Cómo Organizar una Carrera o Evento Benéfico de Poker en Moto con Éxito
por Darren Jekcharz & James Kizrazo
Una carrera en moto es una excelente manera de crear conciencia para su organización benéfica. Organizar un evento de motos es fácil. Organizar un evento exitoso de motocicletas no lo es. Requiere una gran cantidad de planificación, dedicación, organización y creación de conciencia de participación comunitaria &. Los siguientes son consejos valiosos para planificar este tipo de eventos.
La información aquí se ha recopilado de varios organizadores de eventos importantes que lo han estado haciendo con éxito durante muchos años. Estos consejos sobre cómo organizar un evento de motocicletas son solo eso; consejos. Siempre debe consultar con las autoridades y su asesor legal en sus esfuerzos de planificación.
1. Elija una fecha no conflictiva:
No hay duda de que la Madre Naturaleza puede hacer o deshacer la asistencia a su evento. Pero elegir una fecha que ya tiene varios eventos de motocicletas también puede significar un desastre. Es casi imposible elegir un día en el que no haya eventos planificados en su área, pero debe mirar los Calendarios de Eventos de motocicletas de años anteriores y evitar los días que ya están ocupados por eventos de motocicletas establecidos desde hace mucho tiempo que tienen lugar cada año. También debe asistir a su reunión de Planificación del Distrito de la AMA (Asociación Americana de Motocicletas) local. Esto le ayudará a tener una idea de qué eventos importantes ya están en el calendario para el año. No se sorprenda si no recibe una gran multitud en su primer evento. Muchos de los principales eventos de motocicletas comenzaron con solo 10 o 20, pero luego crecieron a cientos o miles después de varios años.
2. Organizar un Comité de Planificación:
Designar personas para diferentes puestos (las sugerencias incluyen: Director, Presidente de Operaciones, Presidente de Patrocinadores, Presidente de Premios/Regalos, Presidente de Voluntarios, etc.). Los ciclistas que han estado en varias carreras son útiles para tener en su comité, ya que pueden compartir ideas sobre actividades y juegos divertidos para jugar que harán que su carrera sea entretenida para los participantes. Cualquiera puede lanzar una carrera de motocicleta, pero se necesita un buen número de personas para que el evento funcione sin problemas y con éxito. ¡No tengas miedo de reclutar amigos, parientes y compañeros de trabajo para que te ayuden a apoyar la causa! Tenga cuidado de no tener «demasiados cocineros en la cocina». Es genial tener muchos voluntarios, pero realmente solo quieres que uno (o tal vez dos) leads tome las decisiones finales y tome las decisiones. Hágalo saber con anticipación para que no haya sorpresas ni malentendidos entre los miembros de su comité.
3. Elija el Tipo de Evento de motocicleta:
Hay muchos tipos diferentes de eventos de motocicleta que puede tener. En general, cuanta más variedad y más cosas tenga para mantener ocupados y felices a los diferentes tipos de personas, más éxito tendrá su evento Y más dinero ganará para su organización benéfica. Las carreras de póquer tradicionales son divertidas, pero atraerá a más personas a su evento si también agrega cosas como música en vivo, vendedores, anuncios de maestros de ceremonias, exhibición de automóviles de motocicletas &, pilotos de acrobacias, invitados famosos, concurso de tatuajes, subasta china, división 50/50, rodeo/juegos de motocicletas, etc. Puedes tener una carrera de poker con 5 paradas (más sobre eso a continuación), una carrera básica con un par de paradas o una carrera sin paradas en absoluto.
4. Establezca Su Boleto/Precio de Admisión u Otras Opciones de Recaudación de Fondos:
Hay una línea muy fina entre hacer todo lo que pueda para su organización benéfica Y asegurarse de que su evento sea agradable para que la gente regrese año tras año. Solo los grandes eventos establecidos pueden salirse con la suya cobrando un gran costo de inscripción por adelantado con poco o nada incluido. Es mejor cobrar una donación de registro pequeña y razonable. La mayoría de las personas se sentirán mucho más cómodas donando su dinero duramente ganado a otras cosas en su evento, como rifas chinas, división 50/50, etc. También es buena idea vender entradas de preinscripción en los meses previos a su evento a un precio reducido. De esta manera, los participantes estarán felices de estar ahorrando algo de dinero y se le garantiza la venta de entradas, independientemente del clima del día del evento.
