrar una solución diseñada específicamente para su tipo y tamaño de negocio. Obtenga ventajas importantes al trabajar con un proveedor que entienda su negocio y permita las prácticas de la industria integradas en el sistema. Pregúntese: ¿La naturaleza de su negocio requiere una plataforma especializada?

• Experiencia: Considere cuánto tiempo ha trabajado el proveedor en su industria en particular y si ha demostrado su éxito dentro de la industria.
  

  Ejemplo: E2 Shop System es un software ERP diseñado específicamente para la industria manufacturera.

Implementación

La implementación es vital para poner en marcha su nuevo sistema ERP. Es bueno preguntar cómo el proveedor garantizará una instalación exitosa. Este paso será crítico si anticipa una implementación involucrada, como la migración de un sistema heredado a un nuevo ERP. Aquí hay una breve descripción de lo que requiere un plan de instalación exitoso:

• Software ideal: Encuentre la solución adecuada con Lean Selection u otra metodología.
• Plan: Reunir un equipo de implementación y estructurar un plan de instalación. Además, asigne y realice tareas de gestión de proyectos.
• Transferir datos: Realice revisiones de datos en profundidad para disminuir la información repetitiva. La información de su empresa es la base de cualquier sistema ERP a menos que comience desde cero.
• Capacitar a los usuarios: Acceder y distribuir materiales de capacitación a los usuarios finales designados.
• Realizar Pruebas de Sistema e Iniciar: Realice pruebas del programa para asegurarse de que la solución tenga una interfaz adecuada y realice todas las funciones deseadas de manera efectiva antes y cuando se active.
• Tareas posteriores al lanzamiento: Analice el ROI, estudie el rendimiento de los empleados, supervise la satisfacción del cliente y mida otros KPI de la empresa para medir los resultados del software a lo largo del tiempo.

Hemos concluido nuestra lista de criterios de selección de software ERP. Puede utilizar esta lista para evaluar soluciones a lo largo de todo el proceso de selección de software.

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Últimos pensamientos

Seleccionar un sistema ERP es un proceso largo con muchos factores a considerar. Pero puedes dividirlo en partes manejables. Siga el proceso de selección de ERP paso a paso que hemos descrito, y recuerde comenzar recopilando sus requisitos. Con una investigación y selección rigurosas, terminará con un proveedor que entregará el sistema para llevar su negocio al siguiente nivel.

Lectura adicional

• ¿Qué es ERP y Cómo Funciona?
• Beneficios de ERP
• Plantilla y Lista de requisitos de ERP
• Implementación de ERP
• Lista de Requisitos de Software y Funciones de ERP