Manual del empleado: Cómo crear o actualizar el suyo en 2022
¿Qué se incluye en un manual del empleado?
Su manual para empleados debe incluir sus políticas, expectativas y cómo administrará las necesidades de los empleados. Debe incluir sus obligaciones legales como empleador, incluidos los derechos de los empleados.
¿Qué hace un gran manual para empleados?
Un gran manual para empleados debe cubrir cada una de estas áreas clave:
- Antecedentes, cultura, valores y declaración de misión de la empresa
- Términos de empleo, incluida la forma de terminar el empleo
- Políticas en el lugar de trabajo, incluidas políticas de seguridad en el lugar de trabajo y trabajo a distancia
- Su código de conducta para empleados
- Beneficios y compensación, incluidos aumentos, revisiones y oportunidades de desarrollo profesional
- Trabajo horarios, toma de fuerza, días de enfermedad, licencia médica y políticas de vacaciones
A partir de ahí, tendrá que considerar las leyes locales, estatales y federales para determinar una lista holística de áreas para cubrir. Esto te dará un punto de partida desde el que escribir.
Consejo profesional: No olvides hacerlo divertido; después de todo, ¡los empleados también son personas! El compromiso comienza con las primeras impresiones en el manual del empleado.
¿Los manuales para empleados son obligatorios por ley?
Los empleadores están obligados a compartir ciertos derechos de los empleados con sus empleados, sin embargo, no hay ninguna ley que requiera que tenga un manual para empleados. Muchos empleadores optan por tener uno y algunos no.
¿Qué no debe incluir en su manual para empleados?
- Jerga y jerga legal: Use un lenguaje común para asegurarse de que el manual de su empleado se entienda.
- Procesos y procedimientos de la empresa: Estos se actualizan con frecuencia y requerirán demasiadas actualizaciones de su manual.
- Descripciones de puestos de trabajo: El manual del empleado debe funcionar como un documento de incorporación para todos los empleados, en lugar de incluir descripciones de puestos individuales.
- Información detallada de beneficios: Estos se actualizan cada vez que actualiza sus beneficios, proveedores, planes y opciones de cobertura. Es mejor enlazar a información de beneficios adicionales y proporcionar un contacto para preguntas.
- Restricciones legalmente prohibidas: Asegúrese de que sus políticas y el manual del empleado no violen los derechos de los empleados. Por ejemplo, la Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA) impide que los empleadores de mantener a los empleados de hablar del salario.
Ejemplo de esquema del manual del empleado
Introducción con un mensaje de bienvenida
- Declaración de misión y visión de la organización
- Valores de la empresa
- Historia y antecedentes de la empresa
- Declaración de igualdad de oportunidades del empleador
- Tipos de definiciones de empleo
- Propósito del manual del empleado
- Descripción general de orientación
Políticas y procedimientos
- Ley para Estadounidenses con Discapacidades
- Seguridad personal
- Acoso sexual
- Política sobre drogas y alcohol
- Violencia y armas
- Horas de trabajo y asistencia
- Pausas para comer y descansar
- Horas extraordinarias
- Mantenimiento de un registro de horas trabajadas
- Registros de personal
- Información de nómina y deducciones
- Embargos
- Revisiones de rendimiento
- Promociones
- Transferencias
- Terminación
- Privacidad y seguridad de los datos
- Expectativas de comunicación interna
- Uso de dispositivos y tecnología
- Redes sociales
- Normas de conducta
- Disciplina progresiva
- Proceso de salida
Compensación y beneficios
- Vacaciones
- Vacaciones
- Licencia por enfermedad
- Licencia por discapacidad
- Licencia personal
- Licencia por duelo
- Licencia familiar y médica
- Servicio de jurado
- Licencia militar
- Tiempo libre pagado (PTO)
- Seguro de salud
- Seguro de vida
- Capacitación
- Programa de Asistencia Educativa
- Otros beneficios
- Planes de jubilación y pensión
- Compensación para trabajadores
- Seguro de desempleo
- Pago de llamada/informe
- Premios de servicio
Responsabilidad de los empleados y empleadores por la seguridad
- Declaración de compromiso de la empresa
- Procedimientos de emergencia
- Servicios médicos
- Equipo de protección personal
- Requisitos de OSHA: normas de seguridad, notificación de accidentes
Resumen y acuse de recibo
- Resumen de la importancia de las políticas y procedimientos
- Acuse de recibo
Temas a tener en cuenta en el manual del empleado
Antecedentes de la empresa
Historia
¿Cuál es la historia de su empresa? Si empezó con un a-ha! o como resultado de un gran fracaso, su equipo querrá saber de dónde vino su empresa y cómo llegó la organización a donde está hoy.