5. Promocione su evento:
Imprima cientos de folletos al menos seis meses antes de su evento y haga que los voluntarios los distribuyan en eventos de motocicletas antes del suyo. Haga que su evento aparezca en la lista con publicaciones y sitios web en línea e impresos (relacionados y no relacionados con motocicletas), a nivel local y nacional. La mayoría de los periódicos y estaciones de radio y televisión locales anunciarán eventos de caridad de forma gratuita. La exposición a los medios antes Y después de su evento es una gran manera de atraer a las multitudes. Tome un montón de fotos & video del evento y publíquelas en el sitio web y las páginas de redes sociales de su evento. Ejecutar una presentación de diapositivas de tus mejores tomas en una pantalla grande detrás de la banda es una excelente manera de mantener a la gente entretenida también. ¡A todo el mundo le encanta verse a sí mismo en la pantalla grande! Permita que los seguidores, miembros de la comunidad e invitados especiales notifiquen el evento al menos con unos meses de antelación. Anime a la familia, amigos y compañeros de trabajo a asistir. Cree un comunicado de prensa y envíelo a los medios de comunicación.
6. Comuníquese con Organizaciones Locales de Motocicletas:
Únase a su ABATE (American Bikers Aimed Towards Education), AMA (American Motorcycle Association) local y asista a sus reuniones. Esta es una excelente manera de correr la voz sobre su evento y también reclutar posibles voluntarios y participantes. Asegúrese de correr la voz también a todas las tiendas de motocicletas locales, bares, restaurantes y clubes de equitación relacionados, como HOG (Grupo de Propietarios de Harley), etc. Consigue Patrocinadores Corporativos y Proveedores: ¡Cuanto más dinero obtenga de los patrocinadores, más dinero podrá recaudar para su organización benéfica! Aquí es donde tienes que conectarte, llamar a tus amigos y familiares y golpear algunas puertas. Envíe una carta o visite a posibles patrocinadores y proveedores pidiendo donaciones de alimentos y bebidas. Algunos patrocinadores también pueden estar dispuestos a donar premios para tus sorteos. Puede anunciarse para sus patrocinadores listándolos en volantes de eventos, pancartas,programas, camisetas, etc. También puede agradecerles durante los anuncios durante su evento. Asegúrate de pedir letreros para promocionar a tus patrocinadores en el evento.
7.Proporcionar Inscripción & Formulario de Exención en el Check-in:
Definir la contribución requerida, tener una banda para el brazo que recojan en el evento para mostrar que están registrados. Incluso puedes tener camisetas, alfileres o botones confeccionados para todos los participantes. ¡Esta es una gran manera de mantener su evento en la mente de todos para el próximo año también! Aclare que deben firmar un descargo de responsabilidad/exención de responsabilidad por lesiones/accidentes para participar. Consulte con un agente de seguros para obtener una póliza de responsabilidad civil y un abogado para redactar un formulario de exención de responsabilidad del evento para que todos los participantes firmen al registrarse. Es importante tener en cuenta que cada ciclista será responsable si se ve involucrado en un accidente. También puede encontrar algunos ejemplos en Internet o trabajar con su ABATE y AMA local para obtener algunas ideas.
8.Crear un Programa de Eventos y / o Ruta de Carrera:
Esto le dará a los participantes un calendario de eventos con puntos de inicio y final, lugares amigables para detenerse en el camino, patrocinadores, mapa del curso, cualquier concurso, etc. en el punto de llegada. Para una carrera de motocicleta de un solo día, entre 50 y 75 millas es una buena longitud. Elija un tramo escénico de carretera bien pavimentada con el menor tráfico posible que ofrezca cobertura de teléfono celular, ayuda de emergencia, estaciones de servicio y alimentos y agua. Después de que la ruta haya sido trazada, pruebe al menos una vez antes del día de la carrera para verificar las condiciones de la carretera. Si su carrera se irá en un grupo grande, asegúrese de comunicarse con todas las agencias policiales locales con semanas de anticipación para ver si estarían dispuestas a proporcionarle escolta policial y bloqueadores para su carrera.
