5 Consejos para Organizar Su Oficina en Casa de Bienes Raíces

5 Consejos para Organizar Su Oficina en Casa de Bienes Raíces

Muchos profesionales de bienes raíces encuentran conveniente mantener una oficina en casa. Pero durante la COVID-19, una oficina en casa se ha convertido en la única oficina de muchas personas. Con los pedidos para quedarse en casa aún vigentes en muchas áreas, es posible que su oficina en casa se haya transformado en su centro de comando comercial.

Ya sea que trabaje desde la mesa del comedor o desde un espacio de oficina dedicado, organizar su espacio de trabajo durante este tiempo es clave, tanto para su productividad como para su cordura.

Pero mantener las cosas organizadas puede ser un desafío, especialmente cuando no estás acostumbrado a trabajar desde casa. Es importante tomarse unos minutos al día para organizarse. Se sentirá renovado, reducirá el estrés y ahorrará horas por semana al mantener su espacio ordenado y organizado.

Aquí hay cinco consejos que pueden ayudarlo a mantenerse en el camino y lucir como un profesional con su oficina en casa de bienes raíces ordenada.

Mantenga su escritorio limpio

Uno de los mayores desafíos de organizar una oficina en casa es que el trabajo nunca se hace. El trabajo nuevo se acumula encima del viejo y si no tienes cuidado, puedes ser enterrado.

Los beneficios de un escritorio limpio son bien conocidos, incluyendo:

• enfocar Mejor
• Menos estrés
• Aumento de la eficiencia
• Mayor productividad
• Mejor seguridad

sacar sólo lo carpetas que usted necesita y reiniciarla cuando haya terminado. Evita que los documentos se pierdan y mantiene el trabajo fuera del camino durante las comidas, los deberes y el tiempo de juego con niños y mascotas.

Terminar cada día con un escritorio que está libre de desorden se siente increíble y te hace parecer un profesional, incluso en circunstancias difíciles.

Mantenga sus Archivos físicos Organizados

El negocio inmobiliario genera una montaña de documentación y cada uno tiene su propio método para organizarla. La clave es encontrar algo que funcione para ti y apegarte a él.

Los archivos verticales, los estantes y las cajas de almacenamiento son buenas soluciones de almacenamiento, y con una oficina en casa, la elección depende de usted. Cualquiera de estos funcionará, siempre y cuando priorices lo que es importante y elimines lo que no lo es.

Para los documentos cotidianos, tiene sentido crear una carpeta de acceso rápido que esté a mano con todos estos folletos, formularios y documentos.

Para la presentación a largo plazo, mantenga copias de seguridad de lo más importante en un lugar seguro diferente para emergencias.

Y sepa cuándo recortar. Cuando llegue el momento de descartar información personal confidencial, asegúrese de hacerlo de forma segura y use una trituradora.

Mantenga sus archivos Digitales Organizados

Mantener los archivos digitales de sus transacciones de bienes raíces reduce en gran medida las pilas de papel, pero la organización sigue siendo crucial incluso en casa.

Asegúrese de crear y mantener sistemas de nombres de archivos digitales, organización de carpetas y almacenamiento para no perder el acceso a archivos importantes.

Incluya información clave al nombrar sus archivos digitales, como el nombre del cliente, la dirección de la propiedad, el tipo de documento o la fecha. Esto facilita la búsqueda de lo que necesita.

Administre sus archivos con algunas carpetas clave, como formularios de contrato, listados y clientes. A continuación, organice la documentación específica en subcarpetas bajo cada encabezado.

Utilice herramientas para facilitar el almacenamiento de datos de la oficina en casa. Pruebe Adobe Scan para realizar escaneos rápidos y de alta calidad de documentos importantes y, a continuación, almacene su documentación de forma segura en la nube con Google Drive o DropBox.

Mantenga a su equipo organizado

Con todos trabajando desde casa, coordinar con su equipo puede ser un desafío. Todavía es necesario registrarse, y con todos fuera de su elemento habitual, su equipo puede tener preguntas sobre compartir y acceder a documentos y formularios.

Con herramientas como Zoom y GoToMeeting, puede registrarse y conocer qué archivos, documentos, formularios y registros deben compartirse y accederse a ellos, y luego desarrollar un plan para mantenerse organizado.

Las herramientas para compartir en la nube, como Google Drive y DropBox, no solo te permiten administrar tus propios archivos, sino también compartir documentos y carpetas de forma segura con tu equipo.

Aproveche Adobe Scan para digitalizar cualquier copia impresa y, a continuación, utilice DocuSign (un socio de publicación) para obtener todos sus documentos de transacción firmados de forma segura y digital.

Mantenga su bandeja de entrada Organizada

Ya sea en la oficina o en casa, un diluvio de correos electrónicos puede ser una pérdida masiva de tiempo, productividad y cordura. Al ordenar el espacio de trabajo de su oficina en casa, no se olvide de su bandeja de entrada.

Con el enfoque basado en IA de Folio, puede mantener su bandeja de entrada de correo electrónico ordenada y organizada, ahorrándole horas de trabajo extra cada semana.

Tanto la publicación para Gmail como la Publicación para Outlook se integran perfectamente en su bandeja de entrada. Nuestros algoritmos entienden cómo identificar y clasificar los correos electrónicos en flujos de trabajo que tengan sentido para su negocio inmobiliario.

Mantener su oficina en casa de bienes raíces organizada le ahorrará mucho tiempo. Solo unos sencillos pasos todos los días pueden ayudarte a mantener tu escritorio, archivos, equipo y bandeja de entrada organizados y a que tu negocio esté bien encaminado. Es una excelente manera de reducir el estrés y mantener la concentración durante la COVID-19.