Misión
¿Cuál es el propósito de su empresa? ¿Qué problema resuelves? ¿Para quién? ¿Cómo? Como equipo o con líderes de equipo, querrá escribir el «por qué» de su empresa de una manera que inscriba a las personas en la visión de la empresa e involucre a cada empleado.
Visión
¿Qué mundo estás ayudando a crear? ¿Cómo se verá el mundo diferente a medida que crezcas?
Valores
¿Qué valores de empresa quieres preservar cuando traes nuevos compañeros de equipo? Muchas empresas crean sus valores en colaboración con empleados de todos los niveles. Esto puede ayudar a garantizar que reflejen quién eres y qué une a las personas en tu equipo.
Términos de empleo
Expectativas de asistencia al trabajo
Su manual debe describir sus expectativas de comunicación sobre ausencias y asistencia. ¿Qué deben hacer los empleados si necesitan faltar al trabajo? ¿Qué tipo de aviso necesitan proporcionar?
Clasificación: exento vs no exento
Tendrá que definir la diferencia entre los roles exentos y no exentos y considerar cómo cada tipo de empleado se administra de manera diferente según la ley. También es posible que desee incluir definiciones de la condición de empleado a tiempo parcial y a tiempo completo.
Políticas de lugar de trabajo
Privacidad y seguridad de datos
Cada empleado toca al menos alguna información confidencial o sensible. Estos pueden incluir información patentada y confidencial, secretos comerciales y de productos, y datos personales de empleados y clientes. Necesitará una política legal y controles compatibles para describir exactamente a qué pueden acceder los empleados, qué pueden hacer y cuándo. Sus obligaciones de proteger o eliminar datos deben describirse claramente. Una herramienta de base de conocimientos interna como Guru ayuda a mantener un registro de quién lee esta información y cualquier actualización de la misma.
Acoso y no discriminación
Un lugar de trabajo seguro es fundamental para el cumplimiento, fomentar relaciones positivas y garantizar la productividad. Tendrá que documentar claramente sus políticas relacionadas con el acoso y la violencia en el lugar de trabajo y hacerlas fáciles de encontrar y consultar. Incluya definiciones y lo que los empleados deben hacer si creen que se están planteando estos problemas.
Salud y seguridad
Estos son tiempos sin precedentes, y su equipo debe considerar la salud y la seguridad tanto para los peligros habituales en el lugar de trabajo como para la pandemia en curso. Para actualizar el procedimiento de programación de su equipo para esta nueva normalidad, puede que le guste nuestra guía para elaborar un programa de trabajo remoto / híbrido.
Puede obtener nuestra plantilla de manual para empleados, que incluye recursos para empleados remotos e híbridos.
Código de conducta para empleados
Código de vestimenta
No todas las empresas necesitan un código de vestimenta. Sin embargo, si su empresa tiene uno, ¿ha considerado cómo hacerlo inclusivo para los empleados de todos los orígenes? ¿Qué se espera, y se proporcionará un uniforme por parte de la empresa o se reembolsará?
Seguridad de datos y dispositivos
Cada empleado es responsable de la privacidad y seguridad de los datos. Ya sea que su empresa proporcione dispositivos o proteja los que ya poseen sus empleados, asegúrese de que todo su equipo sepa de qué son responsables cuando se trata de administrar todos sus dispositivos de forma segura. ¿Qué se espera de los empleados si están de viaje o si un dispositivo se pierde o es robado? Incluya la consideración de cuándo necesitan devolver los dispositivos y la desconexión.
Ética, conflictos de intereses, nepotismo y relaciones en el lugar de trabajo
Como parte de hacer de su empresa una de la que las personas quieran formar parte, deberá considerar políticas de ética para prevenir la toxicidad en el lugar de trabajo. ¿Cómo se identificarán y gestionarán los conflictos de intereses y las interacciones potencialmente dañinas con los compañeros de trabajo?
Guía de seguridad para los huéspedes y el lugar de trabajo
Cuando los visitantes llegan a la oficina, ¿cómo se reciben y cómo se mantienen la salud y la seguridad? ¿Cómo protegerán a sus empleados, clientes y clientes de cosas como COVID mientras interactúan con su empresa?
