Consejos de liderazgo de UMC / Comunicaciones Metodistas Unidas
Cualquier persona que haya organizado alguna vez una cena o reunión de vacaciones sabe cuánto cuesta incluso una simple reunión con familiares y amigos. Organizar un evento de iglesia exitoso lleva la planificación a un nuevo nivel. Ya sea que esté organizando un picnic, un evento de adoración, un campamento, un festival, un servicio de Navidad o cualquier otro evento especial, debe pensar en varias cosas.
Sea lo que sea que esté planeando, la clave es dividir su evento en partes manejables y luego identificar quién supervisará cada una. Esa estructura simple a menudo es más fácil decirlo que hacerlo.
Estos son algunos pasos a seguir para gestionar la planificación de eventos. También hemos incluido métodos probados y prácticas sugeridas utilizadas por planificadores expertos en todas partes, incluyendo un par de maneras en que las iglesias más pequeñas pueden llevar a cabo eventos más grandes de lo que habían anticipado.
TWEET THIS Asegúrese de que el GRAN evento se alinee con su plan de marketing de la iglesia
Crear un plan de marketing de la iglesia es el primer paso que recomendamos antes de hacer algo grande. A algunas personas no les gusta el marketing (y por una buena razón), pero el marketing de la iglesia es el proceso de identificar y satisfacer las necesidades espirituales y de servicio de su comunidad. Un buen plan ayudará a sentar las bases y establecer la dirección para cada evento o programa. Muchas personas omitirán este paso porque es demasiado para hacer antes de su evento, pero es muy recomendable y podría ser motivo para detenerse y definir el papel de su iglesia.
Después de determinar el llamado único de su congregación y las necesidades de su comunidad, puede comenzar a desarrollar una estrategia y una lluvia de ideas para el evento más grande del año.
Haga las preguntas correctas
Después de tener un plan de marketing sólido, su liderazgo principal necesita hacer las preguntas correctas antes de invertir tiempo y dinero. Esto ayudará a sentar las bases para su evento y dar forma a su plan de comunicaciones. Considere las siguientes preguntas:
- ¿Cómo encaja este evento con la misión específica de su iglesia?
- ¿Qué tan factible es para su iglesia ejecutar el evento con éxito?
- ¿Cómo definirías tu objetivo general?
- ¿Cuán apasionadas son las personas que necesitan participar?
- ¿Qué hace que esta idea destaque para la comunidad?
SUITEE ESTO Cómo NO planificar su evento más grande del año
A continuación, considere las implicaciones de las respuestas a las preguntas anteriores.
- Si el evento se desvía de la vocación única de su iglesia, abandone ahora y comparta sus valores y visión con el liderazgo central.
- Si no tiene suficiente tiempo o dinero, es hora de dejar de fumar. Es posible que tenga que podar algunos programas antes de continuar.
- ¿No está seguro de todos los resultados esperados? Deje de fumar por un momento y convierta las metas del ministerio en medidas claras.
- Si no tienes voluntarios apasionados, probablemente estés sintiendo un tema aquí, ¡DÉJALO! Ahora concéntrate en reclutar y motivar voluntarios.
- Si nada se destaca para la comunidad, puede ser el evento más grande planeado pero no asistido.
Sea honesto con sus respuestas y siga adelante, si el liderazgo central da luz verde.
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Planifique con mucho tiempo de entrega
Asegúrese de darse a usted y a su equipo el tiempo suficiente para reunir todo. Los planificadores de última hora pueden moverse demasiado rápido para darse cuenta de que todas las sillas plegables estaban reservadas en otro lugar o que se planeó una boda el mismo día que pensó que podría usar el santuario.
Las personas necesitan tiempo para involucrarse, tanto como voluntarios como como participantes registrados. ¿Quién donará suministros o preparará alimentos? Que va a configurar y derribar? Facilita el registro. Permita que las personas se registren a través del sitio web de su iglesia, página de Facebook o aplicación. Los grupos de baja tecnología podrían dejar formularios en los bancos o establecer una mesa de registro en el vestíbulo.