9.Configure sus Paradas y Punto final:
Esto podría ser restaurantes o bares o lo que funcione mejor. La mayoría de las instalaciones querrán que les dé un recuento aproximado de personas para que puedan planificar su personal en consecuencia. Si aún no los tienen, asegúrese de que la instalación de punto final solicite todos y cada uno de los permisos especiales (alcohol, música, etc.).) al menos 60 días antes del evento. Para eventos al aire libre, los asistentes deben poder recorrer su evento libremente con bebidas en la mano. Esto incluye las áreas donde tiene su espectáculo de bicicletas, vendedores y escenario de banda. Confía en mí, separar tu tienda de cerveza del resto de las actividades no funciona. Ha sido probado. La tienda de cerveza estará llena de gente, pero en otra parte será un pueblo fantasma. Recibirá quejas de sus proveedores, la banda y los participantes. Hágalo de la manera correcta, obtenga sus permisos y todos estarán felices. Aunque quieres tener algunas mesas y sillas disponibles, trata de evitar la temida configuración de tipo «banquete/boda» que te da energía. Esto generalmente conduce a que todos se sientan aburridos y también puede ser un amortiguador en la actividad de la pista de baile.
10. Plan para el Clima:
La lluvia o el clima frío pueden reducir la asistencia en más de la mitad, pero una planificación adecuada mantendrá felices a los asistentes y aumentará las posibilidades de que regresen el próximo año y corran la voz. Obviamente, el clima es muy impredecible, pero aún debe vigilarlo durante los días previos a su evento para tener una idea de lo que tendrá que prepararse. Una gran carpa de fiesta mantendrá a sus invitados secos en un día lluvioso y también puede proporcionar sombra fresca en un día de verano abrasador. Trabaje con compañías de alquiler de suministros para fiestas con anticipación para ver si estarán dispuestas a donar o descontar la(s) carpa (s) y mesas & alquiler de sillas a cambio de incluirlas como patrocinador de su evento. Para obtener los mejores resultados, deberá realizar cambios de última hora y prepararse en función del clima del día del evento. Por ejemplo, digamos que el pronóstico del tiempo de la noche anterior requería lluvia y configuraste la banda y los vendedores dentro. Luego sale el sol en la mañana del evento y la lluvia ha sido eliminada del pronóstico. Si no haces nada, lo más probable es que la banda y los vendedores que están dentro estén entreteniendo a las malas hierbas. A los ciclistas les encanta el sol y también disfrutan de caminar afuera con uno frío, mirar las bicicletas de todos los demás y escuchar música. Tienes que estar preparado y contar con el personal adecuado de voluntarios para que estos posibles cambios de última hora se realicen sin problemas.
11. Comida y Bebida para Su evento:
Esto puede variar dependiendo de si lo proporciona su centro de punto final o si lo está recibiendo. Trabaje con la instalación con anticipación y llegue a un acuerdo que funcione mejor para todos. A la mayoría de las instalaciones no les importa donar (o descontar) parte o la totalidad de la comida, siempre y cuando sepan que harán su dinero en el bar. Si la instalación lo permite, también debe ver si puede trabajar con restaurantes locales, pizzerías, distribuidores de cerveza para ver si estarían dispuestos a donar (o proporcionar descuentos) a cambio de anunciarlos como patrocinadores. Hazlo simple. La mayoría de los ciclistas están bastante contentos con pollo/cerdo a la parrilla, hamburguesas, perros calientes, ensaladas, etc. Para las bebidas, debe ofrecer agua, refrescos, cerveza enlatada y / o de barril, y algunas alternativas para las personas que no les gusta la cerveza. Un bar completo no es un requisito, pero si la instalación tiene uno, sería una ventaja. ¡Asegúrate de mantener los precios de tus bebidas razonables! Si la gente viene a tu evento de caridad y siente que les están cobrando de más, será menos probable que abran sus billeteras para tus rifas. Si espera una gran asistencia, también debe tener en la instalación algunas estaciones de bebidas para evitar largas filas de espera.
12. Concursos de Salón de Motos/Coches & :
Un salón de motos y/o coches es una excelente manera de atraer a más personas a su evento. Proporcionar trofeos / placas o premios en efectivo para las categorías de tipo «mejor de» es una excelente manera de entusiasmar a la gente por venir a su evento también. Esta es una gran oportunidad para que los propietarios de vehículos muestren sus cosas Y le den a la multitud algo genial para mirar cuando no están viendo la banda o involucrados en otras actividades. También puedes tener concursos de tatuajes y otras opciones divertidas como la cola de caballo más larga, el vientre de cerveza más grande, la barba más larga, el recorrido más largo, etc. sucesivamente. ¡Usa tu imaginación y mantén las cosas con mucha energía!