Oportunidades de compensación y desarrollo profesional
Información sobre nómina y horas extras
¿Cómo se pagará a los empleados y a dónde pueden ir con sus preguntas sobre nómina? ¿Quién califica para el pago de horas extras y cómo se calcula?
Revisiones de rendimiento y remuneración
¿Cuándo deben esperar las revisiones los empleados y cómo se gestionan? ¿Con qué frecuencia se revisa la compensación y cuánto tiempo deben esperar los empleados en sus funciones antes de sus primeras revisiones de compensación?
Oportunidades de formación y desarrollo profesional
Los empleados se quedan donde están creciendo y valorados. ¿Cómo proporciona a los empleados oportunidades de educación continua? En Guru, proporcionamos un presupuesto para el desarrollo profesional para cada empleado después de tres meses, y crece mucho después del primer año de los empleados. Su manual para empleados puede describir cómo funcionan, qué nivel de capacitación o reembolso está disponible y cómo la permanencia de los empleados afecta este beneficio.
Salud y bienestar de los empleados
Querrá compartir una descripción general de las opciones, información de inscripción abierta y cualquier programa especial de bienestar, como descuentos para medicamentos recetados o asesoramiento de bienestar gratuito, que pueda tener. Cuando los empleados necesiten tomar una licencia, dependerán en gran medida de esta documentación para ayudarlos a navegar, por lo que deberá incluir detalles sobre sus políticas FMLA (Ley de Licencia Familiar y Médica) y COBRA.
Seguro de vida
Si va a proporcionar un seguro de vida, ¿cómo funciona? Querrá incluir una descripción general de la cobertura e información sobre la inscripción y los contactos.
Trabajo remoto
¿Su equipo tiene una política de trabajo remoto que retiene a sus mejores talentos? Si no, nuestra guía de trabajo remoto le ayudará a comenzar.
Gastos y reembolso
¿Cuál es su política y procedimiento para aquellos que tienen una tarjeta de empresa? ¿Y los que no? ¿Qué gastos se permiten y hay una fecha límite para presentarlos junto con los recibos?
Viajes, vehículos y estacionamiento
¿Proporciona un reembolso máximo por viáticos (diarios) para los gastos de los empleados durante el viaje? Puede explicar las expectativas de los empleados que utilizan un vehículo de la empresa, qué gastos paga la organización, cómo manejar el servicio y los accidentes, y cómo pagará o reembolsará la organización los costos permitidos.
Equipo de la empresa
Su política sobre el manejo de equipos de la empresa y qué hacer cuando algo se pierde, se rompe o es robado ayuda a los empleados a cuidar su hardware de acuerdo con sus expectativas.
Otras ventajas y beneficios
No se olvide de incluir esos extras geniales como orientación legal gratuita, seguro para mascotas, descuentos en gimnasios y viajes, y suscripciones a libros electrónicos aquí para que la gente los aproveche.
Política de contratación y referencias
¿Proporciona incentivos para que los empleados compartan sus ofertas de trabajo? ¿Cómo puede ir más allá del impacto no intencionado contra la diversidad que estas políticas pueden crear accidentalmente al explorar formas de mantener su programa de referencias inclusivo?
Compensación para trabajadores y beneficios legalmente requeridos
Asegúrese de compartir claramente lo que sucede cuando los trabajadores se lesionan en el trabajo. También querrá considerar las reglas locales, estatales y federales para asegurarse de cubrir todos los requisitos legales de beneficios.
Vacaciones, tiempo de enfermedad y PTO
Horarios de oficina en persona, remotos e híbridos
¿Ha actualizado su equipo su política de programación para el nuevo y nuevo normal? Tal vez te guste nuestra guía para elaborar un horario de trabajo híbrido para crear nuevos procedimientos que funcionen para tu equipo.
PTO y política de vacaciones
¿Su empresa ofrece tiempo libre pagado ilimitado y días de enfermedad? Una investigación de MammothHR sugiere que los empleados con toma de fuerza ilimitada en promedio toman poco o nada más tiempo libre que aquellos con un número limitado de días. ¿Es necesario que los empleados notifiquen las vacaciones de una duración determinada? ¿Dónde pueden presentar estas solicitudes y quién las aprueba?