Si su objetivo es llegar a los vecinos locales, evite programar su evento al mismo tiempo que pasatiempos populares de la comunidad o eventos deportivos.
Establecer líneas de comunicación claras
Es importante pedirle a alguien que identifique trabajos y asigne personas a esas tareas. ¿Quién estará a cargo de la música, los altavoces, el marketing, la comida, la decoración, el montaje/desmontaje, las actividades, etc.?
Una cadena de mando clara va de la mano con una comunicación clara. Sepa quién está a cargo de cada área y confíe en él para organizar voluntarios y recursos para ese enfoque especial. La cadena de mando tiene menos que ver con quién está en el peldaño superior y más con quién puede tomar decisiones y ayudar a facilitar un proceso sin problemas.
Una vez que tenga las personas que necesita, comuníquese con frecuencia con ellos y dígale a los voluntarios lo que se espera. Necesitarán descripciones de trabajo detalladas y capacitación para desempeñar bien su función.
¿Cómo se comunica su iglesia? Aprenda a comunicarse con el «enchufado», así como a conectarse con el «desconectado».»
Elige un tema
Tener un tema para tu evento da enfoque y ayuda a determinar los tipos de comida para servir, juegos para jugar y decoraciones para mostrar. Llame a personas creativas para que le den ideas. Muchos programas escolares bíblicos de vacaciones hacen esto bien.
Un tema crea ambiente y hace que su evento sea memorable. Diviértete creando ejercicios de team building y los invitados también se divertirán. Juegue trivia con preguntas temáticas o encuentre formas interactivas de involucrar a los asistentes.
Espere gastos inesperados
¿Cuánto tiene que gastar? ¿De dónde saldrá el dinero? ¿Tiene un comité que supervise las finanzas del evento? El tesorero será la clave aquí.
Necesitará fondos para suministros, alimentos, publicidad y decoraciones. Entretenimiento y alquiler de equipos también son posibles gastos. Cree un búfer en su presupuesto porque la mayoría de los eventos cuestan más de lo previsto.
Considere solicitar una subvención
Las subvenciones de la Iglesia local podrían ayudarlo con sus necesidades de publicidad, sitio web o investigación. Comunicaciones Metodistas Unidas ha establecido una serie de subvenciones y recursos para apoyar las comunicaciones de la iglesia local.
Difunda la palabra
Para empezar, publique su evento en el sitio web de la iglesia, las cuentas de redes sociales y la lista de correo electrónico. Los anuncios y boletines semanales también son buenos para usar. A partir de ahí, considere qué materiales impresos podrían funcionar mejor. ¿Es posible la publicidad en la radio o televisión local?
Echa un vistazo a estas excelentes ideas para planificar y promocionar VBS, que se aplican a casi cualquier evento.
Después del evento, informe con su equipo
Programe tiempo con su equipo para evaluar la planificación y ejecución del evento y haga ajustes si el evento vuelve a ocurrir. ¿Qué funcionó bien? Si es de interés periodístico, compártalo con los medios de comunicación. ¿Qué salió mal? No te escondas. Paso, propios y tener algo de real hable con su equipo.
Envíe comunicaciones de seguimiento a las personas que asistieron a su evento. Puede enviarles un agradecimiento general, una encuesta de comentarios o recursos complementarios. Invítalos a eventos relacionados en el futuro.
Expresar gratitud por el servicio de todos los que ayudaron. Cuanto más apreciados se sientan, más probable es que vuelvan a echar una mano.
Los eventos exitosos no solo ocurren
Requieren mucho pensamiento y acción. Cuantos más detalles expongas con anticipación, menos contratiempos tendrás durante el evento.
— Clay Morgan es un autor de Dallas, Texas, que pasó una década enseñando cursos universitarios en ciencias sociales antes de convertirse en consultor en comunicaciones y estrategia organizacional. A Clay le gusta escribir en la intersección de la cultura y la espiritualidad. Ha trabajado en el ministerio con estudiantes universitarios durante años y le encanta encontrar formas creativas de involucrar a los millennials.