5 Consejos para Evitar la malversación de empleados
El robo y la malversación de empleados pueden ocurrir en cualquier negocio. Sin embargo, afecta a las empresas más pequeñas en mayor número, en parte porque con demasiada frecuencia los propietarios no tienen los controles y equilibrios adecuados.
.com Los siguientes son cinco consejos que pueden ayudarlo a reducir en gran medida la posibilidad de que sea víctima.
Sepa que puede sucederle a usted.
Si lo hemos escuchado una vez, lo hemos escuchado mil veces: «Confío en mi contable.»Casi todos los casos de malversación de fondos en pequeñas empresas involucran a una persona de confianza, que toma dinero de un dueño de negocio desprevenido.
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Hemos visto a una mejor amiga de toda la vida robarle a su socio comercial. Hemos visto a un hombre tomar dinero de sus hermanos. Incluso sabemos de un contador público que malversó de su cliente.
Empresarios honestos y trabajadores han sido tomados por decenas y cientos de miles de dólares. El error del propietario: confiaron demasiado. Cuando piensas que no te puede pasar a ti, tu negocio es el más susceptible.
Como dijo Ronald Regan, » Confía, pero verifica.»
Muchos propietarios de negocios no quieren poner en marcha controles financieros porque tienen miedo de hacer que su contable se sienta desconfiado. Esa lógica es defectuosa. Un contable honesto querría controles y contrapesos para que nunca pudiera haber una pregunta sobre su veracidad. De hecho, los contables que hemos visto que más se quejan de no ser confiables son los que más tarde se descubrió que habían estado robando a la compañía.
Además, es fundamentalmente injusto para su contable darle acceso sin restricciones. En algún momento, él o ella se enfrentará a dificultades financieras, casi todos nosotros lo hacemos. ¿Por qué tentar a una persona cuando es más vulnerable dándole acceso incontrolado a su chequera?
Ejecute todos los recibos y desembolsos a través de una cuenta de cheques.
Ponga cualquier dinero que ingrese al negocio en una cuenta corriente. Tome cualquier dinero que deje a los negocios fuera de una cuenta corriente. Esto proporciona un registro de recibos y desembolsos que no se pueden manipular porque está controlado por el banco.
Los contables pueden introducir entradas falsas en los estados financieros, pero no pueden manipular el efectivo en el banco. Todo debe conciliarse con la cuenta corriente. La conciliación debe realizarse mensualmente y el propietario debe revisarla de manera oportuna. Solo toma unos minutos.
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Crear separación de funciones.
Aconsejamos que el mismo empleado no establezca un proveedor, apruebe un pago y escriba el cheque. Es mejor tener a dos personas involucradas cuando el dinero deja el negocio. De la misma manera, un empleado no debe establecer un empleado en el sistema de nómina y causar que se corte un cheque de pago.
Una contable, que ahora vive a expensas del gobierno federal, creó una empleada falsa para canalizar dinero en su propia cuenta.
Declaraciones de revisión.
El propietario debe revisar de forma periódica e impredecible los estados de cuenta bancarios, los estados de cuenta de tarjetas de crédito y los estados de cuenta de la compañía de nómina que muestren lo que se pagó a cada empleado. Esto debería incluir revisar los cheques cancelados.
Después de años de confianza ciega, el propietario de un negocio finalmente revisó un estado de cuenta bancario y descubrió que su contable de confianza estaba retirando efectivo de cajeros automáticos, escribiéndose cheques a sí mismo y usando la tarjeta de débito de su empresa para comprar artículos personales, como comestibles.
Audita los libros.
Haga que un tercero no relacionado revise periódicamente sus libros y cuentas. Esto no tiene que ser una auditoría exhaustiva de cada transacción, las verificaciones al azar bastarán. El costo es mínimo y la disuasión puede ahorrarle miles de dólares.
El robo y malversación de empleados es un problema masivo. Las estadísticas revelan que da lugar a un tercio de todos los fracasos de las pequeñas empresas. Establecer los controles financieros simples necesarios para evitarlo. No dejes que tu negocio se convierta en otra estadística.
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