13. Rifas:
No repasaremos todos los detalles intrincados para esto porque la mayor parte de la información está disponible y se basa en el sentido común. Pero aquí hay algunos consejos que deberían hacer que las cosas vayan un poco más suaves para usted. Lo mejor es tener una política de «no necesitas estar presente para ganar» para tus rifas chinas y premios importantes. Esto fomentará una mayor participación en sus sorteos y más dinero para su organización benéfica. No aburras a tus invitados con largos anuncios de rifa que duran para siempre. Coloque los números ganadores en un tablero grande ubicado en el centro donde todos puedan ver. Deje que todos sepan dónde está un par de veces, pero mantenga sus anuncios cortos y dulces. También publique información sobre cuándo y dónde se pueden recoger los premios para aquellos que no estén presentes.
14.Consiga un maestro de ceremonias y / o una banda en vivo:
Póngase en contacto con grupos de música, maestros de ceremonias o djs conocidos que puedan estar interesados en participar en su evento. Determine si participarán sin cargo o con una tarifa reducida. Esto también sería una gran oportunidad para una banda no tan conocida de conseguir una gran exposición. Échales un vistazo antes de tiempo yendo a uno de sus conciertos para asegurarte de que hagan un buen espectáculo. Quieres una banda enérgica que entretenga a la multitud y lleve a la gente a la pista de baile. Si puede permitírselo, la mejor combinación es una banda en vivo y un maestro de ceremonias para hacer anuncios y mantener entretenido al público durante los descansos de la banda. Aunque las bandas de blues y rock sureño parecen ser el elemento básico en la mayoría de los eventos de motociclistas, no tengas miedo de mezclarlo un poco con bandas que también tocan una variedad de canciones country de heavy metal y rock más nuevo &. Históricamente, las bandas que tocan principalmente canciones de versiones son una opción mucho mejor que las bandas que tocan canciones estrictamente originales. A menos que la banda original sea muy conocida, por supuesto.
15. Tenga Coordinadores de Logística y Manténgase Organizado & Informado:
No hay nada peor que un evento desorganizado. Asegúrese de tener personas en todos los puntos que estén conectadas entre sí. Use walkie-talkies o teléfonos celulares que puedan manejar emergencias, preguntas, etc. Tenga coordinadores al principio y al final para ayudar a los voluntarios y asistentes con preguntas, coordinar la configuración y la limpieza, etc. Detalles del plan para la agenda del evento de principio a fin. Instruye a las personas sobre lo que deben hacer cuando lleguen, qué actividades pueden tener lugar durante la carrera (carrera de póquer, búsqueda del tesoro) y después de la carrera (subastas, rifas, ventas de camisetas, etc.) Asegúrese de incluir juegos y premios (donados), etc. Todos los voluntarios también deben tener copias de su lista de invitados si va a admitir a alguien gratis. Determina si necesitas cobrar dinero en tu evento. Esté preparado con los recibos y el cambio si es necesario.
Reglas comunes para una carrera de Poker:
No tienes que hacer una carrera al estilo del Póker, pero si lo haces, aquí hay algunas reglas comunes. Al registrarse, los pasajeros recibirán un cupón de participación (que se sellará en cada parada) y un mapa de la primera parada. Los participantes deben ir a las cinco paradas en el curso de carrera de poker antes de la fecha límite. En cada parada, el participante entrega un cupón oficial para estampar y luego extrae una tarjeta de póquer de una bolsa. Para garantizar la equidad, siempre saca de una baraja completa de 52 cartas. En el caso de que alguien saque una carta que ya tiene en la mano, saque una nueva carta. Un oficial marcará el cupón con el rango y el palo de la carta extraída en esa parada. Una vez marcado el cupón, los pasajeros reciben un mapa de la siguiente parada y continúan. Cuando se completen las cinco paradas para cada participante, puede permitir una opción para comprar hasta dos tarjetas de bonificación en la estación de check-in. Haga que los jueces anoten las cartas y declaren ganadores. Las manos de poker se puntúan utilizando las clasificaciones de manos de poker estándar de la siguiente manera: Escalera real, escalera de color, cuatro de una clase, full, color, escalera, tres de una clase, dos pares, un par, carta alta.
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