Días de enfermedad
En el mundo de hoy, todos necesitamos quedarnos en casa cuando no nos sentimos bien. Aquí es donde compartirá su enfoque para cubrir los turnos de los empleados, las expectativas de comunicación de enfermedades y las políticas y procedimientos de COVID de su empresa. Usted querrá asegurarse de que los mantenga alineados con la orientación local y los requisitos legales. Sus empleados también necesitan saber cuántos días de enfermedad pagados pueden tomar. ¿Cómo se manejan las situaciones en las que hay una enfermedad a largo plazo?
Si sus políticas necesitan una actualización para 2021 y más adelante, puede explorar nuestra Hoja de ruta de regreso a la oficina.
Licencia por duelo
Si un empleado pierde a un ser querido, necesitará una referencia clara sobre cómo tomar la licencia para llorar. Considere los requisitos legales y cómo puede ayudar a fomentar una relación gerencial positiva y afectuosa durante este tiempo difícil.
Servicio de jurado y elecciones
Asegúrese de cumplir con los requisitos legales revisando sus políticas y explicando cómo funcionan su servicio de jurado y los días libres electorales.
Vacaciones
¿Qué vacaciones cubre su empresa? ¿Este tiempo libre está pagado o no?
Licencia parental y familiar pagada
Con la FMLA (Ley de Licencia Familiar y Médica) y otros requisitos legales federales, estatales y locales, querrá describir claramente cómo funciona su licencia parental y familiar.
Terminar el empleo
Acción disciplinaria y planes de mejora del rendimiento (PIPs)
Sus gerentes y empleados necesitarán expectativas claras descritas aquí para manejar la documentación, los planes de mejora del rendimiento y las consecuencias de no mejorar el rendimiento.
Renuncias
Cuando es hora de que un compañero de equipo siga adelante, ¿cómo te lo hacen saber? Es posible que desee reiterar las limitaciones de cualquier beneficio cronometrado aquí, como las acciones que se otorgan después del primer año de un empleado.
Terminación del empleo
Las leyes federales, estatales y locales tienen requisitos importantes que deben considerar los gerentes, los recursos Humanos y los supervisores. Deberás asegurarte de que todos los compañeros de equipo que ayudan a gestionar la baja estén familiarizados con ellos y tengan una política paso a paso a la que hacer referencia. Mientras tanto, en su manual para empleados, considere la mejor manera de compartir lo que sucede cuando termina el empleo. ¿Algunos o todos los empleados reciben una indemnización por despido, un pago de PTO y / o tiempo de enfermedad, y todavía pueden usar sus saldos de HSA y FSA después de la terminación?
Sección de cierre
Deje una impresión duradera y positiva
Junto con su carta de oferta y la lista de verificación de incorporación, su manual para empleados deja una impresión duradera en sus nuevos empleados. Si sus necesidades están bien satisfechas con estas experiencias de incorporación temprana, sigue la retención, el compromiso y la satisfacción.
Plantilla gratuita para manual de empleados
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Cómo usar nuestra plantilla gratuita para manual de empleados
Cómo esta plantilla para manual de empleados puede ayudar a su equipo con:
- Incorporación: Comparta este manual de empleados con los nuevos empleados cuando lleguen por primera vez y asegúrese de que tengan la información que necesitan para trabajar en su empresa. Obtenga más información sobre cómo crear un proceso eficiente de incorporación de empleados.
- Operaciones de Recursos Humanos y Personal: Envíe actualizaciones y alertas al equipo sobre nuevas políticas o procedimientos que agregue al manual del empleado.
- Trabajo híbrido y remoto: Nuestra guía y plantilla le ayudan a elaborar un manual para empleados que funcione para su equipo en esta nueva y nueva normalidad.
Ejemplos de manuales para empleados
Un manual para empleados describe políticas y procedimientos, presentando a su equipo quién es usted y cómo opera como empresa. Es una parte crítica del proceso de incorporación de cada empleado.
En Guru, utilizamos nuestro manual para empleados para codificar los principios que defendemos como equipo y dar orientación sobre políticas, pautas para el lugar de trabajo e información de contacto para el equipo de Personas en caso de que alguien necesite más información. Dado que los valores de nuestra empresa incluyen no tomarnos demasiado en serio, mantenemos las cosas fundamentadas y divertidas.
Consejos profesionales para administrar su manual para empleados sin estrés
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- Rastrea quién ha leído el manual del empleado y las actualizaciones